Time blocking là gì? Cách chia tuần thành các khối thời gian

Time blocking là gì, khác timeboxing và gom việc ra sao

Ba thuật ngữ này hay bị lẫn với nhau. Chúng kết hợp tốt, nhưng không phải là một.

Time blocking trả lời câu hỏi “khi nào?”. Timeboxing trả lời “tối đa bao lâu?”. Gom việc trả lời “việc gì đi với việc gì?”. Một tuần tốt thường dùng cả ba: các khối trong lịch, giới hạn thời gian cho những việc dễ kéo dài, và một khối cho tất cả việc lặt vặt.

Timeboxing được Marc Zao-Sanders phổ biến trên Harvard Business Review năm 2018; ông mô tả đó là chuyển danh sách việc cần làm vào lịch. Phương pháp này dựa vào định luật Parkinson, được nhắc đến trong bài mẹo quản lý thời gian: công việc không có giới hạn sẽ có xu hướng lấp đầy toàn bộ thời gian có sẵn.

Cách làm của Cal Newport

Cái tên gắn liền nhất với time blocking là Cal Newport, giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown và tác giả cuốn Deep Work (2016). Trong một bài blog tháng 12/2013, ông mô tả cách chính mình làm:

• Trên giấy, ông dành cho mỗi giờ trong ngày hai dòng, rồi chia thời gian đó thành các khối, mỗi khối ghi một nhiệm vụ cụ thể.
• Ông dành 10 đến 20 phút mỗi tối để lập lịch cho ngày hôm sau từ danh sách việc, lịch hẹn và kế hoạch tuần.
• Việc bị động (trả lời yêu cầu và tin nhắn) cũng được xếp khối như mọi việc khác, kèm phương án dự phòng: “xử lý yêu cầu của khách; nếu vắng thì làm dự án X”.
• Khi ngày trôi lệch kế hoạch, ông vẽ lại lịch cho các giờ còn lại ở phần giấy trống ông chừa cạnh các khối.

Newport ước tính một tuần 40 giờ làm theo time blocking cho ra kết quả ngang một tuần hơn 60 giờ không có cấu trúc. Đó là ước tính cá nhân của ông, không phải số đo. Năm 2020, ông xuất bản The Time-Block Planner, một cuốn sổ xây dựng quanh phương pháp này, có một trang để ghi lại các việc bất chợt nảy ra mà không phá vỡ khối đang làm.

Ý chính của Newport hay bị hiểu sai: mục tiêu không phải là theo lịch đến từng phút. Mục tiêu là liên tục đưa ra lựa chọn có chủ đích về thời gian của mình, kể cả khi thay đổi kế hoạch.

Cách lên kế hoạch tuần theo khối, từng bước

Dành 20 đến 30 phút vào tối Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai, với lịch và danh sách việc cần làm của bạn.

1. Ghi những gì không dời được. Giờ làm hoặc giờ mở cửa hàng, giờ học, thời gian đi lại, đưa đón con, lịch khám bệnh, bữa cơm gia đình. Đó là bộ khung của tuần.
2. Chọn ba việc ưu tiên. Ba việc sẽ làm nên một tuần thành công. Ma trận Eisenhower giúp ích ở đây: chúng thường quan trọng nhưng không gấp.
3. Ước tính thời gian cần, rồi cộng thêm. Nếu bạn nghĩ một bản báo cáo mất ba giờ, hãy đặt hai khối hai giờ.
4. Đặt các khối tập trung vào giờ bạn làm tốt nhất. Với nhiều người đó là buổi sáng; với người khác là buổi chiều. 60 đến 120 phút, tắt thông báo.
5. Gom việc lặt vặt. Email, tin nhắn, thanh toán, gọi điện: một hoặc hai khối mỗi ngày thay vì trả lời ngay khi có.
6. Chừa các khối trống. Ít nhất một khối đệm mỗi ngày và một khối làm bù vào cuối tuần.
7. Mỗi tối, mười phút. Xem lại ngày mai: việc nào hôm nay bị trễ thì được xếp chỗ mới hoặc rời khỏi tuần.

Về tin nhắn, một nghiên cứu cho một mốc tham khảo hữu ích. Kostadin Kushlev và Elizabeth Dunn (2015) yêu cầu 124 người trưởng thành kiểm tra email ba lần một ngày trong một tuần, và bao nhiêu lần tùy thích trong tuần khác. Trong tuần bị giới hạn, người tham gia cho biết mức căng thẳng hằng ngày thấp hơn đáng kể. Gom tin nhắn vào các khối cố định cũng đi theo hướng đó.

Khoảng đệm: vì sao ước tính của bạn quá ngắn

Đây là thứ làm vỡ phần lớn các lịch. Daniel Kahneman và Amos Tversky đặt tên cho thiên kiến này năm 1979: ngụy biện lập kế hoạch (planning fallacy), xu hướng đánh giá thấp thời gian cần để làm xong việc của chính mình.

Nghiên cứu được trích dẫn nhiều nhất là của Roger Buehler, Dale Griffin và Michael Ross (1994). Họ hỏi 37 sinh viên tâm lý học tại Đại học Waterloo (Canada) khi nào sẽ nộp khóa luận. Dự đoán trung bình: 33,9 ngày. Thời gian thực tế: 55,5 ngày. Chỉ 29,7% hoàn thành đúng ngày họ đã nói. Đáng chú ý hơn: dự đoán trong trường hợp xấu nhất (“nếu mọi thứ tệ hết mức có thể”) trung bình là 48,6 ngày, vẫn ngắn hơn thực tế, và chưa đến một nửa (48,7%) xong trước ngày đó.

Cũng bài nghiên cứu này gợi ý một cách khắc phục. Trong một thí nghiệm khác, các nhà nghiên cứu yêu cầu một số sinh viên gắn dự đoán của mình với kinh nghiệm cũ (“những bài trước mình xong sát hạn đến mức nào?”). Ở nhóm này, 60% hoàn thành trong thời gian đã dự đoán, so với 29,3% ở nhóm đối chứng.

Với tuần của bạn, điều đó cho ra ba quy tắc thực tế:

• Nhìn vào các tuần đã qua, không phải kế hoạch lý tưởng. Bản báo cáo trước, lần kiểm kho trước hay lần quyết toán thuế trước thực sự mất bao lâu?
• Giữ ít nhất 45 đến 60 phút mỗi ngày không xếp việc cố định. Đó là kinh nghiệm của chúng tôi, không phải số liệu nghiên cứu. Hãy điều chỉnh: phụ huynh có con nhỏ hay chủ cửa hàng sẽ cần nhiều hơn.
• Đặt một khối làm bù vào chiều thứ Sáu. Nếu nó còn trống, đó là thời gian bạn giành lại được.

Dư âm chú ý: xử lý những lần chuyển việc

Chuyển khối có cái giá của nó. Nhà nghiên cứu Sophie Leroy (2009) gọi đó là dư âm chú ý (attention residue): khi chuyển từ việc này sang việc khác, một phần tâm trí vẫn mắc lại ở việc đầu. Trong hai thí nghiệm của bà, những người chuyển sang việc mới khi việc đầu còn dang dở làm việc thứ hai kém hơn. Làm xong việc đầu không phải lúc nào cũng đủ: điều giúp ích nhất là làm xong nó dưới áp lực thời gian, khiến ta dễ buông nó ra hơn.

Một nghiên cứu tiếp theo của Sophie Leroy và Theresa Glomb (2018) đưa ra một cách đơn giản: kế hoạch sẵn sàng quay lại. Trước khi chuyển việc, bạn ghi nhanh chỗ đã dừng, phần còn lại và chỗ sẽ bắt đầu lại. Theo Leroy, một phút là đủ. Trong các thí nghiệm của họ, bản kế hoạch ngắn này làm giảm dư âm chú ý và cải thiện kết quả ở việc tiếp theo.

Trong thực tế:

• Đừng xếp các khối nặng sát nhau. Chừa 5 đến 10 phút giữa các khối tập trung.
• Kết thúc mỗi khối bằng một dòng. “Dừng ở mục 3; bắt đầu lại với số liệu tháng Sáu.”
• Đừng phá một khối tập trung vì một việc có thể đợi một giờ: ghi nó lại và xử lý trong khối việc lặt vặt tiếp theo.

Nếu bạn khó bắt đầu một khối, phương pháp Pomodoro lồng vào rất gọn: bốn phiên 25 phút lấp đầy một khối hai giờ.

Bốn ví dụ ngày làm việc chia khối thật

Tuần thật không giống các mẫu văn phòng. Đây là bốn ngày điển hình được xây theo phương pháp ở trên.

Chị Ngọc, mẹ của hai con ở Hà Nội, làm việc tại nhà vào thứ Ba. Giờ làm tốt nhất của chị là từ lúc đưa con đi học đến bữa trưa. Chị giữ chặt khối đó và chừa một giờ đệm vào buổi chiều, vì cuộc gọi từ trường hay chuyện con ốm thường đến không báo trước.

Anh Khoa, lập trình viên web tự do ở Đà Nẵng. Anh làm cho bốn đến sáu khách cùng lúc. Anh dành buổi sáng để code, gom các cuộc gọi với khách vào đầu giờ chiều và giữ một khối cố định để làm hóa đơn, việc trước đây anh hay trì hoãn.

Linh, sinh viên năm ba ở TP.HCM, mùa thi cuối kỳ. Giờ học của Linh cố định, nên Linh đặt khối tự học chủ động ngay sau giờ học, khi kiến thức còn mới, và giữ buổi tối cho một lần ôn ngắn.

Anh Tài, chủ cửa hàng phụ kiện điện thoại ở Cần Thơ. Cửa hàng mở từ 9 giờ đến 18 giờ 30 và khách ghé lúc nào cũng được. Vì vậy anh làm những việc cần suy nghĩ trước giờ mở cửa và vào giờ vắng nhất, và chọn cho khung giờ đó những việc có thể tạm dừng.

Những lỗi thường gặp và cách điều chỉnh

Một mẹo cho vài tuần đầu: mỗi tối, ghi một dòng xem khối nào bị lố nhiều nhất và lố bao nhiêu. Sau hai tuần, bạn sẽ có thời lượng thật của mình, thứ đáng tin hơn mọi ước tính.

Về công cụ, một cuốn sổ kế hoạch giấy hay bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng xếp được các khối. Điều giúp bạn giữ được chúng là một lời nhắc lúc bắt đầu các khối quan trọng và một lời nhắc lặp lại cho buổi lên kế hoạch Chủ nhật. Trong Binome360, một câu nhắn như “nhắc tôi lên kế hoạch tuần lúc 18 giờ mỗi Chủ nhật” sẽ chuẩn bị lời nhắc lặp lại, và bạn xác nhận trước khi nó được lưu.

Câu hỏi thường gặp

Time blocking có hiệu quả nếu ngày của tôi đầy việc bị ngắt quãng?

Có, nếu bạn xếp ít khối hơn. Chỉ bảo vệ một hoặc hai khối mỗi ngày, xếp khối rõ ràng cho thời gian xử lý việc bị động và giữ một khoảng đệm thật sự. Chính Newport cũng vẽ lại lịch mỗi khi nó vỡ, thay vì bỏ nó.

Có phải xếp khối cho từng phút trong ngày không?

Newport làm vậy cho ngày làm việc của ông, nhưng bạn không cần bắt đầu từ đó. Hãy xếp khối cho ba việc ưu tiên của tuần và cho các việc lặt vặt đã gom trước. Mở rộng dần nếu thấy có ích.

Một khối thời gian nên dài bao lâu?

Không có nghiên cứu nào đặt ra độ dài lý tưởng. Với việc cần tập trung, 60 đến 120 phút là khoảng thường gặp. Với việc lặt vặt đã gom, 30 đến 45 phút thường là đủ. Hãy thử và ghi lại cái gì giữ được.

Time blocking hay danh sách việc cần làm?

Cả hai. Danh sách việc cần làm chứa mọi việc đang có; time blocking quyết định khi nào bạn làm. Mỗi tối, lấy việc từ danh sách để lấp các khối ngày mai.

Tóm lại

Time blocking biến một danh sách việc thành những cuộc hẹn với chính mình. Ghi các cam kết cố định, đặt ba việc ưu tiên vào giờ bạn làm tốt nhất, gom việc lặt vặt, chừa khoảng đệm, và vẽ lại kế hoạch khi nó vỡ. Chủ nhật này, hãy xếp một khối hai giờ duy nhất cho việc ưu tiên số một, rồi xem chuyện gì xảy ra.

Nguồn

• Cal Newport, “Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day”, calnewport.com, 21/12/2013: calnewport.com.
• Cal Newport, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing, 2016; The Time-Block Planner, Portfolio, 2020: timeblockplanner.com.
• Marc Zao-Sanders, “How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive”, Harvard Business Review, 12/12/2018: hbr.org.
• Roger Buehler, Dale Griffin và Michael Ross, “Exploring the ‘planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times”, Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381, 1994: doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366.
• Daniel Kahneman và Amos Tversky, “Intuitive prediction: Biases and corrective procedures”, TIMS Studies in Management Science, 12, 313–327, 1979.
• Sophie Leroy, “Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks”, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181, 2009: doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002.
• Sophie Leroy và Theresa M. Glomb, “Tasks interrupted: How anticipating time pressure on resumption of an interrupted task causes attention residue and low performance on interrupting tasks and how a ‘ready-to-resume’ plan mitigates the effects”, Organization Science, 29(3), 380–397, 2018: doi.org/10.1287/orsc.2017.1184; thông cáo của University of Washington, 16/1/2018: washington.edu.
• Kostadin Kushlev và Elizabeth W. Dunn, “Checking email less frequently reduces stress”, Computers in Human Behavior, 43, 220–228, 2015: doi.org/10.1016/j.chb.2014.11.005.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, العربية.