Devis ou facture : lequel envoyer, et quand

Deux documents, deux moments

Le devis et la facture se ressemblent : mêmes lignes, mêmes montants, souvent le même modèle. Mais ils n’arrivent pas au même moment et n’ont pas la même valeur.

Le Code civil résume la logique du devis : le contrat se forme par la rencontre d’une offre et d’une acceptation (article 1113), et une offre assortie d’un délai ne peut pas être retirée avant son expiration (article 1116). La facture, elle, relève du Code de commerce (article L441-9) et du Code général des impôts (article 289).

Quand envoyer un devis

Envoyez un devis dès que le prix n’est pas évident pour le client : travail sur mesure, chantier, mission de plusieurs jours, prestation dont le prix dépend de ce que vous trouverez sur place.

Dans certains cas, la loi l’impose avec un client particulier : travaux de dépannage et de réparation à domicile, déménagement, services à la personne au-delà d’un certain montant, obsèques, et quelques autres. La liste complète, les seuils et les sanctions (jusqu’à 3 000 € d’amende pour une personne physique et 15 000 € pour une société) sont dans notre guide pour faire un devis.

Un devis n’a pas besoin d’être envoyé pour chaque vente. Pour une prestation courte au prix affiché (une coupe chez le coiffeur, une heure de cours au tarif publié), le prix est déjà connu : la facture ou la note suffit.

Trois réflexes :

• Fixez une durée de validité (30 jours, 3 mois). Aucune durée légale n’existe ; c’est elle qui vous protège si le prix des matériaux augmente.
• Faites-le accepter par écrit : signature avec « bon pour accord », acceptation en ligne ou réponse écrite. Sans trace de l’acceptation, le devis reste une simple proposition.
• Numérotez-le. La loi ne l’exige pas pour un devis, mais c’est la seule façon de savoir quelle version le client a acceptée.

Quand envoyer la facture

La règle française est nette : la facture est émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services (article 289 du CGI, repris par l’article L441-9 du Code de commerce). Pas quand le client la demande, pas à la fin du trimestre.

Une exception utile : pour plusieurs livraisons ou prestations au même client dans le même mois civil, vous pouvez établir une facture périodique récapitulative, au plus tard à la fin de ce mois. C’est pratique pour une mission régulière (ménage hebdomadaire, maintenance, cours particuliers).

Émettre vite a aussi un intérêt très concret : le délai de paiement court à partir de la facture ou de la prestation. Une facture envoyée avec deux semaines de retard, c’est deux semaines de trésorerie perdues. Et sans facture, pas de relance possible : notre guide pour relancer une facture impayée commence toujours par une facture datée avec une échéance claire.

Entre les deux : acompte, proforma et devis complémentaire

L’acompte. Si le client verse une somme à la commande, l’article 289 du CGI impose une facture d’acompte. La facture finale reprend alors le total, déduit l’acompte déjà facturé et réclame le solde. Attention au mot : si le devis ne précise pas « acompte », la somme versée d’avance est présumée être des arrhes, avec des conséquences différentes en cas d’annulation (expliquées dans notre guide du devis).

La facture proforma. Elle ressemble à une facture, mais c’est une offre, souvent demandée pour un dossier de financement ou une formalité à l’export. Elle ne remplace ni le devis accepté ni la facture définitive. Voir notre guide de la facture proforma.

Les travaux imprévus. Si le chantier révèle un travail non prévu, ne l’ajoutez pas directement sur la facture : faites accepter un devis complémentaire d’abord. La facture ne doit contenir que ce qui a été convenu.

Exemple : du devis à la facture de solde

Moussa, électricien à Lille, refait le tableau électrique d’une boutique de prêt-à-porter. Son client est un commerçant : TVA au taux normal de 20 %.

1. Le devis, le 2 septembre : tableau et disjoncteurs 780 € HT, main-d’œuvre 8 heures à 55 € soit 440 € HT, total 1 220 € HT, TVA 20 % 244 €, total 1 464 € TTC. Validité 30 jours, acompte de 30 % à la commande.
2. L’acceptation, le 4 septembre : la gérante accepte le devis en ligne.
3. La facture d’acompte, le 4 septembre : 30 % de 1 464 € TTC, soit 439,20 € TTC.
4. La facture de solde, le 19 septembre, jour de la fin du chantier : total 1 464 € TTC, acompte déjà facturé 439,20 €, reste à payer 1 024,80 € TTC.

Vérification : 439,20 € + 1 024,80 € = 1 464,00 €. Le client a payé le prix du devis, ni plus ni moins, et chaque somme reçue correspond à une facture. Comme le client est un professionnel, la facture de solde porte aussi l’échéance, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 €.

Les erreurs qui coûtent cher

• Envoyer une facture pour « donner un prix ». Une facture consomme un numéro dans votre suite continue et déclenche la TVA. Si le client refuse, il faudra l’annuler par un avoir. Pour proposer un prix, c’est un devis.
• Considérer le devis signé comme une facture. Le devis accepté prouve l’accord sur le prix, pas la réalisation ni la demande de paiement. Il vous faut quand même une facture.
• Facturer autre chose que le devis. Un supplément non accepté est contestable. Passez par un devis complémentaire.
• Oublier la facture d’acompte. L’acompte encaissé sans facture pose un problème de TVA et complique la facture finale.
• Attendre pour facturer. La loi demande une facture dès la réalisation ; votre trésorerie aussi.

Du devis à la facture sans ressaisir

Le plus long, c’est souvent de recopier le devis dans la facture. Avec Binome360, vous dictez ou écrivez le devis en une phrase ; le client le lit, le télécharge et l’accepte en ligne depuis un lien ; le devis accepté devient une facture en un geste, avec les mêmes lignes et une numérotation distincte pour chaque type de document.

Binome360 prépare des devis et factures clairs, mais n’est pas une plateforme agréée pour la facture électronique : à partir du 1er septembre 2027, vos factures aux entreprises françaises devront passer par une plateforme agréée.

Questions fréquentes

Un devis signé vaut-il facture ?

Non. Le devis accepté est un contrat : il fixe ce qui sera fait et à quel prix. La facture constate que c’est fait et réclame le paiement. Vous devez émettre une facture même si le client a signé le devis, et elle doit reprendre les montants convenus.

Peut-on faire une facture sans devis ?

Oui, dans la plupart des cas. Le devis n’est obligatoire que dans des situations précises, surtout avec des particuliers. Pour une petite prestation au prix connu, une facture suffit. Mais sans devis, vous n’avez pas de trace écrite de l’accord sur le prix en cas de contestation.

Le client peut-il refuser de payer plus que le devis ?

Oui, si le supplément n’a pas été accepté. Un devis accepté fixe le prix. Tout travail supplémentaire doit faire l’objet d’un accord, idéalement un devis complémentaire signé, avant d’être réalisé.

Faut-il numéroter les devis comme les factures ?

La numérotation continue sans trou est obligatoire pour les factures, pas pour les devis. Numéroter vos devis reste très utile pour suivre les versions et relier chaque facture au devis accepté. Utilisez une série différente (D-2026-044 pour les devis, 2026-0131 pour les factures).

Combien de temps après la prestation doit-on envoyer la facture ?

En principe dès la réalisation de la livraison ou de la prestation. Seule exception courante : la facture périodique, qui regroupe les prestations d’un même mois civil pour un même client et doit être établie au plus tard à la fin de ce mois.

En résumé

Le devis fixe le prix avant le travail, la facture réclame le paiement une fois le travail réalisé, et la facture d’acompte couvre l’argent versé entre les deux. Ne mélangez pas les rôles : pas de facture pour proposer un prix, pas de devis en guise de facture, pas de supplément sans nouvel accord. Première action : pour votre prochain chantier, envoyez le devis le jour même de la visite, avec une durée de validité et le mot « acompte » s’il y en a un.

Sources

• Code civil, articles 1113 et 1116 (offre et acceptation) : legifrance.gouv.fr.
• Code général des impôts, article 289 (émission dès la réalisation, facture d’acompte, facture périodique) : legifrance.gouv.fr.
• Code de commerce, article L441-9 (facturation entre professionnels) : legifrance.gouv.fr.
• Service-Public Entreprendre, « Mentions obligatoires sur une facture » : entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.
• Service-Public, « Devis obligatoire : activités concernées » et arrêté du 24 janvier 2017 (dépannage et réparation), cités dans notre guide du devis.
• Code de la consommation, article L214-1 (arrhes, à défaut de stipulation contraire).
• impots.gouv.fr, « Je passe à la facturation électronique » : impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.

Également disponible en English.