Fatura nasıl kesilir? Zorunlu bilgiler, örnek ve sık hatalar

Fatura ne işe yarar?

Fatura aynı anda üç şeydir: bir ödeme talebi, satışın kaydı ve bir muhasebe belgesi. Vergi Usul Kanunu da onu, satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı gösteren ticari belge olarak tanımlar. Müşterinin muhasebe biriminin sana ödeme yapmak için, senin de gelirini izlemek ve vergini beyan etmek için ihtiyaç duyduğun belge odur.

Doğru yapmak nakit akışın için önemlidir: Birleşik Krallık'ın Küçük İşletmeler Komiserliği, Mart 2026'da geç ödemelerin ülke ekonomisine yılda yaklaşık 11 milyar sterline mal olduğunu ve her gün 38 işletmenin kapanmasına yol açtığını tahmin etti.

Faturayı şunlarla karıştırma:

• iş başlamadan önce bir fiyat öneren fiyat teklifi;
• bir teklifi sunan ya da gümrük gibi işlemleri destekleyen ama ödeme talebi olmayan proforma fatura;
• bir ödemenin yapıldığını kanıtlayan makbuz (tahsilat makbuzu ya da banka dekontu).

Faturada neler olmalı?

Durumuna göre şunlar da gerekebilir:

• Türkiye'de e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura kapsamındaysan: faturayı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) sistemi üzerinden, e-Arşiv Portal'ı ya da bir özel entegratör aracılığıyla elektronik olarak düzenlersin. Kâğıt fatura kullanıyorsan onu yalnızca Maliye ile anlaşmalı bir matbaada basılmış, seri ve sıra numaralı fatura koçanına yazabilirsin; boş bir kâğıda yazılan belge fatura sayılmaz.
• Şirketsen (limited ya da anonim): ticaret unvanını tescil edildiği haliyle yaz; ticaret sicil ve MERSİS numaranı göstermek de iyi bir uygulamadır.
• Serbest meslek erbabıysan (avukat, danışman, bazı serbest tasarımcılar gibi): fatura yerine serbest meslek makbuzu düzenlersin; bugün bu belge elektronik olarak e-SMM şeklinde de düzenleniyor. Hangi belgeyi kesmen gerektiğinden emin değilsen mali müşavirine sor.
• Yurt dışındaki müşteriler için: para birimini ve uluslararası havale için banka bilgilerini (IBAN, SWIFT kodu) yaz. Hizmet ihracatında KDV istisnası söz konusu olabilir; koşullarını mali müşavirinle kontrol et.

Fatura numarası: çiğnenemeyecek kural

Her faturanın benzersiz bir numarası olmalı ve numaralar tek ve kesintisiz bir sıra izlemeli. Boşluk yok, tekrar yok, geriye dönüş yok. Kâğıt faturada seri ve sıra numarası koçana matbaada basılır. e-Fatura ve e-Arşiv'de numara 16 karakterdir: 3 karakterlik seri, 4 haneli yıl ve 9 haneli sıra numarası; sistem sırayı senin yerine yürütür. Kendi takip belgelerinde de biçimi sen seçebilirsin (FT-2026-042, 042, 26-09-042), ama bir kez seçtikten sonra değiştirme.

Bir faturada hata varsa gönderdikten sonra onu silme ya da üzerinde oynama: hatayı resmî bir yolla düzelt (duruma göre iptal, iade faturası ya da yeni ve doğru bir fatura). Hangi yolun senin için geçerli olduğunu mali müşavirine sor.

Ödeme koşulları ve geç ödeme

Ödeme koşullarını her faturaya açıkça yaz: müşterinin kaç günü var ve nasıl ödeyecek.

• Yaygın vadeler: “peşin”, “teslimde ödeme”, 15 gün, 30 gün ya da 60 gün vadeli.
• Türkiye'de işletmeler arasında: önce sözleşmene ve faturadaki vadeye bak; ticari işlerde geç ödemeye ve temerrüt faizine ilişkin kurallar Türk Ticaret Kanunu'nda ve faiz mevzuatında yer alır, ayrıntılar için mali müşavirine ya da avukatına danış. Karşılaştırma için: Birleşik Krallık'ta, başka bir şey kararlaştırılmadıysa işletmeler arası ödeme 30 gün içinde yapılır ve gecikmede İngiltere Merkez Bankası politika faizinin 8 puan üzerinde yasal faiz ile fatura başına 40 ila 100 sterlin sabit tazminat istenebilir; Mayıs 2026'da sunulan bir yasa tasarısı 60 günü kesin üst sınır yapmayı öneriyor.
• Bireylerle: vade tarihi ve ödeme yöntemi konusunda net ol, vade tarihinin ertesi günü nazik bir hatırlatma gönder.

Fatura nasıl kesilir, adım adım

Ödemeyi geciktiren hatalar

• Belirsiz bir açıklama. “Hizmet bedeli” yetmez. Ne yapıldığını, ne zaman yapıldığını ve ne kadar tuttuğunu yaz.
• Vade tarihi olmaması. Tarih yoksa hiçbir şey gecikmiş sayılmaz; takip etmek için dayanağın da olmaz.
• Faturayı geç kesmek. İşi teslim eder etmez faturayı gönder; Türkiye'de zaten 7 günlük süreyi aşmaman gerekir.
• Hiç takip etmemek. Vade tarihinin ertesi günü için kısa bir hatırlatma planla; hatırlatmasız geçen her gün gecikmeyi büyütür.
• Kişisel ve iş hesaplarını karıştırmak. Ayrı bir iş hesabı, kimin ödediğini görmeyi kolaylaştırır.

Önce teklif, sonra fatura

Büyük işlerde önce bir fiyat teklifi ver. Müşteri kabul ettiğinde teklif aynı satırlarla faturaya dönüşür; bir anlaşmazlık çıkarsa da elinde gösterebileceğin imzalı bir fiyat olur.

Kopyalayabileceğin fatura şablonu

FATURA No. [FT-2026-042]
Düzenleme tarihi: [GG.AA.YYYY]    Teslim / hizmet tarihi: [GG.AA.YYYY]

[İşletme adın ya da unvanın] · [Adres] · [E-posta / telefon]
[Vergi dairesi ve vergi kimlik numarası]

Sayın: [Müşteri adı ya da unvanı] · [Adres] · [varsa V.D. ve VKN / TCKN]

Açıklama                     Miktar  Birim fiyat   Tutar
[Hizmet ya da ürün]          [1]     [0,00]        [0,00]

Ara toplam: [0,00]
KDV [oran]: [0,00]
Ödenecek tutar: [0,00]

Vade tarihi: [GG.AA.YYYY] · Ödeme: [banka havalesi / EFT, IBAN]
Lütfen ödeme açıklamasına fatura numarasını yazınız.

e-Fatura hakkında bir not: Türkiye'de belirli kapsamdaki mükellefler faturalarını e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura olarak GİB sistemi üzerinden düzenlemek zorunda; başka ülkeler de işletmeler arası yapılandırılmış e-fatura zorunluluğu getiriyor (Fransa'da ör. Eylül 2026'dan itibaren kademeli olarak). Binome360 anlaşılır teklifler ve faturalar hazırlar, ama onaylı bir e-fatura platformu değildir ve e-Arşiv faturasının yerini tutmaz. Bu yükümlülük sana uyuyorsa resmî faturanı GİB'in e-Arşiv Portal'ı ya da yetkili bir özel entegratör üzerinden düzenle ve mali müşavirine danış.

Sık sorulan sorular

Fatura kesmek için şirket kurmam gerekir mi?

Hayır, ama vergi mükellefi olman gerekir. Türkiye'de fatura, vergi dairesine kayıtlı bir işletme tarafından düzenlenir; bunun için şirket kurmak şart değildir, şahıs şirketi (bireysel işletme) olarak da kaydolabilirsin. Serbest meslek erbabıysan fatura yerine serbest meslek makbuzu düzenlersin. Kendi durumun için vergi dairene ya da bir mali müşavire danış.

Faturayı elle yazabilir miyim?

Ancak Maliye ile anlaşmalı bir matbaada basılmış, seri ve sıra numaralı bir fatura koçanı kullanıyorsan; gerekli bütün bilgiler eksiksiz olmalı ve numara sırana uymalıdır. e-Fatura ya da e-Arşiv kapsamındaysan faturalarını elektronik düzenlemen gerekir. Elle yazılan bir faturayı saklamak, bulmak ve kopyalamak da daha zordur; dijital bir araç hesap hatalarını da ortadan kaldırır.

Müşteri ödemezse ne yapmalıyım?

Adım adım ilerle. Vade tarihinin ertesi günü dostça bir hatırlatma, bir hafta sonra da gecikme faizinden söz eden ikinci bir hatırlatma gönder. Sonuç alamazsan açık bir son tarih veren resmî bir ihtar gönder; Türkiye'de bu çoğunlukla noter aracılığıyla yapılır. Son çare olarak icra takibi ya da dava yolu var; bunun için bir avukata danış. İngiltere ve Galler'de küçük alacaklar için Money Claim Online adlı çevrimiçi bir yol bulunuyor; başka ülkelerde de benzer prosedürler var.

Fatura ile makbuz arasındaki fark nedir?

Fatura ödeme ister ve satışı ayrıntılandırır. Makbuz, ödemenin yapıldığını kanıtlar. Bir faturayı tarihi ve ödeme yöntemiyle “Ödendi” olarak işaretleyebilirsin; böylece ödeme kanıtı olarak da iş görür. Türkiye'de ticari dilde peşin ödenmiş faturaya “kapalı fatura”, vadeli olana “açık fatura” denir.

Yabancı para birimiyle fatura kesebilir miyim?

Evet, müşterinle anlaştığın para biriminde fatura düzenleyebilirsin. Vergi tutarlarının Türk lirası karşılığının nasıl gösterileceğini ve hangi kurun kullanılacağını mali müşavirine sor. Karşılaştırma için: Birleşik Krallık'ta KDV'ye kayıtlı biri başka bir para biriminde fatura kesse bile KDV tutarını sterlin olarak göstermek zorundadır.

Kısacası

İyi bir faturanın kesintisiz bir sırada benzersiz bir numarası vardır; seni ve müşterini açıkça tanımlar, her kalemi tutarıyla anlatır, vade tarihini ve ödeme yolunu belirtir. Faturayı erken gönder, zamanında takip et, kayıtlarını sakla ve e-Fatura ya da e-Arşiv kapsamındaysan resmî faturayı GİB sistemi üzerinden kes.

Kaynaklar

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” ve KDV faturalarına ilişkin rehber.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” (bölüm 4.1 ve 4.5) ve VAT Notice 700 (bölüm 16.4).
• Office of the Small Business Commissioner, geç ödeme rakamları, Mart 2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk.
• GOV.UK, “Making Tax Digital for Income Tax”.

Bu yazı şu dilde de mevcut: English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.