To-do list : faire une liste qui fonctionne vraiment (+ modèle)

Pourquoi la plupart des to-do lists ne marchent pas

Une to-do list échoue rarement parce qu’on manque de volonté. Elle échoue parce qu’elle est mal construite. Trois défauts reviennent presque toujours.

Elle est trop longue. Trente lignes pour une journée qui en permet huit. Le soir, vingt-deux tâches restent non cochées, et la liste devient un rappel quotidien d’échec. On finit par ne plus l’ouvrir.

Les lignes sont floues. « Impôts », « Maman », « Site web ». Ce sont des sujets, pas des actions. À chaque relecture, il faut refaire le travail de réflexion (par quoi je commence ?), et le cerveau préfère passer à la ligne suivante. David Allen, l’auteur de Getting Things Done, estime que plus de 90 % des listes qu’il a vues sont des inventaires incomplets de choses encore floues. C’est son observation de consultant, pas une étude, mais elle parle à beaucoup de monde.

Rien n’a de date. Une liste sans moment prévu mélange la facture à payer vendredi et le projet « un jour peut-être ». En 2012, dans la Harvard Business Review, le consultant Daniel Markovitz allait jusqu’à conseiller d’arrêter les to-do lists et de tout passer dans l’agenda. Sans aller aussi loin, retenez l’idée : ce qui compte cette semaine doit avoir un créneau. C’est le principe du time blocking.

Écrire chaque tâche comme une prochaine action

David Allen définit la « prochaine action » comme l’activité physique et visible qui fait avancer une chose. Physique : on peut la faire avec son corps (appeler, écrire, acheter, envoyer). Visible : quelqu’un qui vous regarde pourrait dire si c’est fait.

La différence se voit tout de suite :

Trois règles simples pour y arriver :

• Commencez par un verbe d’action. « Appeler », « envoyer », « acheter », « rédiger ». Évitez « gérer », « s’occuper de », « voir pour » : ce ne sont pas des gestes.
• Séparez les projets des actions. « Organiser la fête de fin d’année » est un projet de plusieurs étapes. Il va dans une liste de projets ; seule sa prochaine action va sur la liste du jour.
• Appliquez la règle des deux minutes. Allen conseille de faire tout de suite ce qui prend moins de deux minutes, au lieu de l’écrire. Répondre « oui » à un message ne mérite pas une ligne.

Ce que dit la recherche sur les tâches en suspens

On lit souvent que le cerveau retient mieux les tâches inachevées : c’est « l’effet Zeigarnik ». La psychologue Bluma Zeigarnik l’a décrit en 1927 à Berlin. Selon l’anecdote habituelle, son directeur de recherche, Kurt Lewin, avait remarqué qu’un serveur se souvenait des commandes non payées mieux que des commandes réglées. Ses participants rappelaient davantage les tâches interrompues que les tâches terminées.

Sauf que l’effet sur la mémoire se reproduit mal. Une méta-analyse de Romain Ghibellini et Beat Meier (2025) a rassemblé 59 publications. Sur 37 publications, hors l’étude d’origine, le rapport entre tâches interrompues et tâches terminées rappelées est de 0,99 : aucune différence. Ce qui tient, en revanche, c’est la tendance à reprendre une tâche interrompue quand on en a l’occasion (l’effet Ovsiankina) : environ 67 % de reprise en moyenne sur 21 publications.

Ce qui nous intéresse vraiment pour une to-do list, c’est l’étude d’E. J. Masicampo et Roy Baumeister (2011). Dans leur première expérience, 73 étudiants pensaient à deux tâches importantes à faire dans les jours suivants. Une partie d’entre eux devait ensuite écrire comment, quand et où ils les feraient. Pendant une lecture, 65,2 % des participants sans plan ont eu l’esprit qui vagabondait, contre 33,3 % de ceux qui avaient fait un plan. Dans une autre expérience, un objectif en suspens faisait baisser les résultats à un test d’anagrammes, sauf chez ceux qui avaient noté un plan précis. Les auteurs notent un point important : le plan réduisait les pensées intrusives, mais pas l’anxiété liée à la tâche. Faire un plan libère l’attention ; il ne remplace pas le fait de s’y mettre.

Même idée côté sommeil. Dans une étude de Michael Scullin et ses collègues (2018), 57 jeunes adultes écrivaient pendant cinq minutes avant de dormir en laboratoire. Ceux qui écrivaient leur to-do list des jours suivants se sont endormis en 15,8 minutes en moyenne, contre 25,1 minutes pour ceux qui listaient ce qu’ils avaient déjà fait. Plus la liste était précise, plus l’endormissement était rapide. Ce sont de petites études sur des étudiants : elles donnent une piste, pas une garantie.

La conclusion pratique : ce n’est pas le fait d’écrire une tâche qui soulage, c’est d’écrire la prochaine action et le moment où vous la ferez.

Limiter la liste du jour : la règle 1-3-5 et la méthode Ivy Lee

La liste principale peut être longue. La liste du jour, non. Deux méthodes simples aident à la couper.

La règle 1-3-5. Proposée vers 2013 par Alex Cavoulacos, cofondatrice du site d’emploi The Muse : partez du principe que vous pouvez faire dans la journée une grosse tâche, trois moyennes et cinq petites. Neuf lignes au total. C’est une règle empirique, pas un résultat de recherche. Son intérêt est de forcer à mélanger les tailles : une tâche de deux heures, trois d’une demi-heure, cinq de dix minutes. Si vos journées sont pleines de réunions ou d’enfants à récupérer, passez à 1-2-3.

La méthode Ivy Lee. L’histoire est célèbre : en 1918, le consultant Ivy Lee, pionnier des relations publiques, aurait conseillé à Charles M. Schwab, patron de Bethlehem Steel, une méthode en quelques minutes, et Schwab lui aurait envoyé trois mois plus tard un chèque de 25 000 dollars. Prenez-la comme une anecdote : James Clear, qui l’a popularisée, précise que la plus ancienne mention qu’il ait trouvée date des années 1960. La méthode, elle, tient en cinq étapes :

1. Chaque soir, notez les six choses les plus importantes à faire demain. Pas plus de six.
2. Classez-les par ordre d’importance réelle.
3. Le lendemain, commencez par la première et ne passez à la suivante qu’une fois celle-ci terminée.
4. Continuez ainsi dans l’ordre.
5. En fin de journée, reportez ce qui reste sur la nouvelle liste de six.

Les deux se préparent la veille, en cinq minutes. Pour choisir ce qui mérite d’être dans le haut de la liste, la matrice d’Eisenhower reste l’outil le plus simple.

Le modèle de to-do list à copier ou à imprimer

Ce modèle tient sur une page A4 ou dans une note de téléphone. Recopiez-le, ou imprimez-le et gardez-en quelques exemplaires sur le bureau.

TO-DO LIST — Jour : ____________   Date : ___ / ___ / ______

LA GROSSE TÂCHE (1)                         Créneau        Fait
1. _______________________________________  __h__ – __h__   [ ]

TÂCHES MOYENNES (3)
2. _______________________________________  __h__ – __h__   [ ]
3. _______________________________________  __h__ – __h__   [ ]
4. _______________________________________  __h__ – __h__   [ ]

PETITES TÂCHES (5, à regrouper)
5. ____________________________   6. ____________________________
7. ____________________________   8. ____________________________
9. ____________________________

À FAIRE À UNE DATE PRÉCISE (→ rappel)
- ______________________________  le ___ / ___ à __h__
- ______________________________  le ___ / ___ à __h__

EN ATTENTE DE QUELQU’UN
- ______________________________  relancer le ___ / ___

À REPORTER DEMAIN
- ______________________________

Rappel : chaque ligne commence par un verbe (appeler, envoyer, acheter…).

La rubrique « En attente de quelqu’un » évite un piège fréquent : les tâches bloquées par un tiers (un devis, une réponse, un colis) qui restent sur la liste du jour sans que vous puissiez rien faire. Notez-les à part, avec une date de relance.

Papier ou application to-do list ?

La meilleure to-do list est celle que vous regardez plusieurs fois par jour. Pour le reste, chaque support a ses forces.

Une combinaison qui marche bien : la liste du jour sur papier, parce qu’elle est courte et visible, et tout ce qui a une date dans un outil qui envoie un rappel. Le papier ne sonne pas vendredi à 9 h pour vous dire de payer l’électricité.

Le rituel qui fait tenir la liste

Une to-do list se dégrade vite si personne ne l’entretient. Deux rendez-vous suffisent.

Chaque soir, cinq minutes. Rayez ce qui est fait, reportez ce qui reste, préparez la liste de demain (1-3-5 ou Ivy Lee). Quand une tâche est reportée pour la troisième fois, posez-vous la question : est-elle trop grosse (découpez-la), bloquée (passez-la dans « en attente »), ou sans importance (supprimez-la) ?

Chaque semaine, vingt minutes. Relisez la liste principale, choisissez les trois priorités de la semaine et donnez-leur un créneau. Le guide pratique de la gestion du temps détaille cette revue hebdomadaire.

Questions fréquentes

Combien de tâches mettre sur une to-do list ?

Aucune étude ne fixe de chiffre. Les méthodes connues tournent autour de 3 à 9 tâches par jour : six pour Ivy Lee, neuf pour la règle 1-3-5. Le bon nombre est celui que vous finissez la plupart du temps. Si vous cochez rarement plus de la moitié de votre liste, réduisez-la jusqu’à la terminer quatre jours sur cinq.

Quelle est la meilleure application to do list ?

Celle que vous ouvrez sans y penser. Vérifiez quatre points : noter une tâche en moins de dix secondes, recevoir un rappel à l’heure voulue, gérer les tâches récurrentes, et partager une liste si vous gérez un foyer ou une activité à plusieurs. Au-delà, les fonctions avancées servent surtout à ceux qui ont déjà l’habitude de la liste.

To-do list ou agenda : lequel choisir ?

Les deux, avec des rôles différents. La to-do list dit ce qui existe ; l’agenda dit quand vous allez le faire. Les tâches courtes et sans date restent sur la liste. Les tâches longues ou importantes gagnent à recevoir un créneau dans l’agenda.

Que faire des tâches qui traînent depuis des semaines ?

Elles cachent presque toujours un problème de formulation. Réécrivez-les en prochaine action (« Impôts » devient « Télécharger l’avis d’imposition 2025 »). Si elles traînent encore, décidez franchement : les planifier à une date précise, les confier à quelqu’un, ou les supprimer.

En résumé

Une to-do list qui fonctionne est courte, écrite en actions concrètes, et reliée à un moment : la liste du jour pour aujourd’hui, des rappels pour ce qui a une date. Ce soir, prenez cinq minutes : réécrivez votre liste de demain en neuf lignes maximum, chacune commençant par un verbe.

Sources

• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Viking, 2001 (définition de la prochaine action, règle des deux minutes).
• David Allen, « How is a Next Action List Different from a To Do List? », gettingthingsdone.com, 10 février 2011 : gettingthingsdone.com.
• Daniel Markovitz, « To-Do Lists Don’t Work », Harvard Business Review, 24 janvier 2012 : hbr.org.
• E. J. Masicampo et Roy F. Baumeister, « Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals », Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667–683, 2011 : doi.org/10.1037/a0024192.
• Michael K. Scullin, Madison L. Krueger, Hannah K. Ballard, Natalya Pruett et Donald L. Bliwise, « The effects of bedtime writing on difficulty falling asleep: A polysomnographic study comparing to-do lists and completed activity lists », Journal of Experimental Psychology: General, 147(1), 139–146, 2018 : pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC5758411.
• Bluma Zeigarnik, « Das Behalten erledigter und unerledigter Handlungen », Psychologische Forschung, 9, 1–85, 1927.
• Romain Ghibellini et Beat Meier, « Interruption, recall and resumption: a meta-analysis of the Zeigarnik and Ovsiankina effects », Humanities and Social Sciences Communications, 12, article 962, 2025 : nature.com.
• Alex Cavoulacos, « A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule », The Muse, 2013 : themuse.com ; Kathryn Minshew et Alexandra Cavoulacos, The New Rules of Work, Crown Business, 2017.
• James Clear, « The Ivy Lee Method: The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity » (récit de l’anecdote et note sur ses sources) : jamesclear.com/ivy-lee ; Scott M. Cutlip, The Unseen Power: Public Relations, a History, 1994, p. 118–119.

Également disponible en English.