Fond de caisse : combien prévoir, comment le compter et le noter

Ce qu’est le fond de caisse, et ce qu’il n’est pas

Le matin, vous mettez dans le tiroir 150 € en billets de 5, de 10, de 20 et en pièces. Le soir, la caisse contient 812,40 €. Vous n’avez pas vendu pour 812,40 € en espèces : 150 € étaient là avant le premier client. Cette confusion, répétée tous les jours, gonfle la recette notée, ou au contraire fait croire à un vol quand le fond a été oublié dans le calcul.

Le fond de caisse n’est donc ni une recette ni une dépense. La première fois que vous le constituez, c’est un simple transfert : de la banque (ou de votre apport) vers la caisse. Ensuite, il ne bouge plus : il est remis dans le tiroir chaque matin, au même montant.

Si vous vendez sur les marchés, notre guide vendre sur les marchés montre la fiche de caisse d’une journée de stand, avec le stock chargé et rapporté. Ici, on s’attache au fond de caisse lui-même : combien, en quelle monnaie, comment le compter, et quoi faire quand la caisse ne tombe pas juste.

Combien prévoir : une méthode en trois questions

Il n’existe pas de montant réglementaire. Trois questions suffisent pour trouver le vôtre.

1. Quel est votre ticket moyen ? Un café à 2,20 € et une paire de chaussures à 79 € ne demandent pas la même monnaie.
2. Avec quoi vos clients paient-ils en espèces ? Surtout le matin, quand la caisse est vide : billets de 20 € sortis du distributeur, billets de 50 € le samedi.
3. Combien de clients avant que les espèces des ventes ne commencent à alimenter la monnaie ? Souvent les dix ou quinze premiers.

Le calcul : monnaie à rendre en moyenne × nombre de premiers clients, arrondi au-dessus.

Pour une boulangerie où le ticket moyen est de 4,30 € et où beaucoup paient avec un billet de 10 € le matin : 5,70 € à rendre × 15 clients ≈ 86 €. Un fond de 100 à 120 €, surtout en pièces, suffit. Pour une boutique de vêtements à 35 € de panier, payé en billets de 50 € : 15 € × 10 clients = 150 €, en billets de 5 et de 10 €. Pour un stand de jus à Abidjan qui vend à 500 FCFA et reçoit des billets de 2 000 FCFA : 1 500 FCFA × 15 = 22 500 FCFA, arrondis à 25 000 FCFA, en pièces de 100 et de 500 FCFA et en billets de 1 000 FCFA.

Un fond trop gros n’est pas « plus sûr » : c’est de l’argent qui dort, exposé au vol, et plus long à compter. Un fond trop petit vous fait refuser des ventes. Or, selon Service-Public, un commerçant peut refuser un paiement en espèces s’il n’a pas la monnaie à rendre, et le client est en principe tenu de faire l’appoint. En pratique, un client renvoyé faute de monnaie est surtout une vente perdue.

La composition : un exemple à 150 €

Le montant compte moins que la composition. Voici un fond de 150 € pour une petite boutique où les prix tombent sur des multiples de 5 centimes :

Gardez la même composition chaque matin, notée sur une fiche collée dans le tiroir. Le comptage du fond prend alors une minute, et un manque saute aux yeux (« il n’y a que huit pièces de 2 € »).

Deux remarques pratiques. Si vos prix tombent au centime près (4,99 €), il vous faut aussi des pièces de 1 et 2 centimes. Et, toujours selon Service-Public, un paiement de plus de 50 pièces peut être refusé : si vous recevez souvent de la petite monnaie, elle servira à reconstituer le fond plutôt qu’à être déposée à la banque.

Le comptage du soir, pas à pas

La fiche de comptage à recopier :

FICHE DE CAISSE — [date] — [boutique]

Comptage (nombre × valeur)
  Billets 50 €   [  ] × 50   = [      ]
  Billets 20 €   [  ] × 20   = [      ]
  Billets 10 €   [  ] × 10   = [      ]
  Billets 5 €    [  ] × 5    = [      ]
  Pièces 2 €     [  ] × 2    = [      ]
  Pièces 1 €     [  ] × 1    = [      ]
  Pièces 0,50 €  [  ] × 0,50 = [      ]
  Pièces 0,20 €  [  ] × 0,20 = [      ]
  Pièces 0,10 €  [  ] × 0,10 = [      ]
  Pièces 0,05 €  [  ] × 0,05 = [      ]
CAISSE COMPTÉE                 [      ]

− Fond de caisse               150,00 €
+ Sorties d’espèces (achats payés en liquide) [      ]
= RECETTE ESPÈCES RÉELLE       [      ]

Ventes espèces enregistrées    [      ]
ÉCART (réelle − enregistrée)   [      ]
Explication                    [                     ]
Dépôt banque                   [      ]
Signature                      [      ]

Un exemple chiffré. Caisse comptée : 812,40 €. Fond : 150 €. Un achat de 12,60 € de produits d’entretien a été payé en liquide dans la journée. Recette réelle : 812,40 − 150 + 12,60 = 675,00 €. Les ventes espèces enregistrées sont de 678,50 €. Écart : −3,50 €.

Les écarts de caisse : les comprendre, les noter

Un petit écart, de temps en temps, est normal : une pièce rendue en trop, un article vendu sans être saisi, un arrondi. Ce qui compte est la tendance, et pour la voir il faut noter chaque écart, y compris les jours à zéro.

Une règle ne se discute pas : on ne corrige pas les ventes pour faire tomber la caisse juste. L’écart se note sur sa propre ligne. C’est plus honnête, c’est ce qui permet de voir un problème qui se répète, et c’est cohérent avec la règle générale selon laquelle une écriture de recette ne se modifie pas une fois inscrite.

Ce que la loi française demande de noter

Pas d’obligation d’avoir une caisse. Le Bulletin officiel des finances publiques le dit clairement : l’article 286 du Code général des impôts ne crée pas d’obligation de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse. Un cahier papier ou un tableur sans fonction d’encaissement restent possibles.

Si vous utilisez un logiciel de caisse, et que vous êtes assujetti à la TVA, il doit respecter quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. La conformité se prouve par un certificat d’un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur. La loi de finances pour 2025 avait supprimé l’attestation de l’éditeur ; la loi de finances pour 2026 l’a rétablie, avec effet au 21 février 2026. Sans l’un de ces documents, l’amende est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse (article 1770 duodecies du CGI), avec 60 jours pour se mettre en conformité.

Qui n’est pas concerné par cette obligation, selon le BOFiP (version du 25 mars 2026) : les entreprises en franchise en base de TVA, celles qui relèvent du remboursement forfaitaire agricole, et celles qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA.

Le livre des recettes en micro-entreprise. Les recettes se notent chronologiquement, avec le mode de paiement. Pour les ventes au détail à des particuliers de moins de 76 € l’unité, un total global en fin de journée suffit : votre fiche de caisse donne justement ce total. Registres et justificatifs se conservent 10 ans.

Les plafonds de paiement en espèces. Un particulier résidant en France ne peut pas payer plus de 1 000 € en espèces à un professionnel. Pour un client dont le domicile fiscal est à l’étranger et qui règle une dépense personnelle, le plafond est de 15 000 € ou 10 000 € selon le professionnel, d’après Service-Public (juin 2026).

Noter la caisse du jour avec Binome360

Dans Binome360, vous tenez un compte « Caisse » à la main, à côté de votre compte en banque, dans un assistant réservé à la boutique. Le soir, vous dites ou tapez la clôture en une phrase ; votre binôme prépare les écritures et vous confirmez avant tout enregistrement.

Vous pouvez aussi demander à votre binôme de retenir la composition de votre fond (« retiens que mon fond de caisse, c’est 2 billets de 20, 4 de 10… ») et créer un rappel quotidien à 19 h pour la clôture. Binome360 n’est pas un logiciel de caisse certifié et n’enregistre pas les paiements au comptoir : il vous aide à tenir le suivi de votre argent, de votre stock et de vos marges, comme le détaille notre guide de gestion de stock.

Questions fréquentes

Le fond de caisse doit-il être déclaré comme une recette ?

Non. C’est de l’argent qui appartient déjà à l’entreprise, déplacé de la banque ou de votre apport vers la caisse. Seules les ventes du jour sont des recettes.

Quel montant de fond de caisse pour un commerce ?

Il n’y a pas de montant légal. Calculez la monnaie moyenne à rendre sur le plus gros billet courant, multipliez par le nombre de premiers clients de la journée (souvent 10 à 15), et arrondissez au-dessus. Dans nos exemples, cela donne 100 à 150 € pour une boulangerie ou une petite boutique de vêtements.

Comment comptabiliser un écart de caisse ?

Sur une ligne à part, jamais en modifiant les ventes : un manque est une perte, un excédent un gain divers. Notez la date, le montant et une explication si vous en avez une, et faites le point chaque mois avec votre comptable si les écarts se répètent.

Faut-il un logiciel de caisse certifié ?

Seulement si vous êtes assujetti à la TVA et que vous choisissez d’utiliser un logiciel ou un système de caisse. Il doit alors être couvert par un certificat ou une attestation de l’éditeur. En franchise en base de TVA, l’obligation ne s’applique pas.

Que faire si le fond de caisse manque le matin ?

Comptez-le avant l’ouverture, pas après. S’il manque de l’argent, reconstituez-le depuis la recette de la veille ou la banque, notez l’écart sur la fiche de la veille et cherchez l’explication. Un fond qui manque souvent justifie un comptage à deux à la fermeture.

En résumé

Un fond de caisse fixe, en petite monnaie, calculé sur votre ticket moyen ; un comptage par coupure chaque soir ; un écart noté sur sa propre ligne. Avec ces trois gestes, la recette espèces est juste, les problèmes se voient vite et votre livre des recettes se remplit tout seul.

Première action : ce soir, comptez votre caisse coupure par coupure et écrivez la composition du fond de demain sur une fiche collée dans le tiroir.

Sources

• Bulletin officiel des finances publiques, BOI-TVA-DECLA-30-10-30, « Obligation d’utilisation de logiciels ou systèmes de caisse sécurisés », version du 25 mars 2026 : bofip.impots.gouv.fr.
• Code général des impôts, article 286, I, 3° bis, et article 1770 duodecies (amende de 7 500 €) : legifrance.gouv.fr.
• Loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026, article 125 (rétablissement de l’attestation individuelle de l’éditeur, applicable depuis le 21 février 2026), et BOFiP ACTU-2026-00073 du 25 mars 2026, présentés par Weblex, « Logiciels de caisse auto-certifiés : ça se précise », 2 avril 2026 : weblex.fr.
• Service-Public, « Paiement en espèces : quelles sont les règles ? », mise à jour juin 2026 : service-public.gouv.fr.
• Service Public Entreprendre, « Obligations comptables du micro-entrepreneur » : entreprendre.service-public.gouv.fr.

Également disponible en English.