La réponse courte
- Aplatissez le reçu et gardez ses quatre bords visibles.
- Utilisez une lumière régulière, sans ombre ni reflet.
- Gardez le téléphone parallèle au document.
- Vérifiez le total, la devise et la date avant confirmation.
Commencez par le document original
Dépliez le reçu sur une surface qui contraste avec le papier. Évitez de tenir un ticket enroulé d’une main tout en le photographiant de l’autre. Pour un reçu long, reculez suffisamment afin de garder le bas du document, où figure souvent le total.
Conservez les pages complémentaires portant le total final ou le détail du paiement. Un montant coupé sera difficile à vérifier plus tard, même si le nom du commerçant est parfaitement lisible.
Vérifiez la lumière et le cadrage
Préférez une lumière stable et indirecte. Un reflet peut masquer quelques chiffres sur un papier brillant. L’ombre du téléphone peut produire le même effet. Déplacez le reçu ou la source lumineuse jusqu’à rendre les lignes importantes lisibles.
Gardez l’appareil aussi parallèle que possible au papier. Relisez l’image avant de quitter l’appareil photo. Si vous devez deviner un chiffre, reprenez la photo tant que le document est devant vous.
Relisez les quatre champs essentiels
| Champ | Vérification | Confusion fréquente |
|---|---|---|
| Montant | Le total réellement payé | Sous-total confondu avec le total |
| Devise | La devise imprimée et celle du compte | Symbole ambigu interprété sans vérification |
| Date | La date de l’opération | Date d’envoi utilisée à la place de la date d’achat |
| Commerçant | L’entreprise qui a émis le reçu | Adresse ou prestataire de paiement utilisé comme nom |
Montant
VérificationLe total réellement payé
Confusion fréquenteSous-total confondu avec le total
Devise
VérificationLa devise imprimée et celle du compte
Confusion fréquenteSymbole ambigu interprété sans vérification
Date
VérificationLa date de l’opération
Confusion fréquenteDate d’envoi utilisée à la place de la date d’achat
Commerçant
VérificationL’entreprise qui a émis le reçu
Confusion fréquenteAdresse ou prestataire de paiement utilisé comme nom
La photographie originale reste la référence. Si l’extraction est incomplète, renseignez uniquement ce que vous pouvez vérifier. Une valeur incertaine doit rester à contrôler.
Choisissez l’espace et le compte
Un reçu ne permet pas toujours de savoir si l’achat était personnel ou professionnel. Choisissez explicitement sa destination, puis le compte manuel qui a payé : espèces ou compte professionnel, par exemple.
Pour une dépense de chantier, associez aussi le projet pendant que le contexte est frais. Dans notre exemple fictif, un achat de matériaux de 85 € appartient à Studio Nova, à la catégorie Matériaux et au chantier Cuisine Moreau. Le montant reste un brouillon avant confirmation.
Cherchez une opération existante
Vous avez peut-être déjà saisi la dépense avant de photographier le reçu. Recherchez le montant et la date dans les opérations enregistrées. Une même date et un même montant signalent un doublon possible, mais ne prouvent pas que deux achats sont identiques.
Si l’opération existe déjà, joignez-y le justificatif. Si vous avez réellement effectué deux achats, conservez les deux et ajoutez une note permettant de les distinguer.
La checklist avant confirmation
- Le reçu complet est visible et lisible.
- Le montant, la date et la devise correspondent à l’original.
- L’espace et le compte sélectionnés sont corrects.
- La catégorie et le projet éventuel sont cohérents.
- Vous avez recherché une opération existante.
Dans Binome360, vérifiez le brouillon avant de le confirmer. Cette confirmation enregistre une opération ; elle ne réalise aucun paiement. Pour organiser l’ensemble de vos saisies, consultez aussi le guide des espaces personnels et professionnels.
Les limites à connaître
Un ticket effacé, une note manuscrite, une mise en page inhabituelle ou plusieurs totaux peuvent rendre l’extraction incertaine. Un PDF peut être conservé même si l’extraction d’image est indisponible. Utilisez le formulaire manuel si nécessaire et gardez l’original. Cette méthode concerne la lisibilité de vos opérations, pas les obligations de conservation propres à votre pays.
Également disponible en English.