Como fazer uma fatura: o que incluir, modelo e erros a evitar

Para que serve uma fatura

Uma fatura é três coisas ao mesmo tempo: um pedido de pagamento, um registro da venda e um documento para a sua contabilidade. É o que o financeiro do seu cliente precisa para pagar você, e o que você precisa para acompanhar a sua receita e declarar os seus impostos.

Acertar isso pesa no caixa. No Reino Unido, o Small Business Commissioner estimou em março de 2026 que os atrasos de pagamento custam quase £ 11 bilhões por ano à economia britânica e levam ao fechamento de 38 empresas por dia.

Não confunda uma fatura com:

• um orçamento ou uma estimativa, que propõe um preço antes do trabalho;
• uma fatura pró-forma, que apresenta uma oferta ou serve para formalidades como a alfândega, mas não é uma cobrança;
• um recibo, que prova que o pagamento foi feito.

E, no Brasil, também não a confunda com a nota fiscal, o documento fiscal oficial, nem com a fatura do cartão de crédito, que é a conta que o banco manda para você.

O que colocar numa fatura

Dependendo da sua situação, você também pode precisar de:

• No Brasil, se você tem CNPJ (inclusive como MEI): emitir a nota fiscal no sistema oficial (o da prefeitura, o da Secretaria da Fazenda do estado ou o emissor nacional da NFS-e), porque uma fatura feita num modelo não é nota fiscal. A fatura pode acompanhar a nota como cobrança, citando o número dela.
• Em Portugal: a fatura é o próprio documento fiscal, com NIF e IVA discriminado (taxa normal de 23% no continente); muitos trabalhadores independentes a emitem no Portal das Finanças.
• No Reino Unido e nos EUA: no Reino Unido, quem é registrado no VAT precisa informar o número de registro, a data do fato gerador, a taxa e o valor do imposto; nos EUA, não existe formato federal único, e o sales tax aparece separado, com regras que variam de estado para estado.
• Para clientes no exterior: a moeda e os seus dados bancários para transferências internacionais. É aqui que entra a invoice, a fatura em inglês que muitos freelancers brasileiros usam para cobrar clientes de fora.

Numeração da fatura: a regra que você não pode quebrar

Cada fatura precisa de um número único, e os números devem seguir uma sequência contínua. Sem pulos, sem repetições, sem voltar atrás. Você escolhe o formato (FAT-2026-042, 042, 26-09-042), mas mantenha o mesmo depois de escolher.

Se uma fatura tiver um erro, não a apague nem a edite depois de enviada: emita um documento que a cancele (em inglês, credit note) e depois uma fatura nova e correta. Com a nota fiscal, o caminho é o do próprio sistema: cancelamento ou carta de correção, dentro dos prazos permitidos.

Condições e prazo de pagamento

Deixe as condições de pagamento claras em toda fatura: quantos dias o cliente tem e como deve pagar.

• Condições comuns: à vista, 15 dias, 30 dias ou parcelado (30/60/90). No Brasil, é comum prever multa e juros por atraso, como 2% de multa e 1% de juros ao mês, desde que isso esteja combinado.
• Entre empresas, no Reino Unido: se nada foi combinado, o pagamento vence 30 dias depois de o cliente receber a fatura ou os produtos e serviços, o que acontecer por último. Os prazos combinados costumam ter limite de 60 dias entre empresas. Depois disso, é possível cobrar juros legais de 8% acima da taxa básica do Bank of England, mais uma compensação fixa de £ 40 (dívidas abaixo de £ 1.000), £ 70 (de £ 1.000 a £ 9.999,99) ou £ 100 (£ 10.000 ou mais). Exemplo: uma fatura de £ 1.416 paga com 30 dias de atraso, com a taxa básica em 3,75%, rende cerca de £ 13,70 de juros mais £ 70 de compensação. Um projeto de lei apresentado em maio de 2026 propõe tornar os 60 dias um limite fixo; acompanhe a tramitação antes de contar com isso.
• Com pessoas físicas: deixe claros o vencimento e a forma de pagamento e mande um lembrete educado no dia seguinte ao vencimento.

Como fazer uma fatura, passo a passo

Erros que atrasam o pagamento

• Uma descrição vaga. “Serviços prestados” não basta. Descreva o que foi feito, quando e por quanto.
• Sem data de vencimento. Sem data, nada nunca está atrasado, e você não tem base para cobrar.
• Faturar tarde. Envie a fatura assim que o trabalho for entregue.
• Nunca cobrar. Programe um lembrete curto para o dia seguinte ao vencimento; cada dia sem cobrança deixa o atraso crescer.
• Misturar a conta pessoal com a do negócio. Uma conta só para o negócio (ou para o MEI) facilita ver quem já pagou.

Primeiro o orçamento, depois a fatura

Nos trabalhos maiores, comece com um orçamento. Quando o cliente aprovar, ele vira uma fatura com as mesmas linhas, e você tem um preço aprovado para mostrar se houver discussão.

Modelo de fatura para copiar

FATURA Nº [FAT-2026-042]
Data de emissão: [DD/MM/AAAA]    Data do serviço ou da entrega: [DD/MM/AAAA]

[Seu nome ou razão social] · [Endereço] · [E-mail / telefone]
[CNPJ ou CPF · número da nota fiscal, se houver]

Cliente: [Nome do cliente] · [CNPJ ou CPF] · [Endereço]

Descrição                    Qtd.   Preço unit.   Valor
[Serviço ou produto]         [1]    [0,00]        [0,00]

Subtotal: [0,00]
Descontos ou impostos destacados: [0,00]
Total a pagar: [0,00]

Vencimento: [DD/MM/AAAA] · Pagamento via [Pix: chave / banco, agência e conta]
Informe o número da fatura na identificação do pagamento.

Uma observação sobre documentos eletrônicos: no Brasil, o documento fiscal oficial é a nota fiscal eletrônica, emitida em sistemas oficiais, e outros países também passaram a exigir faturas eletrônicas estruturadas entre empresas, por plataformas homologadas (a França, por exemplo, está implantando isso desde setembro de 2026). O Binome360 prepara orçamentos e faturas claros, mas não emite nota fiscal e não é uma plataforma homologada de faturamento eletrônico. Se essa obrigação vale para você, use o emissor oficial ou um fornecedor homologado e confirme com o seu contador.

Perguntas frequentes

Preciso ter empresa aberta para emitir uma fatura?

Para cobrar, não: autônomos e freelancers cobram no próprio nome o tempo todo. Mas, no Brasil, as empresas que contratam você costumam pedir nota fiscal, o que exige um CNPJ (como o de MEI) ou cadastro de autônomo na prefeitura, ou então pagam por RPA, o recibo de pagamento a autônomo. No Reino Unido, é preciso se registrar no Self Assessment quando a receita bruta passa de £ 1.000 no ano fiscal. Confira as regras com um contador antes de começar.

Posso fazer uma fatura à mão?

Sim, uma fatura escrita à mão vale como cobrança, desde que tenha todas as informações necessárias e siga a sua numeração. Mas ela é mais difícil de guardar, encontrar e copiar, e não substitui a nota fiscal quando ela é exigida. Uma ferramenta digital também acaba com os erros de conta.

E se o cliente não pagar?

Vá por etapas. Um lembrete amigável no dia seguinte ao vencimento, depois um segundo, uma semana mais tarde, mencionando a multa e os juros combinados. Se nada acontecer, envie uma notificação formal com um prazo claro. Em último caso, no Brasil, você pode recorrer ao Juizado Especial Cível (o antigo “pequenas causas”), para causas de até 40 salários mínimos; na Inglaterra e no País de Gales, existe o Money Claim Online.

Qual é a diferença entre fatura e recibo?

A fatura pede o pagamento e detalha a venda. O recibo prova que o pagamento foi feito. Você pode marcar uma fatura como “Paga”, com a data e a forma de pagamento, para que ela também sirva de comprovante. Nenhum dos dois substitui a nota fiscal quando ela é obrigatória.

Posso emitir uma fatura em moeda estrangeira?

Sim, na moeda combinada com o cliente. No Brasil, é o caso típico da invoice para clientes no exterior, e o dinheiro chega por uma operação de câmbio no banco ou na plataforma de pagamento. No Reino Unido, quem é registrado no VAT e fatura em outra moeda ainda precisa mostrar o valor do imposto em libras. Na dúvida sobre vendas internacionais, fale com o seu contador.

Em resumo

Uma boa fatura tem um número único numa sequência sem falhas, identifica claramente você e o cliente, descreve cada item com o seu valor e informa o vencimento e a forma de pagamento. Envie cedo, cobre sem demora, guarde os seus registros e, no Brasil, lembre que a nota fiscal, quando exigida, é um documento à parte.

Fontes

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” e orientações sobre faturas com VAT.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” (seções 4.1 e 4.5) e VAT Notice 700 (seção 16.4).
• Office of the Small Business Commissioner, dados sobre atrasos de pagamento, março de 2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk.
• GOV.UK, “Making Tax Digital for Income Tax”.

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