Fiyat teklifi ile fatura farkı: hangisi ne zaman gönderilir?

İki belge, iki an: teklif ile fatura farkı

Teklifler ve faturalar çoğu zaman birbirine benzer: aynı satırlar, aynı fiyatlar, aynı şablon. Ama farklı zamanlarda gelir ve farklı işler görürler.

Teklif sürprizleri önlemek için vardır. Fatura ise paranı almak için. Fiyat anlaşmazlıklarının çoğu bu ikisini karıştırmaktan doğar.

Teklif, tahmini fiyat, ihale teklifi: kelimeler önemli

Günlük konuşmada bunlar birbirinin yerine kullanılır. Bir müşteri anlaşmazlığında ise aynı anlama gelmezler.

• Fiyat teklifi: tanımlanmış bir iş için kesin bir fiyat. Citizens Advice onu, işi anlaşılan fiyata yapma sözü olarak tanımlıyor. İyi bir gerekçe yoksa, örneğin müşteri ek işi onaylamadıysa ya da fiyatta bariz bir hata yoksa, esnaf daha fazlasını isteyemez.
• Tahmini fiyat: maliyet için en iyi kestirimin. Daha fazlasını isteyebilirsin ama yalnızca makul ölçüde.
• Hiç fiyat konuşulmadıysa: Birleşik Krallık'taki Consumer Rights Act 2015'e göre tüketici yalnızca makul bir fiyat ödemek zorundadır.

ABD'de tek bir ulusal kural yok ama bazı eyaletler belirli meslek dallarında tahmini fiyatları düzenliyor. Kaliforniya iyi bir örnek: Business and Professions Code'a göre bir oto tamircisi parça ve işçilik için yazılı bir tahmini fiyat vermek zorunda, müşteri onay vermeden işe başlayamaz ya da ücret alamaz ve müşterinin ek işten önce alınmış onayı olmadan tahmini fiyatı aşamaz. Düzenlemeye tabi bir meslekte çalışıyorsan kendi ülkenin ve mesleğinin kurallarını kontrol et.

Pratikteki ders: belgeye gerçek adını ver. Fiyattan eminsen teklif gönder. İşe başlamadan gerçekten bilemiyorsan tahmini fiyat gönder ve neyin onu değiştirebileceğini yaz.

Fiyat teklifi ne zaman gönderilir?

Fiyat, işe başlamadan önce müşteri için belli değilse teklif gönder: özel işler, inşaat ve tamir işleri, birkaç gün süren projeler, fiyatı yerinde göreceklerine bağlı olan her şey.

Her satış için teklif gerekmez. Fiyatın ilan edilmişse (bir saç kesimi, liste fiyatıyla bir saatlik ders), müşteri onu zaten bilir; işten sonra bir fatura ya da fiş yeter.

İşe yarayan üç alışkanlık:

• Bir geçerlilik süresi ver. “30 gün geçerlidir” ifadesi, malzeme fiyatları değişirse seni korur.
• Kabulü yazılı al. Bir imza, online bir “kabul et” tıklaması ya da yazılı bir yanıt. O olmadan elinde bir anlaşma değil, yalnızca bir teklif vardır.
• Tekliflerini numarala. Müşterinin hangi sürümü kabul ettiğini bilmenin tek yolu bu. Faturalarından ayrı bir seri kullan (teklifler için TKL-2026-021, faturalar için FTR-2026-058).

Teklif hazırlama rehberimizde eksiksiz bir şablon ve teklife nelerin yazılacağı var.

Fatura ne zaman gönderilir?

İş biter bitmez ya da mal teslim edilir edilmez. Beklememek için üç neden var:

• Vade faturadan itibaren işler. Birleşik Krallık'ta işletmeler arasında vade konuşulmadıysa ödeme, müşterinin faturayı ya da mal veya hizmeti aldığı tarihlerden hangisi daha sonraysa ondan 30 gün sonra muaccel olur. Faturayı kesmek için beklediğin her gün, paranı almadan önceki süreye eklenir.
• Yasal süreler. Birleşik Krallık'ta KDV mükellefiysen, teslim tarihinden itibaren 30 gün içinde KDV faturası düzenlemen gerekir. Türkiye'de Vergi Usul Kanunu'na göre bu süre, teslimden ya da hizmetin yapılmasından itibaren en geç 7 gündür.
• Faturalamadığın şeyi takip edemezsin. Ödenmeyen fatura rehberimiz, net bir vade tarihi olan tarihli bir faturadan yola çıkar.

Aynı müşteriyle düzenli işlerde (haftalık temizlik, aylık bakım, saatlik danışmanlık paketi), şartların bunu söylüyorsa her ziyareti listeleyen ayda bir fatura yaygın ve tamamen uygundur.

Arada kalanlar: kaporalar, proformalar ve ek işler

Kaporalar. Büyük işlerde teklifte bir kapora iste (“kabulde %30”), aldığında faturasını kes. Son fatura tam fiyatı gösterir, daha önce faturalanan kaporayı düşer ve kalan tutarı ister. Birleşik Krallık'ta KDV mükellefi işletmeler HMRC'nin kuralına dikkat etmeli: bir avans ödemede vergi doğuş anı, bunun için KDV faturası düzenlediğin tarih ile ödemeyi aldığın tarihten hangisi önce gelirse odur.

Proforma faturalar. Proforma bir faturaya benzer ama aslında bir tekliftir; çoğu zaman gümrük işlemleri için ya da müşterinin peşin ödemeden önceki iç onayı için kullanılır. Kabul edilen teklifin ya da son faturanın yerini tutmaz. Proforma fatura rehberimize bak.

Ek işler. İş sırasında planlanmamış bir şey çıkarsa onu faturaya öylece ekleme. Ayrıca teklif ver ve önce onaylat. Bir faturada yalnızca müşterinin kabul ettiği şeyler yer almalı.

Örnek: tekliften son faturaya

Ece, İzmir'de web geliştirici; mahalledeki bir fırın için site yapıyor. Örneği sade tutmak için tutarlar KDV hariç; KDV mükellefiysen her faturaya %20 KDV eklersin.

1. Teklif, 1 Eylül: tasarım ve geliştirme 60.000 ₺, metin yazımı 6 saat × 1.800 ₺ = 10.800 ₺, toplam 70.800 ₺. 30 gün geçerli, kabulde %40 kapora.
2. Kabul, 3 Eylül: fırın sahibi teklifi online kabul ediyor.
3. Kapora faturası, 3 Eylül: 70.800 ₺'nin %40'ı = 28.320 ₺.
4. Son fatura, 24 Eylül, sitenin yayına girdiği gün: toplam 70.800 ₺, eksi faturalanmış kapora 28.320 ₺, kalan 42.480 ₺, 14 gün içinde ödenecek.

Kontrol: 28.320 ₺ + 42.480 ₺ = 70.800 ₺. Müşteri tam olarak teklif edilen fiyatı öder ve her ödeme bir faturaya karşılık gelir.

Anlaşmazlığa yol açan hatalar

• “Fiyat vermek” için fatura göndermek. Fatura serindeki bir numarayı harcar ve KDV mükellefiysen vergi doğurabilir. Müşteri hayır derse bir iptal ya da iade işlemi gerekir. Fiyat önermek için teklif gönder.
• Kabul edilen teklifi fatura yerine koymak. Teklif anlaşılan fiyatı kanıtlar; işin yapıldığını ya da ödemenin vadesinin geldiğini değil. Yine bir faturaya ihtiyacın var.
• Onay almadan tekliften fazlasını faturalamak. Müşterinin onayladığı ek iş gibi iyi bir gerekçe yoksa tekliften fazlasını isteyemezsin.
• Belgesiz kapora almak. Her kaporanın faturasını ya da makbuzunu düzenle; yoksa son fatura iki taraf için de kafa karıştırıcı olur.
• Faturalamak için beklemek. Vade ancak fatura ulaştığında işlemeye başlar.

Yeniden yazmadan tekliften faturaya

En yavaş kısım çoğu zaman teklifi faturaya kopyalamaktır. Binome360'ta teklifi tek bir cümleyle yazarsın; müşteri onu bir bağlantıdan okur, PDF olarak indirir ve online kabul eder; kabul edilen teklif tek dokunuşla aynı satırlarla ve kendi numarasıyla faturaya dönüşür.

Binome360 anlaşılır teklifler ve faturalar hazırlar; onaylı bir e-fatura platformu değildir ve ödeme işlemez. e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura kesmek zorundaysan bunu GİB sistemi üzerinden yapmalısın.

Sık sorulan sorular

Fiyat teklifi yasal olarak bağlayıcı mı?

Müşteri kabul ettiğinde teklif genellikle anlaşmanızın bir parçası olur: sen fiyata ve kapsama, o da ödemeye bağlanmış olur. Kabulden önce, geri çekebileceğin ya da değiştirebileceğin bir öneridir. Birleşik Krallık'ta Citizens Advice, bir esnafın iyi bir gerekçe olmadan tekliften fazlasını isteyemeyeceğini söylüyor. Kendi durumun için bir avukata danışabilirsin.

Teklif olmadan fatura gönderebilir miyim?

Evet. Çoğu durumda teklif isteğe bağlıdır. Fiyatı belli küçük bir iş için işten sonra bir fatura yeter. Ama teklif olmadan, müşteri sonradan fiyata itiraz ederse gösterebileceğin yazılı hiçbir şey olmaz.

Teklif ile tahmini fiyat arasındaki fark nedir?

Teklif, tanımlanmış bir iş için sabit bir fiyattır. Tahmini fiyat ise en iyi kestirimindir ve makul ölçüde artabilir. Son maliyetten emin değilsen ona tahmini fiyat de ve neyin onu değiştirebileceğini açıkla.

Teklifler ve faturalar aynı numara serisini mi kullanmalı?

Hayır. Onları ayrı tut. Faturaların benzersiz ve kesintisiz bir seriye ihtiyacı vardır; tekliflerin yoktur ve birçoğu hiçbir zaman faturaya dönüşmez. İkisini karıştırmak fatura numaralarında boşluklar bırakır.

İş bittikten sonra faturayı ne kadar sürede göndermeliyim?

Mümkünse aynı gün. Türkiye'de yasal süre teslimden itibaren en geç 7 gün; Birleşik Krallık'ta KDV mükellefleri için 30 gün. Ama o kadar beklemek yalnızca paranı geciktirir.

Kısacası

İşten önce fiyatı sabitlemek için teklif, peşin para alıyorsan kapora faturası ve iş biter bitmez son fatura gönder. Tahmini fiyata tahmini fiyat de, kabulü yazılı al ve onay almadan asla tekliften fazlasını faturalama. İlk iş: bir sonraki işin için teklifi müşteriyi gördüğün gün, geçerlilik süresini ve kapora şartlarını açıkça yazarak gönder.

Kaynaklar

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (teklifler, tahmini fiyatlar ve makul fiyat): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, madde 51 (fiyat konuşulmadığında makul fiyat): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• California Business and Professions Code, madde 9884.9 (oto tamirinde yazılı tahmini fiyat): law.justia.com.
• HMRC, “VAT guide (VAT Notice 700)”, bölüm 14 (kaporalar ve avans ödemeler): gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, bölüm 3.1 (KDV faturalarının 30 gün içinde düzenlenmesi): gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery” (varsayılan 30 günlük vade): gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.

Bu yazı şu dilde de mevcut: English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Bahasa Indonesia, Tiếng Việt, العربية.