Zaman bloklama tekniği: haftanı bloklarla planla (örneklerle)

Zaman bloklama, timeboxing ve işleri gruplama arasındaki fark

Bu üç terim sık sık karıştırılır. Birlikte iyi çalışırlar ama aynı şey değildirler.

Zaman bloklama “ne zaman?” sorusunu yanıtlar. Timeboxing “en fazla ne kadar süre?” sorusunu. Gruplama ise “ne neyle birlikte yapılır?” sorusunu. İyi bir hafta çoğu zaman üçünü de kullanır: takvimde bloklar, dağılmaya meyilli işlere bir süre sınırı ve bütün ufak tefek işler için tek bir blok.

Timeboxing'i 2018'de Harvard Business Review'da Marc Zao-Sanders yaygınlaştırdı; o bunu yapılacaklar listesini takvime taşımak olarak tanımlıyor. Yöntem, zaman yönetimi ipuçları rehberimizde anlattığımız Parkinson yasasına dayanıyor: sınırı olmayan bir iş, eldeki bütün zamanı doldurmaya eğilimlidir.

Cal Newport'un yaklaşımı

Zaman bloklamayla en çok anılan isim, Georgetown Üniversitesi'nde bilgisayar bilimleri profesörü ve Deep Work (Derin Çalışma, 2016) kitabının yazarı Cal Newport. Aralık 2013'te yazdığı bir blog yazısında kendi uygulamasını şöyle anlattı:

• Kâğıt üzerinde günün her saatine iki satır ayırıyor, sonra bu zamanı her biri belirli bir işle etiketlenmiş bloklara bölüyor.
• Her akşam 10 ila 20 dakika ayırıp yapılacaklar listelerinden, takviminden ve haftalık planlarından ertesi günün programını kuruyor.
• Tepkisel işler (taleplere ve mesajlara yanıt vermek) de diğer her şey gibi bloklanıyor, bir yedek planla: “müşteri taleplerini işle; sessizse X projesi üzerinde çalış”.
• Gün ters gittiğinde, blokların yanında bıraktığı boşlukta kalan saatler için programı yeniden çiziyor.

Newport, bloklanmış 40 saatlik bir haftanın yapısız 60 saati aşkın bir hafta kadar iş çıkardığını tahmin ediyor. Bu bir ölçüm değil, onun kişisel tahmini. 2020'de yöntem üzerine kurulu bir defter olan The Time-Block Planner'ı yayımladı; defterde, içinde olduğun bloğu bozmadan aklına gelen işleri not edeceğin bir sayfa da var.

Newport'un asıl söylediği çoğu zaman yanlış anlaşılır: amaç programa dakikası dakikasına uymak değil. Amaç, planı değiştirdiğinde bile zamanın hakkında bilinçli seçimler yapmaya devam etmek.

Zaman bloklama ile haftanı adım adım nasıl planlarsın?

Pazar akşamı ya da pazartesi sabahı, takvimin ve yapılacaklar listenle 20 ila 30 dakika ayır.

1. Yerinden oynamayanları yerleştir. Çalışma ya da açılış saatleri, dersler, yol süreleri, okul servisi, doktor randevuları, aile yemekleri. Bunlar haftanın iskeleti.
2. Üç öncelik seç. Haftayı başarılı kılacak üç şey. Eisenhower matrisi yardımcı olur: bunlar çoğu zaman önemli ama acil olmayan işlerdir.
3. Ne kadar süreceklerini tahmin et, sonra pay ekle. Bir raporun üç saat süreceğini düşünüyorsan iki saatlik iki blok ayır.
4. Odak bloklarını en verimli saatlerine koy. Birçok kişi için bu sabah; bazıları için öğleden sonra. 60 ila 120 dakika, bildirimler kapalı.
5. Küçük işleri grupla. E-postalar, mesajlar, ödemeler, telefonlar: geldikçe yanıtlamak yerine günde bir ya da iki blok.
6. Boş bloklar bırak. Her gün en az bir boşluk bloğu ve hafta sonunda bir telafi bloğu.
7. Her akşam on dakika. Yarına bak: bugün kayan her iş ya yeni bir yer bulur ya da haftadan çıkar.

Mesajlar konusunda bir çalışma işe yarar bir ölçü veriyor. Kostadin Kushlev ve Elizabeth Dunn (2015), 124 yetişkinden bir hafta boyunca e-postalarını günde üç kez, başka bir hafta ise istedikleri kadar sık kontrol etmelerini istedi. Sınırlı haftada katılımcılar belirgin biçimde daha düşük günlük stres bildirdi. Mesajları sabit bloklarda toplamak da aynı yönü gösteriyor.

Boşluk blokları: tahminlerin neden hep kısa kalıyor?

Programların çoğunu bozan şey bu. Daniel Kahneman ve Amos Tversky bu yanlılığa 1979'da bir ad verdi: planlama yanılgısı, yani kendi işlerimizin ne kadar süreceğini küçümseme eğilimimiz.

En çok atıf alan çalışma Roger Buehler, Dale Griffin ve Michael Ross'a (1994) ait. Kanada'daki Waterloo Üniversitesi'nde 37 psikoloji öğrencisine bitirme tezlerini ne zaman teslim edeceklerini sordular. Ortalama tahmin: 33,9 gün. Gerçek süre: 55,5 gün. Yalnızca %29,7'si verdiği tarihte bitirebildi. Daha da çarpıcısı: en kötü senaryo tahminleri (“her şey olabilecek en kötü şekilde giderse”) ortalama 48,6 gündü; bu bile gerçeğin gerisinde kaldı ve yarıdan azı (%48,7) o tarihe kadar bitirebildi.

Aynı makale bir çözümün ipucunu da veriyor. Başka bir deneyde araştırmacılar bazı öğrencilerden tahminlerini açıkça geçmiş deneyimlerine bağlamalarını istedi (“son ödevlerimi teslim tarihine ne kadar yakın bitirdim?”). Bu grupta öğrencilerin %60'ı tahmin ettikleri sürede bitirdi; kontrol grubunda bu oran %29,3'tü.

Haftan için bu, üç pratik kurala dönüşüyor:

• İdeal planına değil, geçmiş haftalarına bak. Son rapor, son stok sayımı ya da son beyanname gerçekte ne kadar sürdü?
• Her gün içinde sabit hiçbir şey olmayan en az 45 ila 60 dakika tut. Bu bir araştırma rakamı değil, bizim pratik kuralımız. Kendine göre ayarla: küçük çocuk ebeveyninin ya da dükkan sahibinin daha fazlasına ihtiyacı olur.
• Cuma öğleden sonraya bir telafi bloğu koy. Boş kalırsa geri kazandığın zamandır.

Dikkat kalıntısı: geçişleri yönet

Bloklar arasında geçmenin bir bedeli var. Araştırmacı Sophie Leroy (2009) buna dikkat kalıntısı diyor: bir işten diğerine geçtiğinde zihninin bir kısmı ilk işte takılı kalır. İki deneyinde, ilk işi yarım bırakıp yeni bir işe geçenler ikinci işte daha kötü sonuç aldı. İlk işi bitirmek her zaman yetmedi: en çok işe yarayan, onu zaman baskısı altında bitirmekti; bu, işi zihinden bırakmayı kolaylaştırıyordu.

Sophie Leroy ve Theresa Glomb'un (2018) sonraki bir çalışması basit bir çözüm öneriyor: kaldığın yerden devam planı. Geçmeden önce nerede durduğunu, neyin kaldığını ve nereden devam edeceğini kısaca yazarsın. Leroy'a göre bir dakika yeter. Deneylerinde bu kısa plan dikkat kalıntısını azalttı ve bir sonraki işteki performansı artırdı.

Uygulamada:

• Yoğun blokları arka arkaya dizme. Odak blokları arasında 5 ila 10 dakika bırak.
• Her bloğu tek bir satırla kapat. “3. bölümde kaldım; haziran rakamlarıyla devam.”
• Bir saat bekleyebilecek bir şey için odak bloğunu bozma: onu not al ve bir sonraki küçük işler bloğunda hallet.

Bir bloğa başlamakta zorlanıyorsan Pomodoro tekniği tam içine oturur: dört adet 25 dakikalık oturum iki saatlik bir bloğu doldurur.

Zaman bloklanmış dört gerçek gün örneği

Gerçek haftalar ofis şablonlarına benzemez. İşte yukarıdaki yöntemle kurulmuş dört tipik gün.

Selin, İstanbul'da iki çocuk annesi, salı günleri evden çalışıyor. En verimli saatleri okul servisi ile öğle yemeği arası. O bloğu koruyor ve öğleden sonra bir saatlik boşluk tutuyor, çünkü okuldan bir telefon ya da hastalanan bir çocuk genellikle haber vermeden gelir.

Burak, İzmir'de serbest çalışan bir web geliştirici. Aynı anda dört ila altı müşteriyle çalışıyor. Sabahlarını geliştirme işine ayırıyor, müşteri görüşmelerini öğleden sonranın başında topluyor ve eskiden hep ertelediği faturalar için sabit bir blok tutuyor.

Ece, Eskişehir'de üçüncü sınıf üniversite öğrencisi, final haftasında. Dersleri sabit olduğu için aktif çalışmayı konu tazeyken hemen derslerin arkasına koyuyor, akşamı kısa bir tekrar için tutuyor.

Hasan, Kadıköy'de bir mahalle bakkalı işletiyor. Dükkan 09.00'dan 18.30'a kadar açık ve müşteriler istedikleri zaman geliyor. Bu yüzden derin işleri açılıştan önce ve en sakin saatte yapıyor; o saate de yarıda bırakabileceği işleri seçiyor.

Sık görülen aksaklıklar ve nasıl düzeltilir?

İlk haftalar için bir ipucu: her akşam en çok hangi bloğun ne kadar taştığını tek bir satırla yaz. İki hafta sonra gerçek sürelerin elinde olur ve bunlar her tahminden daha iyidir.

Araç olarak kâğıt bir ajanda ya da herhangi bir takvim blokları taşır. Onlara uymana yardım eden şey, önemli blokların başında bir hatırlatma ve pazar planlaman için tekrarlanan bir hatırlatıcıdır. Binome360'ta “her pazar saat 18.00'de haftamı planlamamı hatırlat” gibi bir cümle tekrarlanan hatırlatıcıyı hazırlar; kaydedilmeden önce sen onaylarsın.

Sık sorulan sorular

Günlerim kesintilerle doluysa zaman bloklama işe yarar mı?

Evet, daha az bloklarsan. Günde yalnızca bir ya da iki bloğu koru, tepkisel zamanını açıkça blokla ve gerçek bir boşluk tut. Newport'un kendisi de program her bozulduğunda onu bırakmak yerine yeniden çiziyor.

Günün her dakikasını bloklamak zorunda mıyım?

Newport iş günleri için bunu yapıyor ama sen oradan başlamak zorunda değilsin. Önce haftanın üç önceliğini ve toplanmış küçük işlerini blokla. İşine yararsa sonra genişlet.

Bir zaman bloğu ne kadar uzun olmalı?

İdeal bir süre belirleyen bir çalışma yok. Konsantrasyon isteyen işler için 60 ila 120 dakika yaygın bir aralık. Toplanmış küçük işler için 30 ila 45 dakika çoğu zaman yeter. Dene ve neyin tuttuğunu not et.

Zaman bloklama mı, yapılacaklar listesi mi?

İkisi birden. Yapılacaklar listen var olan her şeyi tutar; zaman bloklama onu ne zaman yapacağına karar verir. Her akşam yarının bloklarını doldurmak için listeden çek.

Kısacası

Zaman bloklama, bir iş listesini kendinle yaptığın randevulara dönüştürür. Sabit taahhütleri yerleştir, üç önceliği en verimli saatlerine koy, küçük işleri grupla, boşluk bırak ve plan bozulduğunda yeniden çiz. Bu pazar, en önemli önceliğin için iki saatlik tek bir blok ayır ve ne olacağını gör.

Kaynaklar

• Cal Newport, “Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day”, calnewport.com, 21 Aralık 2013: calnewport.com.
• Cal Newport, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing, 2016; The Time-Block Planner, Portfolio, 2020: timeblockplanner.com.
• Marc Zao-Sanders, “How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive”, Harvard Business Review, 12 Aralık 2018: hbr.org.
• Roger Buehler, Dale Griffin ve Michael Ross, “Exploring the ‘planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times”, Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381, 1994: doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366.
• Daniel Kahneman ve Amos Tversky, “Intuitive prediction: Biases and corrective procedures”, TIMS Studies in Management Science, 12, 313–327, 1979.
• Sophie Leroy, “Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks”, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181, 2009: doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002.
• Sophie Leroy ve Theresa M. Glomb, “Tasks interrupted: How anticipating time pressure on resumption of an interrupted task causes attention residue and low performance on interrupting tasks and how a ‘ready-to-resume’ plan mitigates the effects”, Organization Science, 29(3), 380–397, 2018: doi.org/10.1287/orsc.2017.1184; University of Washington basın bülteni, 16 Ocak 2018: washington.edu.
• Kostadin Kushlev ve Elizabeth W. Dunn, “Checking email less frequently reduces stress”, Computers in Human Behavior, 43, 220–228, 2015: doi.org/10.1016/j.chb.2014.11.005.

Bu yazı şu dilde de mevcut: English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Bahasa Indonesia, Tiếng Việt, العربية.