Como fazer um recibo de pagamento: o que incluir e modelos

Recibo ou fatura: o que cada um faz

Para muitos freelancers, o mais simples é emitir a fatura e depois marcá-la como “Paga em [data] via [forma de pagamento]” quando o dinheiro cair. Um recibo à parte é mais útil para dinheiro vivo, sinal, pagamentos parciais e aluguel, casos em que pode não haver fatura nem rastro bancário. E, se a venda exige nota fiscal, o recibo não a substitui. Se você precisa da própria fatura, siga o nosso guia sobre como fazer uma fatura. Se procura um jeito de guardar os recibos que os outros dão a você, leia como fotografar um recibo legível: este guia trata dos recibos que você emite.

É obrigatório dar recibo?

No Brasil, a regra geral está no Código Civil, e há regras próprias para o aluguel. Lá fora, valem regras pontuais.

Quem paga tem direito ao recibo. Pelo art. 319 do Código Civil, o devedor que paga tem direito a uma quitação regular e pode reter o pagamento enquanto ela não for dada. O art. 320 diz o que essa quitação deve conter: o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor (ou de quem pagou por ele), o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor ou do seu representante. Na prática, é a lista de um bom recibo.

Aluguel no Brasil. A Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991, art. 22) obriga o proprietário a dar ao inquilino um recibo discriminado dos valores pagos, e proíbe a quitação genérica. Ou seja: aluguel, condomínio, IPTU e outros encargos aparecem cada um com o seu valor.

Pagamentos por Pix e transferência. O comprovante do Pix prova que o dinheiro saiu de uma conta para outra, mas não diz a que o pagamento se refere nem se a dívida foi quitada. Quando isso importa (um sinal, uma parcela, a venda de um carro), um recibo continua sendo útil.

Imposto de Renda dos seus clientes. Quem declara despesas médicas, por exemplo, precisa de comprovantes que identifiquem quem recebeu o pagamento, com nome e CPF ou CNPJ. Quando um cliente pede recibo, muitas vezes é por isso.

Lá fora. No Reino Unido, o consumidor nem sempre precisa do recibo original para exercer os seus direitos (um extrato bancário pode servir como prova de compra), e, na Inglaterra e no País de Gales, o proprietário deve fornecer um caderno de aluguel quando o aluguel é semanal. Em Nova York, o proprietário deve dar recibo por escrito quando o aluguel é pago em dinheiro, com a data, o valor, o imóvel, o período pago e a assinatura de quem recebe. Na Califórnia, o devedor pode exigir um recibo por escrito de qualquer pagamento. E, nos EUA, uma doação única de US$ 250 ou mais só é dedutível com uma confirmação por escrito da entidade.

Como fazer um recibo: o que colocar nele

Um recibo que se sustenta numa discussão responde a seis perguntas: quem pagou, quem recebeu, quanto, quando, como e por quê.

Dois detalhes evitam a maioria das discussões. Escrever o valor por extenso impede que “R$ 150” vire “R$ 750”. Informar o saldo (“Saldo devedor: R$ 0,00”) deixa claro se a conta foi quitada ou não.

Se a venda exige nota fiscal, o recibo não a substitui: emita a NF-e ou a NFS-e no sistema oficial. Em Portugal, uma venda tributada segue as regras da fatura (ou da fatura-recibo). O nosso modelo de fatura mostra esses campos extras.

Modelo de recibo de pagamento em dinheiro

Use para qualquer pagamento de mão em mão: a venda de um carro ou de um móvel usado, aulas particulares, a mensalidade de um clube, a devolução de um empréstimo entre amigos. Faça duas vias, uma para cada lado.

RECIBO DE PAGAMENTO Nº [REC-2026-001]

Recebido de:    [Nome completo de quem pagou] · CPF [000.000.000-00]
                [Endereço / telefone ou e-mail]

Recebido por:   [Seu nome ou razão social]
                [Endereço / telefone ou e-mail]  [CPF ou CNPJ]

Data:           [DD/MM/AAAA]    Local: [Cidade]
Valor:          [R$ 0,00]  ([valor por extenso] reais)
Forma de pagamento: Dinheiro

Referente a:    [O que está sendo pago: venda do Honda Civic 2014, placa …, Renavam …;
                 aulas de setembro; saldo da fatura FAT-…]

Valor total:      [R$ 0,00]
Já pago antes:    [R$ 0,00]
Pago hoje:        [R$ 0,00]
Saldo devedor:    [R$ 0,00]

Assinatura de quem recebeu: ______________________
Assinatura de quem pagou (opcional): ______________________

Na venda particular de algo de valor, acrescente “no estado em que se encontra” ou as condições combinadas e guarde uma cópia dos documentos que você conferiu. O recibo registra o pagamento; ele não substitui a transferência de propriedade quando ela é exigida (no caso de um carro, a transferência no Detran).

Modelo de recibo de aluguel

O recibo de aluguel protege os dois lados: o inquilino prova que pagou, e o proprietário mostra o que foi pago e a que período se refere. O inquilino costuma precisar deles para alugar outro imóvel, e o proprietário, para declarar o aluguel recebido no Imposto de Renda.

RECIBO DE ALUGUEL Nº [2026-10]

Data do recebimento: [DD/MM/AAAA]
Recebido de:     [Nome do(s) inquilino(s)] · CPF [000.000.000-00]
Imóvel:          [Endereço completo, com o número do apartamento]
Período:         [01/10/2026] a [31/10/2026]

Aluguel:         [R$ 0,00]
Encargos:        [R$ 0,00]  ([condomínio R$ … / IPTU R$ … / água R$ … / multa por atraso R$ …])
Total recebido:  [R$ 0,00]  ([valor por extenso] reais)
Forma de pagamento: [Pix / dinheiro / transferência / boleto]

Saldo deste período: [R$ 0,00]

Recebido por: [Nome], [Proprietário / Imobiliária] · CPF ou CNPJ [000.000.000-00]
Assinatura:   ______________________

Se o inquilino pagar só parte do aluguel, diga isso no recibo (“Pagamento parcial. Saldo devedor de outubro: R$ 800,00”). Um recibo que parece de pagamento integral quando não foi abre espaço para uma discussão mais tarde.

Modelo de recibo de sinal

Um recibo de sinal precisa dizer uma coisa com clareza: se o sinal é devolvido, e em que casos. As regras dependem do seu contrato e da lei. No Brasil, o Código Civil trata do sinal, as “arras” (arts. 417 a 420): se o contrato prevê o direito de desistir, quem deu o sinal o perde ao desistir, e quem recebeu devolve o valor mais o equivalente se for ele a desistir. No aluguel, a caução em dinheiro não pode passar de três meses de aluguel (Lei do Inquilinato, art. 38). Escreva as condições combinadas, não suposições.

RECIBO DE SINAL Nº [REC-2026-011]

Recebido de:    [Nome do cliente] · [contato]
Recebido por:   [Seu nome ou empresa] · [contato]
Data:           [DD/MM/AAAA]
Valor:          [R$ 0,00]  ([valor por extenso] reais)
Forma:          [Pix / cartão / transferência / dinheiro]

Sinal referente a: [Serviço ou pedido, conforme orçamento nº … de …]
Preço total:    [R$ 0,00]
Saldo:          [R$ 0,00] em [data ou etapa: entrega / dia do evento]

Condições: este sinal [não é devolvido / é devolvido integralmente até DD/MM/AAAA /
é devolvido com desconto de R$ … em caso de cancelamento após …], conforme [orçamento / contrato nº …].

Assinatura: ______________________

Numeração e guarda dos recibos

Dê aos recibos uma sequência própria (REC-2026-001, REC-2026-002…), separada da das faturas. Um número faltando na sequência chama atenção, e é exatamente isso que ajuda se alguém questionar um pagamento. Se errar, não reaproveite o número: marque o recibo como “CANCELADO”, guarde-o e emita o número seguinte.

Guarde uma cópia de cada recibo que você emite:

• Brasil: o prazo mais citado é de cinco anos, o período em que a Receita Federal pode revisar a sua declaração; recibos de aluguel e de pagamentos maiores merecem esse cuidado. Na dúvida, pergunte ao seu contador.
• EUA: o IRS pede que os registros sejam guardados por pelo menos três anos na maioria dos casos, e por seis ou sete anos em algumas situações (por exemplo, se a renda foi muito subdeclarada ou para deduzir uma dívida incobrável).
• Reino Unido: quem trabalha por conta própria guarda os registros por pelo menos cinco anos depois do prazo de entrega de 31 de janeiro daquele ano fiscal; as empresas, em geral, por seis anos.

Como acompanhar quem já pagou

O difícil não é escrever recibos. É saber, três meses depois, quais faturas foram quitadas. No Binome360, orçamentos e faturas são numerados automaticamente, você pode marcar uma fatura como paga, e as atrasadas ficam sinalizadas. Você também pode registrar o pagamento nas suas contas em uma frase.

O Binome360 guarda o registro; ele não recebe pagamentos nem movimenta dinheiro, não emite nota fiscal e não é uma plataforma homologada de faturamento eletrônico.

Perguntas frequentes

Recibo escrito à mão vale?

Sim. A lei brasileira não exige recibo impresso: o Código Civil diz que a quitação sempre pode ser dada por instrumento particular. Um recibo de talão, legível, com a data, as duas partes, o valor, a forma de pagamento, a que ele se refere e a assinatura, resolve.

O recibo precisa de assinatura?

No Brasil, o Código Civil pede a assinatura do credor, ou do seu representante, na quitação, e é ela que dá credibilidade a um recibo de pagamento em dinheiro. Em pagamentos por cartão ou Pix, o comprovante da transação ajuda, mas um recibo assinado continua sendo a prova mais clara de que a dívida foi quitada. Em Nova York, a regra do aluguel pago em dinheiro também exige a assinatura e o cargo de quem recebe.

Posso enviar o recibo por e-mail ou WhatsApp?

Sim. Um recibo em PDF serve para a maioria dos casos e é mais fácil de guardar; se precisar de assinatura, você pode assinar o PDF digitalmente, por exemplo com a assinatura gratuita do gov.br. Algumas regras definem prazos (em Nova York, na hora, se o aluguel é entregue pessoalmente, e em até 15 dias se é enviado de outro jeito). Para inquilinos e clientes que preferem papel, ofereça os dois.

Fatura paga é a mesma coisa que recibo?

Pode ser. Uma fatura marcada como “Paga”, com a data, o valor e a forma de pagamento, prova o pagamento e detalha a venda num só documento. Use um recibo à parte quando não houver fatura (uma venda entre particulares, um aluguel pago em dinheiro) ou para sinais e pagamentos parciais.

Qual é a diferença entre recibo e contrato de compra e venda?

O recibo prova que o dinheiro foi pago. O contrato de compra e venda transfere a propriedade de um bem e pode exigir formalidades próprias: na venda de um carro, por exemplo, a transferência é feita no Detran, com o documento do veículo. Nas vendas particulares de valor alto, você pode precisar dos dois.

Em resumo

O recibo prova um pagamento; a fatura pede um. Numere os seus recibos numa sequência própria, escreva o valor em números e por extenso, informe a forma de pagamento, a que ele se refere e o saldo, e assine. Primeiro passo: defina a sua numeração (REC-2026-001) e copie o modelo de recibo em dinheiro acima para o bloco de notas do celular, para que ele esteja pronto na próxima vez.

Fontes

• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, seção sobre comprovantes: irs.gov/publications/p463.
• IRS, Publication 1771, “Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements”: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov.
• New York Real Property Law § 235-e, “Duty to provide a written receipt”: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E.
• California Civil Code § 1499: leginfo.legislature.ca.gov.
• Landlord and Tenant Act 1985, seção 4 (cadernos de aluguel): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4; Shelter England, “Private landlord responsibilities”.
• Citizens Advice, “Return faulty goods”: citizensadvice.org.uk.
• GOV.UK, “Business records if you’re self-employed: how long to keep your records”: gov.uk/self-employed-records.

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