Sollecito di pagamento: fac simile email, tempi e passi successivi

Perché sollecitare subito

I ritardi di pagamento sono frequenti e si sommano. Nel Regno Unito, l’Office of the Small Business Commissioner ha stimato nel 2026 che costano all’economia quasi 11 miliardi di sterline l’anno. Negli Stati Uniti, il 2026 Small Business Late Payments Report di QuickBooks (un sondaggio di settore, non una statistica ufficiale) ha rilevato che il 59% delle piccole imprese aveva fatture scadute, per una media di 17.700 dollari a testa.

Molti ritardi non sono in malafede. La fattura è finita nella casella sbagliata, mancava il numero d’ordine, oppure aspetta la firma di qualcuno. Un sollecito il giorno dopo la scadenza risolve questi casi in pochi minuti. Se aspetti tre settimane, la tua fattura sprofonda sotto tutto il resto che il cliente deve pagare.

Conta anche come scrivi. In un esperimento sul campo condotto con il fisco britannico (HM Revenue & Customs) su circa 100.000 contribuenti con imposte arretrate (Hallsworth, List, Metcalfe e Vlaev, Journal of Public Economics, 2017), aggiungere una sola frase che ricordava che la maggior parte delle persone paga in tempo ha alzato i pagamenti di circa 5 punti percentuali. Un secondo esperimento ha trovato 3 o 4 punti in più spiegando quanto costano gli interessi di un pagamento tardivo e come pagare. Si parlava di tasse, non di fatture tra imprese, ma la lezione vale lo stesso: scrivi con precisione quanto è dovuto, come pagare e quanto costa il ritardo.

I tuoi diritti in Italia

Il D.Lgs. 231/2002, aggiornato nel 2012 per recepire la direttiva europea sui ritardi di pagamento (2011/7/UE), si applica alle transazioni commerciali tra imprese e con la pubblica amministrazione:

• Se non avete concordato una scadenza, il pagamento è in ritardo dopo 30 giorni da quando il cliente riceve la fattura (o la merce o il servizio, se arrivano dopo).
• Termini concordati tra imprese: in genere fino a 60 giorni; si può andare oltre solo se lo pattuite espressamente per iscritto e il termine non è gravemente iniquo. Con la pubblica amministrazione la regola è 30 giorni (60 in casi particolari).
• Interessi di mora: tasso di riferimento della BCE più 8 punti percentuali, aggiornato ogni sei mesi e pubblicato dal Ministero dell’Economia. Decorrono automaticamente dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di una messa in mora, salvo che il contratto preveda un tasso diverso.
• Risarcimento forfettario per ogni fattura: 40 € per le spese di recupero, più le eventuali spese maggiori che puoi dimostrare (per esempio un legale).

Esempio di calcolo: una fattura da 2.400 € pagata con 45 giorni di ritardo. Ipotizziamo un tasso di riferimento BCE del 2% (dato ipotetico: controlla quello in vigore per il semestre), quindi interessi di mora al 10%. Interessi: 2.400 € × 10% × 45 ÷ 365 = 29,59 €. Aggiungi 40 € di risarcimento: 69,59 € in tutto.

Se sei un professionista o un lavoratore autonomo, la legge 81/2017 (lo “Statuto del lavoro autonomo”) estende queste regole ai tuoi rapporti con le imprese e con la pubblica amministrazione, e considera abusive le clausole che fissano termini di pagamento oltre i 60 giorni. Controlla il testo aggiornato prima di citarlo in una lettera.

Se il tuo cliente è un privato, il D.Lgs. 231/2002 non si applica. Puoi chiedere gli interessi legali dal momento in cui lo metti in mora, oppure gli interessi e le penali previste dal contratto, se le avete concordate.

Nel Regno Unito e negli Stati Uniti

Se lavori con clienti all’estero, le regole cambiano. Due esempi utili da conoscere:

• Regno Unito. Il Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 prevede, tra imprese, interessi pari all’8% sopra il tasso base della Bank of England e un risarcimento fisso di £40, £70 o £100 a fattura secondo l’importo. Il Commercial Payments Bill, presentato alla Camera dei Lord il 19 maggio 2026, vorrebbe fissare un tetto rigido di 60 giorni, ma non è ancora legge.
• Stati Uniti. Non c’è una legge federale sui termini di pagamento tra privati: valgono il contratto e le norme statali. Le leggi per i freelance di New York (città dal 2017, Stato dal 28 agosto 2024, lavori da 800 dollari in su), California (dal 1° gennaio 2025, da 250 dollari) e Illinois (dal 1° luglio 2024) impongono un contratto scritto e, in mancanza di una data, il pagamento entro 30 giorni.
• Cause di piccolo importo. Negli Stati Uniti le small claims courts hanno limiti molto diversi da uno Stato all’altro: in California fino a 12.500 dollari per le persone fisiche e 6.250 per la maggior parte delle imprese; a New York City un’impresa può chiedere fino a 10.000 dollari senza avvocato, dopo una lettera di diffida inviata almeno dieci giorni prima.

Il calendario del sollecito di pagamento in 4 tappe

Scegli un calendario e usalo con tutti i clienti. La costanza conta più dell’intensità: i clienti che sanno che solleciti sempre il giorno dopo la scadenza cominciano a pagare puntuali.

Prima della tappa 1, controlla le basi. La fattura elettronica è stata consegnata dal Sistema di Interscambio (SdI) al codice destinatario o alla PEC giusti? Riporta il numero d’ordine, o il CIG se il cliente è un ente pubblico, che serve al suo ufficio amministrativo? Una fattura bloccata per un riferimento mancante non verrà pagata, per quanto decisi siano i tuoi solleciti.

Annota tutto: data di invio, destinatario, eventuali risposte. Ti servirà questa traccia se il credito finisce davanti a un mediatore o a un giudice.

Modello 1: sollecito cordiale (giorno 1)

Oggetto: Fattura n. [2026/042] – scadenza [30/09/2026]

Ciao [Nome],

ti scrivo solo per segnalarti che non ho ancora ricevuto il pagamento della fattura
n. [2026/042] di [2.400,00 €], scaduta il [30/09/2026]. Te la allego di nuovo,
nel caso fosse andata persa.

Puoi pagare con bonifico bancario a:
[Intestatario] · IBAN [IT00 X000 0000 0000 0000 0000 000]
Causale: Fattura n. [2026/042]

Se il pagamento è già partito, ignora pure questo messaggio. E se ti manca qualcosa,
come il numero d’ordine, dimmelo e te lo mando subito.

Grazie,
[Il tuo nome] · [Attività] · [Telefono]

Modello 2: sollecito deciso (giorno 10)

Oggetto: Secondo sollecito – fattura n. [2026/042], scaduta da 10 giorni

Buongiorno [Nome],

la fattura n. [2026/042] di [2.400,00 €], scaduta il [30/09/2026], risulta
ancora non pagata, nonostante la mia email del [01/10/2026].

Puoi indicarmi la data in cui effettuerai il pagamento? Se qualcosa lo sta
bloccando (un’approvazione, un dubbio su una voce), sono disponibile a parlarne
in settimana.

Come previsto dal D.Lgs. 231/2002, sui pagamenti in ritardo maturano interessi
di mora [al tasso BCE maggiorato di 8 punti], più 40 € di risarcimento forfettario.

Fattura in allegato · IBAN: [….] · Causale: Fattura n. [2026/042]

Cordiali saluti,
[Il tuo nome] · [Attività] · [Telefono]

Modello 3: ultimo sollecito (giorno 20)

Oggetto: Ultimo sollecito prima di procedere – fattura n. [2026/042]

Gentile [Nome],

nonostante i miei solleciti del [01/10] e del [10/10/2026], la fattura n. [2026/042]
di [2.400,00 €], scaduta il [30/09/2026], non è ancora stata pagata.

Ti chiedo di saldare l’intero importo entro il [27/10/2026].

Se non riceverò il pagamento entro quella data, invierò una lettera formale
di messa in mora e potrò agire per vie legali senza ulteriore preavviso.
All’importo richiesto si aggiungeranno gli interessi di mora e il risarcimento.

Preferisco trovare una soluzione insieme. Se un pagamento a rate può aiutarti,
mandami una proposta scritta prima di quella data.

Distinti saluti,
[Il tuo nome] · [Attività] · [Telefono]

Modello 4: lettera di messa in mora (giorno 30)

Mandala via PEC, che ha valore legale come una raccomandata, oppure con raccomandata A/R: così puoi dimostrare che è arrivata. La lettera di messa in mora (art. 1219 del Codice civile) mette formalmente il debitore in ritardo e interrompe la prescrizione. Dai un termine chiaro e ragionevole, per esempio 15 giorni. Se il credito è importante o il cliente contesta, falla scrivere da un avvocato: una diffida su carta intestata di uno studio legale spesso basta a sbloccare il pagamento.

[Nome della tua attività]
[Indirizzo] · [PEC] · [Partita IVA]

[Nome del cliente / ragione sociale]
[Indirizzo]

[Luogo e data]

OGGETTO: Messa in mora – Fattura n. [2026/042]

Gentile [Nome],

risulta a Suo carico un debito di [2.469,59 €], così composto:
  - Fattura n. [2026/042] del [31/08/2026], scadenza [30/09/2026]:    [2.400,00 €]
  - Interessi di mora al [10%] annuo fino al [data]:                  [29,59 €]
  - Risarcimento forfettario (art. 6, D.Lgs. 231/2002):                [40,00 €]

Nonostante i solleciti del [01/10], [10/10] e [20/10/2026], la somma
non è ancora stata pagata.

Con la presente La invito e costituisco formalmente in mora al pagamento entro
[15] giorni dal ricevimento, avvertendo che in mancanza agirò in via giudiziale
per il recupero del credito, degli interessi e delle spese, senza altro avviso.

Estremi per il pagamento: [….] · Causale: Fattura n. [2026/042]

Distinti saluti,
[Firma]
[Nome]
Allegati: fattura n. [2026/042], copia dei solleciti

Aggiorna gli interessi alla data di invio, perché crescono ogni giorno. Se il cliente è un privato, togli le righe su interessi di mora e risarcimento forfettario (il D.Lgs. 231/2002 vale solo tra imprese e con la PA) e chiedi gli interessi legali. Con un cliente nel Regno Unito o negli Stati Uniti, sostituisci quelle righe con quanto prevedono la legge locale o il vostro contratto.

Se la lettera non basta

Italia. Con una fattura e le scritture contabili puoi chiedere al giudice un decreto ingiuntivo: un ordine di pagamento emesso senza udienza, che il debitore può contestare entro 40 giorni. Di solito serve un avvocato; per le cause di valore più basso è competente il giudice di pace (le soglie sono cambiate con la riforma Cartabia: verifica quelle in vigore). Esistono anche società di recupero crediti, che trattengono una percentuale di quanto incassano.

Regno Unito e Stati Uniti. Nel Regno Unito (Inghilterra e Galles) si può fare causa online con Money Claim Online, con spese che dipendono dall’importo. Negli Stati Uniti si passa dalla small claims court dello Stato, se l’importo rientra nel limite, oppure da un’agenzia di recupero o da un avvocato per somme più alte.

In ogni paese, una causa costa tempo. Confronta l’importo dovuto con spese e ore di lavoro, e valuta un piano di rientro o una mediazione se vuoi tenerti il cliente.

Meno solleciti da scrivere

La parte più difficile del sollecito è ricordarsi di farlo. In Binome360 preventivi e fatture vengono numerati in automatico e condivisi con un link che il cliente apre e scarica in PDF. Le fatture scadute vengono segnalate e l’app ti prepara un messaggio di sollecito cortese, che rileggi e mandi tu.

Binome360 non incassa pagamenti, non sollecita i clienti da solo e non è una piattaforma di fatturazione elettronica certificata: non invia fatture allo SdI. Prepara documenti e messaggi, e decidi tu cosa parte.

Domande frequenti

Quando mandare un sollecito di pagamento?

Il giorno dopo la scadenza. Per importi alti o clienti nuovi, aiuta anche un promemoria cortese qualche giorno prima. Più aspetti, più la tua fattura scende nella lista delle priorità del cliente.

Come chiedere un pagamento con gentilezza?

Nel primo messaggio presumi la buona fede, sii breve e rendi facile pagare: numero di fattura, importo, scadenza, IBAN e fattura in allegato. Tieni la fermezza per il secondo e il terzo messaggio, e offri sempre di parlare di eventuali problemi.

Posso chiedere interessi di mora su una fattura?

In Italia, tra imprese e con la pubblica amministrazione, gli interessi di mora e i 40 € di risarcimento sono dovuti per legge anche se il contratto non li cita. Con i clienti privati servono una messa in mora o un accordo preso prima. Scrivi comunque i termini di pagamento e le conseguenze del ritardo su ogni preventivo e fattura.

E se il cliente contesta la fattura?

Rispondi per iscritto, punto per punto, e cerca una soluzione: una nota di credito parziale, una fattura corretta o un piano di rientro. Fai attenzione alle contestazioni che arrivano tardi; la tua protezione migliore è una traccia chiara di cosa è stato concordato e consegnato.

Conviene rivolgersi a una società di recupero crediti?

Può avere senso per crediti importanti o quando non vuoi perderci altre ore. Queste società di solito trattengono una percentuale di quanto recuperano. Confronta quel costo con un decreto ingiuntivo chiesto tramite un avvocato.

In sintesi

Sollecita presto, con un calendario fisso e messaggi che dicono esattamente quanto pagare, come ed entro quando. In Italia, tra imprese, gli interessi di mora e il risarcimento forfettario sono automatici; con i privati e all’estero valgono il contratto e le regole locali. Primo passo: elenca oggi tutte le fatture scadute e manda a ogni cliente il sollecito cordiale (modello 1).

Fonti

• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Bank of England, Monetary Policy Summary, settembre 2026 (Bank Rate invariato al 3,75%): bankofengland.co.uk.
• UK Parliament, Commercial Payments Bill [HL], presentato il 19 maggio 2026: bills.parliament.uk/bills/4128; Napthens, “Commercial Payments Bill: a guide”, luglio 2026.
• Office of the Small Business Commissioner, “Late Payments Research”: smallbusinesscommissioner.gov.uk; GOV.UK, “Largest crackdown on late payments in over 25 years as landmark Bill enters Parliament”, maggio 2026.
• GOV.UK, “Make a court claim for money: court fees”: gov.uk/make-court-claim-for-money/court-fees; Civil Procedure Rules, Part 27 (small claims track).
• Ministry of Justice, Pre-Action Protocol for Debt Claims (in vigore dal 1° ottobre 2017): justice.gov.uk.
• New York State Department of Labor, “Freelance Isn’t Free Act”: dol.ny.gov/freelance-isnt-free-act; NYC Department of Consumer and Worker Protection, “Protecting Freelance Workers”.
• California SB 988, Freelance Worker Protection Act: leginfo.legislature.ca.gov; Illinois Department of Labor, “Freelance Worker Protection Act”: labor.illinois.gov.
• California Courts, “Small claims in California”: selfhelp.courts.ca.gov; NY Courts, “NYC Small Claims: Commercial Claims”: nycourts.gov.
• QuickBooks (Intuit), “2026 Small Business Late Payments Report” (sondaggio di settore, USA): quickbooks.intuit.com.
• Hallsworth M., List J. A., Metcalfe R. D., Vlaev I., “The behavioralist as tax collector: Using natural field experiments to enhance tax compliance”, Journal of Public Economics, vol. 148, 2017, pp. 14–31.

Per l’Italia: D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231, come modificato dal D.Lgs. 9 novembre 2012, n. 192 (attuazione della direttiva 2011/7/UE); Legge 22 maggio 2017, n. 81, art. 2; Codice civile, artt. 1219 e 1224 (testi su normattiva.it).

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