Differenza tra preventivo e fattura: cosa mandare e quando

Preventivo e fattura: due documenti, due momenti

Preventivi e fatture spesso si somigliano: stesse righe, stessi prezzi, stesso modello. Ma arrivano in momenti diversi e hanno compiti diversi.

Il preventivo esiste per evitare sorprese. La fattura esiste per farti pagare. La maggior parte delle liti sul prezzo nasce dal confondere le due cose.

Preventivo, stima, offerta: le parole contano

Nel linguaggio di tutti i giorni si usano come sinonimi. In caso di contestazione con un cliente, non vogliono dire la stessa cosa.

• Preventivo (vincolante): un prezzo fisso per un lavoro definito. Una volta accettato, è un accordo sul prezzo: non puoi chiedere di più, salvo lavori extra approvati dal cliente o un errore evidente.
• Preventivo di massima (stima): la tua migliore ipotesi sul costo. Il prezzo finale può salire, ma entro limiti ragionevoli e spiegando perché.
• Nessun prezzo concordato: per i contratti d’appalto, il Codice civile (art. 1657) prevede che il corrispettivo si determini in base alle tariffe o agli usi e, in mancanza, dal giudice. Meglio non arrivarci.

All’estero le regole cambiano. Nel Regno Unito, Citizens Advice spiega che chi fornisce un servizio non può chiedere più del preventivo (quote) senza un buon motivo, mentre può superare una stima (estimate) entro limiti ragionevoli; senza prezzo concordato, il Consumer Rights Act 2015 prevede un prezzo ragionevole. Negli Stati Uniti alcuni Stati regolano le stime in certi mestieri: in California, per esempio, un’officina deve dare una stima scritta e non può superarla senza il consenso del cliente, ottenuto prima del lavoro extra.

L’indicazione pratica: chiama il documento per quello che è. Se sei sicuro del prezzo, manda un preventivo. Se davvero non puoi saperlo finché non inizi, scrivi che è un preventivo di massima e cosa potrebbe farlo cambiare.

Quando mandare un preventivo

Manda un preventivo ogni volta che il prezzo non è ovvio per il cliente prima di iniziare: lavori su misura, edilizia e riparazioni, progetti di più giorni, tutto ciò che si prezza in base a quello che trovi sul posto.

Non serve per ogni vendita. Se il tuo prezzo è esposto (un taglio di capelli, una lezione di un’ora a tariffa nota), il cliente lo conosce già, e basta la fattura o la ricevuta dopo il lavoro.

Tre abitudini che aiutano:

• Metti una scadenza. “Valido 30 giorni” ti protegge se i prezzi dei materiali cambiano.
• Fatti accettare il preventivo per iscritto. Una firma, un clic su “accetta” online o una risposta scritta. Senza, hai una proposta, non un accordo.
• Numera i preventivi. È l’unico modo per sapere quale versione il cliente ha accettato. Usa una serie separata da quella delle fatture (P-2026-021 per i preventivi, 2026/058 per le fatture).

La nostra guida su come fare un preventivo ha un modello completo e spiega cosa includere.

Quando mandare la fattura

Appena il lavoro è concluso o la merce consegnata. Ci sono tre motivi per non aspettare:

• I termini di pagamento partono dalla fattura. In Italia, tra imprese, se non avete concordato una scadenza il pagamento è dovuto entro 30 giorni dal ricevimento della fattura (o della merce o del servizio, se arrivano dopo). Ogni giorno che aspetti a fatturare è un giorno in più prima di essere pagato.
• I tempi fiscali. La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall’operazione; la fattura differita, per consegne documentate o servizi del mese, entro il 15 del mese successivo. Verifica il tuo caso con il commercialista.
• Non puoi sollecitare quello che non hai fatturato. La nostra guida al sollecito di pagamento parte da una fattura datata con una scadenza chiara.

Per lavori regolari con lo stesso cliente (pulizie settimanali, manutenzione mensile, ore a pacchetto), una fattura al mese che elenca ogni intervento è comune e va benissimo, purché sia previsto nei tuoi termini.

In mezzo: acconti, fattura proforma e lavori extra

Acconti. Per i lavori più grossi, chiedi un acconto nel preventivo (“30% all’accettazione”), poi fatturalo quando lo incassi. La fattura finale indica il prezzo totale, scala l’acconto già fatturato e chiede il saldo. In Italia, per l’IVA, l’incasso di un acconto fa considerare effettuata l’operazione per quella somma: la fattura dell’acconto va emessa, con l’IVA se la applichi, come per qualsiasi altro incasso.

Fattura proforma. Una proforma somiglia a una fattura, ma è una proposta senza valore fiscale, usata spesso per la dogana o per far approvare internamente un pagamento anticipato. Non sostituisce il preventivo accettato né la fattura finale. Leggi la nostra guida alla fattura proforma.

Lavori extra. Se durante il lavoro salta fuori qualcosa di non previsto, non aggiungerlo semplicemente in fattura. Fai un preventivo a parte e fattelo accettare prima. Una fattura deve contenere solo quello che il cliente ha approvato.

Esempio concreto: dal preventivo alla fattura finale

Aisha è una sviluppatrice web a Torino, in regime forfettario (quindi senza IVA in fattura), e realizza il sito di un forno del quartiere.

1. Preventivo, 1° settembre: progettazione e sviluppo 1.500 €, testi 6 ore a 45 € = 270 €, totale 1.770 €. Valido 30 giorni, acconto del 40% all’accettazione.
2. Accettazione, 3 settembre: la titolare accetta il preventivo online.
3. Fattura d’acconto, 3 settembre: 40% di 1.770 € = 708 €.
4. Fattura finale, 24 settembre, il giorno in cui il sito va online: totale 1.770 €, meno acconto già fatturato 708 €, saldo da pagare 1.062 €, entro 14 giorni.

Verifica: 708 € + 1.062 € = 1.770 €. Il cliente paga esattamente il prezzo del preventivo, e ogni pagamento corrisponde a una fattura. Da forfettaria, Aisha aggiunge su ogni fattura sopra i 77,47 € la marca da bollo da 2 €, che può addebitare al cliente se il preventivo lo prevede.

Gli errori che portano a liti

• Mandare una fattura “per dare un prezzo”. Una fattura consuma un numero della tua sequenza, passa dallo SdI e, se applichi l’IVA, fa scattare l’imposta. Se il cliente dice no, ti serve una nota di credito. Per proporre un prezzo, manda un preventivo.
• Trattare il preventivo accettato come una fattura. Il preventivo prova il prezzo concordato, non che il lavoro è stato fatto o che il pagamento è dovuto. Serve comunque una fattura.
• Fatturare più del preventivo senza accordo. Salvo un buon motivo, come lavori extra approvati dal cliente, non puoi chiedere più del preventivo.
• Prendere un acconto senza documenti. Fattura ogni acconto, altrimenti la fattura finale diventa confusa per entrambi.
• Aspettare a fatturare. I termini di pagamento partono solo quando la fattura arriva.

Dal preventivo alla fattura senza riscrivere tutto

La parte più lenta è spesso ricopiare il preventivo nella fattura. In Binome360 scrivi il preventivo con una frase; il cliente lo legge, scarica un PDF e lo accetta online da un link; il preventivo accettato diventa una fattura con un tocco, con le stesse righe e la sua numerazione.

Binome360 prepara preventivi e fatture chiari; non è una piattaforma di fatturazione elettronica certificata, non invia documenti allo SdI e non gestisce pagamenti. Per la fattura elettronica valida ai fini fiscali usa il tuo software o i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate.

Domande frequenti

Un preventivo accettato è vincolante?

Una volta che il cliente lo accetta, di norma il preventivo diventa parte del vostro accordo: tu ti sei impegnato su prezzo e contenuto, lui a pagare. Prima dell’accettazione è una proposta, che puoi ritirare o modificare. Se il cliente è un consumatore, valgono anche le tutele del Codice del consumo.

Posso mandare una fattura senza preventivo?

Sì. Nella maggior parte dei casi il preventivo è facoltativo. Per un piccolo lavoro a prezzo noto, basta la fattura dopo il lavoro. Senza preventivo, però, non hai niente di scritto da mostrare se il cliente poi contesta il prezzo.

Che differenza c’è tra preventivo e preventivo di massima?

Il preventivo è un prezzo fisso per un lavoro definito. Il preventivo di massima è la tua migliore stima, che può salire entro limiti ragionevoli. Se non sei sicuro del costo finale, chiamalo così e spiega cosa potrebbe farlo cambiare.

Preventivi e fatture devono avere la stessa numerazione?

No. Tienile separate. Le fatture richiedono una numerazione progressiva senza salti; i preventivi no, e molti non diventano mai fatture. Mischiarle lascia buchi nella numerazione delle fatture.

Quanto tempo dopo la fine del lavoro devo mandare la fattura?

Se puoi, lo stesso giorno. La legge ti lascia 12 giorni per la fattura immediata, ma aspettare così a lungo ritarda solo il tuo pagamento.

In sintesi

Manda un preventivo prima del lavoro per fissare il prezzo, una fattura d’acconto se incassi soldi in anticipo e una fattura finale appena il lavoro è concluso. Chiama le stime con il loro nome, fatti accettare i preventivi per iscritto e non fatturare mai oltre il preventivo senza accordo. Prima cosa da fare: per il prossimo lavoro, manda il preventivo il giorno stesso in cui vedi il cliente, con una scadenza e le condizioni dell’acconto scritte chiaramente.

Fonti

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (preventivi, stime e prezzo ragionevole): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, sezione 51 (prezzo ragionevole quando non è concordato): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• California Business and Professions Code, sezione 9884.9 (stime scritte per le riparazioni auto): law.justia.com.
• HMRC, “VAT guide (VAT Notice 700)”, sezione 14 (acconti e pagamenti anticipati): gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, sezione 3.1 (emissione delle fatture IVA entro 30 giorni): gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery” (termine di pagamento di 30 giorni in mancanza di accordo): gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.

Per l’Italia: DPR 633/1972, artt. 6 (effettuazione delle operazioni e acconti) e 21 (emissione della fattura); D.Lgs. 231/2002 (termini di pagamento); Codice civile, art. 1657 (testi su normattiva.it).

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