Mẫu phiếu thu, biên nhận tiền: cách viết và 3 mẫu miễn phí

Phiếu thu và hóa đơn: mỗi loại để làm gì

Với nhiều người làm tự do, cách đơn giản nhất là gửi hóa đơn, rồi ghi “Đã thanh toán ngày [ngày] bằng [hình thức]” khi tiền về. Một phiếu thu riêng hữu ích nhất cho tiền mặt, tiền đặt cọc, thanh toán từng phần và tiền thuê nhà, những lúc có thể không có hóa đơn hay dấu vết ngân hàng nào. Nếu bạn là doanh nghiệp, phiếu thu là chứng từ kế toán: hãy dùng mẫu mà kế toán của bạn áp dụng. Nếu bạn cần chính hóa đơn, hãy xem bài cách viết hóa đơn. Nếu bạn muốn biết cách lưu các biên lai người khác đưa cho mình, hãy đọc bài cách chụp biên lai rõ nét: bài này nói về những phiếu thu do chính bạn lập.

Có bắt buộc phải đưa phiếu thu không?

Không có một quy tắc chung cho mọi trường hợp. Nhưng có vài điểm đáng biết.

Ở Việt Nam. Với doanh nghiệp, phiếu thu là chứng từ kế toán ghi nhận tiền mặt nhận vào, còn việc xuất hóa đơn là nghĩa vụ riêng: phiếu thu không thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Giữa cá nhân với nhau (bán xe, cho vay, đặt cọc, trả tiền học), biên nhận chủ yếu là bằng chứng: khi có tranh chấp, người đã trả tiền mặt mà không có giấy tờ gì sẽ rất khó chứng minh.

Người tiêu dùng ở Anh. Bạn không nhất thiết cần biên lai gốc để thực hiện quyền của người tiêu dùng. Citizens Advice cho biết sao kê ngân hàng hoặc bằng chứng mua hàng khác có thể thay thế khi bạn trả lại một món hàng lỗi. Đó là một lý do khiến người bán nhỏ bỏ qua biên lai, và cũng là lý do người trả tiền mặt nên đòi cho bằng được: tiền mặt không để lại sao kê.

Tiền thuê nhà ở Anh và xứ Wales. Theo mục 4 của Landlord and Tenant Act 1985, chủ nhà phải cung cấp sổ tiền thuê hoặc giấy tờ tương tự khi tiền thuê được trả theo tuần. Hợp đồng thuê theo tháng không thuộc quy định này, nhưng biên nhận tiền thuê vẫn là thói quen tốt, nhất là khi trả tiền mặt.

Tiền thuê nhà ở New York. Luật Bất động sản § 235-e buộc chủ nhà phải đưa biên nhận bằng văn bản khi tiền thuê nhà ở được trả bằng tiền mặt hoặc bất cứ cách nào khác ngoài séc cá nhân của người thuê. Biên nhận phải ghi ngày, số tiền, căn nhà, kỳ thuê được trả, cùng chữ ký và chức danh của người nhận tiền. Chủ nhà phải lưu hồ sơ biên nhận tiền thuê bằng tiền mặt ít nhất ba năm.

California. Bộ luật Dân sự § 1499 cho người trả nợ quyền yêu cầu chủ nợ đưa biên nhận bằng văn bản cho bất kỳ tài sản nào được giao để thanh toán.

Tổ chức từ thiện ở Mỹ. Người quyên góp cần một văn bản xác nhận lập cùng thời điểm cho bất kỳ khoản đóng góp đơn lẻ nào từ 250 USD trở lên để được khấu trừ thuế, và tổ chức từ thiện phải đưa văn bản thông báo cho khoản đóng góp có đổi lại quyền lợi trên 75 USD (ví dụ vé dạ tiệc 100 USD có kèm bữa tối trị giá 40 USD).

Thuế của khách hàng bạn. Ấn phẩm 463 của IRS (Mỹ) cho biết chứng từ, như biên lai, thường là cần thiết cho chi phí đi lại, quà tặng và các khoản tương tự, trừ khi chi phí dưới 75 USD, và luôn cần cho tiền lưu trú; chứng từ đó phải thể hiện số tiền, ngày, nơi chi và tính chất của khoản chi. Khi một khách hàng doanh nghiệp xin phiếu thu, thường là vì lý do tương tự: họ cần chứng từ cho sổ sách của mình.

Phiếu thu tiền cần ghi những gì

Một phiếu thu đứng vững khi có tranh chấp phải trả lời được sáu câu hỏi: ai trả, ai nhận, bao nhiêu, khi nào, bằng cách nào, và để trả cho việc gì.

Hai chi tiết giúp tránh phần lớn tranh cãi. Viết số tiền bằng chữ giúp “1.500.000 đ” không thể biến thành “7.500.000 đ”. Ghi số tiền còn lại (“Còn lại: 0 đ”) cho thấy rõ khoản nợ đã được thanh toán xong hay chưa.

Nếu bạn thuộc diện phải xuất hóa đơn, phiếu thu không thay thế hóa đơn điện tử: với một giao dịch bán hàng thu tiền mặt, bạn thường cần cả hai. Bài mẫu hóa đơn trình bày các thông tin bắt buộc của hóa đơn.

Mẫu 1: phiếu thu tiền mặt

Dùng cho mọi khoản tiền trao tay: bán xe máy hay đồ nội thất cũ, tiền học thêm, phí hội viên câu lạc bộ, trả lại tiền cho bạn bè. Lập hai bản, mỗi bên giữ một bản.

PHIẾU THU TIỀN Số [PT-2026-001]

Người nộp tiền:  [Họ tên người trả tiền]
                 [Địa chỉ / điện thoại hoặc email]

Người nhận tiền: [Họ tên hoặc tên cơ sở kinh doanh của bạn]
                 [Địa chỉ / điện thoại hoặc email]  [Mã số thuế, nếu có]

Ngày:            [dd/mm/yyyy]    Tại: [Thành phố]
Số tiền:         [0 đ]  (Bằng chữ: [......] đồng)
Hình thức:       Tiền mặt

Lý do nộp:       [Khoản tiền dùng để trả cho: bán xe máy Honda Vision 2019, biển số …;
                  học phí tháng 9; thanh toán nốt hóa đơn HĐ-…]

Tổng phải trả:   [0 đ]
Đã trả trước:    [0 đ]
Trả hôm nay:     [0 đ]
Còn lại:         [0 đ]

Người nhận tiền (ký, ghi rõ họ tên): ______________________
Người nộp tiền (ký, nếu cần): ______________________

Khi bán riêng một món đồ có giá trị, hãy ghi thêm “hàng đã xem, bán theo hiện trạng” hoặc các điều kiện đã thỏa thuận, và giữ bản sao thông tin giấy tờ tùy thân mà bạn đã kiểm tra. Phiếu thu ghi nhận việc trả tiền; nó không thay thế hợp đồng mua bán hay thủ tục sang tên khi những thứ đó là bắt buộc.

Mẫu 2: biên nhận tiền thuê nhà

Biên nhận tiền thuê nhà bảo vệ cả hai bên: người thuê chứng minh được mình đã trả, chủ nhà cho thấy được khoản nào đã trả cho kỳ nào. Người thuê cũng thường cần chúng khi làm hồ sơ thuê nhà mới hoặc một số thủ tục khác.

BIÊN NHẬN TIỀN THUÊ NHÀ Số [2026-10]

Ngày nhận:        [dd/mm/yyyy]
Người nộp:        [Họ tên người thuê]
Nhà / phòng:      [Địa chỉ đầy đủ, kể cả số phòng]
Kỳ thuê:          Từ [01/10/2026] đến [31/10/2026]

Tiền thuê:        [0 đ]
Chi phí khác:     [0 đ]  ([điện / nước / internet / gửi xe / phí trễ hạn])
Tổng đã nhận:     [0 đ]  (Bằng chữ: [......] đồng)
Hình thức:        [Tiền mặt / chuyển khoản / ví điện tử]

Còn nợ kỳ này:    [0 đ]

Người nhận: [Họ tên], [Chủ nhà / Người quản lý]
Chữ ký:     ______________________

Nếu người thuê chỉ trả một phần, hãy ghi rõ trên biên nhận (“Trả một phần. Còn nợ tiền thuê tháng 10: 2.000.000 đ”). Một biên nhận trông như đã trả đủ trong khi thực tế thì không sẽ dẫn đến tranh chấp về sau.

Mẫu 3: biên nhận tiền đặt cọc

Một mẫu biên nhận tiền đặt cọc phải nói rõ một điều: khoản cọc có được hoàn lại không, và khi nào. Ở Việt Nam, Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 328) quy định, trừ khi có thỏa thuận khác: nếu bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì mất tiền cọc; nếu bên nhận cọc từ chối thì phải trả lại tiền cọc cộng một khoản tương đương. Tiền đặt cọc thuê nhà và đặt cọc của người tiêu dùng còn có thể chịu những quy định riêng, ở Việt Nam cũng như ở các nước khác. Hãy ghi đúng điều khoản đã thỏa thuận, đừng để hai bên tự suy đoán.

GIẤY BIÊN NHẬN TIỀN ĐẶT CỌC Số [PT-2026-011]

Bên đặt cọc:    [Họ tên khách hàng] · [liên hệ]
Bên nhận cọc:   [Tên cơ sở kinh doanh của bạn] · [liên hệ]
Ngày:           [dd/mm/yyyy]
Số tiền:        [0 đ]  (Bằng chữ: [......] đồng)
Hình thức:      [Chuyển khoản / tiền mặt / ví điện tử]

Đặt cọc cho:    [Dịch vụ hoặc đơn hàng, theo báo giá số … ngày …]
Tổng giá trị:   [0 đ]
Còn phải trả:   [0 đ] vào [ngày hoặc mốc: khi giao hàng / ngày tổ chức]

Điều khoản: Khoản đặt cọc này [không hoàn lại / hoàn lại toàn bộ nếu hủy trước ngày dd/mm/yyyy /
hoàn lại sau khi trừ … đ nếu hủy sau …], theo [báo giá / hợp đồng số …].

Ký tên: ______________________

Đánh số và lưu giữ

Hãy cho phiếu thu một dãy số riêng (PT-2026-001, PT-2026-002…), tách biệt với hóa đơn. Một số bị thiếu trong dãy rất dễ nhận ra, và đó chính là lý do dãy số giúp bạn nếu có ai nghi ngờ một khoản thanh toán. Nếu viết sai, đừng dùng lại số đó: ghi “ĐÃ HỦY” lên phiếu, giữ lại, và dùng số tiếp theo.

Lưu bản sao của mọi phiếu thu bạn lập:

• Việt Nam: hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế về thời hạn lưu trữ chứng từ áp dụng cho bạn; với các khoản tiền giữa cá nhân, hãy giữ biên nhận ít nhất cho đến khi mọi nghĩa vụ đã xong.
• Mỹ: IRS yêu cầu lưu hồ sơ ít nhất ba năm trong phần lớn trường hợp, và sáu hoặc bảy năm trong một số tình huống (ví dụ khi thu nhập bị khai thiếu đáng kể, hoặc khi khấu trừ nợ khó đòi).
• Anh: nếu bạn tự kinh doanh, hãy lưu hồ sơ ít nhất năm năm sau hạn nộp tờ khai 31/1 của năm tính thuế đó. Công ty trách nhiệm hữu hạn thường lưu sáu năm.

Theo dõi ai đã trả tiền

Phần khó không phải là viết phiếu thu. Mà là biết được, ba tháng sau, hóa đơn nào đã được trả xong. Trong Binome360, báo giá và hóa đơn được đánh số tự động, bạn có thể đánh dấu hóa đơn đã thanh toán, và những hóa đơn quá hạn được đánh dấu. Bạn cũng có thể ghi khoản tiền nhận được vào sổ chỉ bằng một câu nhắn.

Binome360 giữ sổ ghi chép; ứng dụng không nhận thanh toán, không chuyển tiền, và không phải nền tảng hóa đơn điện tử được cấp phép.

Câu hỏi thường gặp

Giấy biên nhận viết tay có hợp lệ không?

Có. Ở Mỹ và Anh, pháp luật không bắt buộc biên nhận phải được in. Ở Việt Nam, giữa các cá nhân, một giấy biên nhận viết tay rõ ràng vẫn là bằng chứng hữu ích, miễn là dễ đọc và ghi đủ ngày, hai bên, số tiền (bằng số và bằng chữ), hình thức, lý do thanh toán, kèm chữ ký. Với doanh nghiệp, hãy dùng mẫu phiếu thu mà kế toán của bạn áp dụng.

Phiếu thu có cần chữ ký không?

Trong phần lớn trường hợp, luật không bắt buộc, nhưng với tiền mặt, chữ ký là thứ chính khiến phiếu thu đáng tin. Quy định về tiền thuê trả bằng tiền mặt ở New York thì bắt buộc chữ ký và chức danh của người nhận tiền. Với thanh toán bằng thẻ hoặc chuyển khoản, tên cơ sở kinh doanh và mã giao dịch làm được việc tương tự.

Có thể gửi phiếu thu qua email không?

Có. Phiếu thu dạng PDF hoặc email dùng được cho phần lớn mục đích, và dễ lưu hơn. Một số quy định (như biên nhận tiền thuê ở New York) còn đặt ra thời hạn: ngay lập tức nếu tiền được trao tận tay, trong vòng 15 ngày nếu được gửi gián tiếp. Với người thuê và khách hàng thích giấy tờ, hãy đưa cả hai.

Hóa đơn đã thanh toán có phải là phiếu thu không?

Có thể. Một hóa đơn ghi “Đã thanh toán”, kèm ngày, số tiền và hình thức thanh toán, vừa chứng minh việc trả tiền vừa liệt kê giao dịch trong một chứng từ. Hãy dùng phiếu thu riêng khi không có hóa đơn (bán đồ cá nhân, tiền thuê trả bằng tiền mặt) hoặc cho tiền đặt cọc và thanh toán từng phần.

Phiếu thu và hợp đồng mua bán khác nhau thế nào?

Phiếu thu chứng minh tiền đã được trả. Hợp đồng mua bán (như giấy bán xe) ghi nhận việc chuyển quyền sở hữu một tài sản, chẳng hạn xe máy hay ô tô, và có thể cần công chứng, chứng thực hoặc thủ tục sang tên. Với những món mua bán lớn giữa cá nhân, bạn có thể cần cả hai.

Tóm lại

Phiếu thu chứng minh một khoản đã trả; hóa đơn yêu cầu thanh toán. Hãy đánh số phiếu thu theo một dãy riêng, viết số tiền bằng số và bằng chữ, ghi hình thức thanh toán, lý do nộp và số tiền còn lại, rồi ký tên. Bước đầu tiên: đặt dãy số của bạn (PT-2026-001) và chép mẫu phiếu thu tiền mặt ở trên vào ứng dụng ghi chú, để lần sau có sẵn mà dùng.

Nguồn

• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, phần chứng từ: irs.gov/publications/p463.
• IRS, Publication 1771, “Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements”: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov.
• New York Real Property Law § 235-e, “Duty to provide a written receipt”: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E.
• California Civil Code § 1499: leginfo.legislature.ca.gov.
• Landlord and Tenant Act 1985, mục 4 (sổ tiền thuê): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4; Shelter England, “Private landlord responsibilities”.
• Citizens Advice, “Return faulty goods”: citizensadvice.org.uk.
• GOV.UK, “Business records if you're self-employed: how long to keep your records”: gov.uk/self-employed-records.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.