Bán hàng ở chợ, hội chợ: quản lý tiền mặt, hàng và doanh số

Trước khi bán hàng ở chợ lần đầu: chỗ bán và giấy phép

Phần lớn các chợ do ban quản lý chợ, một công ty tư nhân hoặc ban tổ chức hội chợ, chợ phiên điều hành. Bạn đăng ký với họ để có chỗ, đồng ý với nội quy (giờ dựng sạp, kích thước lều, rác thải, bảo hiểm) và trả phí sạp. Nhiều nơi yêu cầu giấy tờ về an toàn thực phẩm nếu bạn bán đồ ăn. Hãy đọc nội quy trước khi đặt chỗ, đừng đợi đến sáng hôm đi bán.

Bán trên vỉa hè, lòng đường là chuyện khác. Ở Anh và xứ Wales, GOV.UK cho biết bạn có thể cần một giấy phép bán hàng đường phố của hội đồng khu vực. Bạn có thể phải nêu rõ muốn bán ở đâu, lúc nào, nộp ảnh và trả phí, và hội đồng có thể từ chối, cấp ít ngày hơn bạn xin, hoặc xếp bạn vào danh sách chờ. Bán không phép, hoặc vi phạm điều kiện của giấy phép, có thể bị phạt tới 1.000 bảng. Ở Việt Nam, quy định về sử dụng vỉa hè do từng địa phương đặt ra: hãy hỏi UBND phường, xã nơi bạn định bán.

Ở Mỹ, quy định do từng bang, hạt và thành phố đặt ra. Thường sẽ là sự kết hợp giữa giấy phép kinh doanh, giấy phép thu thuế bán hàng (ở các bang có thuế này) và giấy phép tạm thời hoặc giấy phép y tế cho người bán đồ ăn. Dù ở đâu, người quản lý chợ thường là cách nhanh nhất để biết sạp của bạn cần những gì.

Sạp cố định hay bán theo phiên

Phần lớn các chợ có hai kiểu người bán. Người bán cố định giữ cùng một chỗ tuần này qua tuần khác, thường thuê theo tháng hoặc theo năm. Người bán theo phiên đặt chỗ hoặc đến bán một ngày và nhận chỗ nào còn trống.

• Bắt đầu bán theo phiên tốn ít hơn và cho bạn thử vài chợ trước khi cam kết. Điểm trừ: chỗ bán thay đổi, và ngày đông khách có thể hết chỗ.
• Thuê sạp cố định cho khách một chỗ để tìm bạn mỗi tuần. Đó là chi phí cố định, trời mưa to vẫn phải trả.
• Hỏi cách chuyển từ theo phiên sang cố định. Nhiều chợ cho người bán theo phiên xin chỗ cố định sau một số phiên nhất định.

Dù trả bao nhiêu, hãy ghi phí sạp là chi phí của ngày hôm đó, giống như tiền xăng. Nó là một phần của cái giá thật mà mỗi phiên chợ lấy của bạn.

Bảng chốt két mỗi ngày

Cuối ngày bán, bạn muốn biết hai điều: mình bán được bao nhiêu, và tiền trong két có đúng không? Để trả lời, hãy tách cái gì là doanh số và cái gì không phải.

Tiền lẻ đầu ngày không phải doanh số. Đó là tiền thối bạn mang theo để bắt đầu. Tiền chi ra (phí sạp trả bằng tiền mặt, một cuộn túi nilon mua tại chỗ) không phải doanh số bị thiếu, mà là chi tiêu. Còn tiền chuyển khoản (quét mã QR, quẹt thẻ) không bao giờ đi qua két: nó nằm trong lịch sử giao dịch ngân hàng hoặc báo cáo của máy quẹt thẻ.

Vậy công thức là:

tiền mặt bán được = tiền mặt đếm được − tiền lẻ đầu ngày + tiền đã chi ra

Lấy ví dụ chị Thảo, bán tương ớt, muối tôm, gói gia vị ướp và hộp quà ở một chợ phiên thứ Bảy tại Hà Nội. Đây là bảng của chị, với số liệu minh họa.

BẢNG CHỐT KÉT — Thứ Bảy, chợ phiên phố cổ

Tiền lẻ đầu ngày (sáng)              1.000.000 đ
Tiền đã chi ra
  Phí sạp (ví dụ)                      350.000 đ
  Xe ôm chở hàng                        45.000 đ
  Tổng chi ra                          395.000 đ
Tiền mặt đếm được (cuối ngày)        2.835.000 đ

Tiền mặt bán được = 2.835.000 − 1.000.000 + 395.000 = 2.230.000 đ
Tiền chuyển khoản (lịch sử ngân hàng) 3.880.000 đ
TỔNG THU                             6.110.000 đ

Doanh số tính theo số hàng đã bán    6.130.000 đ
Chênh lệch                             −20.000 đ

Chênh lệch 20.000 đ không phải thảm họa: thối nhầm một tờ, làm tròn giá cho khách, một hũ cho nếm thử. Điều quan trọng là ghi lại và để ý xem có lặp lại không. Một khoản thiếu xuất hiện tuần nào cũng có, lần nào cũng thiếu, là đáng tìm hiểu: dán sai giá, thối tiền quá vội, hoặc mất cắp.

Đếm hàng mang đi và mang về: lãi từng món

Dòng “doanh số tính theo số hàng đã bán” đến từ một thói quen: đếm những gì bạn chất lên xe buổi sáng và những gì bạn mang về. Phần chênh lệch là hàng đã bán (hoặc bị hỏng). Nhân với giá bán, bạn có số tiền lẽ ra phải thu. Nhân với giá vốn, bạn có tiền vốn của số hàng đó.

Đây là ngày bán của chị Thảo, từng món một:

Bảng này cho thấy những điều mà két tiền không bao giờ cho thấy:

• Hộp quà là món đắt nhất và có vẻ là món “chủ lực”, nhưng chỉ giữ lại 36% giá bán (455.000 ÷ 1.260.000). Mười hai hộp chất lên xe nghĩa là 1.380.000 đ tiền hàng nằm trên sạp.
• Gia vị ướp giữ lại 65% giá bán (988.000 ÷ 1.520.000). Nó rẻ, bán chạy, và tổng tiền lãi cao hơn muối tôm.
• Tương ớt và muối tôm đều giữ lại 60%.

Kết quả của ngày chưa phải là tiền lãi gộp. Hãy trừ chi phí trong ngày: 3.453.000 − 350.000 − 45.000 = 3.058.000 đ, chưa tính xăng xe, phí và thuế. Để hiểu các công thức đằng sau những tỷ lệ phần trăm này, xem bài markup và biên lợi nhuận, trong đó có cả ví dụ một sạp chợ có hàng hư hao.

Sổ sách bạn cần giữ

Ở Anh. Nếu tổng thu nhập kinh doanh trong năm thuế từ 1.000 bảng trở xuống, khoản miễn trừ kinh doanh (trading allowance) có thể giúp bạn không phải khai báo với HMRC, dù có những trường hợp vẫn phải đăng ký Self Assessment, và dù thế nào bạn vẫn phải giữ hồ sơ về khoản thu đó. Trên 1.000 bảng, bạn là người tự kinh doanh theo nghĩa thông thường: đăng ký Self Assessment và giữ hồ sơ doanh thu, chi phí. HMRC yêu cầu giữ chúng ít nhất 5 năm sau hạn nộp tờ khai 31 tháng 1 của năm thuế tương ứng. Như vậy, tờ khai năm thuế 2025–2026 nộp trước 31/1/2027 thì phải giữ hồ sơ ít nhất đến cuối tháng 1/2032.

Ở Mỹ. Mọi thu nhập kinh doanh đều chịu thuế, dù bạn có nhận được mẫu khai nào hay không. Các đơn vị xử lý thanh toán thẻ báo cáo khoản thanh toán thẻ trên mẫu 1099-K mà không có mức tối thiểu: IRS nói chỉ một xu thanh toán thẻ cũng có thể phát sinh một mẫu. Với các ứng dụng thanh toán và mạng lưới bên thứ ba khác, đạo luật One Big Beautiful Bill đã khôi phục ngưỡng cũ, nên họ chỉ báo cáo khi bạn nhận hơn 20.000 đô la qua hơn 200 giao dịch trong năm. Các bảng chốt két chính là thứ giúp bạn đối chiếu những mẫu đó với số tiền bạn thực kiếm được. Ở Việt Nam, hãy hỏi cơ quan thuế về sổ sách áp dụng cho bạn.

Ở đâu cũng vậy, hãy giữ cả hóa đơn của nhà cung cấp: chúng chứng minh chi phí và là nơi bạn lấy giá vốn. Nếu tiền cá nhân và tiền của sạp chung một ví, hãy đọc bài về cách tách tiền cá nhân và tiền kinh doanh.

Chuẩn bị cho tuần: hàng, tiền lẻ và dòng tiền

Một phiên chợ được chuẩn bị từ hôm trước. Ba việc là đủ.

1. Danh sách hàng mang đi. Dựa trên doanh số vài tuần gần nhất, không dựa vào hy vọng. Nếu thứ Bảy nào cũng mang về một nửa số hộp quà, hãy mang ít đi và giữ lại tiền. Bài quản lý kho hàng cho cửa hàng nhỏ chỉ cách đặt điểm nhập hàng lại.
2. Tiền lẻ đầu ngày. Luôn cùng một số tiền, bằng tiền lẻ, đếm trước. Tiền lẻ cố định giúp bảng chốt két dễ hơn.
3. Dòng tiền. Tiền thu thứ Bảy phải đủ trả nhà cung cấp thứ Ba. Hãy nộp tiền mặt vào tài khoản đều đặn thay vì để trong xe, và ghi mỗi lần nộp là một khoản chuyển tiền, không phải doanh số.

Ghi lại ngày bán với Binome360

Vấn đề thật sự là thời điểm. Ở sạp thì bận; về đến nhà thì mệt. Trong Binome360, bạn nhắn cả ngày bán hàng trong một tin nhắn trên điện thoại, và trợ lý soạn sẵn các dòng ghi chép. Không có gì được lưu cho đến khi bạn xác nhận.

Binome360 không kết nối với ngân hàng hay máy quẹt thẻ của bạn: bạn tự nhập tổng tiền chuyển khoản từ lịch sử giao dịch. Nó cũng không phải máy tính tiền. Nó giữ cho sổ sách và hàng hóa của bạn rõ ràng.

Câu hỏi thường gặp

Bán hàng ở chợ phiên, hội chợ có cần giấy phép không?

Trong nhiều trường hợp, sự cho phép của ban tổ chức (chỗ sạp của bạn) là điều bạn cần, vì ban tổ chức lo thủ tục chung của chợ hoặc địa điểm là đất tư nhân. Chuyện giấy phép bán hàng ngoài đường chỉ đặt ra khi bạn bán trên vỉa hè. Người bán đồ ăn thường còn cần giấy tờ về an toàn thực phẩm. Khi chưa chắc, hãy hỏi ban quản lý chợ và chính quyền phường, xã.

Nên mang bao nhiêu tiền lẻ?

Đủ để thối cho kiểu đơn hàng phổ biến nhất của bạn suốt buổi sáng. Nếu phần lớn đơn từ 40.000 đến 70.000 đ, tờ 10.000 và 20.000 quan trọng hơn tờ 200.000. Chọn một số tiền và lần nào cũng mang đúng số đó; chốt két nhanh hơn và dễ phát hiện sai sót hơn.

Có phải ghi từng đơn bán không?

Không cần ghi từng đơn khi sạp đang đông. Điều bạn cần là tổng tiền mặt và tổng chuyển khoản mỗi ngày đáng tin cậy, có bảng chốt két và lịch sử giao dịch làm chứng, cùng hồ sơ chi phí. Những đơn lớn, hoặc đơn bán cho doanh nghiệp, nên ghi riêng kèm phiếu thu.

Làm sao biết nên giữ món nào?

Hãy nhìn tiền lãi (bằng đồng) mỗi phiên chợ và lượng hàng phải chở theo để kiếm được số lãi đó, chứ không chỉ nhìn doanh số. Một món rẻ bán chạy có thể gánh được phí sạp; một món đắt tuần nào cũng mang về thì chôn vốn. Hai, ba tháng bảng chốt két sẽ cho thấy xu hướng.

Có nên đưa phiếu thu cho khách không?

Đưa khi khách hỏi, và luôn đưa với đơn lớn hoặc đơn của doanh nghiệp. Bài mẫu phiếu thu chỉ những gì cần ghi.

Tóm lại

Bán hàng ở chợ cần được phép bán (một chỗ sạp, và giấy phép ở những nơi bắt buộc) cùng ba thói quen: tiền lẻ đầu ngày cố định, một bảng chốt két cho mỗi phiên, và đếm hàng lúc mang đi, lúc mang về. Có những thứ đó, tối nào bạn cũng biết mình bán được gì, tiền có đúng không và món nào thật sự làm nên tiền lãi.

Bước đầu tiên: trước phiên chợ tới, ghi lại số lượng từng món bạn mang đi. Về đến nhà, đếm lại những gì mang về.

Nguồn

• GOV.UK, “Street trading licence (England and Wales)”: gov.uk.
• HM Revenue & Customs, “Tax-free allowances on property and trading income”, cập nhật lần cuối ngày 8/5/2019: gov.uk.
• GOV.UK, “Business records if you’re self-employed: how long to keep your records”: gov.uk.
• Internal Revenue Service, “IRS issues FAQs on Form 1099-K threshold under the One, Big, Beautiful Bill; dollar limit reverts to $20,000”, 2025: irs.gov.
• Internal Revenue Service, “Form 1099-K FAQs: General information”: irs.gov.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, العربية.