La réponse courte
- Une facture proforma est un document provisoire qui présente une vente à venir, avec les mêmes informations qu’une facture.
- Elle n’a pas de valeur comptable : Bpifrance la décrit comme un document provisoire « tenant lieu d’offre commerciale ».
- On l’utilise surtout pour l’import-export (formalités douanières, ouverture d’un crédit documentaire), pour demander un acompte ou pour permettre au client d’obtenir un financement.
- Si un acompte est versé sur sa base, la TVA devient exigible à l’encaissement : il faut alors émettre une facture d’acompte.
- Écrivez clairement « Facture proforma », numérotez-la à part, donnez-lui une durée de validité, et émettez une vraie facture une fois la vente réalisée.
Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Le mot vient du latin pro forma, « pour la forme ». On l’écrit aussi pro forma ou pro-forma. Une facture proforma reprend la présentation d’une facture (vendeur, client, désignation, quantités, prix, conditions), mais elle est émise avant la vente. Elle décrit ce que sera la facture si le client confirme.
Juridiquement, c’est une offre. Si elle fixe un délai de validité, le vendeur ne peut pas la retirer avant son expiration (article 1116 du Code civil). Et une fois acceptée par le client (signature, bon de commande, versement d’un acompte), le contrat est formé : la proforma engage alors les deux parties, comme un devis accepté.
Elle ne s’enregistre pas en comptabilité comme une vente et ne crée pas de chiffre d’affaires tant que la vente n’a pas eu lieu.
À quoi sert une facture proforma ?
1. L’import-export
C’est la raison la plus fréquente pour laquelle un client en demande une. Avant l’expédition, l’acheteur ou sa banque a besoin d’un document qui détaille la marchandise, le montant et les conditions. Selon les pays, la proforma sert à obtenir une licence d’importation, à déclarer l’opération auprès des douanes ou d’une banque, ou à ouvrir un crédit documentaire (lettre de crédit).
Exemple concret : au Sénégal, les importations d’au moins 500 000 FCFA doivent faire l’objet d’une déclaration préalable d’importation (DPI), établie sur la base d’une facture proforma ou commerciale, selon les règles en vigueur depuis mai 2024 rapportées par la presse économique. Vérifiez toujours les exigences à jour auprès du transitaire de votre client.
Attention à un piège bancaire : la proforma aide la banque de l’acheteur à ouvrir le crédit documentaire, mais selon les pratiques bancaires internationales de la Chambre de commerce internationale (ISBP 745), la facture présentée pour obtenir le paiement au titre de ce crédit ne peut pas être intitulée « proforma », sauf si le crédit l’autorise expressément.
2. Demander un acompte
Pour une commande sur mesure ou un achat de matériel important, la proforma permet de demander un paiement d’avance sur une base claire. Point essentiel : dès que l’acompte est encaissé, la TVA correspondante devient exigible, pour les prestations de services comme, depuis le 1er janvier 2023, pour les livraisons de biens. Vous devez donc émettre une facture d’acompte, puis une facture de solde qui déduit l’acompte. Les exportations hors de l’Union européenne restent exonérées de TVA.
3. Permettre un financement
Une banque, un organisme de subvention ou le service achats d’une entreprise demande souvent un document chiffré avant de débloquer des fonds : un fonds d’aide à l’équipement, par exemple, versera sa subvention sur la base du devis ou de la proforma du matériel.
4. Les envois sans vente
Pour un envoi d’échantillons, de marchandises en remplacement gratuit ou de retours hors de l’Union européenne, une proforma indiquant une valeur en douane est généralement demandée par le transporteur et les douanes. Les transporteurs publient d’ailleurs des modèles.
Proforma, devis, facture d’acompte ou facture : les différences
| Devis | Facture proforma | Facture d’acompte | Facture | |
|---|---|---|---|---|
| Moment | Avant la vente | Avant la vente | À l’encaissement d’un acompte | Après la vente ou la prestation |
| Rôle | Proposer un prix | Présenter la future facture, servir aux formalités | Constater un paiement partiel | Demander le paiement, constater la vente |
| Valeur comptable | Non | Non | Oui | Oui |
| Engage le client | Une fois accepté | Une fois acceptée | Oui | Oui |
| Numérotation | Suite des devis | Suite propre aux proformas | Suite des factures | Suite des factures, continue |
| TVA à reverser | Non | Non | Oui, si applicable | Oui, si applicable |
Moment
DevisAvant la vente
Facture proformaAvant la vente
Facture d’acompteÀ l’encaissement d’un acompte
FactureAprès la vente ou la prestation
Rôle
DevisProposer un prix
Facture proformaPrésenter la future facture, servir aux formalités
Facture d’acompteConstater un paiement partiel
FactureDemander le paiement, constater la vente
Valeur comptable
DevisNon
Facture proformaNon
Facture d’acompteOui
FactureOui
Engage le client
DevisUne fois accepté
Facture proformaUne fois acceptée
Facture d’acompteOui
FactureOui
Numérotation
DevisSuite des devis
Facture proformaSuite propre aux proformas
Facture d’acompteSuite des factures
FactureSuite des factures, continue
TVA à reverser
DevisNon
Facture proformaNon
Facture d’acompteOui, si applicable
FactureOui, si applicable
En pratique, pour un client local, un devis signé suffit la plupart du temps. La proforma est surtout utile quand un tiers (douane, banque, financeur) doit voir un document au format facture. Et à l’international, ne la confondez pas avec la facture commerciale, la vraie facture qui accompagne la marchandise et sert au dédouanement définitif.
Les mentions d’une facture proforma
Aucun texte n’impose de liste stricte, mais pour être utile, la proforma doit contenir les mêmes informations que la future facture, plus quelques précisions pour l’export.
| Désignation | Qté | Prix unit. | Total |
|---|---|---|---|
| Chaises en chêne, modèle Lina | 24 | 95,00 € | 2 280,00 € |
| Tables rondes 120 cm | 6 | 310,00 € | 1 860,00 € |
Document sans valeur comptable. Exonération de TVA, art. 262 I du CGI (exportation). Conditions : acompte de 30 % à la commande (1 356,00 €), solde avant expédition. Origine : France. Poids brut estimé : 410 kg. Incoterm : FCA Le Havre, terminal à conteneurs, Incoterms® 2020.
- La mention « Facture proforma » bien visible, et un numéro propre aux proformas.
- La date et la durée de validité de l’offre.
- Vendeur et acheteur complets, avec les pays et le numéro EORI pour l’export.
- Désignation précise, quantités, prix unitaires et totaux.
- Frais annexes et Incoterm cohérents entre eux (ici, le vendeur paie l’acheminement jusqu’au terminal du Havre).
- Conditions de paiement, origine des marchandises, poids, mention d’exonération.
Pour l’export, ajoutez selon les besoins :
- l’Incoterm et sa version (« Incoterms® 2020 »), cohérent avec les frais facturés. Pour des conteneurs, la Chambre de commerce internationale oriente vers FCA plutôt que FOB, réservé au transport maritime classique ;
- l’origine des marchandises et leur code douanier (nomenclature SH) ;
- le poids et le nombre de colis ;
- le numéro EORI de l’exportateur et les coordonnées bancaires pour le paiement international ;
- la mention d’exonération de TVA à l’export et « document sans valeur comptable ».
Les erreurs à éviter
- Oublier le mot « proforma ». Si le document ressemble à une facture et fait apparaître de la TVA, la TVA mentionnée est due du seul fait de sa facturation (article 283-3 du Code général des impôts).
- Utiliser la numérotation des factures. La proforma a sa propre suite, sinon vous créez des trous dans vos factures.
- Encaisser un acompte sans facture d’acompte. La TVA sur l’acompte est exigible dès l’encaissement.
- Ne pas émettre la vraie facture ensuite. La vente doit toujours être facturée normalement.
- Des frais incohérents avec l’Incoterm. Facturer le transport jusqu’au port avec un Incoterm où il est à la charge de l’acheteur crée des litiges et des écarts en douane.
- Des écarts entre proforma et facture finale. À l’export, un écart de quantité ou de prix peut bloquer le dédouanement. Mettez la proforma à jour si la commande change.
Étape par étape : de la proforma à la facture
- 1Demande du clientIl a besoin d’un document pour sa banque, sa douane ou son financeur.
- 2ProformaVous l’émettez avec une durée de validité, un Incoterm et les conditions de paiement.
- 3Acceptation et acompteLe client confirme et verse l’acompte prévu : le contrat est formé.
- 4Facture d’acompteVous facturez l’acompte reçu (la TVA est exigible à l’encaissement, sauf exonération).
- 5Livraison et facture finaleVous livrez et émettez la facture définitive, qui déduit l’acompte.
Et avec Binome360 ?
Binome360 gère les devis et les factures : un devis envoyé par lien joue le même rôle qu’une proforma pour la plupart des clients locaux, qui peuvent l’accepter en ligne. Une fois accepté, il se transforme en facture en un geste. Pour les formalités d’export qui exigent un format proforma précis, vérifiez les exigences de votre transitaire ou de la banque de votre client.
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Accepté en ligne, le devis devient facture en un geste.
Essayer Binome360 gratuitementPréparez le devis en une phrase, envoyez-le par lien, et transformez-le en facture quand le client accepte.
- Devis et factures numérotés séparément et automatiquement
- Lien à partager : le client lit, télécharge en PDF et accepte en ligne
- Devis accepté transformé en facture reprenant les mêmes lignes
- Suivi des factures payées et en retard
Questions fréquentes
Une facture proforma est-elle obligatoire ?
Non. C’est un document facultatif, émis à la demande du client ou pour une formalité. La facture, elle, reste obligatoire une fois la vente réalisée entre professionnels.
Faut-il déclarer la TVA d’une proforma ?
Pas pour la proforma elle-même, qui ne constate pas une vente. Mais si le client verse un acompte sur sa base, la TVA sur cet acompte devient exigible à l’encaissement : émettez une facture d’acompte. Pour une exportation hors de l’Union européenne, l’opération est exonérée.
Une proforma doit-elle être signée ?
La signature n’est pas obligatoire, mais une proforma acceptée par écrit (signature, bon de commande ou acompte) vaut accord sur la vente. Demandez une acceptation écrite avant de commander la matière ou de fabriquer.
La facture électronique concerne-t-elle la proforma ?
La réforme de la facturation électronique, entrée dans sa première phase le 1er septembre 2026, porte sur les factures. La proforma n’étant pas une facture, elle ne relève en principe pas de ce circuit ; la facture d’acompte et la facture finale, elles, suivent le calendrier de la réforme. En cas de doute, interrogez votre expert-comptable.
Peut-on établir une proforma en devises ?
Oui, en dollars ou en francs CFA par exemple. Si la vente est soumise à la TVA française, le montant de la TVA doit toutefois être déterminé en euros sur la facture.
En résumé
La facture proforma présente une vente à venir sous la forme d’une facture : elle sert aux formalités d’import-export, aux acomptes et aux demandes de financement, sans valeur comptable. Avant de l’envoyer, vérifiez cinq points : le mot « proforma » en titre, un numéro propre, une durée de validité, un Incoterm cohérent avec les frais, et la facture d’acompte prête si un acompte est versé.
Sources
- Bpifrance Création, « Factures : quelles sont vos obligations ? » : bpifrance-creation.fr.
- Code civil, articles 1113 et 1116 (offre et acceptation).
- Code général des impôts, article 283-3 (TVA mentionnée sur une facture) et article 262 I (exonération à l’exportation).
- Service-Public (Entreprendre), « TVA : exigibilité des acomptes sur livraisons de biens » (actualité A16122) : entreprendre.service-public.gouv.fr.
- Chambre de commerce internationale, règles Incoterms® 2020 et International Standard Banking Practice (ISBP 745), paragraphe C1.
- impots.gouv.fr, « Je passe à la facturation électronique » : impots.gouv.fr.
Également disponible en English.