Stok takibi nasıl yapılır? Küçük işletmeler için adım adım

Stok takibi aslında ne demek?

Küçük bir işletme için stok yönetimi üç soruya iner: elimde ne var, ne satıyor ve ne zaman (ne kadar) sipariş vermeliyim? Bunları doğru cevaplarsan iki pahalı hatadan kaçınırsın. Stoksuz kalmak müşteriyi rakibine gönderir. Fazla stok ise parayı son kullanma tarihi geçen, modası geçen ya da sadece rafta bekleyen ürünlere bağlar.

Birkaç düzine ya da birkaç yüz ürünle kurumsal bir sisteme ihtiyacın yok. Her seferinde aynı kuralları uyguladığın sürece bir defter, bir stok tablosu ya da bir telefon uygulaması yeter. Bilmen gereken kelimeler şunlar:

1. adım: her ürüne bir stok kartı

Stok kartı işin temelidir. Bir ürünün sabit bilgilerini ve altında her hareketi tutar. İşte bir deftere ya da tabloya kopyalayabileceğin, Kadıköy'deki bir telefon aksesuarları dükkanı için doldurulmuş bir şablon.

STOK KARTI
Ürün: USB-C duvar şarj aleti 20W     Stok kodu: SRJ-20W
Tedarikçi: ____________              Tedarik süresi: 7 gün
Birim maliyet: 180,00 ₺              Satış fiyatı: 450,00 ₺
Ortalama satış: günde 3              Emniyet stoğu: 14
Sipariş noktası: 35                  Olağan sipariş: 48 (12'lik 4 koli)

Tarih      | Hareket                   | Giriş | Çıkış | Mevcut
1 Eki      | Açılış stoğu              |       |       |   58
1-7 Eki    | Satışlar (7 gün)          |       |    23 |   35  <- sipariş noktası: hemen sipariş ver
7 Eki      | Sipariş verildi: 48 adet  |       |       |   35
8-13 Eki   | Satışlar (6 gün)          |       |    19 |   16
14 Eki     | Teslimat (adedi 195 ₺)    |    48 |       |   64
14 Eki     | Yolda hasar gördü         |       |     1 |   63
15-18 Eki  | Satışlar (4 gün)          |       |    12 |   51
18 Eki     | Sayım: rafta 49           |       |     2 |   49  fark: -2
__________ | _________________________ | _____ | _____ | _____

Bir tabloda iki sekme kullan. Ürünler sekmesinde her stok kodu için bir satır olur. Hareketler sekmesinde her giriş ya da çıkış için tarih, stok kodu ve miktarla bir satır olur. Eldeki stok böylece kendi kendine hesaplanır: açılış stoğu + toplam giriş − toplam çıkış; bunun için her stok koduna bir ETOPLA (İngilizce sürümde SUMIF) formülü yeter. Stok sipariş noktasına indiğinde hücreyi kırmızıya çeviren koşullu biçimlendirme ekle.

2. adım: her hareketi aynı gün kaydet

Doğru stok tek bir alışkanlığa bağlıdır: hiçbir şey yazılmadan girmez ya da çıkmaz. Takip edilecek hareketler:

• teslimatlar (imzalamadan önce irsaliyeyle karşılaştır);
• satışlar, yapıldıkları anda ya da kapanışta;
• hasarlı, tarihi geçmiş ya da satılamayan ürünler;
• müşteri iadeleri ve tedarikçiye yapılan iadeler;
• kendin için eve götürdüğün her şey. Bu da diğerleri gibi bir stok çıkışıdır; yoksa hem stoğun hem marjların yanlış olur. Kişisel ve iş kayıtlarını ayırma rehberimiz bunu ayrıntılı anlatıyor.

3. adım: yeniden sipariş noktasını ve emniyet stoğunu hesapla

Yeniden sipariş noktası “ne zaman sipariş vereyim?” sorusunu cevaplar. Temel formül:

Yeniden sipariş noktası = ortalama günlük satış × tedarik süresi (gün) + emniyet stoğu

Şarj aleti günde ortalama 3 adet satıyor ve gelmesi 7 gün sürüyor; yani sipariş verdiğinde rafta en az 21 tane olmalı. Emniyet stoğu, daha çok sattığın günleri ya da geç teslim eden tedarikçiyi karşılar. En basitinden en hassasına, onu belirlemenin üç yolu:

1. Zirve yöntemi: (en yüksek günlük satış − ortalama günlük satış) × tedarik süresi. Yoğun günlerde dükkan 5 tane satıyor: (5 − 3) × 7 = 14. Yeniden sipariş noktası: 21 + 14 = 35.
2. Maksimum–ortalama yöntemi: (en yüksek günlük satış × en uzun tedarik süresi) − (ortalama günlük satış × ortalama tedarik süresi). Tedarikçi bazen 10 gün sürüyorsa: 5 × 10 − 3 × 7 = 50 − 21 = 29. Yeniden sipariş noktası: 50. Geç teslimatlara karşı da korur; ama Institute for Supply Management, birkaç olağan dışı gün verileri çarpıttığında bu yöntemin tamponu olduğundan büyük gösterebileceği konusunda uyarıyor.
3. İstatistiksel yöntem: Z × günlük satışların standart sapması × √tedarik süresi. Sipariş döngülerinin %95'inde stoksuz kalmamak için Z = 1,65. Günlük 1,2 şarj aletlik bir standart sapmayla: 1,65 × 1,2 × √7 ≈ 5,2; yukarı yuvarlayınca 6. Yeniden sipariş noktası: 27. Standart sapmayı bulmak için birkaç haftalık kayıtlı satışa ihtiyacın var (herhangi bir tabloda STDSAPMA, İngilizce sürümde STDEV).

Emniyet stoğu minimum stokla aynı şey değildir. İlki sürprizler için bir tampondur; ikincisi (yeniden sipariş noktan) tedarik süresi boyunca yapılan normal satışları da içerir.

4. adım: ne kadar sipariş vereceğine karar ver

Basit bir kural: bir sonraki siparişine kadar yetecek kadar, artı tedarik süresi, artı emniyet stoğu kadar sipariş ver; elinde kalanı da düş.

Sipariş miktarı = ortalama günlük satış × (iki sipariş arasındaki gün + tedarik süresi) + emniyet stoğu − eldeki stok

Dükkan iki haftada bir sipariş veriyor: 3 × (14 + 7) + 14 − 35 = 42; 12'lik kolilere uysun diye 48'e yuvarlanıyor. Sonra gerçek hayatın sınırlarına göre ayarla: tedarikçinin asgari sipariş miktarı, toplu alım indirimleri, raf alanı, son kullanma tarihleri ve hepsinden önemlisi nakit.

5. adım: önce en eski stoğu sat (FIFO)

İlk giren ilk çıkar her şeyden önce fiziksel bir alışkanlıktır: yeni teslimatlar arkaya, eski stok öne. Tarihli her üründe (gıda, kozmetik, pil) “son kullanma tarihi en yakın olan ilk çıkar” kuralını uygula: karar veren geliş tarihi değil, son kullanma tarihidir.

FIFO aynı zamanda bir maliyetlendirme yöntemidir. Uluslararası standartlarda (IAS 2; Türkiye'deki karşılığı TMS 2) birbirinin yerine geçebilen ürünler FIFO ya da ağırlıklı ortalama maliyetle değerlenir; LIFO (son giren ilk çıkar) yasaktır. ABD'nin muhasebe ilkeleri (US GAAP) LIFO'ya hâlâ izin verir, ama şirketlerin çoğu FIFO ya da ağırlıklı ortalama kullanır. Örnekte 48 adet 195 ₺'den geldiğinde elde 180 ₺'den 16 şarj aleti kalmıştı. Ağırlıklı ortalama maliyet (16 × 180 ₺ + 48 × 195 ₺) ÷ 64 = 12.240 ₺ ÷ 64 = 191,25 ₺ olur.

Vergi tarafında ABD'de IRS, mal üretmek, almak ya da satmak gelir getiriyorsa geliri açıkça göstermek için stok tutmak gerektiğini söylüyor ve uygun küçük işletmelere daha basit seçenekler tanıyor. Türkiye'de de defter tutan işletmeler için yıl sonu stok sayımı ve değerlemesi vergi hesabının bir parçasıdır; hangi kuralların sana uygulandığını mali müşavirin söyleyebilir.

6. adım: ürünlerini ABC analiziyle sırala

Her ürün aynı ilgiyi hak etmez. General Electric'ten H. Ford Dickie'nin 1951'de tarif ettiği ABC analizi, stok kodlarını yıllık harcama ya da satıştaki paylarına göre sıralar. İşte dükkanın yılı, maliyet üzerinden:

On stok kodundan üçü değerin %77'sini oluşturuyor. Asla tükenmesine izin vermeyeceğin, en sık sayacağın ve en sıkı pazarlık edeceğin ürünler bunlar. C sınıfı ürünleri daha gevşek yönetebilirsin: biraz daha büyük bir tampon, arada bir toplu sipariş. Sıkça görülen 80/15/5 sınırları kanun değil, pratik kurallardır.

7. adım: düzenli say

Stok sayımını düzenlemenin üç yolu var:

• Sürekli envanter: her hareket kaydedilir, böylece kart her an stoğu gösterir. Yukarıdaki stok kartı tam olarak bunu yapar.
• Aralıklı envanter: her şeyi belirli bir tarihte (ay sonu, yıl sonu) sayarsın ve satışları farktan bulursun. Basittir ama sorunları geç fark edersin.
• Dönemsel sayım: her hafta stoğun bir kısmını sayarsın. Örneğin A ürünlerini haftada bir, B ürünlerini ayda bir, C ürünlerini üç ayda bir.

İşe yarayan sayım kuralları: kapılar kapalıyken ve yeni bir teslimatı kaydetmeden önce say; A ürünlerini iki kişi say; saydığın sayıyı karta bakmadan önce yaz ki kart seni etkilemesin.

Fire: para kaybettiren fark

18 Ekim'de kart 51 şarj aleti diyor, rafta 49 tane var. İki tanesi kaybolmuş: tek bir stok kodunda 2 × 191,25 ₺ = 382,50 ₺ fire. Kart gerçeklikten yeniden başlasın diye farkı bir stok çıkışı olarak kaydet, sonra nedenini ara.

Bu rakamlar küçük dükkanlardan değil, National Retail Federation'ın (NRF) anket yaptığı ABD'deki 177 perakende markasından geliyor. Yine de kayıpların dörtte birinden fazlasının hatalardan kaynaklandığını gösteriyorlar: kontrol edilmeyen teslimatlar, kaydedilmeyen kırılmalar, yanlış girilen satışlar. Düzeltmesi en kolay olanlar da bunlar. NRF bu yıllık araştırmayı 2024'te yayımlamayı bıraktı.

Stok ve nakit akışı

Raftaki her ürünün parası çoktan ödendi. Ürün ne kadar uzun beklerse o nakit de o kadar uzun süre başka bir işe yaramaz. İki standart oran:

• Stok devir hızı = satılan malın maliyeti ÷ maliyet üzerinden ortalama stok.
• Stokta kalma süresi (gün) = 365 ÷ stok devir hızı.

Dükkanın yıllık satılan malın maliyeti 900.000 ₺ ise ve ortalama 225.000 ₺'lik stok tutuyorsa devir hızı 4'tür; bir ürünün satılması yaklaşık 91 gün sürer. 90 gündür hareket etmeyen her stok kodunu işaretle: indirime sok, bir A ürünüyle paket yap ya da tedarikçi anlaşman izin veriyorsa iade et.

Ürün başına marjı da takip et. Ortalama maliyeti 191,25 ₺ olan ve 450 ₺'ye satılan bir şarj aleti 258,75 ₺ kazandırır: satış fiyatının %57,5'i kadar brüt marj ya da maliyet üzerinden yaklaşık %135 kâr oranı. Hızlı satan ince marjlı bir ürün, toz tutan yüksek marjlı bir üründen daha çok kazandırabilir.

Pazar tezgâhları ve online satıcılar

Pazar tezgâhında her satışı kaydetmek zordur. Bunun yerine günün başında ve sonunda say: satılan adet = sabah stoğu + gün içinde eklenen − akşam stoğu. Hatice, Denizli'de semt pazarında havlu satıyor. Güne 30 havluyla başlıyor, depodan 10 tane daha getiriyor ve günü 26 havluyla kapatıyor: 14 satış. Tanesi 250 ₺'den kasasında nakit ve havale olarak 3.500 ₺ olmalı. Yoksa aynı gün bakması gerektiğini bilir. Nakit harcamaları kaydetme rehberimiz nakit satışlar için de işe yarar.

Online satışta (kendi siten, Trendyol, Hepsiburada, Etsy, Instagram, WhatsApp) altın kural bütün kanallar için tek stoktur. Bir ürünü kargoya verdiğinde değil, sipariş geldiğinde stoktan düş; yoksa aynı şeyi iki kez satarsın. Yoldaki kargoları ve iadeleri ayrı takip et; bir iade ancak kontrol edildikten sonra yeniden satışa çıkar.

Sık sorulan sorular

Stok takibi için tablo mu, uygulama mı kullanmalıyım?

Tablo, onu her gün tek bir kişi doldurduğunda iyi çalışır. Birkaç kişi düzenlediğinde ya da her satış için bir dizüstü bilgisayar açman gerektiğinde kırılganlaşır. Bir telefon uygulaması her hareketi kaydetme süresini kısaltır. En iyi araç, her gün gerçekten kullanacağın araçtır.

Emniyet stoğu ile minimum stok arasındaki fark nedir?

Emniyet stoğu sürprizler için tampondur: ani bir satış artışı, geciken bir teslimat. Minimum stok ya da yeniden sipariş noktası, buna tedarik süresi boyunca yapılan normal satışları ekler. Örnekte: 14 emniyet stoğu, 35 yeniden sipariş noktası.

Küçük bir işletme ne sıklıkla stok sayımı yapmalı?

Yıl sonu hesapların genellikle bir dönem sonu stok rakamı ister; bu yüzden en azından o zaman her şeyi say. Tam sayımlar arasında dönemsel sayım daha iyi işler: A ürünleri haftada bir, B ayda bir, C üç ayda bir. Farkları, nedenini hâlâ bulabilecekken yakalarsın.

Stok maliyetle mi, satış fiyatıyla mı değerlenir?

Maliyetle. Satış fiyatı, henüz kazanmadığın bir marjı içerir. Farklı fiyatlarla alınmış ürünlerde ağırlıklı ortalama maliyeti ya da FIFO'yu kullan.

Kısacası

Her ürüne bir kart, aynı gün kaydedilen her hareket, hesaplanmış bir yeniden sipariş noktası ve düzenli sayımlar: küçük bir işletmenin karmaşık bir yazılım olmadan stok takibi yapması için gereken her şey bu. Dikkatini yoğunlaştırmak için ABC analizini, nakdini korumak için de stokta kalma süresini ekle. İlk adım: en çok satan üç ürününü seç ve bugün yeniden sipariş noktalarını hesapla.

Kaynaklar

• Institute for Supply Management (ISM), “Mastering Safety Stock Calculations: A Step-by-Step Guide”, Kasım 2025 (emniyet stoğu ve yeniden sipariş noktası formülleri, %95 için Z = 1,65): ism.ws.
• KPMG, “Inventory accounting: IFRS Accounting Standards vs US GAAP”, 2026 (IAS 2'de LIFO yasak, US GAAP'te serbest): kpmg.com.
• Internal Revenue Service, Publication 538, Accounting Periods and Methods (stoklar): irs.gov.
• H. Ford Dickie, “ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies”, Factory Management and Maintenance, cilt 109, Temmuz 1951 (literatürde aktarıldığı şekliyle; asıl metne başvurulmadı).
• National Retail Federation, National Retail Security Survey 2023 (2022 mali yılında %1,6 fire, 112,1 milyar dolar; kaynaklar: dış hırsızlık %36, iç hırsızlık %29, süreç ve kontrol hataları %27): nrf.com.
• Retail Dive, “After more than 3 decades, NRF won’t publish its annual shrink report this year”, 7 Ekim 2024: retaildive.com.

Bu yazı şu dilde de mevcut: English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.