วิธีทำใบแจ้งหนี้: ต้องมีอะไรบ้าง ตัวอย่าง และจุดที่มักพลาด

ใบแจ้งหนี้มีไว้ทำอะไร

ใบแจ้งหนี้เป็น 3 อย่างในเวลาเดียวกัน: คำขอให้ชำระเงิน หลักฐานการขาย และเอกสารทางบัญชี เป็นสิ่งที่ฝ่ายบัญชีของลูกค้าต้องใช้เพื่อจ่ายเงินให้คุณ และเป็นสิ่งที่คุณต้องใช้เพื่อติดตามรายได้และยื่นภาษี

การทำให้ถูกต้องมีผลต่อกระแสเงินสด: ในสหราชอาณาจักร Small Business Commissioner ประเมินเมื่อมีนาคม 2026 ว่าการจ่ายเงินล่าช้าทำให้เศรษฐกิจเสียหายเกือบ 11,000 ล้านปอนด์ต่อปี และทำให้ธุรกิจปิดตัววันละ 38 แห่ง

อย่าสับสนใบแจ้งหนี้กับ:

• ใบเสนอราคา ซึ่งเสนอราคาก่อนเริ่มงาน
• ใบแจ้งหนี้เบื้องต้น (proforma invoice) ซึ่งใช้แสดงข้อเสนอหรือประกอบพิธีการ เช่น ศุลกากร แต่ไม่ใช่การเรียกเก็บเงิน
• ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเป็นหลักฐานว่าได้รับชำระเงินแล้ว

ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

ขึ้นกับสถานการณ์ของคุณ อาจต้องมีเพิ่ม:

• ในไทย ถ้าคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม: คุณเรียกเก็บ VAT 7% และต้องออกใบกำกับภาษี (หรือ e-Tax Invoice) ที่มีรายการตามที่กรมสรรพากรกำหนด ใบแจ้งหนี้แสดงยอด VAT ได้ แต่ไม่ได้ทำหน้าที่แทนใบกำกับภาษี ถ้าไม่ได้จดทะเบียน อย่าเรียกเก็บ VAT และอย่าเรียกเอกสารของคุณว่าใบกำกับภาษี
• ถ้าเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน: ใช้ชื่อตามที่จดทะเบียน และควรแสดงเลขทะเบียนนิติบุคคลกับที่อยู่สำนักงานใหญ่
• ในสหราชอาณาจักรและสหรัฐฯ: ผู้จดทะเบียน VAT ในสหราชอาณาจักรต้องใส่เลขทะเบียน VAT วันที่ส่งมอบ (tax point) อัตราและยอด VAT และยอดก่อน VAT และออกภายใน 30 วัน ส่วนในสหรัฐฯ ไม่มีรูปแบบกลางระดับประเทศ ภาษีขาย (sales tax) แสดงแยก กฎต่างกันไปแต่ละรัฐ และลูกค้าธุรกิจมักขอแบบฟอร์ม W-9 เงื่อนไขที่พบบ่อยคือ “Net 15” หรือ “Net 30”
• สำหรับลูกค้าต่างประเทศ: ระบุสกุลเงิน และรายละเอียดบัญชีธนาคารสำหรับรับโอนจากต่างประเทศ

การรันเลขที่ใบแจ้งหนี้: กฎที่ห้ามพลาด

ใบแจ้งหนี้แต่ละใบต้องมีเลขที่ไม่ซ้ำกัน และเลขที่ควรเรียงเป็นลำดับต่อเนื่องชุดเดียว ไม่ข้าม ไม่ซ้ำ ไม่ย้อนกลับ คุณเลือกรูปแบบได้ (INV-2026-042, 042, 26-09-042) แต่เลือกแล้วให้ใช้ต่อไป

ถ้าใบแจ้งหนี้มีข้อผิดพลาด อย่าลบหรือแก้หลังส่งไปแล้ว ให้ออกใบลดหนี้เพื่อยกเลิก แล้วออกใบแจ้งหนี้ใหม่ที่ถูกต้อง

เงื่อนไขการชำระเงินและการจ่ายช้า

ระบุเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัดในใบแจ้งหนี้ทุกใบ: ลูกค้ามีเวลากี่วัน และจ่ายด้วยวิธีไหน

• เงื่อนไขที่พบบ่อย: “ชำระทันทีเมื่อได้รับ” 14 วัน 30 วัน ในไทยมักเรียกระยะเวลานี้ว่าเครดิตเทอม
• ระหว่างธุรกิจในสหราชอาณาจักร: ถ้าไม่ได้ตกลงอื่น ต้องชำระภายใน 30 วันหลังลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้หรือสินค้า/บริการ แล้วแต่ว่าอย่างไหนหลังกว่า ระหว่างธุรกิจมักจำกัดไว้ไม่เกิน 60 วัน จากนั้นเรียกดอกเบี้ยตามกฎหมาย 8% เหนืออัตราดอกเบี้ยนโยบายของ Bank of England ได้ บวกค่าชดเชยคงที่ 40 ปอนด์ (หนี้ต่ำกว่า 1,000 ปอนด์) 70 ปอนด์ (1,000 ถึง 9,999.99 ปอนด์) หรือ 100 ปอนด์ (10,000 ปอนด์ขึ้นไป) ตัวอย่าง: ใบแจ้งหนี้ 1,416 ปอนด์ที่จ่ายช้า 30 วัน เมื่ออัตราดอกเบี้ยนโยบายอยู่ที่ 3.75% ได้ดอกเบี้ยราว 13.70 ปอนด์ บวกค่าชดเชย 70 ปอนด์ ร่างกฎหมายที่รัฐบาลเสนอเมื่อพฤษภาคม 2026 จะทำให้ 60 วันเป็นเพดานตายตัว ให้ติดตามความคืบหน้าก่อนอ้างอิง
• กับลูกค้าบุคคลทั่วไป: บอกวันครบกำหนดและวิธีชำระให้ชัด และส่งข้อความเตือนอย่างสุภาพในวันถัดจากวันครบกำหนด

วิธีทำใบแจ้งหนี้ทีละขั้น

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ได้เงินช้า

• รายละเอียดคลุมเครือ “ค่าบริการ” ไม่พอ บอกว่าทำอะไร เมื่อไหร่ และเท่าไหร่
• ไม่มีวันครบกำหนด ถ้าไม่มีวันที่ ก็ไม่มีอะไร “ช้า” คุณจึงไม่มีหลักในการทวง
• ออกใบแจ้งหนี้ช้า ส่งทันทีที่ส่งมอบงาน
• ไม่เคยตามทวง ตั้งข้อความเตือนสั้น ๆ ไว้วันถัดจากวันครบกำหนด ทุกวันที่ไม่ได้ทวงทำให้ความล่าช้ายืดออกไป
• ปนบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจ บัญชีธุรกิจแยกต่างหากทำให้เห็นง่ายว่าใครจ่ายแล้ว

ใบเสนอราคาก่อน ใบแจ้งหนี้ทีหลัง

สำหรับงานใหญ่ ให้เริ่มด้วยใบเสนอราคา เมื่อลูกค้าตกลง มันจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีรายการเดียวกัน และคุณมีราคาที่ตกลงกันไว้ใช้อ้างอิงถ้ามีข้อโต้แย้ง

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่คัดลอกไปใช้ได้

ใบแจ้งหนี้ เลขที่ [INV-2026-042]
วันที่ออก: [วว ดดด ปปปป]    วันที่ส่งมอบงาน: [วว ดดด ปปปป]

[ชื่อธุรกิจของคุณ] · [ที่อยู่] · [อีเมล / โทรศัพท์]
[เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้ามี]

เรียกเก็บจาก: [ชื่อลูกค้า] · [ที่อยู่]

รายการ                        จำนวน   ราคาต่อหน่วย   จำนวนเงิน
[บริการหรือสินค้า]              [1]    [0.00]        [0.00]

รวมเป็นเงิน: [0.00]
ภาษี [อัตรา]: [0.00]
ยอดที่ต้องชำระ: [0.00]

ครบกำหนด: [วว ดดด ปปปป] · ชำระโดย [โอนเข้าบัญชี: ธนาคาร / เลขที่บัญชี หรือพร้อมเพย์]
กรุณาระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงการชำระเงิน

หมายเหตุเรื่องใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์: หลายประเทศกำหนดให้ธุรกิจใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบมีโครงสร้างผ่านแพลตฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ (เช่น ฝรั่งเศสเริ่มทยอยบังคับตั้งแต่กันยายน 2026) ในไทย ผู้จดทะเบียน VAT ออกใบกำกับภาษีเป็น e-Tax Invoice ได้ Binome360 ทำใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจน แต่ไม่ใช่ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง และเอกสารของเราไม่ใช่ใบกำกับภาษี ถ้าคุณมีหน้าที่นั้น ให้ใช้ผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติและปรึกษานักบัญชีของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

ต้องจดทะเบียนธุรกิจก่อนถึงจะออกใบแจ้งหนี้ได้ไหม?

ไม่ต้อง ฟรีแลนซ์และผู้ประกอบการรายเดียวออกใบแจ้งหนี้ในชื่อตัวเองกันเป็นปกติ สิ่งที่ต้องทำคือแจ้งรายได้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และตรวจกับกรมสรรพากรว่าเมื่อไหร่ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ในต่างประเทศมีกฎของตัวเอง เช่น ในสหราชอาณาจักรต้องลงทะเบียน Self Assessment เมื่อรายได้จากการค้าเกิน 1,000 ปอนด์ในปีภาษี

เขียนใบแจ้งหนี้ด้วยมือได้ไหม?

ได้ ใบแจ้งหนี้เขียนมือใช้ได้ถ้ามีข้อมูลที่จำเป็นครบและเลขที่เรียงตามลำดับ แต่เก็บ ค้นหา และทำสำเนายากกว่า และใช้ไม่ได้ในกรณีที่ต้องเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องมือดิจิทัลยังช่วยตัดความผิดพลาดในการคำนวณด้วย

ถ้าลูกค้าไม่จ่ายล่ะ?

ทำทีละขั้น ข้อความเตือนแบบเป็นมิตรในวันถัดจากวันครบกำหนด แล้วครั้งที่สองอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมา ถ้ายังเงียบ ส่งหนังสือทวงถามอย่างเป็นทางการพร้อมกำหนดเส้นตายที่ชัดเจน ทางสุดท้าย ในอังกฤษและเวลส์ฟ้องคดีเล็กออนไลน์ผ่าน Money Claim Online ได้ ประเทศอื่นรวมถึงไทยก็มีกระบวนการสำหรับคดีเล็กคล้ายกัน ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายก่อน

ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงินต่างกันอย่างไร?

ใบแจ้งหนี้ขอให้ชำระเงินและแสดงรายละเอียดการขาย ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานว่าได้รับชำระแล้ว คุณทำเครื่องหมาย “ชำระแล้ว” บนใบแจ้งหนี้ พร้อมวันที่และวิธีชำระ เพื่อให้ใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินได้ด้วย

ออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินต่างประเทศได้ไหม?

ได้ ใช้สกุลเงินที่ตกลงกับลูกค้า บางประเทศมีกฎเพิ่ม เช่น ผู้จดทะเบียน VAT ในสหราชอาณาจักรต้องแสดงยอด VAT เป็นเงินปอนด์ ถ้าไม่แน่ใจเรื่องการขายต่างประเทศ ให้ถามนักบัญชีของคุณ

สรุป

ใบแจ้งหนี้ที่ดีมีเลขที่ไม่ซ้ำในลำดับที่ไม่ขาดตอน ระบุตัวคุณและลูกค้าชัดเจน อธิบายแต่ละรายการพร้อมจำนวนเงิน และบอกวันครบกำหนดกับวิธีชำระ ส่งเร็ว ตามทวงทันที เก็บเอกสารไว้ และตรวจกฎเพิ่มเติมถ้าคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะใบกำกับภาษีเป็นอีกเอกสารหนึ่ง

แหล่งอ้างอิง

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” และแนวทางเรื่อง VAT invoices
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” (ข้อ 4.1 และ 4.5) และ VAT Notice 700 (ข้อ 16.4)
• Office of the Small Business Commissioner, ตัวเลขการจ่ายเงินล่าช้า มีนาคม 2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk
• GOV.UK, “Making Tax Digital for Income Tax”

มีให้อ่านเป็นภาษา English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.