Pengurusan stok untuk perniagaan kecil, tanpa perisian rumit

Apa sebenarnya maksud pengurusan stok

Bagi perniagaan kecil, pengurusan stok berkisar pada tiga soalan: apa yang saya ada, apa yang laku, dan bila perlu pesan semula (dan berapa banyak)? Jawab dengan betul dan anda mengelakkan dua kesilapan yang mahal. Kehabisan stok menghantar pelanggan ke kedai pesaing anda. Stok berlebihan mengikat duit dalam produk yang tamat tempoh, ketinggalan fesyen atau sekadar tersadai.

Dengan beberapa puluh atau beberapa ratus produk, anda tidak memerlukan sistem korporat. Buku nota, hamparan (spreadsheet) stok atau app telefon sudah memadai, asalkan anda menggunakan peraturan yang sama setiap kali. Istilah yang anda perlukan:

Langkah 1: satu kad stok bagi setiap produk

Kad stok ialah asasnya. Ia menyimpan butiran tetap sesuatu produk dan, di bawahnya, setiap pergerakan. Berikut templat yang boleh anda salin ke dalam buku nota atau hamparan, diisi untuk sebuah kedai aksesori telefon di Seremban.

KAD STOK
Barang: Pengecas dinding USB-C 20W   SKU: CHG-20W
Pembekal: ____________               Tempoh penghantaran: 7 hari
Kos seunit: RM18.00                  Harga jualan: RM45.00
Purata jualan: 3 sehari              Stok keselamatan: 14
Titik pesanan semula: 35             Pesanan biasa: 48 (4 kotak × 12)

Tarikh     | Pergerakan                |  +  |  −  | Baki
1 Okt      | Stok awal                 |     |     |   58
1-7 Okt    | Jualan (7 hari)           |     |  23 |   35  <- titik pesanan semula: pesan sekarang
7 Okt      | Pesanan dibuat: 48 unit   |     |     |   35
8-13 Okt   | Jualan (6 hari)           |     |  19 |   16
14 Okt     | Terima (RM19.50/unit)     |  48 |     |   64
14 Okt     | Rosak semasa penghantaran |     |   1 |   63
15-18 Okt  | Jualan (4 hari)           |     |  12 |   51
18 Okt     | Kiraan: 49 di atas rak    |     |   2 |   49  jurang: -2
__________ | _________________________ | ___ | ___ | _____

Dalam hamparan, gunakan dua tab. Produk menyimpan satu baris bagi setiap SKU. Pergerakan menyimpan satu baris bagi setiap stok masuk atau keluar, dengan tarikh, SKU dan kuantiti. Baki stok kemudian dikira sendiri: stok awal + jumlah masuk − jumlah keluar, menggunakan SUMIF bagi setiap SKU. Tambah pemformatan bersyarat yang menukar sel menjadi merah apabila stok jatuh ke titik pesanan semula.

Langkah 2: catat setiap pergerakan, pada hari yang sama

Stok yang tepat bergantung pada satu tabiat: tiada apa yang masuk atau keluar tanpa dicatat. Pergerakan yang perlu dijejaki:

• penghantaran masuk (semak dengan slip pembungkusan sebelum menandatangani);
• jualan, semasa berlaku atau semasa tutup kedai;
• barang rosak, tamat tempoh atau tidak boleh dijual;
• pemulangan daripada pelanggan dan pemulangan kepada pembekal;
• apa-apa yang anda bawa pulang untuk kegunaan sendiri. Ia juga stok keluar seperti yang lain, jika tidak, stok dan margin anda kedua-duanya akan salah. Panduan kami tentang mengasingkan rekod peribadi dan perniagaan menerangkannya dengan terperinci.

Langkah 3: kira titik pesanan semula dan stok keselamatan

Titik pesanan semula menjawab soalan “bila saya perlu pesan?”. Formula asasnya:

Titik pesanan semula = purata jualan harian × tempoh penghantaran (hari) + stok keselamatan

Pengecas itu terjual purata 3 unit sehari dan mengambil masa 7 hari untuk sampai, jadi anda perlukan sekurang-kurangnya 21 unit di atas rak semasa membuat pesanan. Stok keselamatan menampung hari-hari anda menjual lebih banyak, atau pembekal yang lewat menghantar. Tiga cara untuk menetapkannya, daripada yang paling mudah kepada yang paling tepat:

1. Kaedah puncak: (jualan harian puncak − purata jualan harian) × tempoh penghantaran. Pada hari sibuk kedai menjual 5 unit: (5 − 3) × 7 = 14. Titik pesanan semula: 21 + 14 = 35.
2. Kaedah maksimum–purata: (jualan harian maksimum × tempoh penghantaran maksimum) − (purata jualan harian × purata tempoh penghantaran). Jika pembekal kadang-kadang mengambil masa 10 hari: 5 × 10 − 3 × 7 = 50 − 21 = 29. Titik pesanan semula: 50. Kaedah ini turut melindungi anda daripada penghantaran lewat, tetapi Institute for Supply Management memberi amaran bahawa ia boleh melebihkan penampan apabila beberapa hari luar biasa memesongkan data.
3. Kaedah statistik: Z × sisihan piawai jualan harian × √tempoh penghantaran. Untuk mengelakkan kehabisan stok dalam 95% kitaran pesanan, Z = 1.65. Dengan sisihan piawai 1.2 pengecas sehari: 1.65 × 1.2 × √7 ≈ 5.2, dibundarkan ke atas kepada 6. Titik pesanan semula: 27. Anda perlukan beberapa minggu rekod jualan untuk mendapat sisihan piawai (STDEV dalam mana-mana hamparan).

Stok keselamatan tidak sama dengan stok minimum. Yang pertama ialah penampan untuk perkara yang tidak dijangka; yang kedua (titik pesanan semula anda) turut merangkumi jualan biasa sepanjang tempoh penghantaran.

Langkah 4: tentukan berapa banyak untuk dipesan

Peraturan mudah: pesan cukup untuk bertahan sehingga pesanan seterusnya, campur tempoh penghantaran, campur stok keselamatan, tolak apa yang masih ada.

Kuantiti pesanan = purata jualan harian × (hari antara pesanan + tempoh penghantaran) + stok keselamatan − baki stok

Kedai itu membuat pesanan setiap dua minggu: 3 × (14 + 7) + 14 − 35 = 42, dibundarkan ke atas kepada 48 supaya sepadan dengan kotak berisi 12. Kemudian sesuaikan dengan had sebenar: pesanan minimum pembekal, diskaun pukal, ruang rak, tarikh luput dan, yang paling penting, duit tunai.

Langkah 5: jual stok paling lama dahulu (FIFO)

First in, first out (masuk dahulu, keluar dahulu) ialah tabiat fizikal terlebih dahulu: penghantaran baharu diletakkan di belakang, stok lama di depan. Untuk apa-apa yang ada tarikh (makanan, kosmetik, bateri), gunakan “luput dahulu, keluar dahulu”: tarikh luput yang menentukan, bukan tarikh barang sampai.

FIFO juga satu kaedah pengekosan. Di bawah piawaian antarabangsa (IAS 2), barang yang boleh saling ganti dikoskan dengan FIFO atau kos purata wajaran; LIFO (masuk akhir, keluar dahulu) dilarang. US GAAP masih membenarkan LIFO, walaupun kebanyakan syarikat menggunakan FIFO atau purata wajaran. Dalam contoh ini, 16 pengecas berbaki pada kos RM18.00 apabila 48 unit sampai pada RM19.50. Kos purata wajaran menjadi (16 × RM18.00 + 48 × RM19.50) ÷ 64 = RM1,224 ÷ 64 = RM19.125.

Untuk cukai, IRS di Amerika Syarikat menyatakan bahawa inventori diperlukan untuk menunjukkan pendapatan dengan jelas apabila pengeluaran, pembelian atau penjualan barangan menghasilkan wang untuk anda, dengan pilihan lebih mudah bagi perniagaan kecil yang layak. Di Malaysia, akauntan anda boleh memberitahu apa yang terpakai untuk anda.

Langkah 6: susun produk anda dengan analisis ABC

Tidak semua produk memerlukan perhatian yang sama. Analisis ABC, yang diterangkan pada 1951 oleh H. Ford Dickie di General Electric, menyusun SKU mengikut bahagiannya daripada perbelanjaan atau jualan tahunan. Berikut tahun kedai itu, pada harga kos:

Tiga SKU daripada sepuluh menyumbang 77% nilai. Itulah yang tidak boleh dibiarkan habis, perlu dikira paling kerap dan dirunding paling gigih. Barang kelas C boleh diurus dengan lebih longgar: penampan yang sedikit lebih besar, pesanan pukal sekali-sekala. Had 80/15/5 yang sering anda lihat ialah panduan kasar, bukan hukum.

Langkah 7: kira stok secara berkala

Ada tiga cara untuk mengatur kiraan stok:

• Inventori berterusan: setiap pergerakan dicatat, jadi kad menunjukkan stok pada bila-bila masa. Itulah yang dilakukan oleh kad stok di atas.
• Inventori berkala: anda mengira semuanya pada tarikh tetap (hujung bulan, hujung tahun) dan mengira jualan daripada perbezaannya. Mudah, tetapi anda lambat mengesan masalah.
• Kiraan kitaran: anda mengira sebahagian stok setiap minggu. Contohnya, barang A setiap minggu, barang B setiap bulan, barang C setiap suku tahun.

Peraturan kiraan yang membantu: kira semasa kedai ditutup, sebelum mencatat penghantaran baharu; kira barang A secara berpasangan; dan tulis angka yang anda kira sebelum melihat kad, supaya anda tidak terpengaruh.

Susutan stok: jurang yang merugikan

Pada 18 Oktober, kad menunjukkan 51 pengecas; rak hanya ada 49. Dua unit hilang: 2 × RM19.125 = RM38.25 susutan bagi satu SKU. Catat jurang itu sebagai stok keluar supaya kad bermula semula daripada keadaan sebenar, kemudian cari puncanya.

Angka ini datang daripada 177 jenama runcit AS yang ditinjau oleh National Retail Federation, bukan daripada kedai kecil. Namun, ia menunjukkan lebih satu perempat kerugian berpunca daripada kesilapan: penghantaran yang tidak disemak, kerosakan yang tidak dicatat, jualan yang tersalah masuk. Itulah yang paling mudah dibaiki. NRF berhenti menerbitkan tinjauan tahunan ini pada 2024.

Stok dan aliran tunai

Setiap barang di atas rak sudah pun dibayar. Semakin lama ia tersadai, semakin lama duit itu tidak boleh digunakan untuk perkara lain. Dua nisbah standard:

• Pusing ganti stok = kos barang dijual ÷ purata stok pada harga kos.
• Hari stok = 365 ÷ pusing ganti stok.

Jika kos barang dijual kedai itu RM90,000 setahun dan purata stoknya RM22,500, pusing gantinya ialah 4, dan sesuatu barang mengambil masa kira-kira 91 hari untuk terjual. Tandakan setiap SKU yang tidak bergerak selama 90 hari: beri diskaun, jual secara pakej bersama barang A, atau pulangkan jika perjanjian dengan pembekal membenarkannya.

Jejaki juga margin bagi setiap produk. Pengecas yang dijual RM45.00 dengan kos purata RM19.125 memberi untung RM25.875: margin kasar 57.5% daripada harga jualan, atau markup kira-kira 135% atas kos. Barang laris dengan margin nipis boleh menghasilkan lebih banyak daripada barang bermargin tinggi yang berhabuk di rak.

Gerai pasar dan penjual online

Di gerai pasar, mencatat setiap jualan memang sukar. Sebaliknya, kira pada awal dan akhir hari: unit terjual = stok pagi + tambahan stok − stok petang. Kak Yati menjual kain batik di Pasar Siti Khadijah, Kota Bharu. Dia bermula dengan 30 helai, membawa 10 lagi dari stor dan menutup gerai dengan 26: 14 helai terjual. Pada harga RM45 sehelai, dia sepatutnya ada RM630 dalam bentuk tunai dan DuitNow. Jika tidak, dia tahu perlu menyemaknya pada hari itu juga. Panduan kami tentang mencatat perbelanjaan tunai juga sesuai untuk jualan tunai.

Secara online (kedai sendiri, Shopee, Lazada, TikTok Shop, Instagram, WhatsApp), peraturan emasnya ialah satu stok untuk semua saluran. Tolak barang apabila pesanan masuk, bukan apabila ia dihantar, jika tidak anda akan menjual barang yang sama dua kali. Jejaki bungkusan dalam perjalanan dan pemulangan secara berasingan; barang yang dipulangkan hanya dijual semula selepas disemak.

Soalan lazim

Patut guna hamparan atau app untuk stok?

Hamparan sesuai apabila seorang sahaja yang mengisinya setiap hari. Ia menjadi rapuh apabila beberapa orang menyuntingnya, atau apabila anda perlu membuka komputer riba untuk setiap jualan. App telefon memendekkan masa untuk mencatat setiap pergerakan. Alat terbaik ialah alat yang benar-benar anda gunakan setiap hari.

Apa beza stok keselamatan dan stok minimum?

Stok keselamatan ialah penampan untuk perkara yang tidak dijangka: jualan melonjak, penghantaran lewat. Stok minimum, atau titik pesanan semula, menambah jualan biasa sepanjang tempoh penghantaran. Dalam contoh ini: stok keselamatan 14, titik pesanan semula 35.

Berapa kerap perniagaan kecil perlu mengira stok?

Akaun akhir tahun anda biasanya memerlukan angka stok akhir, jadi kira semuanya sekurang-kurangnya pada masa itu. Di antara kiraan penuh, kiraan kitaran lebih berkesan: barang A setiap minggu, B setiap bulan, C setiap suku tahun. Anda dapat mengesan perbezaan semasa masih boleh mencari puncanya.

Patut nilai stok pada harga kos atau harga jualan?

Pada harga kos. Harga jualan termasuk margin yang belum anda peroleh. Bagi barang yang dibeli pada harga berbeza, gunakan kos purata wajaran atau FIFO.

Kesimpulannya

Satu kad bagi setiap produk, setiap pergerakan dicatat pada hari yang sama, titik pesanan semula yang dikira dan kiraan berkala: itu sahaja yang diperlukan perniagaan kecil untuk pengurusan stok tanpa perisian rumit. Tambah analisis ABC untuk memfokuskan perhatian dan hari stok untuk melindungi aliran tunai anda. Langkah pertama: pilih tiga barang paling laris anda dan kira titik pesanan semulanya hari ini.

Sumber

• Institute for Supply Management (ISM), “Mastering Safety Stock Calculations: A Step-by-Step Guide”, November 2025 (formula stok keselamatan dan titik pesanan semula, Z = 1.65 untuk 95%): ism.ws.
• KPMG, “Inventory accounting: IFRS Accounting Standards vs US GAAP”, 2026 (LIFO dilarang di bawah IAS 2, dibenarkan di bawah US GAAP): kpmg.com.
• Internal Revenue Service, Publication 538, Accounting Periods and Methods (inventori): irs.gov.
• H. Ford Dickie, “ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies”, Factory Management and Maintenance, jilid 109, Julai 1951 (seperti yang dipetik dalam literatur; sumber asal tidak dirujuk).
• National Retail Federation, National Retail Security Survey 2023 (susutan 1.6% pada tahun fiskal 2022, $112.1 bilion; punca: kecurian luar 36%, kecurian dalam 29%, kegagalan proses dan kawalan 27%): nrf.com.
• Retail Dive, “After more than 3 decades, NRF won’t publish its annual shrink report this year”, 7 Oktober 2024: retaildive.com.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.