청구서 작성법: 꼭 넣을 항목, 예시, 피해야 할 실수

청구서는 무엇을 위한 걸까

청구서는 한 번에 세 가지 역할을 해요. 대금 요청, 거래 기록, 그리고 회계 자료예요. 고객사 경리팀이 돈을 보내려면 청구서가 필요하고, 나도 소득을 관리하고 세금을 신고하려면 청구서가 필요해요.

제대로 쓰는 게 현금 흐름에 중요해요. 영국 소기업 커미셔너(Small Business Commissioner)는 2026년 3월, 대금 지급 지연으로 영국 경제가 한 해 약 110억 파운드를 잃고 하루 38개 사업체가 문을 닫는다고 추산했어요.

청구서와 헷갈리지 말아야 할 것들이에요.

• 견적서: 일을 하기 전에 가격을 제안하는 문서;
• 프로포마 인보이스(견적 송장): 제안을 보여 주거나 통관 같은 절차에 쓰지만, 대금 청구는 아닌 문서;
• 영수증: 돈을 받았다는 증빙.

청구서에 넣어야 할 항목

상황에 따라 다음 항목도 필요할 수 있어요.

• 한국에서 부가세 과세사업자라면: 부가세 10%를 따로 표시하고, 사업자 고객에게는 홈택스 등을 통해 전자 세금계산서를 발급해요. 세금계산서의 필수 기재 사항과 발급 기한은 국세청 안내를 확인하세요. 청구서나 거래명세서는 세금계산서가 아니에요.
• 영국에서 VAT 등록 사업자라면: VAT 등록번호, 공급 시기(tax point), 세율별 VAT 세율과 세액, VAT를 뺀 합계를 적어야 해요. VAT 인보이스는 tax point로부터 30일 이내에 발행해요. VAT 포함 250파운드 이하 공급은 간이 인보이스가 허용돼요. 다른 통화로 청구해도 VAT 합계는 파운드로 표시해야 해요.
• 미국에서는: 연방 차원의 단일 양식은 없어요. 판매세는 따로 표시해요(주마다 규칙이 다르고, 알래스카, 델라웨어, 몬태나, 뉴햄프셔, 오리건은 주 판매세가 없어요). 사회보장번호 대신 EIN을 적어요. 사업자 고객은 흔히 W-9를 요청하고, 1년에 2,000달러 이상을 지급하면 Form 1099-NEC를 보낼 수 있어요(2026년 지급분부터 적용되는 기준). 흔한 조건은 'Net 15'나 'Net 30'이에요.
• 해외 고객이라면: 통화, 그리고 해외 송금을 받을 계좌 정보.

청구서 번호: 절대 어기면 안 되는 규칙

청구서마다 고유한 번호가 필요하고, 번호는 하나의 연속된 순서로 이어져야 해요. 빠진 번호도, 중복도, 거꾸로 가는 번호도 안 돼요. 형식(INV-2026-042, 042, 26-09-042)은 자유지만, 한번 정하면 계속 쓰세요.

청구서에 실수가 있으면 보낸 뒤에 지우거나 고치지 마세요. 원래 청구서를 취소하는 취소(마이너스) 청구서를 발행하고, 올바른 새 청구서를 다시 보내세요.

결제 기한과 대금 지연

청구서마다 결제 조건을 분명히 적으세요. 고객에게 며칠이 있는지, 어떻게 결제하는지요.

• 흔한 조건: '받는 즉시', 14일, 30일.
• 영국의 사업자 간 거래: 따로 합의하지 않았다면, 고객이 청구서나 물품·서비스를 받은 날 중 늦은 날로부터 30일 뒤가 결제 기한이에요. 사업자 간 합의 기한은 보통 60일이 상한이에요. 그 뒤에는 영란은행 기준금리에 8%를 더한 법정 이자와 정액 보상금 40파운드(1,000파운드 미만), 70파운드(1,000~9,999.99파운드), 100파운드(10,000파운드 이상)를 청구할 수 있어요. 예: 1,416파운드짜리 청구서가 30일 늦게 결제되고 기준금리가 3.75%라면, 이자 약 13.70파운드에 보상금 70파운드가 붙어요. 2026년 5월에 발의된 정부 법안은 60일을 확실한 상한으로 만들자고 제안하고 있으니, 기대기 전에 진행 상황을 확인하세요.
• 개인 고객과 거래할 때: 결제 기한과 결제 방법을 분명히 알리고, 기한 다음 날 정중하게 안내 메시지를 보내세요.

청구서 작성법, 단계별로

대금을 늦게 받게 만드는 실수

• 애매한 내역. '용역비'로는 부족해요. 무엇을, 언제, 얼마에 했는지 적으세요.
• 결제 기한 없음. 기한이 없으면 아무것도 늦은 게 아니니, 독촉할 근거도 없어요.
• 늦은 청구. 일을 넘기자마자 청구서를 보내세요.
• 확인 연락 안 하기. 기한 다음 날에 짧은 안내를 예약해 두세요. 연락 없는 하루하루가 지연을 키워요.
• 개인 통장과 사업 통장 섞기. 사업용 통장을 따로 두면 누가 입금했는지 한눈에 보여요.

견적서 먼저, 청구서는 그다음

규모가 큰 일은 견적서부터 시작하세요. 고객이 승인하면 같은 내역 그대로 청구서가 되고, 분쟁이 생겨도 합의한 가격을 근거로 보여 줄 수 있어요.

그대로 복사해 쓰는 청구서 양식

청구서 번호 [INV-2026-042]
발행일: [YYYY.MM.DD]    공급일: [YYYY.MM.DD]

[상호] · [주소] · [이메일 / 전화번호]
[사업자등록번호, 있는 경우]

받는 분: [고객 이름 또는 상호] · [주소]

내역                         수량   단가          금액
[서비스 또는 상품]           [1]    [0원]         [0원]

공급가액: [0원]
부가세 [세율]: [0원]
청구 총액: [0원]

결제 기한: [YYYY.MM.DD] · 결제 방법 [계좌이체: 은행명 / 계좌번호 / 예금주]
입금자명에 청구서 번호를 함께 적어 주세요.

전자 인보이스에 대한 참고: 몇몇 나라는 이제 사업자 간 거래에 승인된 플랫폼을 통한 구조화된 전자 인보이스를 요구해요(예를 들어 프랑스는 2026년 9월부터 단계적으로 도입해요). 한국에서도 부가세 과세사업자는 홈택스 등을 통해 전자 세금계산서를 발급해요. Binome360은 깔끔한 견적서와 청구서를 만들지만, 인증된 전자 인보이스 플랫폼이 아니고 세금계산서를 발급하지도 않아요. 해당 의무가 있다면 승인된 서비스를 쓰고 세무사와 확인하세요.

자주 묻는 질문

청구서를 보내려면 사업자 등록이 꼭 필요한가요?

아니요. 개인 프리랜서도 자기 이름으로 늘 청구서를 보내요. 다만 한국에서 세금계산서는 부가세 과세사업자가 발급하는 문서라서, 고객사가 세금계산서를 요구한다면 사업자 등록 여부를 세무서나 세무사와 먼저 확인하세요. 영국에서는 한 과세연도의 총 사업 소득이 1,000파운드 공제 한도를 넘으면 Self Assessment 등록이 필요하고, 2026년 4월부터는 해당 소득이 5만 파운드를 넘는 개인사업자가 Making Tax Digital에 따라 디지털 기록을 남겨야 해요.

청구서를 손으로 써도 되나요?

네. 필요한 항목이 모두 있고 번호 순서를 지킨다면 손으로 쓴 청구서도 유효해요. 하지만 보관하고, 찾고, 복사하기가 더 어렵고, 전자 인보이스 의무가 있는 곳에서는 요건을 채우지 못해요. 디지털 도구를 쓰면 계산 실수도 사라져요.

고객이 돈을 안 주면요?

단계적으로 가세요. 기한 다음 날 친절한 안내, 일주일 뒤 지연 이자를 언급한 두 번째 안내를 보내세요. 그래도 소식이 없으면 분명한 기한을 적은 정식 최종 독촉장을 보내세요. 마지막 수단으로 잉글랜드와 웨일스에서는 Money Claim Online으로 소액 청구를 온라인으로 시작할 수 있어요. 한국에도 지급명령 같은 간이 절차가 있으니 법률 상담을 받아 보세요.

청구서와 영수증은 어떻게 다른가요?

청구서는 대금을 요청하고 거래 내용을 담아요. 영수증은 돈을 받았다는 증빙이에요. 청구서에 결제일과 결제 방법을 적어 '결제 완료'로 표시하면 결제 증빙으로도 쓸 수 있어요.

외화로 청구해도 되나요?

네. 고객과 합의한 통화로 청구할 수 있어요. 영국 VAT 등록 사업자가 다른 통화로 청구할 때는 VAT 금액을 파운드로도 표시해야 해요. 해외 거래가 헷갈린다면 세무사에게 물어보세요.

정리하면

좋은 청구서는 끊기지 않는 순서의 고유 번호가 있고, 나와 고객을 분명히 밝히고, 항목마다 금액을 적고, 결제 기한과 방법을 알려 줘요. 일찍 보내고, 제때 확인 연락을 하고, 기록을 보관하세요. 부가세 과세사업자라면 세금계산서 발급 의무도 따로 확인하세요.

출처

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” and guidance on VAT invoices.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” (sections 4.1 and 4.5) and VAT Notice 700 (section 16.4).
• Office of the Small Business Commissioner, late payment figures, March 2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk.
• GOV.UK, “Making Tax Digital for Income Tax”.

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