Cómo cobrar una factura vencida: carta de cobranza y pasos

Por qué cobrar una factura vencida cuanto antes

Los pagos atrasados son comunes y se acumulan. En el Reino Unido, la Oficina del Comisionado para las Pequeñas Empresas estimó en 2026 que le cuestan a la economía casi 11,000 millones de libras al año. En Estados Unidos, el informe 2026 de QuickBooks sobre pagos atrasados (una encuesta de la industria, no una estadística oficial) encontró que el 59% de las pequeñas empresas tenía facturas vencidas, con un promedio de 17,700 dólares por cobrar.

Muchos atrasos no son de mala fe. La factura llegó al correo equivocado, faltaba un número de orden de compra o está esperando la firma de alguien. Un recordatorio al día siguiente del vencimiento resuelve esos casos en minutos. Si esperas tres semanas, tu factura queda enterrada debajo de todo lo demás que tu cliente tiene que pagar.

Las palabras también importan. En un experimento de campo con la autoridad fiscal británica (HMRC) y unos 100,000 contribuyentes con impuestos atrasados (Hallsworth, List, Metcalfe y Vlaev, Journal of Public Economics, 2017), agregar una sola línea que decía que la mayoría de la gente paga a tiempo subió la tasa de pago unos 5 puntos porcentuales. Otro experimento encontró mejoras de 3 a 4 puntos al explicar cuánto cuesta pagar tarde en intereses y cuáles son las formas de pago. Eran impuestos, no facturas entre empresas, pero la lección aplica: di exactamente cuánto se debe, cómo pagar y cuánto cuesta el retraso.

Tus derechos en el Reino Unido

Si trabajas para clientes británicos, la ley de pagos comerciales atrasados de 1998 (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act) se aplica a las ventas entre empresas:

• Si no acordaron una fecha de pago, el pago está atrasado 30 días después de que el cliente recibe la factura (o los bienes o servicios, si llegan después).
• Los plazos acordados entre empresas suelen tener un tope de 60 días, salvo que ambas partes acuerden un plazo mayor que sea justo.
• Interés legal: 8% más la tasa base del Banco de Inglaterra, salvo que tu contrato fije otra tasa.
• Compensación fija por factura: £40 para deudas de menos de £1,000, £70 de £1,000 a £9,999.99 y £100 para £10,000 o más, más los costos razonables adicionales de cobranza.

Ejemplo: una factura de £2,400 pagada con 45 días de atraso, con la tasa base en 3.75% (septiembre de 2026). Intereses: £2,400 × 11.75% × 45 ÷ 365 = £34.77. Suma £70 de compensación: £104.77 en total.

Viene una reforma. El proyecto de ley de pagos comerciales (Commercial Payments Bill), presentado en la Cámara de los Lores el 19 de mayo de 2026, haría de los 60 días un tope firme para la mayoría de los plazos entre empresas, impediría excluir el interés legal por contrato y le daría al Comisionado para las Pequeñas Empresas facultades para resolver disputas y multar a quienes pagan tarde de forma reiterada. Todavía no es ley y los especialistas no esperan que entre en vigor antes de 2027, así que revisa en qué va antes de apoyarte en ella.

Si tu cliente es un consumidor, la ley de 1998 no se aplica. Solo puedes cobrar intereses o recargos si tus condiciones lo decían, o pedirle a un juez que los otorgue si demandas.

Tus derechos en Estados Unidos

No hay una ley federal que fije plazos de pago ni intereses moratorios para las facturas entre particulares y empresas privadas. Lo que puedes cobrar depende de:

• Tu contrato o las condiciones de tu factura. Un recargo o una tasa de interés solo aplica si el cliente la aceptó, y las leyes estatales contra la usura y de protección al consumidor pueden ponerle un límite. Déjalo por escrito antes de empezar el trabajo.
• Las leyes estatales para freelancers. La ley Freelance Isn’t Free de la ciudad de Nueva York (2017) y su versión del estado de Nueva York (vigente desde el 28 de agosto de 2024) exigen un contrato escrito para trabajos freelance de 800 dólares o más, y el pago en la fecha acordada o dentro de los 30 días posteriores a terminar el trabajo si no se fijó una fecha. Las sanciones pueden incluir el doble de los daños. La ley de protección a trabajadores freelance de California (desde el 1 de enero de 2025, trabajos de 250 dólares o más) y la de Illinois (desde el 1 de julio de 2024, 500 dólares o más en 120 días) fijan un plazo similar de 30 días por defecto.
• La corte de reclamos menores (small claims). Los límites cambian mucho de un estado a otro. En California, las personas físicas y los negocios unipersonales pueden reclamar hasta 12,500 dólares, mientras que la mayoría de las empresas tiene un límite de 6,250. En la ciudad de Nueva York, una empresa puede presentar un reclamo comercial de hasta 10,000 dólares sin abogado, después de enviar una carta de requerimiento al menos diez días antes.

El calendario de cobranza en 4 pasos

Elige un calendario y úsalo con todos tus clientes. La constancia vale más que la dureza: los clientes que saben que siempre escribes al día siguiente del vencimiento empiezan a pagar a tiempo.

Antes del paso 1, revisa lo básico. ¿La factura le llegó a la persona correcta? ¿Trae el número de orden de compra que pide el área de cuentas por pagar de tu cliente? En México, ¿el cliente recibió el CFDI completo, con su PDF y su XML, y los datos fiscales son correctos? Una factura rechazada porque le falta una referencia no se va a pagar, por muy firmes que sean tus correos.

Registra todo: fecha de envío, a quién, cualquier respuesta. Vas a necesitar ese historial si la deuda llega a un mediador o a un juzgado.

Plantilla 1: recordatorio amable (día 1)

Asunto: Factura INV-[2026-042] – vence el [30 sep 2026]

Hola, [Nombre]:

Te escribo rápido: todavía no me llega el pago de la factura INV-[2026-042]
por [$48,000.00], que vencía el [30 sep 2026]. Te la adjunto de nuevo
(PDF y XML) por si se perdió en el camino.

Puedes pagar por transferencia a:
[Titular] · Banco [Nombre del banco] · CLABE [000000000000000000]
Referencia: INV-[2026-042]

Si ya lo enviaste, ignora este correo. Y si les falta algo de mi lado,
como un número de orden de compra, avísame y te lo mando de inmediato.

Gracias,
[Tu nombre] · [Negocio] · [Teléfono]

Plantilla 2: recordatorio firme (día 10)

Asunto: Segundo recordatorio – factura INV-[2026-042], 10 días de atraso

Hola, [Nombre]:

La factura INV-[2026-042] por [$48,000.00], con vencimiento el [30 sep 2026],
sigue sin pagarse, después de mi correo del [1 oct 2026].

¿Me confirmas en qué fecha harás el pago? Si algo lo está frenando
(una autorización, una duda sobre algún concepto), con gusto lo vemos
por teléfono esta semana.

Como indican mis condiciones, los pagos atrasados generan intereses moratorios
del [X% anual], más los gastos de cobranza que acordamos.

Factura adjunta · Datos bancarios: [….] · Referencia: INV-[2026-042]

Saludos cordiales,
[Tu nombre] · [Negocio] · [Teléfono]

Plantilla 3: último aviso (día 20)

Asunto: Último aviso antes de acciones formales – factura INV-[2026-042]

Estimado/a [Nombre]:

A pesar de mis recordatorios del [1 oct] y del [10 oct 2026], la factura INV-[2026-042]
por [$48,000.00], con vencimiento el [30 sep 2026], sigue sin pagarse.

Te pido liquidar el total a más tardar el [27 oct 2026].

Si para esa fecha no recibo el pago, te enviaré un requerimiento formal
y podré iniciar un procedimiento judicial sin más aviso. Los intereses
moratorios y los gastos de cobranza pactados se sumarán al monto reclamado.

Prefiero resolverlo contigo. Si pagar en parcialidades te ayuda,
mándame una propuesta por escrito antes de esa fecha.

Atentamente,
[Tu nombre] · [Negocio] · [Teléfono]

Plantilla 4: requerimiento formal de pago (día 30)

Envíalo por correo electrónico y por mensajería con acuse de recibo, para poder demostrar que llegó. En Inglaterra y Gales, si tu cliente es una persona física o un negocio unipersonal, se aplica un protocolo previo a las demandas por deudas: la carta debe incluir una hoja informativa y un formulario de respuesta, y en general se dan 30 días para contestar antes de ir a juicio. Para una empresa, fija un plazo claro y razonable, por ejemplo 14 días. En México, si el monto es importante, pide que un abogado revise la carta antes de enviarla.

[Nombre de tu negocio]
[Dirección] · [Correo] · [RFC]

[Nombre del cliente / empresa]
[Dirección]

[Fecha]

REQUERIMIENTO FORMAL DE PAGO – Factura INV-[2026-042]

Estimado/a [Nombre]:

Nos adeuda [$49,755.07], que se integran así:
  - Factura INV-[2026-042] del [31 ago 2026], con vencimiento el [30 sep 2026]:   [$48,000.00]
  - Intereses moratorios al [6%] anual al [fecha]:                                  [$355.07]
  - Gastos de cobranza pactados en el contrato:                                     [$1,400.00]

A pesar de los recordatorios del [1 oct], [10 oct] y [20 oct 2026], esta suma
sigue sin pagarse.

Si no recibimos el pago dentro de los [14] días siguientes a la fecha de esta carta,
iniciaremos las acciones legales para recuperar el adeudo, los intereses y
los gastos, sin más aviso.

Datos para el pago: [….] · Referencia: INV-[2026-042]

Atentamente,
[Firma]
[Nombre]
Anexos: factura INV-[2026-042], copias de los recordatorios

Actualiza los intereses a la fecha de envío, porque crecen cada día. En el ejemplo, $48,000 × 6% × 45 ÷ 365 = $355.07. En México, el artículo 362 del Código de Comercio prevé ese 6% anual cuando no se pactó otra tasa; si tu contrato fija otra, usa la tuya, y quita la línea de gastos de cobranza si no la acordaron. En el Reino Unido, entre empresas, esas dos líneas se sustituyen por el interés legal y la compensación fija de la ley de 1998, que no aplica a consumidores. En Estados Unidos, usa lo que permita tu contrato y cita la ley de freelancers de tu estado si aplica.

Si la carta no funciona

Reino Unido. En Inglaterra y Gales puedes reclamar en línea con el servicio Money Claim Online / online civil money claims. Las tarifas del juzgado dependen del monto: por ejemplo, £70 para un reclamo de £500.01 a £1,000, £115 de £1,500.01 a £3,000 y £205 de £3,000.01 a £5,000. Los reclamos de hasta £10,000 suelen ir a la vía de reclamos menores, pensada para personas sin abogado. Escocia e Irlanda del Norte tienen sus propios procedimientos.

Estados Unidos. Presenta el caso en la corte de reclamos menores de tu estado si el monto cabe en el límite, o recurre a una agencia de cobranza o a un abogado para montos mayores. Para freelancers de la ciudad de Nueva York, el Departamento de Protección al Consumidor y al Trabajador tiene un proceso de quejas bajo la ley Freelance Isn’t Free; en el resto del estado, las quejas van a la Fiscalía General.

México. Las deudas entre negocios se reclaman por la vía mercantil, y las reglas y los montos cambian según el caso. Antes de demandar, consulta con un abogado cuánto te costaría y cuánto tardaría.

En cualquier país, una demanda consume tiempo. Compara lo que te deben con los costos y tus horas, y considera un plan de pagos o una mediación si quieres conservar al cliente.

Menos recordatorios que escribir

Lo más difícil de cobrar es acordarte de hacerlo. En Binome360, las cotizaciones y las facturas se numeran solas y se comparten con un enlace que tu cliente puede abrir y descargar en PDF. Las facturas vencidas quedan marcadas, y la app te prepara un mensaje de recordatorio amable para que lo revises y lo envíes.

Binome360 no cobra pagos ni persigue a tus clientes por su cuenta, y no es una plataforma de facturación electrónica certificada: en México no emite CFDI. Prepara documentos y mensajes, y tú decides qué se envía.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo cobrar una factura vencida?

Al día siguiente de la fecha de vencimiento. Con montos grandes o clientes nuevos, también ayuda un aviso amable unos días antes. Mientras más esperes, más abajo queda tu factura en la lista de pendientes del cliente.

¿Cómo pedir un pago de forma amable?

Da por hecha la buena fe en el primer mensaje, sé breve y haz que pagar sea fácil: número de factura, monto, fecha de vencimiento, datos bancarios y la factura adjunta. Guarda la firmeza para el segundo y el tercer mensaje, y ofrece siempre hablar de cualquier problema.

¿Puedo cobrar un recargo por pago tardío?

En el Reino Unido, entre empresas, puedes reclamar el interés legal y la compensación fija aunque tu contrato no los mencione. En México, entre negocios, aplica la tasa que pactaron o, a falta de ella, el 6% anual del Código de Comercio. En Estados Unidos, y con clientes consumidores en cualquier país, un recargo por lo general solo aplica si se acordó antes, dentro de los límites de la ley. Pon tus condiciones de pago tardío en cada cotización y cada factura.

¿Y si el cliente no está de acuerdo con la factura?

Responde por escrito, punto por punto, y busca una solución: una nota de crédito parcial, una factura corregida o un plan de pagos. Pon especial atención a los desacuerdos que aparecen tarde; tener un registro claro de lo que se acordó y se entregó es tu mejor protección.

¿Conviene contratar una agencia de cobranza?

Puede tener sentido con deudas grandes o si no quieres dedicarle más horas. Las agencias suelen quedarse con un porcentaje de lo que recuperan. Compara ese costo con el de una demanda por tu cuenta y con lo que te diga un abogado.

En resumen

Cobra pronto, con un calendario fijo y con mensajes que digan exactamente qué pagar, cómo y para cuándo. En el Reino Unido, las deudas entre empresas generan interés legal y una compensación fija; en México y en Estados Unidos, tu contrato y la ley local marcan las reglas. Primer paso: haz la lista de todas las facturas vencidas hoy y mándale a cada cliente el recordatorio amable (plantilla 1).

Fuentes

• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Bank of England, Monetary Policy Summary, septiembre de 2026 (Bank Rate en 3.75%): bankofengland.co.uk.
• UK Parliament, Commercial Payments Bill [HL], presentado el 19 de mayo de 2026: bills.parliament.uk/bills/4128; Napthens, “Commercial Payments Bill: a guide”, julio de 2026.
• Office of the Small Business Commissioner, “Late Payments Research”: smallbusinesscommissioner.gov.uk; GOV.UK, “Largest crackdown on late payments in over 25 years as landmark Bill enters Parliament”, mayo de 2026.
• GOV.UK, “Make a court claim for money: court fees”: gov.uk/make-court-claim-for-money/court-fees; Civil Procedure Rules, Part 27 (small claims track).
• Ministry of Justice, Pre-Action Protocol for Debt Claims (vigente desde el 1 de octubre de 2017): justice.gov.uk.
• New York State Department of Labor, “Freelance Isn’t Free Act”: dol.ny.gov/freelance-isnt-free-act; NYC Department of Consumer and Worker Protection, “Protecting Freelance Workers”.
• California SB 988, Freelance Worker Protection Act: leginfo.legislature.ca.gov; Illinois Department of Labor, “Freelance Worker Protection Act”: labor.illinois.gov.
• California Courts, “Small claims in California”: selfhelp.courts.ca.gov; NY Courts, “NYC Small Claims: Commercial Claims”: nycourts.gov.
• QuickBooks (Intuit), “2026 Small Business Late Payments Report” (encuesta de la industria, EE. UU.): quickbooks.intuit.com.
• Hallsworth M., List J. A., Metcalfe R. D., Vlaev I., “The behavioralist as tax collector: Using natural field experiments to enhance tax compliance”, Journal of Public Economics, vol. 148, 2017, pp. 14–31. Para México: Código de Comercio, artículo 362.

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