Cách viết hóa đơn: nội dung cần có, mẫu và lỗi cần tránh

Hóa đơn dùng để làm gì

Hóa đơn cùng lúc là ba thứ: một yêu cầu thanh toán, một bản ghi giao dịch bán hàng và một chứng từ kế toán. Đó là thứ bộ phận kế toán của khách hàng cần để trả tiền cho bạn, và là thứ bạn cần để theo dõi thu nhập và kê khai thuế. Biết cách viết hóa đơn đúng ngay từ đầu giúp bạn tránh được phần lớn những lần bị trả chậm.

Làm đúng rất quan trọng với dòng tiền: tháng 3/2026, Văn phòng Ủy viên Doanh nghiệp Nhỏ của Anh (Small Business Commissioner) ước tính việc chậm thanh toán khiến nền kinh tế Anh thiệt hại gần 11 tỷ bảng mỗi năm và làm 38 doanh nghiệp đóng cửa mỗi ngày.

Đừng nhầm hóa đơn với:

• báo giá, dùng để đề xuất mức giá trước khi làm việc;
• hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice), dùng để trình bày một đề nghị hoặc phục vụ thủ tục như hải quan, nhưng không phải là yêu cầu thanh toán;
• biên lai hay phiếu thu, dùng để chứng minh một khoản tiền đã được trả.

Hóa đơn cần có những nội dung gì

Hóa đơn trên chỉ để minh họa bố cục. Thuế suất GTGT phổ biến ở Việt Nam là 10%, nhưng nhiều hàng hóa, dịch vụ đang được giảm tạm thời xuống 8%: hãy kiểm tra mức áp dụng cho đúng mặt hàng của bạn.

Tùy hoàn cảnh, bạn có thể cần thêm:

• Ở Việt Nam, nếu bạn thuộc diện phải xuất hóa đơn: hóa đơn phải là hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, lập qua một giải pháp hóa đơn điện tử, với các nội dung bắt buộc như số hóa đơn, tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán và người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền. Hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế để biết chi tiết áp dụng cho bạn.
• Ở Anh, nếu bạn đăng ký VAT: số đăng ký VAT, thời điểm cung cấp (tax point), thuế suất và tiền VAT cho từng mức thuế, và tổng tiền chưa có VAT. Hóa đơn VAT phải được lập trong vòng 30 ngày kể từ tax point. Với giao dịch từ 250 bảng trở xuống (đã gồm VAT), bạn được dùng hóa đơn rút gọn. Nếu lập hóa đơn bằng ngoại tệ, tổng tiền VAT vẫn phải thể hiện bằng bảng Anh.
• Ở Mỹ: không có mẫu chung toàn liên bang. Thuế bán hàng (sales tax) được ghi riêng (quy định khác nhau theo bang; Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire và Oregon không có sales tax cấp bang). Ghi mã EIN thay vì số An sinh Xã hội trên hóa đơn. Khách hàng doanh nghiệp thường yêu cầu mẫu W-9, và có thể gửi bạn mẫu 1099-NEC nếu trả bạn từ 2.000 USD trở lên trong một năm (ngưỡng áp dụng cho các khoản chi trả từ năm 2026). Điều khoản thường gặp là “Net 15” hoặc “Net 30”.
• Với khách hàng nước ngoài: loại tiền thanh toán, và thông tin ngân hàng để nhận chuyển khoản quốc tế (tên ngân hàng, mã SWIFT, số tài khoản).

Đánh số hóa đơn: quy tắc không được phá

Mỗi hóa đơn cần một số duy nhất, và các số phải nối nhau thành một dãy liên tục. Không bỏ trống, không trùng lặp, không quay ngược. Bạn có thể chọn định dạng (HĐ-2026-042, 042, 26-09-042), nhưng đã chọn rồi thì giữ nguyên. Với hóa đơn điện tử, phần mềm tự đánh số cho bạn.

Nếu một hóa đơn có sai sót, đừng xóa hay sửa nó sau khi đã gửi: hãy lập một chứng từ ghi giảm (credit note) để hủy nó, rồi lập một hóa đơn mới đúng. Với hóa đơn điện tử ở Việt Nam, sai sót được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế trên phần mềm; hãy hỏi kế toán hoặc nhà cung cấp phần mềm cách làm đúng.

Thời hạn thanh toán và chậm thanh toán

Ghi rõ điều khoản thanh toán trên mọi hóa đơn: khách hàng có bao nhiêu ngày, và trả bằng cách nào.

• Thời hạn thường gặp: “thanh toán ngay khi nhận hóa đơn”, 7 ngày, 15 ngày, 30 ngày.
• Ở Anh, giữa các doanh nghiệp: nếu không có thỏa thuận khác, hạn thanh toán là 30 ngày sau khi khách nhận hóa đơn hoặc nhận hàng hóa, dịch vụ, tùy mốc nào đến sau. Thời hạn thỏa thuận giữa doanh nghiệp thường tối đa 60 ngày. Sau đó bạn được đòi lãi luật định bằng lãi suất cơ bản của Ngân hàng Trung ương Anh cộng 8%, thêm tiền bồi thường cố định 40 bảng (nợ dưới 1.000 bảng), 70 bảng (từ 1.000 đến 9.999,99 bảng) hoặc 100 bảng (từ 10.000 bảng trở lên). Ví dụ: một hóa đơn 1.416 bảng trả chậm 30 ngày, với lãi suất cơ bản 3,75%, phát sinh khoảng 13,70 bảng tiền lãi cộng 70 bảng tiền bồi thường. Một dự luật của chính phủ Anh đưa ra vào tháng 5/2026 đề xuất biến mốc 60 ngày thành giới hạn bắt buộc; hãy theo dõi tiến trình trước khi dựa vào nó.
• Với khách hàng cá nhân: nói rõ hạn thanh toán và cách thanh toán, và gửi một lời nhắc lịch sự vào ngày hôm sau hạn.

Ở Việt Nam, cách chắc chắn nhất là ghi rõ hạn thanh toán và lãi chậm trả (nếu có) trong hợp đồng hoặc trong báo giá đã được khách chấp nhận: khi có tranh chấp, đó là căn cứ của bạn.

Cách viết hóa đơn từng bước

Những lỗi khiến bạn chậm nhận tiền

• Mô tả mơ hồ. “Dịch vụ” là chưa đủ. Hãy ghi rõ đã làm gì, khi nào và bao nhiêu tiền.
• Không có hạn thanh toán. Không có ngày thì chẳng khoản nào bị coi là trễ, và bạn không có cơ sở để nhắc.
• Gửi hóa đơn muộn. Hãy gửi ngay khi bàn giao xong công việc.
• Không bao giờ nhắc. Hẹn một lời nhắc ngắn vào ngày hôm sau hạn thanh toán; mỗi ngày không nhắc là mỗi ngày khoản chậm kéo dài thêm.
• Trộn tài khoản cá nhân với tài khoản kinh doanh. Một tài khoản riêng cho việc kinh doanh giúp bạn dễ thấy ai đã trả tiền.

Báo giá trước, hóa đơn sau

Với những việc lớn, hãy bắt đầu bằng một báo giá. Khi khách hàng chấp nhận, báo giá trở thành hóa đơn với cùng các dòng, và bạn có một mức giá đã được xác nhận để làm căn cứ nếu có tranh chấp.

Mẫu hóa đơn để chép

Ở Việt Nam, mẫu dưới đây dùng làm đề nghị thanh toán, hoặc làm hóa đơn gửi khách hàng nước ngoài; nó không thay thế hóa đơn điện tử khi bạn thuộc diện phải xuất hóa đơn.

HÓA ĐƠN Số [HĐ-2026-042]
Ngày lập: [dd/mm/yyyy]    Ngày cung cấp: [dd/mm/yyyy]

[Tên doanh nghiệp / hộ kinh doanh] · [Địa chỉ] · [Email / điện thoại]
[Mã số thuế, nếu có]

Khách hàng: [Tên khách hàng] · [Địa chỉ] · [Mã số thuế, nếu có]

Nội dung                     SL     Đơn giá       Thành tiền
[Dịch vụ hoặc sản phẩm]      [1]    [0]           [0]

Cộng tiền hàng: [0]
Thuế GTGT [thuế suất]: [0]
Tổng thanh toán: [0]

Hạn thanh toán: [dd/mm/yyyy] · Chuyển khoản: [ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản]
Vui lòng ghi số hóa đơn trong nội dung chuyển khoản.

Về hóa đơn điện tử: ngày càng nhiều quốc gia bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có cấu trúc, lập qua các nền tảng được cấp phép. Việt Nam đã bắt buộc hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, còn Pháp đang triển khai dần từ tháng 9/2026. Binome360 soạn báo giá và hóa đơn rõ ràng, nhưng không phải nền tảng hóa đơn điện tử được cấp phép. Nếu nghĩa vụ này áp dụng với bạn, hãy dùng một nhà cung cấp hóa đơn điện tử và hỏi kế toán của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Có cần đăng ký kinh doanh mới được gửi hóa đơn không?

Để gửi một đề nghị thanh toán thì không: người làm tự do vẫn thường gửi “hóa đơn” dưới tên mình, nhất là cho khách hàng nước ngoài. Nhưng ở Việt Nam, giấy tờ đó không phải hóa đơn điện tử hợp lệ. Nếu khách hàng trong nước cần hóa đơn để hạch toán, hãy hỏi cơ quan thuế nơi bạn đăng ký về cách được cấp hóa đơn, hoặc hỏi khách hàng xem họ cần chứng từ nào. Mỗi nước có quy định riêng: ở Anh, chẳng hạn, bạn phải đăng ký khai thuế Self Assessment khi thu nhập kinh doanh gộp vượt 1.000 bảng trong một năm tính thuế, và từ tháng 4/2026, người kinh doanh cá thể có thu nhập đủ điều kiện trên 50.000 bảng phải lưu sổ sách điện tử theo chương trình Making Tax Digital.

Có thể viết hóa đơn bằng tay không?

Một đề nghị thanh toán viết tay vẫn dùng được giữa hai bên, miễn là có đủ thông tin cần thiết và theo đúng dãy số của bạn. Nhưng nó khó lưu, khó tìm, khó sao chép, và không đáp ứng yêu cầu hóa đơn điện tử: ở Việt Nam, nếu bạn thuộc diện phải xuất hóa đơn, hóa đơn viết tay không thay được hóa đơn điện tử. Một công cụ số cũng giúp loại bỏ lỗi tính toán.

Nếu khách hàng không trả tiền thì sao?

Hãy đi từng bước. Một lời nhắc thân thiện vào ngày hôm sau hạn, rồi lời nhắc thứ hai một tuần sau, có nhắc đến lãi chậm trả nếu hợp đồng có quy định. Nếu vẫn không có kết quả, hãy gửi một văn bản đòi nợ chính thức với thời hạn cuối rõ ràng. Cuối cùng, ở Việt Nam, hãy nhờ luật sư tư vấn về hòa giải, trọng tài thương mại hoặc khởi kiện tại tòa; ở Anh và xứ Wales, có thể khởi kiện khoản nợ nhỏ trực tuyến qua Money Claim Online.

Hóa đơn và biên lai khác nhau thế nào?

Hóa đơn yêu cầu thanh toán và ghi chi tiết giao dịch bán hàng. Biên lai (hay phiếu thu) chứng minh khoản tiền đã được trả. Bạn có thể đánh dấu một hóa đơn là “Đã thanh toán”, kèm ngày và cách thanh toán, để nó cũng dùng làm bằng chứng đã trả tiền.

Có thể lập hóa đơn bằng ngoại tệ không?

Với khách hàng nước ngoài, có: bạn có thể lập hóa đơn bằng loại tiền đã thỏa thuận. Giữa các bên ở Việt Nam, việc dùng ngoại tệ bị hạn chế, và hóa đơn điện tử bằng ngoại tệ có quy định riêng (như ghi tỷ giá), nên hãy hỏi kế toán trước khi làm. Ở Anh, nếu bạn đăng ký VAT và lập hóa đơn bằng ngoại tệ, số tiền VAT vẫn phải thể hiện bằng bảng Anh.

Tóm lại

Một hóa đơn tốt có số duy nhất trong một dãy liên tục, xác định rõ bạn và khách hàng, mô tả từng mục kèm số tiền, và ghi rõ hạn cũng như cách thanh toán. Gửi sớm, nhắc kịp thời, lưu giữ chứng từ, và ở Việt Nam, hãy kiểm tra xem bạn có thuộc diện phải xuất hóa đơn điện tử hay không.

Nguồn

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” và hướng dẫn về hóa đơn VAT.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” (mục 4.1 và 4.5) và VAT Notice 700 (mục 16.4).
• Office of the Small Business Commissioner, số liệu về chậm thanh toán, tháng 3/2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk.
• GOV.UK, “Making Tax Digital for Income Tax”.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.