Angebot oder Rechnung: Unterschied, und was du wann schickst

Zwei Dokumente, zwei Zeitpunkte

Angebote und Rechnungen sehen sich oft ähnlich: gleiche Positionen, gleiche Preise, gleiche Vorlage. Aber sie kommen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und haben unterschiedliche Aufgaben.

Ein Angebot soll Überraschungen verhindern. Eine Rechnung soll dafür sorgen, dass du bezahlt wirst. Die meisten Streitigkeiten über den Preis entstehen, wenn beides vermischt wird.

Angebot, Kostenvoranschlag, Pauschalpreis: Die Wörter zählen

Im Alltag werden die Begriffe oft durcheinandergeworfen. Bei einem Streit mit dem Kunden bedeuten sie aber nicht dasselbe.

• Angebot: ein fester Preis für eine definierte Leistung. Wer ein Angebot macht, ist daran gebunden, bis die Annahmefrist abläuft, außer es ist ausdrücklich als „freibleibend“ gekennzeichnet (§ 145 BGB). Mehr darfst du nur verlangen, wenn der Kunde Zusatzarbeiten zugestimmt hat.
• Kostenvoranschlag: deine beste Schätzung der Kosten, ohne Garantie. Überschreiten darfst du ihn nur in Maßen; zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, musst du das dem Kunden unverzüglich mitteilen, und er kann den Vertrag kündigen (§ 649 BGB). Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel kostenlos, außer ihr habt etwas anderes vereinbart (§ 632 Abs. 3 BGB).
• Gar kein Preis vereinbart: Dann schuldet der Kunde die übliche Vergütung für solche Arbeiten (§ 632 Abs. 2 BGB).

Andere Länder regeln das ähnlich, aber nicht gleich. In Großbritannien darf ein Handwerker laut Citizens Advice ein Angebot („quote“) nur mit gutem Grund überschreiten, eine Schätzung („estimate“) nur in vertretbarem Rahmen. In Kalifornien muss eine Kfz-Werkstatt einen schriftlichen Kostenvoranschlag für Teile und Arbeit abgeben, darf vor der Freigabe durch den Kunden nicht anfangen und ohne seine vorherige Zustimmung nicht mehr berechnen. Arbeitest du für Kunden im Ausland, prüf die Regeln dort.

Die praktische Lehre: Nenn das Dokument, was es ist. Bist du dir beim Preis sicher, schick ein Angebot. Kannst du es wirklich erst beim Start wissen, schick einen Kostenvoranschlag und schreib dazu, was den Preis verändern könnte.

Wann du ein Angebot schickst

Schick ein Angebot immer dann, wenn der Preis für den Kunden vor dem Start nicht offensichtlich ist: Maßanfertigungen, Handwerks- und Reparaturarbeiten, Projekte über mehrere Tage, alles, was du erst vor Ort kalkulieren kannst.

Nicht jeder Verkauf braucht eines. Ist dein Preis veröffentlicht (ein Haarschnitt, eine Unterrichtsstunde zum Listenpreis), kennt der Kunde ihn schon, und eine Rechnung oder Quittung nach der Leistung reicht.

Drei Gewohnheiten, die helfen:

• Setz eine Annahmefrist. „Gültig 30 Tage“ schützt dich, wenn sich Materialpreise ändern.
• Hol dir die Annahme schriftlich. Eine Unterschrift, ein Klick auf „Annehmen“ oder eine Antwort per E-Mail. Ohne sie hast du ein Angebot, keine Vereinbarung.
• Nummerier deine Angebote. Nur so weißt du, welche Version der Kunde angenommen hat. Nutz dafür einen eigenen Nummernkreis, getrennt von den Rechnungen (AN-2026-021 für Angebote, RE-2026-058 für Rechnungen).

Unser Ratgeber zum Angebot schreiben enthält eine vollständige Vorlage und zeigt, was hineingehört.

Wann du die Rechnung schickst

Sobald der Auftrag erledigt oder die Ware geliefert ist. Drei Gründe, nicht zu warten:

• Der Verzug hängt an der Rechnung. Ohne vereinbarten Zahlungstermin gerät ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, ein Privatkunde nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Jeder Tag, den du mit der Rechnung wartest, verlängert die Zeit bis zur Zahlung.
• Fristen im Umsatzsteuerrecht. Für Leistungen an andere Unternehmen musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Seit 2025 müssen Unternehmen außerdem E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht, sie auszustellen, kommt schrittweise bis 2028.
• Du kannst nicht mahnen, was du nicht berechnet hast. Unser Ratgeber zum Mahnung schreiben setzt eine datierte Rechnung mit klarem Zahlungsziel voraus.

Für regelmäßige Arbeit beim selben Kunden (wöchentliche Reinigung, monatliche Wartung, ein Stundenkontingent) ist eine Monatsrechnung, die jeden Einsatz auflistet, üblich und völlig in Ordnung, solange deine Bedingungen das vorsehen.

Dazwischen: Anzahlungen, Proformarechnungen und Zusatzarbeiten

Anzahlungen. Bei größeren Aufträgen vereinbarst du im Angebot eine Anzahlung („30 % bei Auftragserteilung“) und stellst eine Anzahlungsrechnung, wenn du sie verlangst. Die Schlussrechnung nennt den Gesamtpreis, zieht die bereits berechnete Anzahlung samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer ab und fordert den Rest. Bist du umsatzsteuerpflichtig, entsteht die Steuer auf eine Anzahlung schon mit ihrem Eingang, nicht erst mit der fertigen Leistung.

Proformarechnungen. Eine Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber eigentlich ein Angebot, oft für den Zoll oder für die interne Freigabe beim Kunden vor einer Vorauszahlung. Sie ersetzt weder das angenommene Angebot noch die Schlussrechnung. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Proformarechnung.

Zusatzarbeiten. Kommt bei der Arbeit etwas Ungeplantes zum Vorschein, schreib es nicht einfach auf die Rechnung. Mach ein eigenes Angebot dafür und lass es zuerst annehmen. Auf eine Rechnung gehört nur, was der Kunde vereinbart hat.

Rechenbeispiel: vom Angebot zur Schlussrechnung

Aylin ist Webentwicklerin in Hamburg, Kleinunternehmerin nach § 19 UStG (also ohne Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen), und baut eine Website für eine Bäckerei im Viertel.

1. Angebot, 1. September: Design und Umsetzung 1.500 €, Texte 6 Stunden zu 45 € = 270 €, gesamt 1.770 €. Gültig 30 Tage, 40 % Anzahlung bei Annahme.
2. Annahme, 3. September: Die Inhaberin nimmt das Angebot online an.
3. Anzahlungsrechnung, 3. September: 40 % von 1.770 € = 708 €.
4. Schlussrechnung, 24. September, am Tag, an dem die Website online geht: gesamt 1.770 €, abzüglich berechneter Anzahlung 708 €, Restbetrag 1.062 €, zahlbar innerhalb von 14 Tagen.

Kontrolle: 708 € + 1.062 € = 1.770 €. Die Kundin zahlt genau den angebotenen Preis, und zu jeder Zahlung gibt es eine Rechnung.

Fehler, die zu Streit führen

• Eine Rechnung schicken, um „einen Preis zu nennen“. Eine Rechnung verbraucht eine Nummer in deinem Nummernkreis, und eine ausgewiesene Umsatzsteuer schuldest du auch dann, wenn der Kunde ablehnt. Dann brauchst du eine Stornorechnung. Um einen Preis vorzuschlagen, schick ein Angebot.
• Das angenommene Angebot als Rechnung behandeln. Das Angebot belegt den vereinbarten Preis, nicht, dass die Arbeit erledigt oder die Zahlung fällig ist. Du brauchst trotzdem eine Rechnung.
• Mehr berechnen als angeboten, ohne Zustimmung. Ohne guten Grund, etwa Zusatzarbeiten, die der Kunde freigegeben hat, darfst du ein Angebot nicht überschreiten.
• Eine Anzahlung ohne Beleg annehmen. Stell für jede Anzahlung eine Rechnung oder Quittung aus, sonst wird die Schlussrechnung für beide Seiten unübersichtlich.
• Mit der Rechnung warten. Die Frist bis zum Zahlungsverzug läuft erst, wenn die Rechnung beim Kunden ist.

Vom Angebot zur Rechnung, ohne abzutippen

Am längsten dauert oft das Übertragen des Angebots in die Rechnung. In Binome360 tippst du das Angebot in einem Satz (Sprachnachrichten vorerst auf Englisch oder Französisch); der Kunde öffnet es über einen Link, lädt ein PDF herunter und nimmt es online an. Das angenommene Angebot wird mit einem Tippen zur Rechnung, mit denselben Positionen und eigener Nummer.

Binome360 erstellt übersichtliche Angebote und Rechnungen; die App ist keine zertifizierte E-Rechnungsplattform und wickelt keine Zahlungen ab.

Häufige Fragen

Ist ein Angebot rechtlich bindend?

Ja. Wer ein Angebot abgibt, ist daran gebunden, bis die Annahmefrist abläuft, außer es ist als „freibleibend“ gekennzeichnet. Nimmt der Kunde es an, kommt ein Vertrag zustande: Du hast dich auf Preis und Umfang festgelegt, er darauf, zu zahlen. Vor der Annahme kannst du es nur ändern, wenn du dir das vorbehalten hast.

Darf ich eine Rechnung ohne Angebot schicken?

Ja. Angebote sind in den meisten Fällen freiwillig. Bei einem kleinen Auftrag zu einem bekannten Preis reicht eine Rechnung nach der Arbeit. Ohne Angebot hast du allerdings nichts Schriftliches in der Hand, wenn der Kunde den Preis später bestreitet.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?

Ein Angebot ist ein fester Preis für eine definierte Leistung. Ein Kostenvoranschlag ist deine beste Schätzung, die in Maßen überschritten werden darf; bei einer wesentlichen Überschreitung musst du den Kunden sofort informieren. Bist du dir beim Endpreis nicht sicher, nenn es Kostenvoranschlag und erklär, was den Preis verändern könnte.

Sollten Angebote und Rechnungen denselben Nummernkreis haben?

Nein. Halte sie getrennt. Rechnungen brauchen eine fortlaufende, einmalige Nummer; Angebote nicht, und viele werden nie zur Rechnung. Ein gemeinsamer Nummernkreis hinterlässt Lücken in deinen Rechnungsnummern.

Wie schnell nach Abschluss sollte ich die Rechnung schicken?

Am besten am selben Tag. Gegenüber Unternehmen hast du zwar bis zu sechs Monate Zeit, aber jeder Tag Warten verzögert nur deine Zahlung.

Kurz gesagt

Schick vor der Arbeit ein Angebot, um den Preis festzulegen, eine Anzahlungsrechnung, wenn du vorab Geld verlangst, und eine Schlussrechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Nenn Schätzungen Kostenvoranschlag, hol dir die Annahme schriftlich und berechne nie mehr als angeboten, ohne dass der Kunde zustimmt. Erster Schritt: Schick beim nächsten Auftrag das Angebot noch am Tag des Kundentermins, mit Annahmefrist und klaren Bedingungen für die Anzahlung.

Quellen

• Citizens Advice, „Problem with building work, decorating or home improvements“ (quotes, estimates und angemessener Preis): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, section 51 (angemessener Preis, wenn keiner vereinbart ist): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• California Business and Professions Code, section 9884.9 (schriftliche Kostenvoranschläge für Kfz-Reparaturen): law.justia.com.
• HMRC, „VAT guide (VAT Notice 700)“, section 14 (Anzahlungen und Vorauszahlungen): gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700.
• HMRC, „Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)“, section 3.1 (Ausstellung von VAT-Rechnungen innerhalb von 30 Tagen): gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, „Late commercial payments: charging interest and debt recovery“ (gesetzliches Zahlungsziel von 30 Tagen): gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.

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