Cara menagih invoice: jadwal dan contoh surat penagihan

Kenapa harus menagih sejak awal

Pembayaran telat itu umum, dan dampaknya menumpuk. Di Inggris, Office of the Small Business Commissioner memperkirakan pada 2026 bahwa keterlambatan pembayaran merugikan perekonomian hampir £11 miliar per tahun. Di AS, laporan QuickBooks tentang keterlambatan pembayaran usaha kecil tahun 2026 (data survei industri, bukan statistik resmi) menemukan bahwa 59% usaha kecil punya invoice yang lewat jatuh tempo, dengan rata-rata piutang $17.700.

Banyak keterlambatan bukan karena niat buruk. Invoice masuk ke email yang salah, nomor PO (purchase order) tidak dicantumkan, atau invoice masih menunggu persetujuan atasan. Pengingat sehari setelah jatuh tempo menyelesaikan masalah seperti ini dalam hitungan menit. Tunggu tiga minggu, dan invoicemu tenggelam di bawah semua tagihan lain yang harus dibayar klienmu.

Pilihan kata juga berpengaruh. Dalam eksperimen lapangan bersama otoritas pajak Inggris (HM Revenue & Customs) yang melibatkan sekitar 100.000 wajib pajak dengan tunggakan (Hallsworth, List, Metcalfe, dan Vlaev, Journal of Public Economics, 2017), menambahkan satu kalimat bahwa kebanyakan orang membayar tepat waktu menaikkan tingkat pembayaran sekitar 5 poin persentase. Eksperimen lanjutan menemukan kenaikan 3 sampai 4 poin dengan menjelaskan biaya bunga kalau telat dan cara-cara membayarnya. Itu soal pajak, bukan piutang dagang, tetapi pelajarannya tetap berlaku: sebutkan dengan tepat berapa yang harus dibayar, bagaimana cara membayarnya, dan apa akibatnya kalau terlambat.

Hakmu kalau klienmu di Inggris

Banyak freelancer dan usaha kecil di Indonesia punya klien di luar negeri. Di Inggris, Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 berlaku untuk penjualan antarbisnis:

• Kalau tidak ada tanggal bayar yang disepakati, pembayaran dianggap telat 30 hari setelah klien menerima invoice (atau barang atau jasanya, kalau lebih belakangan).
• Termin yang disepakati antarbisnis biasanya dibatasi 60 hari, kecuali kedua pihak menyepakati termin lebih panjang yang adil.
• Bunga menurut undang-undang: 8% ditambah suku bunga acuan Bank of England, kecuali kontrakmu menetapkan tarif lain.
• Kompensasi tetap per invoice: £40 untuk utang di bawah £1.000, £70 untuk £1.000 sampai £9.999,99, dan £100 untuk £10.000 atau lebih, ditambah biaya penagihan tambahan yang wajar.

Contoh hitungan: invoice £2.400 dibayar telat 45 hari, dengan suku bunga acuan 3,75% (September 2026). Bunga: £2.400 × 11,75% × 45 ÷ 365 = £34,77. Tambahkan kompensasi £70: total £104,77.

Aturannya sedang direformasi. Commercial Payments Bill, yang diajukan di House of Lords pada 19 Mei 2026, akan menjadikan 60 hari sebagai batas mutlak untuk sebagian besar termin pembayaran bisnis, membuat bunga menurut undang-undang tidak bisa dikesampingkan lewat kontrak, dan memberi Small Business Commissioner wewenang untuk memutus sengketa serta mendenda pembayar yang terus-menerus telat. RUU ini belum berlaku dan para pengamat tidak memperkirakannya berlaku sebelum 2027, jadi cek perkembangannya sebelum mengandalkannya.

Kalau klienmu konsumen perorangan, UU 1998 tidak berlaku. Kamu hanya bisa mengenakan bunga atau denda keterlambatan kalau hal itu tercantum di syarat dan ketentuanmu, atau meminta pengadilan menetapkan bunga kalau kamu menggugat.

Hakmu kalau klienmu di Amerika Serikat

Tidak ada undang-undang federal yang mengatur termin pembayaran atau bunga keterlambatan untuk invoice antarbisnis swasta. Apa yang bisa kamu tagihkan bergantung pada:

• Kontrak atau syarat di invoicemu. Denda atau bunga keterlambatan hanya berlaku kalau klien sudah menyetujuinya, dan aturan riba serta perlindungan konsumen di tiap negara bagian bisa membatasinya. Tulis hal ini sebelum pekerjaan dimulai.
• UU freelancer negara bagian. Freelance Isn’t Free Act milik Kota New York (2017) dan versi Negara Bagian New York (berlaku sejak 28 Agustus 2024) mewajibkan kontrak tertulis untuk pekerjaan freelance senilai $800 atau lebih, serta pembayaran pada tanggal yang disepakati atau dalam 30 hari setelah pekerjaan selesai kalau tidak ada tanggal yang ditetapkan. Sanksinya bisa berupa ganti rugi dua kali lipat. Freelance Worker Protection Act di California (sejak 1 Januari 2025, pekerjaan $250 ke atas) dan di Illinois (sejak 1 Juli 2024, $500 ke atas dalam 120 hari) menetapkan batas bawaan 30 hari yang serupa.
• Pengadilan klaim kecil (small claims court). Batasnya sangat berbeda antarnegara bagian. Di California, perorangan dan usaha perseorangan bisa menggugat sampai $12.500, sedangkan sebagian besar perusahaan dibatasi $6.250. Di Kota New York, perusahaan bisa mengajukan klaim komersial sampai $10.000 tanpa pengacara, setelah mengirim surat tuntutan paling lambat sepuluh hari sebelum mendaftar.

Jadwal menagih invoice dalam 4 langkah

Pilih satu jadwal dan pakai untuk semua klien. Konsistensi lebih ampuh daripada nada keras: klien yang tahu kamu selalu menagih sehari setelah jatuh tempo lama-lama membayar tepat waktu.

Sebelum langkah 1, cek hal-hal dasar. Apakah invoice sampai ke orang yang tepat? Apakah ada nomor PO yang dibutuhkan bagian keuangan klien? Invoice yang ditolak karena kurang nomor referensi tidak akan dibayar, setegas apa pun emailmu.

Catat semuanya: tanggal kirim, dikirim ke siapa, dan balasan apa pun. Jejak ini kamu butuhkan kalau piutangnya sampai ke mediator atau pengadilan.

Contoh 1: pengingat ramah (hari ke-1)

Perihal: Invoice INV-[2026-042] – jatuh tempo [30 Sep 2026]

Halo [Nama depan],

Sekadar mengingatkan: saya belum menerima pembayaran untuk invoice INV-[2026-042]
sebesar [Rp24.000.000], yang jatuh tempo pada [30 Sep 2026]. Saya lampirkan lagi
invoicenya, siapa tahu yang sebelumnya terselip.

Pembayaran bisa dilakukan lewat transfer ke:
[Nama pemilik rekening] · Bank [nama bank] · No. rekening [0000000000]
Berita transfer: INV-[2026-042]

Kalau sudah dalam proses, abaikan saja pesan ini. Dan kalau ada yang kurang
dari sisi Anda, misalnya nomor PO, kabari saya dan akan langsung saya kirim.

Terima kasih,
[Nama kamu] · [Usaha] · [Telepon]

Contoh 2: pengingat tegas (hari ke-10)

Perihal: Pengingat kedua – invoice INV-[2026-042], telat 10 hari

Halo [Nama depan],

Invoice INV-[2026-042] sebesar [Rp24.000.000], jatuh tempo [30 Sep 2026], masih
belum dibayar, menyusul email saya tanggal [1 Okt 2026].

Boleh saya tahu tanggal berapa pembayarannya akan dilakukan? Kalau ada yang
menghambat (persetujuan, pertanyaan soal salah satu item), saya siap membahasnya
minggu ini.

Sesuai ketentuan di perjanjian kita, keterlambatan dikenai denda [2% per bulan],
ditambah biaya penagihan yang sudah disepakati.

Invoice terlampir · Rekening: [….] · Berita transfer: INV-[2026-042]

Salam,
[Nama kamu] · [Usaha] · [Telepon]

Contoh 3: pengingat terakhir (hari ke-20)

Perihal: Pengingat terakhir sebelum langkah resmi – invoice INV-[2026-042]

Yth. [Nama depan],

Meskipun sudah saya ingatkan pada [1 Okt] dan [10 Okt 2026], invoice INV-[2026-042]
sebesar [Rp24.000.000], jatuh tempo [30 Sep 2026], masih belum dibayar.

Mohon lakukan pembayaran penuh paling lambat [27 Okt 2026].

Kalau pembayaran belum kami terima sampai tanggal tersebut, saya akan mengirim
somasi dan dapat menempuh jalur hukum tanpa pemberitahuan lebih lanjut. Denda
keterlambatan dan biaya penagihan akan ditambahkan ke jumlah yang dituntut.

Saya lebih suka menyelesaikan ini baik-baik dengan Anda. Kalau pembayaran cicilan
lebih memudahkan, kirimkan usulan tertulis sebelum tanggal tersebut.

Hormat saya,
[Nama kamu] · [Usaha] · [Telepon]

Contoh 4: surat peringatan resmi atau somasi (hari ke-30)

Kirim lewat email dan lewat pos tercatat atau kurir dengan resi, supaya kamu bisa membuktikan surat itu sampai. Di Indonesia, surat seperti ini biasa disebut somasi; untuk nominal besar atau klien yang membantah, minta pendapat ahli hukum. Di Inggris dan Wales, kalau klienmu perorangan atau usaha perseorangan, berlaku Pre-Action Protocol for Debt Claims: surat wajib disertai lembar informasi dan formulir jawaban, dan biasanya kamu memberi mereka 30 hari untuk menjawab sebelum ke pengadilan. Untuk perusahaan, tetapkan tenggat yang jelas dan wajar, misalnya 14 hari.

[Nama usahamu]
[Alamat] · [Email] · [NIB atau nomor izin usaha, jika ada]

[Nama klien / perusahaan]
[Alamat]

[Tanggal]

SOMASI – Invoice INV-[2026-042]

Yth. [Nama],

Anda memiliki kewajiban pembayaran sebesar [Rp24.680.000], dengan rincian:
  - Invoice INV-[2026-042] tertanggal [31 Agu 2026], jatuh tempo [30 Sep 2026]:  [Rp24.000.000]
  - Denda keterlambatan sesuai Pasal [5] perjanjian, sampai [tanggal]:          [Rp480.000]
  - Biaya penagihan yang disepakati dalam perjanjian:                           [Rp200.000]

Meskipun sudah diingatkan pada [1 Okt], [10 Okt], dan [20 Okt 2026], jumlah
tersebut masih belum dibayar.

Apabila pembayaran tidak kami terima dalam [14] hari sejak tanggal surat ini,
saya akan menempuh jalur hukum untuk menagih utang, denda, dan biaya tersebut
tanpa pemberitahuan lebih lanjut.

Rincian pembayaran: [….] · Berita transfer: INV-[2026-042]

Hormat saya,
[Tanda tangan]
[Nama]
Lampiran: invoice INV-[2026-042], salinan surat pengingat

Perbarui angka denda sampai tanggal surat dikirim, karena angkanya bertambah setiap hari. Kalau perjanjianmu tidak mengatur denda atau biaya penagihan, hapus kedua baris itu dan tagih pokoknya saja. Untuk klien di Inggris, ganti kedua baris dengan bunga menurut undang-undang dan kompensasi tetap UU 1998 (khusus utang antarbisnis), dan untuk klien perorangan tambahkan dokumen Pre-Action Protocol. Untuk klien di AS, isi dengan apa pun yang diizinkan kontrakmu, dan sebutkan UU freelancer negara bagiannya kalau berlaku.

Kalau somasi tidak berhasil

Indonesia. Untuk sengketa bernilai kecil, ada mekanisme gugatan sederhana di pengadilan negeri, dengan proses yang lebih singkat dari gugatan biasa. Cek syarat dan batas nilainya di pengadilan negeri setempat atau dengan ahli hukum sebelum mendaftar.

Inggris. Di Inggris dan Wales, gugatan bisa diajukan secara online lewat Money Claim Online / layanan gugatan uang perdata online. Biaya pengadilan bergantung pada nominalnya: misalnya £70 untuk klaim £500,01 sampai £1.000, £115 untuk £1.500,01 sampai £3.000, dan £205 untuk £3.000,01 sampai £5.000. Klaim sampai £10.000 umumnya masuk jalur klaim kecil (small claims track), yang dirancang untuk orang tanpa pengacara. Skotlandia dan Irlandia Utara punya prosedur sendiri.

AS. Ajukan ke pengadilan klaim kecil di negara bagian klien kalau nominalnya masih di bawah batas, atau gunakan agen penagihan atau pengacara untuk jumlah yang lebih besar. Untuk freelancer di Kota New York, Department of Consumer and Worker Protection menangani pengaduan berdasarkan Freelance Isn’t Free Act; di tingkat negara bagian New York, pengaduan diajukan ke Attorney General.

Di negara mana pun, gugatan menyita waktu. Timbang nominal piutang dengan biaya dan jam kerjamu, dan pertimbangkan cicilan atau mediasi kalau kamu masih ingin mempertahankan klien itu.

Lebih sedikit surat penagihan yang harus kamu tulis

Bagian tersulit dari menagih adalah ingat untuk melakukannya. Di Binome360, penawaran harga dan invoice diberi nomor otomatis dan dibagikan sebagai tautan yang bisa dibuka klienmu dan diunduh sebagai PDF. Invoice yang lewat jatuh tempo ditandai, dan aplikasi menyiapkan draf pesan pengingat yang sopan untuk kamu periksa lalu kirim.

Binome360 tidak menerima pembayaran dan tidak menagih klien secara otomatis, dan bukan platform e-invoicing bersertifikat: aplikasi ini menyiapkan dokumen dan pesan, dan kamu tetap memegang kendali atas apa yang dikirim.

Pertanyaan yang sering diajukan

Kapan sebaiknya mulai menagih invoice yang belum dibayar?

Sehari setelah jatuh tempo. Untuk nominal besar atau klien baru, kabar sopan beberapa hari sebelum jatuh tempo juga membantu. Makin lama kamu menunggu, makin jauh invoicemu turun di daftar prioritas klien.

Bagaimana cara menagih pembayaran dengan sopan?

Berprasangka baik di pesan pertama, buat singkat, dan permudah pembayarannya: nomor invoice, nominal, tanggal jatuh tempo, nomor rekening, dan invoice terlampir. Simpan ketegasan untuk pesan kedua dan ketiga, dan selalu tawarkan untuk membahas kalau ada masalah.

Bolehkah mengenakan denda keterlambatan di invoice?

Di Inggris, antarbisnis, kamu bisa menuntut bunga menurut undang-undang dan kompensasi tetap meskipun kontrakmu tidak menyebutkannya. Di AS, di Indonesia, dan untuk klien perorangan di mana pun, denda keterlambatan umumnya hanya berlaku kalau sudah disepakati sebelumnya, dalam batas hukum yang berlaku. Cantumkan ketentuan keterlambatan di setiap penawaran harga dan invoice.

Bagaimana kalau klien membantah invoicenya?

Balas secara tertulis, poin demi poin, dan cari jalan keluar: potongan sebagian, invoice yang dikoreksi, atau jadwal cicilan. Waspadai bantahan yang baru muncul belakangan; catatan yang jelas tentang apa yang disepakati dan diserahkan adalah perlindungan terbaikmu.

Perlukah memakai jasa penagihan?

Bisa masuk akal untuk piutang besar atau kalau kamu tidak mau menghabiskan lebih banyak waktu. Jasa penagihan biasanya mengambil persentase dari uang yang berhasil ditagih. Bandingkan biaya itu dengan gugatan klaim kecil, yang sering bisa kamu ajukan sendiri.

Ringkasnya

Tagih sejak awal, dengan jadwal tetap, lewat pesan yang menyebut dengan tepat apa yang harus dibayar, bagaimana caranya, dan kapan batasnya. Di Inggris, utang antarbisnis dikenai bunga menurut undang-undang dan kompensasi tetap; di AS dan di Indonesia, kontrakmu dan hukum setempat yang menentukan. Langkah pertama: daftar semua invoice yang sudah lewat jatuh tempo hari ini, lalu kirim pengingat ramah (contoh 1) ke setiap klien.

Sumber

• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Bank of England, Monetary Policy Summary, September 2026 (Bank Rate tetap 3,75%): bankofengland.co.uk.
• UK Parliament, Commercial Payments Bill [HL], diajukan 19 Mei 2026: bills.parliament.uk/bills/4128; Napthens, “Commercial Payments Bill: a guide”, Juli 2026.
• Office of the Small Business Commissioner, “Late Payments Research”: smallbusinesscommissioner.gov.uk; GOV.UK, “Largest crackdown on late payments in over 25 years as landmark Bill enters Parliament”, Mei 2026.
• GOV.UK, “Make a court claim for money: court fees”: gov.uk/make-court-claim-for-money/court-fees; Civil Procedure Rules, Part 27 (small claims track).
• Ministry of Justice, Pre-Action Protocol for Debt Claims (berlaku sejak 1 Oktober 2017): justice.gov.uk.
• New York State Department of Labor, “Freelance Isn’t Free Act”: dol.ny.gov/freelance-isnt-free-act; NYC Department of Consumer and Worker Protection, “Protecting Freelance Workers”.
• California SB 988, Freelance Worker Protection Act: leginfo.legislature.ca.gov; Illinois Department of Labor, “Freelance Worker Protection Act”: labor.illinois.gov.
• California Courts, “Small claims in California”: selfhelp.courts.ca.gov; NY Courts, “NYC Small Claims: Commercial Claims”: nycourts.gov.
• QuickBooks (Intuit), “2026 Small Business Late Payments Report” (survei industri, AS): quickbooks.intuit.com.
• Hallsworth M., List J. A., Metcalfe R. D., Vlaev I., “The behavioralist as tax collector: Using natural field experiments to enhance tax compliance”, Journal of Public Economics, vol. 148, 2017, hlm. 14–31.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Tiếng Việt, العربية.