Orçamento ou fatura: a diferença e quando enviar cada um

Dois documentos, dois momentos

Orçamento e fatura costumam ser parecidos: as mesmas linhas, os mesmos preços, o mesmo modelo. Mas chegam em momentos diferentes e têm funções diferentes.

O orçamento existe para evitar surpresas. A fatura existe para você receber. A maioria das brigas por preço nasce da mistura dos dois.

Orçamento, estimativa, proposta: as palavras importam

No dia a dia, as pessoas usam esses termos como sinônimos. Numa disputa com um cliente, eles não querem dizer a mesma coisa.

• Orçamento: um preço firme para um serviço definido. No Brasil, o art. 40 do Código de Defesa do Consumidor manda o prestador de serviço entregar ao consumidor um orçamento prévio, com mão de obra, materiais, condições de pagamento e datas; ele vale por 10 dias, salvo combinação diferente, e, uma vez aprovado, obriga as duas partes. No Reino Unido, o Citizens Advice descreve o orçamento como a promessa de fazer o trabalho por um preço combinado.
• Estimativa: o seu melhor palpite sobre o custo. Você pode cobrar mais, mas só dentro do razoável, e deve avisar antes.
• Nenhum preço combinado: pela Consumer Rights Act 2015 britânica, o consumidor só tem de pagar um preço razoável. No Brasil, o CDC proíbe executar serviços sem orçamento prévio e sem autorização expressa do consumidor, salvo quando isso já era prática entre as partes.

Nos EUA não existe uma regra nacional única, mas alguns estados regulam as estimativas em setores específicos. A Califórnia é um bom exemplo: pelo seu Business and Professions Code, uma oficina mecânica precisa dar uma estimativa por escrito das peças e da mão de obra, não pode começar o serviço nem cobrar nada antes da autorização do cliente e não pode cobrar mais do que a estimativa sem o consentimento dele, obtido antes do serviço extra.

A lição prática: chame o documento pelo nome certo. Se você tem segurança do preço, mande um orçamento. Se realmente não tem como saber antes de começar, mande uma estimativa e diga o que pode fazê-la mudar.

Quando mandar o orçamento

Mande um orçamento sempre que o preço não for óbvio para o cliente antes de começar: trabalho sob medida, obras e consertos, projetos de vários dias, tudo o que depende do que você encontrar no local.

Você não precisa de um para cada venda. Se o seu preço é público (um corte de cabelo, uma aula de uma hora com valor tabelado), o cliente já sabe quanto é, e uma fatura ou um recibo depois do serviço bastam.

Três hábitos que ajudam:

• Coloque uma data de validade. “Válido por 30 dias” protege você se o preço do material mudar. Sem data, no Brasil vale o prazo de 10 dias do CDC.
• Registre a aprovação por escrito. Uma assinatura, um clique em “aceitar” on-line ou uma resposta por escrito, até pelo WhatsApp. Sem isso, você tem uma proposta, não um acordo.
• Numere os seus orçamentos. É o único jeito de saber qual versão o cliente aprovou. Use uma sequência separada da das faturas (ORC-2026-021 para orçamentos, FAT-2026-058 para faturas).

O nosso guia de orçamentos e faturas pelo celular traz um modelo completo e o que incluir.

Quando mandar a fatura

Assim que o serviço terminar ou a mercadoria for entregue. Há três motivos para não esperar:

• O prazo de pagamento conta a partir da fatura. No Reino Unido, se nenhum prazo foi combinado entre empresas, o pagamento vence 30 dias depois que o cliente recebe a fatura ou os produtos e serviços, o que vier por último. No Brasil, vale o prazo que você combinou. Cada dia que você demora para faturar é um dia a mais antes de receber.
• As obrigações fiscais. No Reino Unido, quem é registrado no IVA precisa emitir a fatura com IVA em até 30 dias da data do fornecimento. No Brasil, se você tem CNPJ, a nota fiscal (NF-e ou NFS-e) é emitida à parte, nos sistemas oficiais, conforme as regras do seu município e do seu regime.
• Não dá para cobrar o que você não faturou. O nosso guia de mensagem de cobrança parte de uma fatura datada, com vencimento claro.

Para serviços regulares com o mesmo cliente (faxina semanal, manutenção mensal, horas de consultoria fixas), uma fatura por mês listando cada visita é comum e perfeitamente aceitável, desde que as suas condições digam isso.

Entre os dois: sinal, fatura pró-forma e serviços extras

Sinal. Em trabalhos maiores, peça um sinal no orçamento (“30% na aprovação”) e emita uma fatura ou um recibo quando receber. A fatura final mostra o preço total, desconta o sinal já cobrado e pede o saldo. No Reino Unido, as empresas registradas no IVA devem prestar atenção à regra da HMRC: num pagamento antecipado, o fato gerador é a data em que você emite a fatura com IVA ou a data em que recebe o pagamento, o que vier primeiro.

Fatura pró-forma. A pró-forma parece uma fatura, mas é na verdade uma proposta, muito usada na alfândega ou para a aprovação interna de um cliente antes de pagar adiantado. Ela não substitui o orçamento aprovado nem a fatura final. Veja o nosso guia da fatura pró-forma.

Serviços extras. Se o trabalho revelar algo não previsto, não acrescente direto na fatura. Faça um orçamento separado e peça a aprovação antes. A fatura só deve trazer o que o cliente aceitou.

Exemplo: do orçamento à fatura final

A Beatriz é desenvolvedora web no Recife, MEI, e está fazendo o site de uma padaria do bairro.

1. Orçamento, 1º de setembro: criação e desenvolvimento R$ 6.000, textos 6 horas a R$ 180 = R$ 1.080, total R$ 7.080. Válido por 30 dias, sinal de 40% na aprovação.
2. Aprovação, 3 de setembro: a dona da padaria aprova o orçamento on-line.
3. Fatura do sinal, 3 de setembro: 40% de R$ 7.080 = R$ 2.832.
4. Fatura final, 24 de setembro, dia em que o site entra no ar: total R$ 7.080, menos o sinal já faturado de R$ 2.832, saldo de R$ 4.248, a pagar em até 14 dias.

Conferência: R$ 2.832 + R$ 4.248 = R$ 7.080. A cliente paga exatamente o preço do orçamento, e cada pagamento corresponde a uma fatura. Como a Beatriz é MEI e presta serviço para uma empresa, ela também emite a NFS-e, à parte.

Erros que geram brigas

• Mandar uma fatura para “passar um preço”. A fatura gasta um número da sua sequência e, se você emitir a nota fiscal junto, cria uma obrigação fiscal. Se o cliente disser não, você vai ter de cancelar. Para propor um preço, mande um orçamento.
• Tratar o orçamento aprovado como fatura. O orçamento prova o preço combinado, não que o serviço foi feito nem que o pagamento venceu. Você ainda precisa de uma fatura.
• Cobrar mais do que o orçamento sem acordo. A menos que haja um bom motivo, como um serviço extra aprovado pelo cliente, você não pode cobrar mais do que o orçado.
• Receber um sinal sem papel. Registre cada sinal com uma fatura ou um recibo, ou a fatura final vira uma confusão para os dois lados.
• Demorar para faturar. O prazo de pagamento só começa quando a fatura chega.

Do orçamento à fatura sem redigitar

A parte mais lenta costuma ser copiar o orçamento para a fatura. No Binome360, você escreve o orçamento numa frase; o cliente lê, baixa o PDF e aprova on-line por um link; o orçamento aprovado vira fatura com um toque, com as mesmas linhas e numeração própria.

O Binome360 prepara orçamentos e faturas claros; ele não emite nota fiscal, não é uma plataforma certificada de faturamento eletrônico e não processa pagamentos.

Perguntas frequentes

O orçamento tem valor legal?

Depois que o cliente aprova, o orçamento em geral passa a fazer parte do acordo: você se comprometeu com o preço e o escopo, e ele com o pagamento. No Brasil, o CDC diz expressamente que o orçamento aprovado obriga as partes. Antes da aprovação, é uma proposta que você pode retirar ou revisar. No Reino Unido, o Citizens Advice diz que o prestador não pode cobrar mais do que o orçamento sem um bom motivo.

Posso mandar uma fatura sem orçamento?

Sim. Na maioria das situações, o orçamento é opcional. Para um serviço pequeno com preço conhecido, uma fatura depois do trabalho basta. Sem orçamento, porém, você não tem nada por escrito para mostrar se o cliente contestar o preço depois. E, com consumidores, lembre que o CDC exige orçamento prévio para a prestação de serviços.

Qual a diferença entre orçamento e estimativa?

O orçamento é um preço fechado para um serviço definido. A estimativa é o seu melhor palpite, que pode subir dentro do razoável. Se você não tem certeza do custo final, chame de estimativa e explique o que pode mudar.

Orçamentos e faturas devem usar a mesma numeração?

Não. Mantenha as duas separadas. As faturas precisam de uma sequência única e sem buracos; os orçamentos, não, e muitos nunca viram fatura. Misturar as duas deixa buracos na numeração das faturas.

Quanto tempo depois de terminar devo mandar a fatura?

No mesmo dia, se possível. No Reino Unido, quem é registrado no IVA tem até 30 dias depois do fornecimento para emitir a fatura com IVA, mas esperar tanto só atrasa o seu pagamento.

Em resumo

Mande um orçamento antes do trabalho para fixar o preço, uma fatura do sinal se você receber adiantado e uma fatura final assim que o serviço terminar. Chame estimativa de estimativa, registre a aprovação por escrito e nunca cobre além do orçamento sem acordo. Primeira ação: no próximo serviço, mande o orçamento no mesmo dia em que falar com o cliente, com data de validade e as condições do sinal por extenso.

Fontes

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (orçamentos, estimativas e preço razoável): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, seção 51 (preço razoável quando nenhum foi combinado): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• California Business and Professions Code, seção 9884.9 (estimativas por escrito para consertos de automóveis): law.justia.com.
• HMRC, “VAT guide (VAT Notice 700)”, seção 14 (sinais e pagamentos antecipados): gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, seção 3.1 (emissão da fatura com IVA em até 30 dias): gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery” (prazo padrão de 30 dias): gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.

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