小店庫存管理怎麼做？不用複雜軟體的七個步驟

小店的庫存管理到底是什麼

對小生意來說，庫存管理可以歸結成三個問題：我有什麼、什麼在賣、什麼時候該補貨（補多少）？答對了，就能避開兩個代價很高的錯誤。缺貨會把客人送到競爭對手那裡。庫存過多則把現金卡在會過期、退流行或單純放著不動的商品上。

只有幾十或幾百項商品時，你不需要企業級系統。一本筆記本、一張庫存試算表或一個手機 App 就夠了，只要每次都套用同樣的規則。你需要的名詞：

步驟一：每項商品一張庫存卡

庫存卡是一切的基礎。上面寫著商品的固定資料，下面記著每一筆進出。以下是一份可以抄到筆記本或試算表裡的範本，用一家手機配件行的資料填好。

庫存卡
品名：USB-C 20W 充電頭               貨號：CHG-20W
供應商：____________                 交貨天數：7 天
單位成本：NT$180                     售價：NT$450
平均銷量：每天 3 個                  安全庫存：14
再訂購點：35                         一般訂量：48（4 箱，每箱 12 個）

日期       | 異動                      | 進  | 出  | 結存
10/1       | 期初庫存                  |     |     |   58
10/1-7     | 銷售（7 天）              |     |  23 |   35  <- 到達再訂購點：現在下單
10/7       | 下單：48 個               |     |     |   35
10/8-13    | 銷售（6 天）              |     |  19 |   16
10/14      | 到貨（每個 NT$195）       |  48 |     |   64
10/14      | 運送途中損壞              |     |   1 |   63
10/15-18   | 銷售（4 天）              |     |  12 |   51
10/18      | 盤點：貨架上 49 個        |     |   2 |   49  落差：-2
__________ | _________________________ | ___ | ___ | _____

在試算表裡，用兩個工作表。商品表每個貨號一列。異動表每一筆進貨或出貨一列，寫上日期、貨號和數量。這樣現有庫存就能自動算出：期初庫存 + 進貨總數 − 出貨總數，每個貨號用一個 SUMIF。再加上條件式格式設定，讓庫存降到再訂購點時儲存格變紅。

步驟二：每筆異動當天就記

庫存準不準，取決於一個習慣：任何東西進來或出去，都一定要寫下來。要記錄的異動：

• 進貨（簽收前先和出貨單核對）；
• 銷售，隨時記或打烊時記；
• 損壞、過期或無法販售的商品；
• 客人退貨，以及退回給供應商的貨；
• 任何你拿回家自己用的東西。它和其他出貨一樣是出庫，否則你的庫存和毛利都會算錯。我們的個人與工作帳務分開指南有詳細說明。

步驟三：算出再訂購點和安全庫存

再訂購點回答的是「什麼時候該下單？」。基本公式：

再訂購點 = 平均每日銷量 × 交貨天數 + 安全庫存

這款充電頭平均每天賣 3 個，要 7 天才到貨，所以下單時貨架上至少要有 21 個。安全庫存則應付賣得比平常多的日子，或是晚交貨的供應商。有三種設定方法，從最簡單到最精確：

1. 尖峰法：（尖峰日銷量 − 平均日銷量）× 交貨天數。生意好的日子這家店賣 5 個：（5 − 3）× 7 = 14。再訂購點：21 + 14 = 35。
2. 最大值–平均值法：（最大日銷量 × 最長交貨天數）−（平均日銷量 × 平均交貨天數）。如果供應商有時要 10 天：5 × 10 − 3 × 7 = 50 − 21 = 29。再訂購點：50。它也能防範晚交貨，但美國供應管理協會（ISM）提醒，當少數幾天的異常數據拉高平均時，這個方法可能高估緩衝量。
3. 統計法：Z × 日銷量標準差 × √交貨天數。要在 95% 的訂貨週期內不缺貨，Z = 1.65。日銷量標準差是每天 1.2 個的話：1.65 × 1.2 × √7 ≈ 5.2，無條件進位為 6。再訂購點：27。你需要幾週的銷售紀錄才能算出標準差（任何試算表都有 STDEV 函數）。

安全庫存和最低庫存不一樣。前者是應付意外的緩衝；後者（也就是你的再訂購點）還包含交貨期間的正常銷量。

步驟四：決定要訂多少

一個簡單的規則：訂的量要撐到下一次訂貨，加上交貨天數，再加上安全庫存，減去你手上還有的。

訂貨量 = 平均每日銷量 ×（兩次訂貨之間的天數 + 交貨天數）+ 安全庫存 − 現有庫存

這家店每兩週訂一次貨：3 ×（14 + 7）+ 14 − 35 = 42，為了配合每箱 12 個，進位到 48。接著再依現實條件調整：供應商的最低訂量、量大折扣、貨架空間、有效期限，以及最重要的：現金。

步驟五：先賣最舊的貨（先進先出）

先進先出（FIFO）首先是一個實體習慣：新到的貨放後面，舊的貨放前面。任何有日期的商品（食品、保養品、電池），就用「先到期先出」：由有效期限決定，而不是到貨日期。

先進先出也是一種成本計算方法。依照國際會計準則（IAS 2），可互換的商品要用先進先出法或加權平均成本計價，禁止使用後進先出法（LIFO）。美國的 GAAP 仍然允許 LIFO，不過大多數公司用的是先進先出或加權平均。在上面的例子裡，還剩 16 個成本 NT$180 的充電頭時，進了 48 個 NT$195 的貨。加權平均成本就變成（16 × NT$180 + 48 × NT$195）÷ 64 = NT$12,240 ÷ 64 = NT$191.25。

稅務方面，美國國稅局（IRS）表示，當生產、購買或販售商品是你的收入來源時，需要存貨紀錄才能清楚呈現所得，符合條件的小型企業則有比較簡單的選項。在台灣，你適用哪些規定，請問你的記帳士或會計師。

步驟六：用 ABC 分析替商品分級

不是每項商品都值得同樣的關注。ABC 分析由奇異公司（General Electric）的 H. Ford Dickie 在 1951 年提出，依照每個貨號占全年支出或銷售的比例來排序。以下是這家店一整年的數字，以成本計：

十個貨號裡有三個占了 77% 的金額。這些就是絕對不能斷貨、最常盤點、最用力和供應商議價的商品。C 級商品可以管得鬆一點：緩衝量稍微大一些，偶爾一次大量訂貨。常見的 80/15/5 分界只是經驗法則，不是定律。

步驟七：定期盤點

盤點有三種安排方式：

• 永續盤存制：每筆異動都記錄，所以庫存卡隨時都顯示庫存量。上面的庫存卡就是這樣運作。
• 定期盤存制：在固定日期（月底、年底）把所有東西點一遍，用差額推算銷量。簡單，但問題會很晚才發現。
• 循環盤點：每週盤點一部分的庫存。例如 A 級每週、B 級每月、C 級每季。

有幫助的盤點規則：關上店門、在登記新到貨之前盤點；A 級商品兩人一組盤點；還有，在看庫存卡之前先寫下你點到的數字，才不會被影響。

損耗：會花錢的落差

10 月 18 日，庫存卡上寫著 51 個充電頭，貨架上只有 49 個。少了兩個：2 × NT$191.25 = 單一貨號 NT$382.5 的損耗。把這個落差記成一筆出庫，讓庫存卡從實際數字重新開始，然後找出原因。

這些數字來自美國零售聯合會（NRF）調查的 177 個美國零售品牌，不是小店。即使如此，它們顯示超過四分之一的損失來自錯誤：沒核對的進貨、沒登記的破損、打錯的銷售。這些是最容易改善的。NRF 在 2024 年停止發布這份年度調查。

庫存和現金流

貨架上的每一件商品都已經付過錢了。它放得越久，那筆現金就越久不能拿去做其他事。兩個標準比率：

• 存貨週轉率 = 銷貨成本 ÷ 平均存貨（以成本計）。
• 存貨週轉天數 = 365 ÷ 存貨週轉率。

如果這家店一年的銷貨成本是 NT$900,000，平均持有 NT$225,000 的庫存，週轉率就是 4，一件商品大約要 91 天才賣掉。把 90 天沒動過的貨號都標出來：打折、和 A 級商品組合銷售，或在供應商合約允許時退貨。

也要追蹤每項商品的毛利。一個賣 NT$450、平均成本 NT$191.25 的充電頭，賺 NT$258.75：占售價 57.5% 的毛利率，或以成本計約 135% 的加成率。一個賣得快但毛利薄的商品，可能比一個毛利高卻在積灰塵的商品賺得更多。

市集攤位和網路賣家

在市集或夜市擺攤，要記下每一筆銷售很難。改成在開市和收攤時各點一次：賣出數量 = 早上庫存 + 補貨 − 晚上庫存。秀琴在台南的夜市賣手作花布包。她帶了 30 個出門，又從倉庫補了 10 個，收攤時剩 26 個：賣出 14 個。每個 NT$350，她的現金和行動支付加起來應該有 NT$4,900。如果不是，她當天就知道要找原因。我們的現金支出記帳指南也適用於現金銷售。

在網路上（自己的網店、蝦皮、Instagram、LINE），黃金法則是所有通路共用一份庫存。訂單一進來就扣庫存，不是出貨時才扣，否則你會把同一件商品賣兩次。運送中的包裹和退貨要分開追蹤；退貨要先檢查過，才能重新上架。

常見問題

庫存管理該用試算表還是 App？

只有一個人每天填寫時，試算表很好用。多人一起編輯，或每賣一件都得打開筆電時，它就變得很脆弱。手機 App 能縮短記錄每筆異動的時間。最好的工具，是你真的會每天用的那一個。

安全庫存和最低庫存有什麼不同？

安全庫存是應付意外的緩衝：銷量突然暴增、晚交貨。最低庫存，也就是再訂購點，還加上交貨期間的正常銷量。在例子裡：安全庫存 14，再訂購點 35。

小店多久要盤點一次？

年底結帳通常需要期末存貨的數字，所以至少在那時要全部盤點一次。在兩次全面盤點之間，循環盤點的效果更好：A 級每週、B 級每月、C 級每季。這樣你能在還查得出原因的時候，就發現差異。

庫存應該用成本還是售價來計價？

用成本。售價裡包含了你還沒賺到的毛利。以不同價格買進的商品，用加權平均成本或先進先出法。

重點整理

每項商品一張卡、每筆異動當天記錄、算出來的再訂購點，再加上定期盤點：這就是小店不用複雜軟體也能管好庫存的全部。加上 ABC 分析來集中注意力，再用存貨週轉天數保護你的現金。第一步：挑出你最暢銷的三項商品，今天就算出它們的再訂購點。

資料來源

• Institute for Supply Management (ISM)，“Mastering Safety Stock Calculations: A Step-by-Step Guide”，2025 年 11 月（安全庫存與再訂購點公式，95% 對應 Z = 1.65）：ism.ws。
• KPMG，“Inventory accounting: IFRS Accounting Standards vs US GAAP”，2026（IAS 2 禁止 LIFO，US GAAP 允許）：kpmg.com。
• Internal Revenue Service，Publication 538，Accounting Periods and Methods（存貨）：irs.gov。
• H. Ford Dickie，“ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies”，Factory Management and Maintenance，第 109 卷，1951 年 7 月（依文獻轉引；未查閱原文）。
• National Retail Federation，National Retail Security Survey 2023（2022 會計年度損耗率 1.6%，1,121 億美元；來源：外部竊盜 36%、內部竊盜 29%、流程與管控疏失 27%）：nrf.com。
• Retail Dive，“After more than 3 decades, NRF won’t publish its annual shrink report this year”，2024 年 10 月 7 日：retaildive.com。

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