La risposta in breve
- Una ricevuta di pagamento (o quietanza) prova che un pagamento è avvenuto. La fattura invece chiede il pagamento. Prima mandi la fattura; la ricevuta la rilasci quando arrivano i soldi.
- Una ricevuta utile riporta: un numero, la data, chi paga e chi riceve, l’importo, il metodo di pagamento, la causale, quanto resta da pagare e una firma o il nome dell’attività.
- In Italia chi paga ha diritto alla quietanza se la chiede (art. 1199 del codice civile). Se l’importo supera 77,47 € e non è soggetto a IVA, come un affitto tra privati, sulla ricevuta va una marca da bollo da 2 €.
- Non confonderla con la vecchia ricevuta fiscale: chi vende ai privati oggi emette il documento commerciale con il registratore telematico. E per molte detrazioni il pagamento deve essere tracciabile: una ricevuta per contanti non basta.
- Qui sotto trovi tre modelli: ricevuta per un pagamento in contanti, ricevuta dell’affitto e ricevuta di acconto.
Ricevuta di pagamento e fattura: cosa fa ciascuna
| Documento | A cosa serve | Quando lo emetti |
|---|---|---|
| Preventivo | Propone un prezzo | Prima del lavoro |
| Fattura | Chiede il pagamento e dettaglia la vendita | Quando il lavoro è consegnato |
| Ricevuta | Conferma che il pagamento è stato ricevuto | Quando arrivano i soldi |
| Fattura quietanzata (“pagata”) | Fa entrambe le cose: dettaglia e conferma | Dopo il pagamento, al posto di una ricevuta separata |
Preventivo
A cosa servePropone un prezzo
Quando lo emettiPrima del lavoro
Fattura
A cosa serveChiede il pagamento e dettaglia la vendita
Quando lo emettiQuando il lavoro è consegnato
Ricevuta
A cosa serveConferma che il pagamento è stato ricevuto
Quando lo emettiQuando arrivano i soldi
Fattura quietanzata (“pagata”)
A cosa serveFa entrambe le cose: dettaglia e conferma
Quando lo emettiDopo il pagamento, al posto di una ricevuta separata
Per molti freelance l’opzione più semplice è fatturare e poi segnare la fattura come “pagata il [data] con [metodo]” quando arrivano i soldi. Una ricevuta separata è utile soprattutto per contanti, acconti, pagamenti parziali e affitti, dove può non esserci né una fattura né una traccia bancaria. Se ti serve la fattura, segui la nostra guida su come si fa una fattura. Se invece cerchi come conservare le ricevute e gli scontrini che ricevi dagli altri, leggi come fotografare uno scontrino leggibile: questa guida parla di quelle che rilasci tu.
Sei obbligato a rilasciare una ricevuta?
Non esiste un’unica regola generale, ma alcune regole precise contano.
Su richiesta, sempre. Il codice civile (art. 1199) stabilisce che il creditore che riceve un pagamento deve rilasciare quietanza se il debitore la chiede, a spese di quest’ultimo. Chi paga in contanti dovrebbe chiederla ogni volta: i contanti non lasciano traccia sull’estratto conto.
Negozi e artigiani che vendono ai privati. Ricevuta fiscale e scontrino fiscale non esistono più: dal 2020 per ogni incasso si emette il documento commerciale con il registratore telematico, oppure con la procedura web dell’Agenzia delle Entrate. Una ricevuta di pagamento non lo sostituisce.
Prestazioni occasionali. Se lavori in modo occasionale e senza partita IVA, rilasci una ricevuta per prestazione occasionale. Se il cliente è un’impresa o un professionista, trattiene una ritenuta d’acconto del 20% e la versa al fisco per te.
Marca da bollo. Le ricevute oltre 77,47 € per somme non soggette a IVA, come un affitto tra privati o una prestazione occasionale, richiedono una marca da bollo da 2 €.
Le detrazioni di chi paga. Per molte spese che danno diritto alla detrazione del 19%, come le visite mediche private, il pagamento deve essere tracciabile (carta, bancomat, bonifico); fanno eccezione, per esempio, i farmaci. Quando un cliente vuole pagare con la carta e chiede un documento intestato, di solito il motivo è questo.
Negli Stati Uniti e nel Regno Unito. Anche lì non c’è un formato unico, ma ci sono regole puntuali. In Inghilterra e Galles il locatore deve fornire un libretto dell’affitto quando il canone è settimanale (Landlord and Tenant Act 1985, sezione 4). A New York la ricevuta scritta è obbligatoria quando l’affitto è pagato in contanti, e va conservata per almeno tre anni; in California il debitore può sempre pretendere una ricevuta scritta. Negli Stati Uniti chi dona 250 dollari o più a un ente benefico ha bisogno di una conferma scritta per dedurre la donazione, e l’IRS chiede di norma una prova documentale, come una ricevuta, per le spese di viaggio e i regali da 75 dollari in su, e sempre per l’alloggio. Nel Regno Unito, secondo Citizens Advice, per far valere i diritti del consumatore può bastare un estratto conto al posto dello scontrino.
Cosa scrivere su una ricevuta di pagamento
Una ricevuta che regge in caso di contestazione risponde a sei domande: chi ha pagato, chi ha ricevuto, quanto, quando, come e per cosa.
| Descrizione | Q.tà | Prezzo unitario | Totale |
|---|---|---|---|
| Saldo della fattura n. 42/2026 (servizio fotografico per il matrimonio) | 1 | 1.350,00 € | 1.350,00 € |
Ricevo da Daniele Romano la somma di milletrecentocinquanta euro in contanti, a saldo della fattura n. 42/2026. Resta da pagare: 0,00 €. Firma: [Nome, firma].
- Un numero di ricevuta unico, della tua sequenza.
- Data e luogo del pagamento.
- Chi ha ricevuto e chi ha pagato, con i recapiti.
- Per cosa è il pagamento, con il numero della fattura o dell’ordine.
- L’importo, scritto anche in lettere se è in contanti.
- Il metodo di pagamento e quanto resta da pagare.
- La firma o il nome di chi ha incassato.
Due dettagli evitano quasi tutte le discussioni. Scrivere l’importo in lettere impedisce che “150 €” diventi “750 €”. Indicare il saldo (“Resta da pagare: 0,00 €”) chiarisce se il conto è chiuso o no.
Se hai la partita IVA, ricorda che la ricevuta non sostituisce la fattura né il documento commerciale: per una vendita soggetta a IVA ti serve comunque il documento fiscale. Il nostro fac simile di fattura mostra i campi in più.
Modello 1: ricevuta per un pagamento in contanti
Usala per qualsiasi pagamento di persona: la vendita di un’auto usata o di un mobile, le lezioni private, la quota di un’associazione, un prestito restituito a un amico. Fai due copie, una per parte.
RICEVUTA DI PAGAMENTO N. [R-2026-001]
Chi paga: [Nome e cognome]
[Indirizzo / telefono o email] · [Codice fiscale]
Chi riceve: [Nome o ragione sociale]
[Indirizzo / telefono o email] [C.F. o P.IVA, se c’è]
Data: [GG/MM/AAAA] Luogo: [Città]
Importo: [0,00 €] ([importo in lettere] euro)
Pagamento: Contanti
Causale: [Per cosa è il pagamento: vendita auto usata, targa …;
lezioni di settembre; saldo della fattura n. …]
Totale dovuto: [0,00 €]
Già pagato: [0,00 €]
Pagato oggi: [0,00 €]
Resta da pagare: [0,00 €]
Firma di chi riceve: ______________________
Firma di chi paga (facoltativa): ______________________
Per una vendita privata di valore, aggiungi “visto e piaciuto” o le condizioni concordate, e annota gli estremi del documento d’identità che hai controllato. Ricorda che da 5.000 € in su non si può pagare in contanti, e che la ricevuta registra il pagamento ma non sostituisce l’atto di vendita quando serve, come per il passaggio di proprietà di un’auto.
Modello 2: ricevuta dell’affitto
La ricevuta dell’affitto protegge entrambi: l’inquilino può dimostrare di aver pagato, il proprietario può mostrare cosa è stato pagato e per quale periodo. Agli inquilini serve spesso per le detrazioni sull’affitto o per chiedere un contributo.
RICEVUTA DEL CANONE DI LOCAZIONE N. [2026-10]
Data: [GG/MM/AAAA]
Chi paga: [Nome dell’inquilino o degli inquilini]
Immobile: [Indirizzo completo, con scala e interno]
Periodo: dal [01/10/2026] al [31/10/2026]
Canone: [0,00 €]
Altre spese: [0,00 €] ([spese condominiali / utenze / posto auto])
Totale ricevuto: [0,00 €] ([importo in lettere] euro)
Pagamento: [Bonifico / assegno n. … / contanti]
Resta da pagare per questo periodo: [0,00 €]
Per il locatore: [Nome], [Proprietario / Amministratore]
Firma: ______________________
Se l’inquilino paga solo una parte del canone, scrivilo sulla ricevuta (“Pagamento parziale. Resta da pagare per ottobre: 400,00 €”). Una ricevuta che sembra un saldo quando non lo è apre la strada a una lite. E se l’importo supera 77,47 €, applica la marca da bollo da 2 €.
Modello 3: ricevuta di acconto
Una ricevuta di acconto deve dire chiaramente una cosa: se la somma è rimborsabile, e fino a quando. Le regole dipendono dal contratto e, per affitti e consumatori, dalla legge: il deposito cauzionale di un affitto abitativo, per esempio, ha regole proprie e non può superare tre mensilità. In Italia conta anche la parola: un acconto è un anticipo sul prezzo, mentre una caparra confirmatoria si perde se chi l’ha versata si tira indietro. Scrivi le condizioni concordate, non supposizioni.
RICEVUTA DI ACCONTO N. [R-2026-011]
Chi paga: [Nome del cliente] · [recapiti]
Chi riceve: [Nome della tua attività] · [recapiti]
Data: [GG/MM/AAAA]
Importo: [0,00 €] ([importo in lettere] euro)
Pagamento: [Carta / bonifico / contanti / assegno n. …]
Acconto per: [Servizio o ordine, con preventivo n. … del …]
Prezzo totale: [0,00 €]
Saldo: [0,00 €] entro [data o evento: consegna / giorno della festa]
Condizioni: somma versata a titolo di [acconto / caparra confirmatoria],
[non rimborsabile / rimborsabile per intero fino al GG/MM/AAAA / …], come da [preventivo / contratto n. …].
Firma: ______________________
Numerazione e conservazione
Dai alle ricevute una numerazione propria (R-2026-001, R-2026-002…), separata da quella delle fatture. Un buco nella sequenza si nota subito, ed è proprio per questo che aiuta se qualcuno contesta un pagamento. Se sbagli, non riusare il numero: scrivi “ANNULLATA” sulla ricevuta, conservala ed emetti il numero successivo.
Conserva una copia di ogni ricevuta che rilasci:
- Italia: se hai un’attività, dieci anni per le scritture contabili e i documenti collegati (art. 2220 del codice civile). Come privato, tieni le ricevute dell’affitto almeno cinque anni, il termine di prescrizione dei canoni.
- Stati Uniti: l’IRS chiede di conservare i registri per almeno tre anni nella maggior parte dei casi, e sei o sette in alcune situazioni; a New York, i locatori tengono le ricevute degli affitti in contanti per almeno tre anni.
- Regno Unito: chi lavora in proprio conserva i registri per almeno cinque anni dopo la scadenza del 31 gennaio per quell’anno fiscale; le società di solito per sei anni.
Tenere traccia di chi ha pagato
Il difficile non è scrivere le ricevute. È sapere, tre mesi dopo, quali fatture sono state saldate. In Binome360 preventivi e fatture vengono numerati in automatico, puoi segnare una fattura come pagata e quelle scadute vengono segnalate. Puoi anche registrare l’incasso nei tuoi conti con una frase.
Daniele mi ha pagato oggi in contanti il saldo di 1.350 € per le foto del matrimonio
Aggiungo un’entrata di 1.350 € al conto Contanti, con data di oggi e nota “Daniele Romano, saldo servizio matrimonio”. La salvo?
Non viene salvato nulla finché non confermi.
Prova Binome360 gratisBinome360 tiene il registro: non incassa pagamenti, non sposta denaro e non è una piattaforma di fatturazione elettronica certificata.
Domande frequenti
Una ricevuta scritta a mano è valida?
Sì. La legge non impone ricevute stampate. Un blocchetto di ricevute a ricalco va benissimo se è leggibile e riporta la data, le due parti, l’importo, il metodo di pagamento e la causale, con la firma. Sopra i 77,47 €, per somme senza IVA, ricordati la marca da bollo.
La ricevuta deve essere firmata?
Per legge, in molti casi non c’è un obbligo esplicito, ma per i contanti è la firma a rendere credibile la ricevuta: la quietanza è la dichiarazione di chi ha ricevuto i soldi. A New York, per esempio, la ricevuta dell’affitto pagato in contanti deve avere la firma e il ruolo di chi incassa. Per i pagamenti con carta o bonifico, il nome dell’attività e il riferimento dell’operazione fanno lo stesso lavoro.
Posso mandare la ricevuta per email?
Sì. Una ricevuta in PDF o per email va bene nella maggior parte dei casi, ed è più facile da conservare. Alcune regole fissano i tempi: a New York, per gli affitti, subito se il canone è consegnato di persona, entro 15 giorni se arriva per altra via. A inquilini e clienti che preferiscono la carta, offri entrambe le versioni.
Una fattura pagata vale come ricevuta?
Può valere. Una fattura quietanzata, con la scritta “pagata”, la data, l’importo e il metodo di pagamento, prova il pagamento e dettaglia la vendita in un solo documento. Usa una ricevuta separata quando non c’è fattura (una vendita tra privati, un affitto in contanti) o per acconti e pagamenti parziali.
Che differenza c’è tra una ricevuta e un atto di vendita?
La ricevuta prova che i soldi sono stati pagati. L’atto di vendita trasferisce la proprietà di un bene. Per un’auto usata, in Italia il passaggio di proprietà richiede l’atto di vendita con firma autenticata e la trascrizione al PRA: la ricevuta da sola non basta. Per le vendite private importanti, possono servirti entrambi.
In sintesi
La ricevuta prova un pagamento; la fattura lo chiede. Numera le ricevute in una sequenza propria, scrivi l’importo in cifre e in lettere, indica metodo di pagamento, causale e saldo, applica la marca da bollo quando serve, poi firma. Primo passo: imposta la numerazione (R-2026-001) e copia il modello per i contanti nelle note del telefono, così è pronto per la prossima volta.
Fonti
- IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, sezione sulla prova documentale: irs.gov/publications/p463.
- IRS, Publication 1771, “Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements”: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf.
- IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov.
- New York Real Property Law § 235-e, “Duty to provide a written receipt”: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E.
- California Civil Code § 1499: leginfo.legislature.ca.gov.
- Landlord and Tenant Act 1985, sezione 4 (libretto dell’affitto): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4; Shelter England, “Private landlord responsibilities”.
- Citizens Advice, “Return faulty goods”: citizensadvice.org.uk.
- GOV.UK, “Business records if you’re self-employed: how long to keep your records”: gov.uk/self-employed-records.
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