請款單怎麼寫？必填項目、範例和常見錯誤

請款單有什麼用

一張請款單同時是三樣東西：付款請求、交易紀錄和會計文件。客戶的會計需要它才能付款給你，你也需要它來追蹤收入和報稅。

寫對它對現金流很重要。以國外為例，英國小型企業專員（Small Business Commissioner）在 2026 年 3 月估計，逾期付款每年讓英國經濟損失將近 110 億英鎊，每天造成 38 家企業倒閉。

請款單不要和這些搞混：

• 報價單或估價單：在工作開始前提出價格；
• 形式發票（proforma invoice）：用來呈現報價或辦理通關等手續，但不是付款請求；
• 收據：證明款項已經付了。

請款單要寫哪些項目

依你的情況，可能還需要：

• 在台灣，如果你是營業人： 依規定要開立統一發票或電子發票，營業稅一般稅率為 5%。請款單上可以分別列出未稅金額、營業稅和含稅總額，並註明「統一發票另行開立」。要不要開發票、適用哪種稅率，請向國稅局或會計師確認。
• 如果你是公司行號： 寫上登記的公司名稱和統一編號。很多企業客戶的會計，沒有統一編號就沒辦法入帳付款。
• 在英國或美國： 英國登記 VAT 的營業人要寫上 VAT 登記號碼、稅率和每種稅率的稅額；美國沒有統一的聯邦格式，銷售稅要分開列，請款單上要用 EIN 而不是社會安全號碼，常見的條件是「Net 15」或「Net 30」。
• 國際客戶： 註明幣別，以及國際匯款需要的銀行資料（銀行名稱、帳號、SWIFT 代碼）。

請款單號：絕對不能破的規則

每張請款單都需要一個唯一的號碼，而且號碼要遵循同一個連續序列。不跳號、不重複、不倒退。格式你自己選（INV-2026-042、042、26-09-042），但選定之後就不要改。

如果一張已經送出的請款單有錯，不要刪掉或直接修改：把原單標註作廢並保留下來，再開一張新的、正確的請款單，註明它取代哪一號。

付款條件和逾期付款

每張請款單都要清楚寫出付款條件：客戶有幾天可以付款，以及怎麼付。

• 常見的條件：「收到即付」、14 天、30 天，或是台灣企業常見的「月結 30 天」「月結 60 天」。
• 企業之間： 在台灣，付款期限通常由雙方約定，所以要寫進報價單或合約，包括逾期怎麼處理。以英國為例，如果沒有其他約定，款項在客戶收到請款單或商品／服務之後 30 天到期（取較晚者），企業之間約定的期限通常以 60 天為上限；逾期時可以請求高於英格蘭銀行基準利率 8% 的法定利息，外加固定補償 £40（欠款低於 £1,000）、£70（£1,000 到 £9,999.99）或 £100（£10,000 以上）。計算範例：一張 £1,416 的請款單逾期 30 天付款，基準利率 3.75% 時，利息約 £13.70，再加 £70 的補償。英國政府在 2026 年 5 月提出法案，擬把 60 天定為硬性上限；要引用之前，先確認它的進度。
• 個人客戶： 講清楚付款期限和付款方式（銀行轉帳、LINE Pay、街口等行動支付），到期隔天禮貌地提醒一次。

請款單怎麼寫：一步一步來

讓款項卡住的錯誤

• 說明太模糊。 只寫「服務費」不夠。寫清楚做了什麼、什麼時候做的、多少錢。
• 沒有付款期限。 沒有日期，就永遠不算逾期，你也沒有催款的依據。
• 太晚請款。 工作一交付，就送出請款單。
• 從不跟進。 在到期隔天排一則簡短的提醒；每多一天沒提醒，拖延就多一天。
• 個人和公司帳戶混用。 開一個專門收款的帳戶，就能輕鬆看出誰付了錢。

先報價，再請款

比較大的案子，先從報價單開始。客戶接受之後，它就變成一張項目相同的請款單；萬一有爭議，你手上也有一份雙方同意過的價格。

可以直接照抄的請款單範本

請款單 No. [INV-2026-042]
請款日期：[YYYY/MM/DD]    交付日期：[YYYY/MM/DD]

[你的公司或工作室名稱] · [地址] · [Email／電話]
[統一編號，如適用]

請款對象：[客戶名稱] · [地址]

項目說明                     數量    單價          金額
[服務或商品]                 [1]     [0]           [0]

小計：[0]
營業稅 [稅率]：[0]
應付總額：[0]

付款期限：[YYYY/MM/DD] · 付款方式：[銀行轉帳：銀行名稱、分行、帳號、戶名]
匯款時請在備註填寫請款單號。

關於電子發票：有些國家現在規定企業之間要透過核可的平台開立結構化的電子發票（例如法國從 2026 年 9 月起分階段實施）。在台灣，營業人依規定開立統一發票或電子發票。Binome360 產生清楚的報價單和請款單，但它不能開立統一發票，也不是經過認證的電子發票平台。如果這些義務適用於你，請使用合格的開立管道，並向會計師確認。

常見問題

沒有辦營業登記，可以開請款單嗎？

可以。個人接案者和自由工作者一直都用自己的名字請款。不過，你需不需要辦營業登記、開立發票，以及接案收入怎麼報稅，請向國稅局或會計師確認。其他國家也各有規定，例如英國的個人業者在一個稅務年度的營業收入超過 £1,000 時，就要登記自行申報（Self Assessment）。

可以手寫請款單嗎？

可以。只要必要項目都有、也遵循你的編號序列，手寫請款單一樣有效。但它比較難保存、查找和複製，也不符合需要電子開立的場合。數位工具還能避免計算錯誤。

客戶不付款怎麼辦？

一步一步來。到期隔天先友善地提醒，一週後再發第二次提醒，提到逾期的處理方式。如果還是沒有動靜，寄一封正式的催告信（例如存證信函），給出明確的最後期限。最後手段是走法律程序：在台灣，可以向法院聲請支付命令或提起小額訴訟；英格蘭和威爾斯則可以透過 Money Claim Online 線上提出小額求償。

請款單和收據有什麼不同？

請款單是請對方付款，並列出交易明細。收據證明款項已經付了。你也可以在請款單上標註「已付款」，寫上日期和付款方式，讓它同時作為付款證明。

可以用外幣請款嗎？

可以，用你和客戶約定的幣別請款就好。例如在英國登記 VAT 的營業人用外幣開單時，VAT 金額仍然要用英鎊標示。跨國交易有疑問時，請教你的會計師。

重點整理

一張好的請款單，有一個不中斷序列裡的唯一號碼，清楚標明你和客戶，逐項說明金額，並寫明付款期限和付款方式。早點送出、準時跟進、留好紀錄；如果你是要開統一發票的營業人，記得發票要另外開立。

資料來源

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” and guidance on VAT invoices.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” (sections 4.1 and 4.5) and VAT Notice 700 (section 16.4).
• Office of the Small Business Commissioner, late payment figures, March 2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk.
• GOV.UK, “Making Tax Digital for Income Tax”.

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