Rechnung schreiben: was drauf muss, Muster und typische Fehler

Wozu eine Rechnung da ist

Eine Rechnung ist drei Dinge zugleich: eine Zahlungsaufforderung, ein Nachweis über den Verkauf und ein Buchhaltungsbeleg. Die Buchhaltung deiner Kundschaft braucht sie, um dich zu bezahlen, und Firmenkunden brauchen eine korrekte Rechnung auch für den Vorsteuerabzug. Du brauchst sie, um deine Einnahmen im Blick zu behalten und deine Steuererklärung zu machen.

Wie viel davon für deine Liquidität abhängt, zeigen Zahlen aus Großbritannien: Der dortige Small Business Commissioner schätzte im März 2026, dass verspätete Zahlungen die britische Wirtschaft fast 11 Milliarden Pfund im Jahr kosten und jeden Tag 38 Betriebsschließungen verursachen.

Verwechsle eine Rechnung nicht mit:

• einem Angebot oder Kostenvoranschlag, der vor der Arbeit einen Preis vorschlägt;
• einer Proforma-Rechnung, die ein Angebot darstellt oder Formalitäten wie den Zoll unterstützt, aber keine Zahlungsaufforderung ist;
• einer Quittung, die belegt, dass bezahlt wurde.

Was auf eine Rechnung gehört

Je nach Situation brauchst du außerdem:

• Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG: keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt (§ 14c UStG).
• Bei Kleinbeträgen bis 250 € brutto: Hier reicht eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV) mit Name und Anschrift des Leistenden, Rechnungsdatum, Menge und Art der Leistung, dem Bruttobetrag und dem Steuersatz.
• Als GmbH oder UG: die Firma wie im Handelsregister eingetragen, dazu Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer. Diese Angaben gehören auf alle Geschäftsbriefe, also auch auf Rechnungen (§ 35a GmbHG).
• Für Kunden im Ausland: die Währung und deine Bankverbindung für Auslandsüberweisungen (IBAN und BIC). Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern kommen oft beide USt-IdNrn. und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ dazu.

Rechnungsnummer: die Regel, die du nicht brechen darfst

Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer, die du nur ein einziges Mal vergibst. Umsatzsteuerlich zählt vor allem diese Einmaligkeit; Lücken, Doppelungen und Sprünge rückwärts solltest du trotzdem vermeiden, weil sie bei einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen. Das Format wählst du selbst (RE-2026-042, 042, 26-09-042), aber bleib dabei, wenn du dich entschieden hast.

Enthält eine Rechnung einen Fehler, lösch oder ändere sie nach dem Versand nicht einfach: Stell eine Stornorechnung aus, die sie aufhebt, und danach eine neue, korrekte Rechnung. Nenn das Storno nicht „Gutschrift“, denn das Wort hat im Umsatzsteuerrecht eine andere Bedeutung.

Zahlungsziel und Zahlungsverzug

Schreib deine Zahlungsbedingungen klar auf jede Rechnung: wie viele Tage deine Kundschaft Zeit hat und wie sie zahlen soll.

• Übliche Fristen: „sofort fällig“, 14 Tage, 30 Tage.
• Zwischen Unternehmen in Deutschland: Ohne andere Vereinbarung gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Zahlungsfristen über 60 Tage sind zwischen Unternehmen nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und für dich nicht grob unbillig sind (§ 271a BGB). Im Verzug stehen dir Zinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu, dazu eine Pauschale von 40 € (§ 288 BGB). Rechenbeispiel: Die Rechnung oben über 1.404,20 € wird 30 Tage zu spät bezahlt. Beim Basiszinssatz von 1,52 % (seit 1. Juli 2026) ergibt das rund 12,14 € Zinsen plus 40 € Pauschale. Die Bundesbank legt den Basiszinssatz zum 1. Januar und 1. Juli neu fest; prüf den aktuellen Wert, bevor du rechnest.
• Mit Privatkunden: Verbraucher geraten durch die 30-Tage-Regel nur in Verzug, wenn deine Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Nenn also ein klares Fälligkeitsdatum und die Zahlungsart, und schick am Tag nach der Fälligkeit eine freundliche Erinnerung.

Rechnung schreiben, Schritt für Schritt

Fehler, die deine Bezahlung verzögern

• Eine vage Beschreibung. „Dienstleistungen“ reicht nicht. Beschreib, was wann erledigt wurde und was es kostet.
• Kein Fälligkeitsdatum. Ohne Datum ist nie etwas zu spät, und du hast keine Grundlage zum Nachhaken.
• Zu spät abrechnen. Schick die Rechnung, sobald die Arbeit geliefert ist.
• Nie nachhaken. Plan eine kurze Erinnerung für den Tag nach der Fälligkeit ein; jeder Tag ohne sie lässt den Verzug wachsen.
• Private und geschäftliche Konten mischen. Ein eigenes Konto fürs Geschäft zeigt dir auf einen Blick, wer bezahlt hat.

Erst das Angebot, dann die Rechnung

Bei größeren Aufträgen startest du mit einem Angebot. Nimmt die Kundschaft es an, wird daraus eine Rechnung mit denselben Positionen, und bei einem Streit hast du einen vereinbarten Preis, auf den du verweisen kannst.

Rechnungsvorlage zum Kopieren

Willst du deine Rechnung selbst in Word oder Google Docs erstellen, kopier diese Vorlage und füll die Klammern aus:

RECHNUNG Nr. [RE-2026-042]
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]    Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ]

[Name deines Unternehmens] · [Anschrift] · [E-Mail / Telefon]
[Steuernummer oder USt-IdNr.]

An: [Name der Kundschaft] · [Anschrift]

Beschreibung                 Menge  Einzelpreis   Betrag
[Leistung oder Ware]         [1]    [0,00 €]      [0,00 €]

Nettobetrag: [0,00 €]
USt. [19 %]: [0,00 €]
Gesamtbetrag: [0,00 €]

Fällig am: [TT.MM.JJJJ] · Zahlung per [Überweisung: IBAN / BIC]
Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

Ein Wort zur E-Rechnung: In Deutschland müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, und die Pflicht, sie zwischen Unternehmen auch auszustellen, wird bis 2028 schrittweise eingeführt (Ausnahmen gibt es etwa für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer). Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD; eine normale PDF-Rechnung zählt nicht dazu. Binome360 erstellt übersichtliche Angebote und Rechnungen, ist aber keine zertifizierte E-Rechnungs-Plattform. Wenn die Pflicht für dich gilt, nutz einen geeigneten Anbieter und sprich mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen

Brauche ich ein Gewerbe, um eine Rechnung zu schreiben?

Nein. Freiberufler, etwa Journalistinnen, Übersetzer oder Architektinnen, brauchen keinen Gewerbeschein: Sie melden ihre Tätigkeit beim Finanzamt an und bekommen eine Steuernummer. Wer ein Gewerbe betreibt, meldet es zusätzlich beim Gewerbeamt an. So oder so gehört deine Steuernummer oder USt-IdNr. auf jede Rechnung. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln.

Darf ich eine Rechnung per Hand schreiben?

Ja, eine handschriftliche Rechnung ist gültig, solange alle Pflichtangaben draufstehen und sie in deine Nummernfolge passt. Sie ist aber schwerer abzulegen, wiederzufinden und zu kopieren, und zwischen Unternehmen erfüllt sie die E-Rechnungspflicht nicht, sobald diese für dich gilt. Ein digitales Tool nimmt dir außerdem die Rechenfehler ab.

Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Geh Schritt für Schritt vor. Eine freundliche Zahlungserinnerung am Tag nach der Fälligkeit, eine Woche später eine Mahnung mit Hinweis auf Verzugszinsen. Passiert dann nichts, setz in einer letzten Mahnung eine klare Frist. Als letzter Schritt bleibt das gerichtliche Mahnverfahren: Den Mahnbescheid kannst du in Deutschland online beantragen. Andere Länder haben ähnliche Verfahren, etwa Money Claim Online in England und Wales.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?

Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf und listet den Verkauf auf. Eine Quittung belegt, dass bezahlt wurde. Du kannst eine Rechnung als „bezahlt“ markieren, mit Datum und Zahlungsart; dann dient sie zugleich als Zahlungsnachweis.

Darf ich in einer Fremdwährung abrechnen?

Ja, in der Währung, die du mit deiner Kundschaft vereinbart hast. Für die Umsatzsteuer musst du die Beträge aber in Euro umrechnen. Großbritannien kennt eine ähnliche Regel: Wer dort für die VAT registriert ist, muss den VAT-Betrag auch auf Rechnungen in Fremdwährung in Pfund angeben. Frag bei internationalen Geschäften im Zweifel deine Steuerberatung.

Kurz gesagt

Eine gute Rechnung hat eine eindeutige Nummer aus deiner fortlaufenden Folge, nennt dich und deine Kundschaft klar, beschreibt jede Position mit ihrem Betrag und nennt Fälligkeit und Zahlungsweg. Schick sie früh, hak rechtzeitig nach, bewahr alles auf – und prüf die Zusatzregeln, wenn du Kleinunternehmer bist oder ins Ausland abrechnest.

Quellen

• GOV.UK, „Invoicing and taking payment from customers“: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
• GOV.UK, „Late commercial payments: charging interest and debt recovery“: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HMRC, VAT Notice 700/21 „Keeping VAT records“ und Hinweise zu VAT-Rechnungen.
• IRS, „How long should I keep records?“: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• HMRC, VAT Notice 700/21 „Keeping VAT records“ (Abschnitte 4.1 und 4.5) und VAT Notice 700 (Abschnitt 16.4).
• Office of the Small Business Commissioner, Zahlen zu verspäteten Zahlungen, März 2026: smallbusinesscommissioner.gov.uk.
• GOV.UK, „Making Tax Digital for Income Tax“.

Deutsche Rechtsgrundlagen: §§ 14, 14b, 14c und 19 UStG, § 33 UStDV, §§ 271a, 286 und 288 BGB, § 35a GmbHG (Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de); Basiszinssatz: Deutsche Bundesbank, Bekanntgabe zum 1. Juli 2026.

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