Cómo hacer una factura: qué debe llevar, ejemplo y errores

Para qué sirve una factura

Una factura es tres cosas a la vez: una solicitud de pago, un registro de la venta y un documento contable. Es lo que el área de cuentas por pagar de tu cliente necesita para pagarte (en México, casi ninguna empresa paga sin CFDI, porque lo necesita para deducir el gasto), y lo que tú necesitas para llevar tus ingresos y presentar tus impuestos.

Hacerla bien importa para tu flujo de efectivo: en el Reino Unido, el Small Business Commissioner estimó en marzo de 2026 que los pagos atrasados le cuestan a la economía casi 11,000 millones de libras al año y provocan el cierre de 38 empresas al día.

No confundas una factura con:

• una cotización o presupuesto, que propone un precio antes del trabajo;
• una factura proforma, que presenta una oferta o sirve para trámites como la aduana, pero no es un cobro;
• un recibo, que demuestra que un pago se hizo.

Qué debe llevar una factura

Según tu situación, también puedes necesitar:

• En México, si tu cliente necesita factura fiscal: tiene que ser un CFDI, que generas gratis en el portal del SAT o con un proveedor autorizado (PAC), usando tu e.firma o tu certificado de sello digital. Además de lo anterior, lleva el régimen fiscal y el código postal de ambas partes, el uso del CFDI, la forma y el método de pago, y el folio fiscal que se asigna al timbrarlo. Un documento hecho con una plantilla no lo sustituye.
• En España: el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) fija los datos obligatorios, entre ellos el NIF de quien emite y, en general, el de quien recibe, y el tipo de IVA aplicado (21% el general).
• En Estados Unidos: no hay un formato federal único. Muestra el impuesto sobre las ventas por separado (las reglas cambian según el estado; Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregon no tienen impuesto estatal sobre las ventas). Pon tu EIN en lugar de tu número de Seguro Social. Los clientes empresariales suelen pedir un formulario W-9 y pueden enviarte un formulario 1099-NEC si te pagan 2,000 dólares o más en un año (el umbral para los pagos hechos desde 2026). Los plazos habituales son “Net 15” o “Net 30”.
• Para clientes en el extranjero: la moneda y tus datos bancarios para transferencias internacionales.

Numeración de facturas: la regla que no puedes romper

Cada factura necesita un número único, y los números deben seguir una sola secuencia continua. Sin saltos, sin duplicados, sin volver atrás. Puedes elegir el formato (F-2026-042, 042, 26-09-042), pero mantenlo una vez que lo elijas. En España, el Reglamento de facturación exige esa numeración correlativa; en México, cada CFDI recibe además un folio fiscal único al timbrarse, pero una serie y un folio propios consecutivos te ahorran confusiones.

Si una factura tiene un error, no la borres ni la modifiques después de enviarla: emite una nota de crédito que la anule (en España, una factura rectificativa) y luego una factura nueva y correcta. En México, un CFDI con errores se cancela ante el SAT, a veces con la aceptación de tu cliente, y se sustituye por uno nuevo.

Condiciones de pago y pagos atrasados

Escribe tus condiciones de pago con claridad en cada factura: cuántos días tiene el cliente y cómo debe pagar.

• Plazos habituales: “al recibir la factura”, 15 días, 30 días.
• Entre empresas: en México, si no pactaron otro interés, el Código de Comercio fija un interés legal del 6% anual por los pagos atrasados; con la factura de arriba ($21,112) pagada 30 días tarde, serían unos $104. En España, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un plazo de 30 días si no se acordó otro (60 como máximo entre empresas), un interés de demora del tipo del BCE más 8 puntos y 40 € de compensación por factura. En el Reino Unido, la ley permite cobrar un 8% sobre la tasa base del Banco de Inglaterra, más una compensación fija de 40 a 100 libras.
• Con particulares: deja clara la fecha límite y la forma de pago, y manda un recordatorio amable al día siguiente del vencimiento.

Cómo hacer una factura, paso a paso

Errores que retrasan el pago

• Una descripción vaga. “Servicios” no basta. Describe qué hiciste, cuándo y por cuánto.
• Sin fecha límite. Sin una fecha, nada llega nunca tarde, así que no tienes base para cobrar.
• Facturar tarde. Envía la factura en cuanto entregues el trabajo.
• No dar seguimiento nunca. Programa un recordatorio breve para el día siguiente al vencimiento; cada día sin él deja que el retraso crezca.
• Mezclar cuentas personales y del negocio. Una cuenta solo para el negocio te deja ver fácilmente quién ya te pagó.

Primero la cotización, después la factura

Para trabajos grandes, empieza con una cotización. Cuando el cliente la acepta, se convierte en una factura con las mismas líneas, y tienes un precio aceptado al cual remitirte si hay un desacuerdo.

Plantilla de factura para copiar

FACTURA No. [F-2026-042]
Fecha de emisión: [DD/MM/AAAA]    Fecha del servicio: [DD/MM/AAAA]

[Nombre de tu negocio] · [Dirección] · [Correo / teléfono]
[RFC y régimen fiscal / NIF, si aplica]

Cliente: [Nombre o razón social] · [RFC / NIF] · [Domicilio]

Descripción                  Cant.  Precio unit.  Importe
[Servicio o producto]        [1]    [0.00]        [0.00]

Subtotal: [0.00]
IVA [tasa]: [0.00]
Total a pagar: [0.00]

Fecha límite de pago: [DD/MM/AAAA] · Pago por [transferencia: CLABE o IBAN]
Usa el número de factura como referencia de pago.

Una nota sobre la factura electrónica: en México, toda factura con validez fiscal es un CFDI, y solo se timbra en el SAT o con un PAC; otros países van por el mismo camino (Francia lo introduce por etapas desde septiembre de 2026, por ejemplo). Binome360 prepara cotizaciones y facturas claras, pero no es una plataforma certificada de facturación electrónica: sus documentos no son CFDI. Si tu cliente necesita factura fiscal, emítela en el portal del SAT o con un PAC, y consulta a tu contador.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una empresa para hacer una factura?

No. Muchísimos independientes y profesionistas facturan a su nombre, como personas físicas. Eso sí, en México, para emitir un CFDI tienes que estar inscrito en el RFC con una actividad y un régimen fiscal (por ejemplo, el Régimen Simplificado de Confianza o el de actividades profesionales) y tener tu e.firma. Tu contador o el SAT te dicen cuál te corresponde. En otros países, revisa las reglas equivalentes.

¿Puedo hacer una factura a mano?

En México, no como factura fiscal: desde 2014, todo comprobante fiscal tiene que ser un CFDI. Una nota a mano solo sirve como comprobante informal. En otros países, como España, una factura escrita a mano puede ser válida si lleva todos los datos obligatorios y respeta tu numeración, pero es más difícil de guardar, encontrar y copiar. Una herramienta digital, además, elimina los errores de cálculo.

¿Y si un cliente no me paga?

Ve paso a paso. Un recordatorio amable al día siguiente del vencimiento, y un segundo una semana después que mencione los intereses por pago atrasado. Si no pasa nada, envía una carta formal de requerimiento con un plazo claro. Como último recurso, en Inglaterra y Gales puedes iniciar una demanda de menor cuantía en línea con Money Claim Online; en México y en otros países existen vías judiciales para reclamar una deuda, y conviene hacerlo con un abogado.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?

Una factura pide el pago y detalla la venta. Un recibo demuestra que el pago se hizo. Puedes marcar una factura como “Pagada”, con la fecha y la forma de pago, para que también sirva como comprobante de pago. En México, si emitiste un CFDI con pago diferido (PPD), el cobro se ampara con un complemento de pago.

¿Puedo facturar en moneda extranjera?

Sí, puedes facturar en la moneda que acordaste con tu cliente. En México, un CFDI puede emitirse en dólares o en otra moneda, indicando el tipo de cambio. Si tienes dudas sobre ventas internacionales, pregúntale a tu contador.

En resumen

Una buena factura tiene un número único dentro de una secuencia sin saltos, te identifica a ti y a tu cliente, describe cada concepto con su importe e indica la fecha límite y la forma de pago. Envíala pronto, da seguimiento a tiempo, guarda tus registros y, en México, emite el CFDI cuando tu cliente necesite factura fiscal.

Fuentes

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” y guía sobre facturas con IVA.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” (secciones 4.1 y 4.5) y VAT Notice 700 (sección 16.4).
• Office of the Small Business Commissioner, cifras sobre pagos atrasados, marzo de 2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk.
• GOV.UK, “Making Tax Digital for Income Tax”.

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