Control de inventario para un negocio pequeño, paso a paso

Qué es de verdad el control de inventario

En un negocio pequeño, el control de inventario se reduce a tres preguntas: ¿qué tengo?, ¿qué se está vendiendo? y ¿cuándo debo volver a pedir (y cuánto)? Si las respondes bien, evitas dos errores caros. Quedarte sin mercancía manda al cliente con tu competencia. El sobreinventario amarra tu dinero en productos que caducan, pasan de moda o simplemente se quedan ahí.

Con unas decenas o unos cientos de productos, no necesitas un sistema empresarial. Te basta una libreta, una hoja de cálculo de inventario o una app en el celular, siempre que apliques las mismas reglas cada vez. El vocabulario que necesitas:

Paso 1: una tarjeta de almacén por producto

La tarjeta de almacén, que en muchos negocios de México llaman kárdex, es la base de todo. Tiene los datos fijos de un producto y, debajo, cada movimiento. Aquí tienes un formato que puedes copiar en una libreta o en una hoja de cálculo, ya lleno para una tienda de accesorios para celular.

TARJETA DE ALMACÉN
Artículo: Cargador de pared USB-C 20W        SKU: CAR-20W
Proveedor: ____________                      Tiempo de entrega: 7 días
Costo unitario: $60.00                       Precio de venta: $150.00
Ventas promedio: 3 al día                    Stock de seguridad: 14
Punto de reorden: 35                         Pedido habitual: 48 (4 cajas de 12)

Fecha      | Movimiento                | Entra | Sale | Existencia
1 oct.     | Existencia inicial        |       |      |   58
1-7 oct.   | Ventas (7 días)           |       |  23  |   35  <- punto de reorden: pide ya
7 oct.     | Pedido hecho: 48 piezas   |       |      |   35
8-13 oct.  | Ventas (6 días)           |       |  19  |   16
14 oct.    | Entrega ($65.00/pieza)    |  48   |      |   64
14 oct.    | Dañado en el transporte   |       |   1  |   63
15-18 oct. | Ventas (4 días)           |       |  12  |   51
18 oct.    | Conteo: 49 en el anaquel  |       |   2  |   49  diferencia: -2
__________ | _________________________ | _____ | ____ | __________

En una hoja de cálculo, usa dos pestañas. Productos tiene una fila por SKU. Movimientos tiene una fila por cada entrada o salida, con fecha, SKU y cantidad. Así, la existencia se calcula sola: existencia inicial + total de entradas − total de salidas, con un SUMAR.SI por SKU. Agrega un formato condicional que ponga la celda en rojo cuando la existencia baje al punto de reorden.

Paso 2: registra cada movimiento el mismo día

Una existencia exacta depende de un solo hábito: nada entra ni sale sin quedar anotado. Los movimientos que debes registrar:

• las entregas (revísalas contra la remisión antes de firmar);
• las ventas, en el momento o al cerrar;
• los productos dañados, caducados o que ya no se pueden vender;
• las devoluciones de clientes y las devoluciones a proveedores;
• lo que te llevas a tu casa para uso personal. Es una salida como cualquier otra; si no la anotas, tanto tu inventario como tus márgenes estarán mal. Nuestra guía para separar el dinero personal y el del negocio lo explica con detalle.

Paso 3: calcula tu punto de reorden y tu stock de seguridad

El punto de reorden responde a la pregunta “¿cuándo pido?”. La fórmula básica:

Punto de reorden = ventas promedio por día × tiempo de entrega (días) + stock de seguridad

El cargador se vende 3 veces al día en promedio y tarda 7 días en llegar, así que necesitas al menos 21 en el anaquel cuando haces el pedido. El stock de seguridad cubre los días en que vendes más, o al proveedor que entrega tarde. Hay tres formas de fijarlo, de la más sencilla a la más precisa:

1. Método del pico: (ventas del día pico − ventas promedio por día) × tiempo de entrega. En los días buenos, la tienda vende 5: (5 − 3) × 7 = 14. Punto de reorden: 21 + 14 = 35.
2. Método máximo-promedio: (ventas máximas por día × tiempo de entrega máximo) − (ventas promedio por día × tiempo de entrega promedio). Si el proveedor a veces tarda 10 días: 5 × 10 − 3 × 7 = 50 − 21 = 29. Punto de reorden: 50. Además te protege de las entregas tardías, pero el Institute for Supply Management advierte que puede inflar el colchón cuando unos cuantos días fuera de lo normal distorsionan los datos.
3. Método estadístico: Z × desviación estándar de las ventas diarias × √tiempo de entrega. Para no quedarte sin mercancía en el 95% de los ciclos de pedido, Z = 1.65. Con una desviación estándar de 1.2 cargadores al día: 1.65 × 1.2 × √7 ≈ 5.2, redondeado hacia arriba a 6. Punto de reorden: 27. Necesitas unas semanas de ventas registradas para sacar la desviación estándar (DESVEST en Excel o en Google Sheets en español).

El stock de seguridad no es lo mismo que el stock mínimo. El primero es un colchón para las sorpresas; el segundo (tu punto de reorden) incluye además las ventas normales durante el tiempo de entrega.

Paso 4: decide cuánto pedir

Una regla sencilla: pide lo suficiente para llegar hasta tu próximo pedido, más el tiempo de entrega, más el stock de seguridad, menos lo que todavía tienes.

Cantidad a pedir = ventas promedio por día × (días entre pedidos + tiempo de entrega) + stock de seguridad − existencia actual

La tienda pide cada dos semanas: 3 × (14 + 7) + 14 − 35 = 42, redondeado hacia arriba a 48 para completar cajas de 12. Después ajusta según los límites reales: pedidos mínimos del proveedor, descuentos por volumen, espacio en el anaquel, fechas de caducidad y, sobre todo, el dinero disponible.

Paso 5: vende primero lo más antiguo (PEPS)

Primeras entradas, primeras salidas (PEPS, o FIFO en inglés) es ante todo un hábito físico: lo que llega va hasta atrás y lo más antiguo, adelante. Para todo lo que tiene fecha (alimentos, cosméticos, pilas), usa “lo primero que caduca es lo primero que sale”: manda la fecha de caducidad, no la fecha de llegada.

PEPS también es un método de costeo. Según las normas internacionales (NIC 2), los artículos intercambiables se costean con PEPS o con costo promedio ponderado; UEPS (últimas entradas, primeras salidas) está prohibido. Las normas contables de Estados Unidos (US GAAP) todavía permiten UEPS, aunque la mayoría de las empresas usa PEPS o el costo promedio ponderado. En el ejemplo, quedaban 16 cargadores a $60 cuando llegaron 48 a $65. El costo promedio ponderado pasa a ser (16 × $60 + 48 × $65) ÷ 64 = $4,080 ÷ 64 = $63.75.

En lo fiscal, el IRS de Estados Unidos dice que se necesita un inventario para mostrar con claridad los ingresos cuando produces, compras o vendes mercancía para ganar dinero, con opciones más sencillas para los negocios pequeños que califican. En México y en otros países, tu contador te dirá qué método de valuación aceptan las reglas fiscales en tu caso.

Paso 6: clasifica tus productos con el análisis ABC

No todos los productos merecen la misma atención. El análisis ABC, descrito en 1951 por H. Ford Dickie en General Electric, ordena los SKU según su parte del gasto o de las ventas del año. Este es el año de la tienda, a costo:

Tres SKU de diez representan el 77% del valor. Son los que nunca dejas que se acaben, los que cuentas más seguido y por los que más negocias. Los artículos C se pueden manejar con más holgura: un colchón un poco más grande, un pedido grande de vez en cuando. Los cortes de 80/15/5 que ves con frecuencia son reglas prácticas, no leyes.

Paso 7: cuenta con regularidad

Hay tres formas de organizar los conteos:

• Inventario perpetuo: cada movimiento se registra, así que la tarjeta muestra la existencia en cualquier momento. Es lo que hace la tarjeta de almacén de arriba.
• Inventario periódico: cuentas todo en una fecha fija (fin de mes, fin de año) y deduces las ventas por diferencia. Es sencillo, pero descubres los problemas tarde.
• Conteos cíclicos: cuentas una parte del inventario cada semana. Por ejemplo, los artículos A cada semana, los B cada mes y los C cada trimestre.

Reglas de conteo que ayudan: cuenta con la tienda cerrada, antes de registrar una entrega nueva; cuenta los artículos A entre dos personas, y anota el número que cuentas antes de ver la tarjeta, para que no te influya.

La merma: la diferencia que cuesta dinero

El 18 de octubre, la tarjeta dice 51 cargadores; en el anaquel hay 49. Faltan dos: 2 × $63.75 = $127.50 de merma en un solo SKU. Registra la diferencia como una salida para que la tarjeta vuelva a partir de la realidad, y luego busca la causa.

Estas cifras vienen de 177 marcas de comercio minorista de Estados Unidos encuestadas por la National Retail Federation (NRF), no de tiendas pequeñas. Aun así, muestran que más de la cuarta parte de las pérdidas viene de errores: entregas que nadie revisó, productos rotos que no se anotaron, ventas mal capturadas. Son las más fáciles de corregir. La NRF dejó de publicar esta encuesta anual en 2024.

Inventario y flujo de efectivo

Cada artículo en el anaquel ya está pagado. Entre más tiempo se queda ahí, más tiempo ese dinero no está disponible para nada más. Dos indicadores estándar:

• Rotación de inventario = costo de ventas ÷ inventario promedio a costo.
• Días de inventario = 365 ÷ rotación de inventario.

Si el costo de ventas de la tienda es de $300,000 al año y tiene en promedio $75,000 de inventario, la rotación es 4, y un artículo tarda unos 91 días en venderse. Marca cada SKU que no se haya movido en 90 días: ponle descuento, véndelo en paquete con un artículo A o devuélvelo si tu acuerdo con el proveedor lo permite.

Lleva también el margen por producto. Un cargador vendido en $150 (sin IVA) con un costo promedio de $63.75 deja $86.25: un margen bruto del 57.5% del precio de venta, o un markup de alrededor del 135% sobre el costo. Un producto que se vende rápido con un margen delgado puede dejarte más que uno de margen alto que junta polvo.

Puestos de mercado y ventas en línea

En un puesto de mercado, anotar cada venta es difícil. Mejor cuenta al empezar y al terminar el día: piezas vendidas = existencia de la mañana + lo que resurtiste − existencia de la tarde. Nayeli vende blusas bordadas en un mercado de Oaxaca. Empieza con 30 piezas, trae 10 más de su bodega y cierra con 26: vendió 14. A $450 la pieza, debería tener $6,300 entre efectivo y transferencias. Si no, sabe que tiene que revisar ese mismo día. Nuestra guía para registrar las compras en efectivo también sirve para las ventas en efectivo.

En línea (tu propia tienda, Mercado Libre, Amazon, Instagram, WhatsApp), la regla de oro es un solo inventario para todos los canales. Descuenta el artículo cuando llega el pedido, no cuando lo envías, o venderás dos veces lo mismo. Lleva aparte los paquetes en tránsito y las devoluciones; una devolución vuelve a la venta solo después de revisarla.

Preguntas frecuentes

¿Uso una hoja de cálculo o una app para el inventario?

Una hoja de cálculo funciona bien cuando una sola persona la llena todos los días. Se vuelve frágil cuando varias personas la editan, o cuando tienes que abrir la laptop en cada venta. Una app en el celular reduce el tiempo de registrar cada movimiento. La mejor herramienta es la que de verdad vas a usar a diario.

¿Cuál es la diferencia entre stock de seguridad y stock mínimo?

El stock de seguridad es el colchón para las sorpresas: un pico de ventas, una entrega tardía. El stock mínimo, o punto de reorden, le suma las ventas normales durante el tiempo de entrega. En el ejemplo: 14 de stock de seguridad y un punto de reorden de 35.

¿Cada cuánto debe contar su inventario un negocio pequeño?

Tu contabilidad de fin de año normalmente necesita la cifra del inventario final, así que cuenta todo al menos en ese momento. Entre un conteo completo y otro, los conteos cíclicos funcionan mejor: los artículos A cada semana, los B cada mes y los C cada trimestre. Así detectas las diferencias cuando todavía puedes averiguar por qué pasaron.

¿El inventario se valúa a costo o a precio de venta?

A costo. El precio de venta incluye un margen que todavía no ganaste. Para artículos comprados a precios distintos, usa el costo promedio ponderado o PEPS.

En resumen

Una tarjeta por producto, cada movimiento anotado el mismo día, un punto de reorden calculado y conteos regulares: es todo lo que necesita un negocio pequeño para llevar el control de inventario sin un software complicado. Suma el análisis ABC para enfocar tu atención y los días de inventario para cuidar tu dinero. Primer paso: elige tus tres productos más vendidos y calcula hoy mismo su punto de reorden.

Fuentes

• Institute for Supply Management (ISM), “Mastering Safety Stock Calculations: A Step-by-Step Guide”, noviembre de 2025 (fórmulas del stock de seguridad y del punto de reorden, Z = 1.65 para el 95%): ism.ws.
• KPMG, “Inventory accounting: IFRS Accounting Standards vs US GAAP”, 2026 (UEPS prohibido por la NIC 2 y permitido por US GAAP): kpmg.com.
• Internal Revenue Service, Publication 538, Accounting Periods and Methods (inventarios): irs.gov.
• H. Ford Dickie, “ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies”, Factory Management and Maintenance, vol. 109, julio de 1951 (según se cita en la literatura; no se consultó el original).
• National Retail Federation, National Retail Security Survey 2023 (1.6% de mermas en el año fiscal 2022, 112,100 millones de dólares; causas: robo externo 36%, robo interno 29%, fallas en procesos y controles 27%): nrf.com.
• Retail Dive, “After more than 3 decades, NRF won’t publish its annual shrink report this year”, 7 de octubre de 2024: retaildive.com.

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