Mensagem de cobrança: como cobrar uma fatura atrasada (4 modelos)

Por que cobrar cedo

O atraso de pagamento é comum e vira uma bola de neve. No Reino Unido, o Office of the Small Business Commissioner estimou em 2026 que os atrasos custam quase £ 11 bilhões por ano à economia. Nos EUA, o relatório de 2026 da QuickBooks sobre atrasos de pagamento (uma pesquisa do setor, não uma estatística oficial) constatou que 59% das pequenas empresas tinham faturas vencidas, com uma média de US$ 17.700 a receber.

Muitos atrasos não são má-fé. A fatura foi para o e-mail errado, faltou o número do pedido de compra ou ela está esperando a aprovação de alguém. Uma mensagem no dia seguinte ao vencimento resolve esses casos em minutos. Espere três semanas e a sua fatura afunda debaixo de todas as outras contas que o cliente tem para pagar.

As palavras também contam. Num experimento de campo com a HM Revenue & Customs, a Receita britânica, envolvendo cerca de 100.000 contribuintes com impostos atrasados (Hallsworth, List, Metcalfe e Vlaev, Journal of Public Economics, 2017), acrescentar uma frase dizendo que a maioria das pessoas paga em dia aumentou a taxa de pagamento em cerca de 5 pontos percentuais. Outro experimento encontrou ganhos de 3 a 4 pontos ao explicar o custo dos juros por atraso e as formas de pagamento. Eram impostos, não faturas comerciais, mas a lição vale do mesmo jeito: diga exatamente quanto é devido, como pagar e quanto custa atrasar.

Seus direitos no Reino Unido

A Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 vale para vendas entre empresas:

• Se vocês não combinaram uma data de pagamento, o pagamento está atrasado 30 dias depois que o cliente recebe a fatura (ou os produtos ou serviços, se isso vier depois).
• Os prazos combinados entre empresas costumam ter um teto de 60 dias, a menos que os dois lados aceitem um prazo maior que seja justo.
• Juros legais: 8% mais a taxa básica do Bank of England, salvo se o contrato previr outra taxa.
• Indenização fixa por fatura: £ 40 para dívidas abaixo de £ 1.000, £ 70 de £ 1.000 a £ 9.999,99 e £ 100 a partir de £ 10.000, mais os custos razoáveis de cobrança.

Exemplo: uma fatura de £ 2.400 paga com 45 dias de atraso, com a taxa básica em 3,75% (setembro de 2026). Juros: £ 2.400 × 11,75% × 45 ÷ 365 = £ 34,77. Some a indenização de £ 70: £ 104,77 no total.

Há uma reforma a caminho. O Commercial Payments Bill, apresentado na Câmara dos Lordes em 19 de maio de 2026, tornaria os 60 dias um limite rígido para a maioria dos prazos entre empresas, impediria que os contratos afastassem os juros legais e daria ao Small Business Commissioner poderes para arbitrar disputas e multar quem atrasa sempre. Ainda não é lei, e os especialistas não esperam que entre em vigor antes de 2027; confira o andamento antes de contar com ele.

Se o seu cliente é um consumidor, a lei de 1998 não se aplica. Você só pode cobrar juros ou multa se isso estava nas suas condições, ou pedir que um juiz fixe juros se entrar com uma ação.

E no Brasil? Não existe uma lei como a britânica. O que vale é o combinado: coloque multa e juros de mora no contrato, no orçamento e na fatura antes de começar o trabalho. Com consumidores, o Código de Defesa do Consumidor limita a multa por atraso a 2% nos contratos que envolvem crédito ou parcelamento. Na dúvida, fale com um advogado ou com o seu contador.

Seus direitos nos EUA

Não há lei federal que fixe prazos de pagamento ou juros por atraso em faturas entre empresas privadas. O que você pode cobrar depende de:

• Seu contrato ou das condições da fatura. Uma multa ou taxa de juros só vale se o cliente concordou com ela, e as leis estaduais contra a usura e de proteção ao consumidor podem limitá-la. Coloque tudo por escrito antes de começar.
• Leis estaduais para freelancers. A Freelance Isn’t Free Act da cidade de Nova York (2017) e a versão do estado de Nova York (em vigor desde 28 de agosto de 2024) exigem contrato escrito para trabalhos freelance de US$ 800 ou mais, e pagamento na data combinada ou em até 30 dias após a conclusão do trabalho, se nenhuma data foi fixada. A indenização pode chegar ao dobro do valor. A Freelance Worker Protection Act da Califórnia (desde 1º de janeiro de 2025, trabalhos de US$ 250 ou mais) e a de Illinois (desde 1º de julho de 2024, US$ 500 ou mais em 120 dias) preveem o mesmo prazo padrão de 30 dias.
• Tribunal de pequenas causas. Os limites variam muito de um estado para outro. Na Califórnia, pessoas físicas e empresários individuais podem cobrar até US$ 12.500, enquanto a maioria das empresas fica limitada a US$ 6.250. Na cidade de Nova York, uma empresa pode abrir uma ação comercial de até US$ 10.000 sem advogado, depois de enviar uma carta de cobrança pelo menos dez dias antes.

Mensagem de cobrança em 4 etapas: o cronograma

Escolha um calendário e use o mesmo com todos os clientes. Constância vale mais do que intensidade: os clientes que sabem que você sempre cobra no dia seguinte ao vencimento passam a pagar em dia.

Antes da etapa 1, confira o básico. A fatura chegou à pessoa certa? Ela traz o número do pedido de compra que o financeiro do cliente exige? Uma fatura recusada por falta de uma referência não será paga, por mais firmes que sejam as suas mensagens.

Registre tudo: data de envio, destinatário, respostas. Você vai precisar desse histórico se a dívida for parar numa mediação ou na Justiça.

Modelo 1: lembrete amigável (dia 1)

Assunto: Fatura FAT-[2026-042] – vencimento em [30/09/2026]

Olá, [Nome],

Passando só para avisar: ainda não recebi o pagamento da fatura FAT-[2026-042],
no valor de [R$ 12.000,00], que venceu em [30/09/2026]. Envio a fatura de novo
em anexo, caso ela tenha se perdido.

Você pode pagar por Pix ou transferência:
[Nome do titular] · Chave Pix [CNPJ ou e-mail] · Banco [000] · Conta [00000-0]
Identificação: FAT-[2026-042]

Se o pagamento já está a caminho, pode desconsiderar esta mensagem. E se faltar
algo do seu lado, como o número do pedido, me avise que eu mando na hora.

Obrigado,
[Seu nome] · [Empresa] · [Telefone]

Modelo 2: lembrete firme (dia 10)

Assunto: Segundo aviso – fatura FAT-[2026-042], 10 dias em atraso

Olá, [Nome],

A fatura FAT-[2026-042], no valor de [R$ 12.000,00], com vencimento em [30/09/2026],
continua em aberto, apesar do meu e-mail de [01/10/2026].

Você pode me informar a data em que o pagamento será feito? Se algo estiver
travando (aprovação, uma dúvida sobre algum item), fico à disposição para
conversar esta semana.

Conforme as condições do nosso contrato, pagamentos em atraso têm [multa de 2%
e juros de mora de 1% ao mês], calculados até a data do pagamento.

Fatura em anexo · Dados para pagamento: [….] · Identificação: FAT-[2026-042]

Atenciosamente,
[Seu nome] · [Empresa] · [Telefone]

Modelo 3: último aviso (dia 20)

Assunto: Último aviso antes de medidas formais – fatura FAT-[2026-042]

Prezado(a) [Nome],

Apesar dos meus lembretes de [01/10] e [10/10/2026], a fatura FAT-[2026-042],
no valor de [R$ 12.000,00], com vencimento em [30/09/2026], continua sem pagamento.

Peço que o valor integral seja pago até [27/10/2026].

Se o pagamento não for recebido até essa data, enviarei uma notificação
extrajudicial e poderei tomar as medidas de cobrança cabíveis sem novo aviso.
A multa e os juros previstos no contrato serão somados ao valor cobrado.

Prefiro resolver isso com você. Se um parcelamento ajudar, me mande
uma proposta por escrito antes dessa data.

Atenciosamente,
[Seu nome] · [Empresa] · [Telefone]

Modelo 4: notificação extrajudicial (dia 30)

Envie por e-mail e por carta registrada com aviso de recebimento (AR), para provar que ela chegou; se preferir, um cartório de títulos e documentos pode fazer a entrega. Na Inglaterra e no País de Gales, se o cliente é pessoa física ou empresário individual, vale o Pre-Action Protocol for Debt Claims: a carta precisa vir com uma ficha informativa e um formulário de resposta, e em geral o devedor tem 30 dias para responder antes da ação. Para uma empresa, dê um prazo claro e razoável, como 14 dias.

[Nome da sua empresa]
[Endereço] · [E-mail] · [CNPJ ou CPF]

[Nome do cliente / empresa]
[Endereço]

[Data]

NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL – Fatura FAT-[2026-042]

Prezado(a) [Nome],

Consta em aberto o valor de [R$ 12.360,00], assim composto:
  - Fatura FAT-[2026-042] emitida em [31/08/2026], vencida em [30/09/2026]:  [R$ 12.000,00]
  - Multa contratual de [2%]:                                            [R$ 240,00]
  - Juros de mora de [1% ao mês] até [data]:                             [R$ 120,00]

Apesar dos lembretes de [01/10], [10/10] e [20/10/2026], esse valor
continua sem pagamento.

Caso o pagamento não seja feito em até [14] dias a contar desta notificação,
tomarei as medidas judiciais cabíveis para receber a dívida, os juros e
as despesas, sem novo aviso.

Dados para pagamento: [….] · Identificação: FAT-[2026-042]

Atenciosamente,
[Assinatura]
[Nome]
Anexos: fatura FAT-[2026-042], cópias dos lembretes

Atualize os juros na data de envio, porque eles crescem a cada dia; no exemplo, são 30 dias de atraso sobre R$ 12.000. Use apenas a multa e os juros que o seu contrato prevê; se ele não diz nada, fale com um advogado antes de acrescentar valores. No Reino Unido, troque essas linhas pelos juros legais e pela indenização fixa da lei de 1998 (só para dívidas entre empresas). Nos EUA, use o que o contrato permitir e cite a lei estadual para freelancers, se ela se aplicar.

Se a notificação não funcionar

Reino Unido. Na Inglaterra e no País de Gales, dá para abrir a ação online, pelo Money Claim Online ou pelo serviço online de cobranças cíveis. As custas dependem do valor: £ 70 para uma cobrança de £ 500,01 a £ 1.000, £ 115 de £ 1.500,01 a £ 3.000 e £ 205 de £ 3.000,01 a £ 5.000, por exemplo. Cobranças de até £ 10.000 em geral seguem o rito de pequenas causas, pensado para quem não tem advogado. Escócia e Irlanda do Norte têm procedimentos próprios.

EUA. Entre com a ação no tribunal de pequenas causas do seu estado, se o valor couber no limite, ou recorra a uma agência de cobrança ou a um advogado para valores maiores. Para freelancers da cidade de Nova York, o Department of Consumer and Worker Protection recebe reclamações com base na Freelance Isn’t Free Act; no restante do estado, as reclamações vão para o Attorney General.

No Brasil, os caminhos mais usados são o protesto do título em cartório e o Juizado Especial Cível, que julga causas de até 40 salários mínimos; até 20 salários mínimos, você pode entrar sem advogado. MEIs, microempresas e empresas de pequeno porte também podem abrir ações no Juizado.

Seja qual for o país, uma ação na Justiça toma tempo. Compare o valor devido com as custas e com as suas horas, e pense num parcelamento ou numa mediação se quiser manter o cliente.

Menos cobranças para escrever

O mais difícil de cobrar é lembrar de cobrar. No Binome360, orçamentos e faturas são numerados automaticamente e compartilhados por um link que o cliente abre e baixa em PDF. As faturas vencidas ficam sinalizadas, e o app prepara uma mensagem de cobrança educada para você revisar e enviar.

O Binome360 não recebe pagamentos nem cobra clientes por conta própria, e não é um emissor de nota fiscal nem uma plataforma certificada de faturamento eletrônico: ele prepara documentos e mensagens, e você decide o que sai.

Perguntas frequentes

Quando devo cobrar uma fatura atrasada?

No dia seguinte ao vencimento. Para valores altos ou clientes novos, um aviso gentil alguns dias antes do vencimento também ajuda. Quanto mais você espera, mais a sua fatura desce na lista de prioridades do cliente.

Como pedir o pagamento com educação?

Na primeira mensagem de cobrança, parta da boa-fé, seja breve e facilite o pagamento: número da fatura, valor, vencimento, chave Pix ou dados bancários e a fatura em anexo. Deixe a firmeza para a segunda e a terceira mensagens, e sempre se ofereça para conversar sobre qualquer problema.

Posso cobrar multa e juros por atraso?

No Reino Unido, entre empresas, você pode exigir juros legais e a indenização fixa mesmo que o contrato não fale nisso. Nos EUA, no Brasil e com clientes consumidores em qualquer lugar, a multa em geral só vale se foi combinada antes, dentro dos limites da lei local. Coloque as condições de atraso em todo orçamento e em toda fatura.

E se o cliente contestar a fatura?

Responda por escrito, ponto por ponto, e busque uma saída: um abatimento parcial, uma fatura corrigida ou um parcelamento. Preste atenção especial às contestações que aparecem tarde; um registro claro do que foi combinado e entregue é a sua melhor proteção.

Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?

Pode valer para dívidas maiores ou quando você não quer gastar mais horas com isso. Essas empresas costumam ficar com uma porcentagem do que recuperam. Compare esse custo com uma ação no juizado de pequenas causas, que muitas vezes você mesmo pode abrir.

Em resumo

Cobre cedo, num calendário fixo, com mensagens que dizem exatamente o que pagar, como e até quando. No Reino Unido, as dívidas entre empresas rendem juros legais e uma indenização fixa; nos EUA e no Brasil, quem manda são o contrato e a lei local. Primeiro passo: liste hoje todas as faturas vencidas e mande o lembrete amigável (modelo 1) para cada cliente.

Fontes

• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Bank of England, Monetary Policy Summary, setembro de 2026 (Bank Rate mantida em 3,75%): bankofengland.co.uk.
• UK Parliament, Commercial Payments Bill [HL], apresentado em 19 de maio de 2026: bills.parliament.uk/bills/4128; Napthens, “Commercial Payments Bill: a guide”, julho de 2026.
• Office of the Small Business Commissioner, “Late Payments Research”: smallbusinesscommissioner.gov.uk; GOV.UK, “Largest crackdown on late payments in over 25 years as landmark Bill enters Parliament”, maio de 2026.
• GOV.UK, “Make a court claim for money: court fees”: gov.uk/make-court-claim-for-money/court-fees; Civil Procedure Rules, Part 27 (small claims track).
• Ministry of Justice, Pre-Action Protocol for Debt Claims (em vigor desde 1º de outubro de 2017): justice.gov.uk.
• New York State Department of Labor, “Freelance Isn’t Free Act”: dol.ny.gov/freelance-isnt-free-act; NYC Department of Consumer and Worker Protection, “Protecting Freelance Workers”.
• California SB 988, Freelance Worker Protection Act: leginfo.legislature.ca.gov; Illinois Department of Labor, “Freelance Worker Protection Act”: labor.illinois.gov.
• California Courts, “Small claims in California”: selfhelp.courts.ca.gov; NY Courts, “NYC Small Claims: Commercial Claims”: nycourts.gov.
• QuickBooks (Intuit), “2026 Small Business Late Payments Report” (pesquisa do setor, EUA): quickbooks.intuit.com.
• Hallsworth M., List J. A., Metcalfe R. D., Vlaev I., “The behavioralist as tax collector: Using natural field experiments to enhance tax compliance”, Journal of Public Economics, vol. 148, 2017, pp. 14–31.

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