Come si fa una fattura: dati, esempio ed errori da evitare

A cosa serve una fattura

Una fattura è tre cose insieme: una richiesta di pagamento, la prova di una vendita e un documento contabile. È ciò che serve all’amministrazione del tuo cliente per pagarti, e ciò che serve a te per tenere traccia delle entrate e fare la dichiarazione dei redditi. Sapere come fare una fattura corretta è quindi il primo passo per farsi pagare.

Farla bene conta per la liquidità, e i ritardi di pagamento pesano ovunque: nel Regno Unito, lo Small Business Commissioner ha stimato a marzo 2026 che costano all’economia quasi 11 miliardi di sterline l’anno e causano la chiusura di 38 imprese al giorno.

Non confondere la fattura con:

• il preventivo, che propone un prezzo prima del lavoro;
• la fattura proforma, che anticipa l’importo o serve per formalità come la dogana, ma non ha valore fiscale e non è una richiesta di pagamento definitiva;
• la ricevuta o quietanza, che prova che un pagamento è stato fatto.

Cosa scrivere in una fattura

A seconda della tua situazione, potrebbe servire anche altro:

• In regime ordinario: imponibile, aliquota e importo dell’IVA per ciascuna aliquota applicata (22% quella ordinaria); se un’operazione è esente o non imponibile, la dicitura che lo spiega.
• In regime forfettario: niente IVA in fattura, ma una dicitura che richiama il regime (art. 1, commi 54-89, legge 190/2014), la marca da bollo da 2 € sulle fatture oltre 77,47 € e nessuna ritenuta d’acconto.
• Se sei un professionista in regime ordinario e fatturi a un’impresa: di solito indichi in fattura la ritenuta d’acconto del 20% sull’imponibile, che il cliente trattiene e versa al fisco al posto tuo.
• Per i clienti esteri: la valuta, le coordinate bancarie per i bonifici internazionali (IBAN e BIC) e, per le imprese dell’UE, la loro partita IVA comunitaria, perché spesso si applica l’inversione contabile (reverse charge).

La numerazione: la regola che non puoi infrangere

Ogni fattura deve avere un numero unico, e i numeri devono seguire un’unica sequenza progressiva. Niente salti, niente doppioni, niente passi indietro. Il formato lo scegli tu (42, 42/2026, 2026-042) e puoi anche ripartire da 1 ogni anno, perché numero e data insieme identificano la fattura; una volta scelto, però, mantienilo.

Se una fattura contiene un errore, non cancellarla e non modificarla dopo averla inviata: emetti una nota di credito che la annulla, poi una nuova fattura corretta. Diverso è il caso di un file scartato dallo SdI: una fattura scartata non si considera emessa, quindi la correggi e la reinvii.

Termini di pagamento e ritardi

Scrivi chiaramente le condizioni di pagamento su ogni fattura: quanti giorni ha il cliente e come deve pagare.

• Termini comuni: “a vista”, 30 giorni, 60 giorni, spesso “data fattura fine mese” (30 gg d.f.f.m.).
• Tra imprese, in Italia: se non avete concordato nulla, il pagamento è dovuto entro 30 giorni dal ricevimento della fattura (o della merce o del servizio, se arrivano dopo), mentre termini oltre i 60 giorni vanno concordati espressamente. In caso di ritardo, gli interessi di mora al tasso di riferimento BCE maggiorato di 8 punti scattano da soli, senza bisogno di sollecito, più 40 € di risarcimento forfettario (D.Lgs. 231/2002). Il tasso di riferimento cambia ogni sei mesi: controlla quello in vigore prima di calcolare. Nel Regno Unito le regole sono simili: interessi all’8% sopra il tasso base della Bank of England e un indennizzo da 40 a 100 sterline per fattura, a seconda dell’importo.
• Con i privati: sii chiaro su scadenza e modalità di pagamento, e manda un promemoria gentile il giorno dopo la scadenza.

Come si fa una fattura, passo per passo

Gli errori che ritardano il pagamento

• Una descrizione vaga. “Servizi” non basta. Scrivi cosa hai fatto, quando e per quanto.
• Nessuna scadenza. Senza una data, niente è mai in ritardo, e non hai nessuna base per sollecitare.
• Fatturare tardi. Manda la fattura appena il lavoro è consegnato.
• Non sollecitare mai. Programma un breve promemoria per il giorno dopo la scadenza; ogni giorno senza sollecito lascia crescere il ritardo.
• Mescolare conto personale e conto di lavoro. Un conto dedicato all’attività ti fa vedere subito chi ha pagato.

Prima il preventivo, poi la fattura

Per i lavori più grandi, parti da un preventivo. Quando il cliente lo accetta, diventa una fattura con le stesse righe, e in caso di contestazione hai un prezzo firmato a cui fare riferimento.

Uno schema di fattura da copiare

FATTURA N. [42/2026]
Data: [GG/MM/AAAA]    Data dell’operazione, se diversa: [GG/MM/AAAA]

[Nome o ragione sociale] · [Indirizzo] · [Email / telefono]
[Partita IVA · Codice fiscale · regime fiscale]

Cliente: [Nome o ragione sociale] · [Indirizzo] · [P.IVA o codice fiscale]

Descrizione                  Qtà    Prezzo unit.    Importo
[Servizio o prodotto]        [1]    [0,00]          [0,00]

Imponibile: [0,00]
IVA [aliquota] o dicitura di esenzione: [0,00]
Totale documento: [0,00]

Scadenza: [GG/MM/AAAA] · Pagamento con [bonifico: IBAN]
Indica il numero della fattura nella causale del pagamento.

Una nota sulla fattura elettronica: sempre più paesi impongono fatture elettroniche strutturate tramite piattaforme approvate (la Francia, per esempio, la introduce gradualmente da settembre 2026). In Italia l’obbligo esiste già e riguarda quasi tutte le partite IVA: la fattura con valore fiscale va trasmessa allo SdI con un software di fatturazione elettronica o con i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate. Binome360 prepara preventivi e fatture chiare, ma non è una piattaforma di fatturazione elettronica certificata e non trasmette nulla allo SdI: usalo per preventivi, proforma, copie di cortesia e per seguire gli incassi, e per l’invio ufficiale affidati a uno strumento abilitato, parlandone con il tuo commercialista.

Domande frequenti

Serve la partita IVA per fare una fattura?

Sì: in Italia la fattura la emette chi ha la partita IVA. Non serve però una società: moltissimi freelance e artigiani fatturano a proprio nome, spesso in regime forfettario. Se lavori solo in modo occasionale e senza partita IVA, al posto della fattura rilasci una ricevuta per prestazione occasionale. Per confronto, nel Regno Unito chi lavora in proprio deve registrarsi alla Self Assessment quando i ricavi superano la franchigia di 1.000 sterline l’anno, e da aprile 2026 chi supera 50.000 sterline deve tenere registri digitali con il Making Tax Digital.

Posso fare una fattura a mano?

Se sei obbligato alla fattura elettronica, cioè quasi sempre quando hai la partita IVA, no: la fattura valida è il file trasmesso allo SdI. Una fattura cartacea resta possibile solo nei casi esclusi dall’obbligo; chiedi al tuo commercialista se il tuo è uno di questi. In ogni caso, uno strumento digitale elimina gli errori di calcolo e ti fa ritrovare tutto in un attimo.

E se il cliente non paga?

Procedi per gradi. Un promemoria gentile il giorno dopo la scadenza, poi un secondo una settimana più tardi che ricorda gli interessi di mora. Se non succede niente, manda una diffida formale con PEC o raccomandata, fissando un termine preciso. Come ultima risorsa, un avvocato può chiedere al giudice un decreto ingiuntivo; in Inghilterra e Galles esiste una procedura online simile per i piccoli crediti, Money Claim Online.

Che differenza c’è tra fattura e ricevuta?

La fattura chiede il pagamento e descrive la vendita. La ricevuta (o quietanza) prova che il pagamento è avvenuto. Puoi segnare una fattura come “pagata”, con data e mezzo di pagamento, così vale anche come prova dell’incasso.

Posso fatturare in valuta estera?

Sì, puoi fatturare nella valuta concordata con il cliente, ma imponibile e IVA vanno comunque indicati anche in euro. Nel Regno Unito vale una regola simile: chi è registrato all’IVA deve indicarla in sterline. Per le vendite all’estero, quando hai un dubbio chiedi al tuo commercialista.

In sintesi

Una buona fattura ha un numero unico in una sequenza senza salti, identifica chiaramente te e il cliente, descrive ogni voce con il suo importo e indica scadenza e modalità di pagamento. In Italia, con la partita IVA, va quasi sempre trasmessa come fattura elettronica tramite SdI. Mandala presto, sollecita puntuale, conserva tutto e controlla le regole del tuo regime, ordinario o forfettario.

Fonti

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” e indicazioni sulle fatture IVA.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• HMRC, VAT Notice 700/21 “Keeping VAT records” (sezioni 4.1 e 4.5) e VAT Notice 700 (sezione 16.4).
• Office of the Small Business Commissioner, dati sui ritardi di pagamento, marzo 2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk.
• GOV.UK, “Making Tax Digital for Income Tax”.

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