Cara membuat invoice: isi wajib, contoh, dan kesalahan umum

Untuk apa invoice

Invoice punya tiga fungsi sekaligus: permintaan pembayaran, catatan penjualan, dan dokumen pembukuan. Bagian keuangan klienmu butuh invoice untuk membayarmu, dan kamu butuh invoice untuk melacak penghasilan serta mengurus pajak.

Membuatnya dengan benar berpengaruh langsung pada arus kas. Sebagai gambaran dari luar negeri, Small Business Commissioner di Inggris memperkirakan pada Maret 2026 bahwa keterlambatan pembayaran merugikan ekonomi Inggris hampir £11 miliar per tahun dan menyebabkan 38 usaha tutup setiap hari.

Jangan tertukar antara invoice dan:

• penawaran harga atau estimasi, yang mengusulkan harga sebelum pekerjaan dimulai;
• proforma invoice, yang menyajikan penawaran atau mendukung urusan administrasi seperti bea cukai, tetapi bukan permintaan pembayaran;
• kwitansi, yang membuktikan bahwa pembayaran sudah dilakukan.

Isi invoice: apa saja yang wajib dicantumkan

Tergantung situasimu, kamu mungkin juga perlu mencantumkan:

• Kalau kamu PKP: NPWP, tarif dan nominal PPN, serta harga sebelum pajak. Tarif PPN efektif untuk sebagian besar barang dan jasa adalah 11% (12% untuk barang mewah sejak 2025). Ingat, invoice komersial bukan faktur pajak: faktur pajak dibuat terpisah lewat e-Faktur di sistem DJP, dan klien yang juga PKP biasanya memintanya untuk mengkreditkan PPN.
• Kalau usahamu berbadan hukum (PT atau CV): nama usaha persis seperti di akta, NPWP badan, dan alamat kantor yang terdaftar.
• Kalau kliennya perusahaan besar atau instansi: mereka sering meminta nomor PO (purchase order), NPWP, dan lampiran seperti berita acara serah terima. Tanyakan daftar dokumennya sebelum mengirim invoice, supaya pembayaran tidak tertahan di bagian keuangan.
• Untuk klien luar negeri: mata uangnya, dan detail bank untuk transfer internasional (nama bank, nomor rekening, kode SWIFT).

Penomoran invoice: aturan yang tidak boleh dilanggar

Setiap invoice butuh nomor yang unik, dan nomornya harus mengikuti satu urutan tanpa putus. Tidak ada nomor yang terlewat, tidak ada yang dobel, tidak ada yang mundur. Formatnya bebas (INV-2026-042, 042, 26-09-042), tapi pertahankan setelah kamu memilihnya.

Kalau ada kesalahan di invoice yang sudah terkirim, jangan dihapus atau diedit: terbitkan nota kredit yang membatalkannya, lalu invoice baru yang benar. Untuk faktur pajak yang salah, PKP memakai faktur pajak pengganti.

Termin pembayaran dan keterlambatan

Cantumkan ketentuan pembayaran dengan jelas di setiap invoice: berapa hari waktu yang dimiliki klien, dan bagaimana cara membayarnya.

• Ketentuan yang umum: “bayar saat invoice diterima”, 14 hari, 30 hari, atau termin bertahap (misalnya uang muka 50% di awal dan pelunasan saat pekerjaan selesai).
• Antarbisnis: di Indonesia, jangka waktu pembayaran antarbisnis umumnya ditentukan oleh kesepakatan, jadi tuliskan dengan jelas di penawaran harga atau kontrak, termasuk denda keterlambatan kalau ada. Sebagai perbandingan, di Inggris undang-undang memberi pemasok bunga keterlambatan 8% di atas suku bunga dasar Bank of England, ditambah kompensasi tetap £40 sampai £100 per invoice, dan RUU yang diajukan pada Mei 2026 mengusulkan batas tegas 60 hari.
• Dengan klien perorangan: jelaskan tanggal jatuh tempo dan cara pembayarannya (transfer bank, QRIS, atau dompet digital), lalu kirim pengingat yang sopan sehari setelah jatuh tempo.

Cara membuat invoice, langkah demi langkah

Kesalahan yang menunda pembayaran

• Deskripsi yang kabur. “Jasa” saja tidak cukup. Jelaskan apa yang dikerjakan, kapan, dan berapa biayanya.
• Tanpa tanggal jatuh tempo. Tanpa tanggal, tidak ada yang pernah terlambat, jadi kamu tidak punya dasar untuk menagih.
• Menagih terlambat. Kirim invoice begitu pekerjaan diserahkan.
• Tidak pernah menindaklanjuti. Jadwalkan pengingat singkat sehari setelah jatuh tempo; setiap hari tanpa pengingat membuat keterlambatannya makin panjang.
• Mencampur rekening pribadi dan usaha. Rekening khusus usaha memudahkanmu melihat siapa yang sudah membayar.

Penawaran harga dulu, invoice kemudian

Untuk pekerjaan yang lebih besar, mulailah dengan penawaran harga. Setelah klien setuju, penawaran itu menjadi invoice dengan baris-baris yang sama, dan kamu punya harga yang sudah disetujui untuk dijadikan pegangan kalau terjadi sengketa.

Template invoice yang bisa kamu salin

INVOICE No. [INV-2026-042]
Tanggal invoice: [DD Bln YYYY]    Tanggal penyerahan: [DD Bln YYYY]

[Nama usahamu] · [Alamat] · [Email / telepon]
[NPWP, jika ada]

Kepada: [Nama klien] · [Alamat]

Deskripsi                    Jml    Harga satuan    Jumlah
[Jasa atau produk]           [1]    [0]             [0]

Subtotal: [0]
PPN [tarif]: [0]
Total tagihan: [0]

Jatuh tempo: [DD Bln YYYY] · Bayar via [transfer bank: nama bank, no. rekening, atas nama / QRIS]
Cantumkan nomor invoice sebagai berita transfer.

Catatan soal faktur elektronik: di Indonesia, PKP wajib menerbitkan faktur pajak elektronik (e-Faktur) lewat sistem DJP, dan beberapa negara lain juga mulai mewajibkan invoice elektronik terstruktur antarbisnis (Prancis, misalnya, bertahap mulai September 2026). Binome360 membuat penawaran harga dan invoice yang rapi, tetapi bukan platform e-Faktur atau faktur elektronik bersertifikat. Kalau kewajiban itu berlaku untukmu, gunakan sistem resmi dan konsultasikan dengan konsultan pajakmu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah harus punya badan usaha untuk mengirim invoice?

Tidak. Freelancer dan pekerja lepas biasa menagih atas nama sendiri. Yang perlu diperhatikan adalah pajaknya: penghasilan dari usaha atau pekerjaan bebas tetap harus dilaporkan, dan aturannya tergantung situasimu, misalnya besar omzet dan apakah kamu PKP. Cek ketentuan di situs DJP atau tanyakan ke konsultan pajak.

Bisakah invoice ditulis tangan?

Bisa, invoice tulisan tangan tetap sah selama memuat semua data yang diperlukan dan mengikuti urutan nomormu. Tapi invoice seperti itu lebih sulit disimpan, dicari, dan disalin, dan tidak bisa menggantikan faktur pajak elektronik bagi PKP. Alat digital juga menghilangkan salah hitung.

Bagaimana kalau klien tidak membayar?

Lakukan bertahap. Pengingat yang ramah sehari setelah jatuh tempo, lalu pengingat kedua seminggu kemudian yang menyebut denda keterlambatan kalau sudah disepakati. Kalau tetap tidak ada kabar, kirim surat tagihan resmi (somasi) dengan tenggat yang jelas. Sebagai jalan terakhir, pengadilan negeri di Indonesia punya prosedur gugatan sederhana untuk sengketa bernilai kecil; negara lain punya prosedur serupa.

Apa bedanya invoice dan kwitansi?

Invoice meminta pembayaran dan merinci penjualan. Kwitansi membuktikan bahwa pembayaran sudah dilakukan. Kamu bisa menandai invoice sebagai “Lunas”, dengan tanggal dan cara pembayarannya, sehingga invoice itu juga menjadi bukti pembayaran. Tanda terima uang dengan nominal di atas Rp5 juta, seperti kwitansi, dikenai meterai Rp10.000.

Bolehkah menagih dalam mata uang asing?

Untuk klien di luar negeri, boleh: kamu bisa menagih dalam mata uang yang disepakati, karena perdagangan internasional termasuk pengecualian dari kewajiban memakai rupiah. Untuk transaksi di dalam Indonesia, UU Mata Uang pada dasarnya mewajibkan rupiah. Kalau kamu PKP, nilai PPN-nya tetap harus dinyatakan dalam rupiah untuk urusan pajak. Kalau ragu soal penjualan ke luar negeri, tanyakan ke konsultan pajakmu.

Ringkasnya

Invoice yang baik punya nomor unik dalam urutan tanpa putus, mencantumkan identitasmu dan klienmu dengan jelas, merinci setiap item beserta nominalnya, dan menyebutkan tanggal jatuh tempo serta cara membayar. Kirim secepatnya, tindak lanjuti tepat waktu, simpan arsipnya, dan cek aturan tambahan kalau kamu PKP.

Sumber

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” dan panduan tentang VAT invoice.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” (bagian 4.1 dan 4.5) dan VAT Notice 700 (bagian 16.4).
• Office of the Small Business Commissioner, data keterlambatan pembayaran, Maret 2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk.
• GOV.UK, “Making Tax Digital for Income Tax”.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.