Báo giá và hóa đơn khác nhau thế nào? Gửi cái nào, khi nào

Báo giá và hóa đơn: hai chứng từ, hai thời điểm

Báo giá và hóa đơn thường trông giống nhau: cùng các dòng, cùng giá, cùng một mẫu. Nhưng chúng đến vào những thời điểm khác nhau và làm những việc khác nhau.

Báo giá có mặt để tránh bất ngờ. Hóa đơn có mặt để bạn được trả tiền. Phần lớn tranh cãi về giá đến từ việc lẫn lộn hai thứ này.

Ở Việt Nam, “hóa đơn” theo nghĩa thuế là hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu bạn thuộc diện phải xuất hóa đơn, một mẫu hóa đơn đơn giản không thay thế được hóa đơn điện tử; nó vẫn hữu ích như một phiếu đề nghị thanh toán gửi khách.

Báo giá, dự toán, chào giá: từ ngữ quan trọng

Trong lời nói hằng ngày, người ta dùng lẫn các từ này. Khi có tranh chấp với khách, chúng không mang cùng một nghĩa.

• Báo giá: một mức giá chắc chắn cho một công việc đã xác định. Citizens Advice (Anh) mô tả đó là lời hứa làm việc với mức giá đã thỏa thuận. Người bán không được tính cao hơn trừ khi có lý do chính đáng, ví dụ khách đã đồng ý làm thêm, hoặc giá bị ghi nhầm một cách hiển nhiên.
• Dự toán: ước tính tốt nhất của bạn về chi phí. Bạn có thể tính cao hơn, nhưng chỉ trong mức hợp lý.
• Không thỏa thuận giá nào cả: theo Luật Quyền lợi người tiêu dùng 2015 của Anh, người tiêu dùng chỉ phải trả một mức giá hợp lý.

Ở Mỹ không có một quy định chung toàn quốc, nhưng một số bang quản lý dự toán trong những ngành nghề cụ thể. California là ví dụ điển hình: theo Bộ luật Kinh doanh và Nghề nghiệp của bang, cơ sở sửa chữa ô tô phải đưa dự toán bằng văn bản cho phụ tùng và tiền công, không được bắt đầu làm hay tính tiền trước khi khách đồng ý, và không được tính cao hơn dự toán nếu không có sự đồng ý của khách, xin trước khi làm phần việc thêm. Nếu bạn làm trong một ngành có quy định riêng, hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho mình.

Bài học thực tế: gọi đúng tên chứng từ. Nếu bạn chắc về giá, hãy gửi báo giá. Nếu thật sự không thể biết cho đến khi bắt tay vào làm, hãy gửi dự toán và nói rõ điều gì có thể làm giá thay đổi.

Khi nào gửi báo giá

Gửi báo giá bất cứ khi nào khách không thể biết trước giá trước khi bạn bắt đầu: làm theo yêu cầu, xây sửa nhà, dự án kéo dài nhiều ngày, mọi việc định giá dựa trên tình trạng thực tế tại chỗ.

Bạn không cần báo giá cho mọi giao dịch. Nếu giá của bạn đã niêm yết (cắt tóc, một giờ học theo giá công bố), khách đã biết giá, và một hóa đơn hoặc biên nhận sau khi làm là đủ.

Ba thói quen có ích:

• Ghi thời hạn hiệu lực. “Có hiệu lực trong 30 ngày” bảo vệ bạn nếu giá vật tư thay đổi.
• Xin xác nhận bằng văn bản. Một chữ ký, một cú bấm “chấp nhận” trực tuyến hoặc một tin nhắn trả lời. Không có nó, bạn chỉ có một lời đề nghị, chưa phải thỏa thuận.
• Đánh số báo giá. Đó là cách duy nhất để biết khách đã chấp nhận phiên bản nào. Dùng dãy số riêng với hóa đơn (BG-2026-021 cho báo giá, HD-2026-058 cho hóa đơn).

Bài mẫu báo giá và hóa đơn từ điện thoại có mẫu đầy đủ và liệt kê những gì cần ghi.

Khi nào gửi hóa đơn

Ngay khi xong việc hoặc giao hàng. Có ba lý do để không chờ:

• Thời hạn thanh toán tính từ hóa đơn. Ở Anh, nếu hai doanh nghiệp không thỏa thuận thời hạn, khoản tiền đến hạn 30 ngày sau khi khách nhận hóa đơn hoặc nhận hàng hóa, dịch vụ, tùy cái nào muộn hơn. Mỗi ngày bạn chần chừ lập hóa đơn là thêm một ngày trước khi được trả tiền.
• Hạn về thuế. Ở Anh, doanh nghiệp đăng ký VAT phải xuất hóa đơn VAT trong vòng 30 ngày kể từ ngày cung cấp. Ở Việt Nam, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP; hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế về trường hợp của bạn.
• Bạn không thể đòi khoản chưa lập hóa đơn. Bài cách đòi nợ khách hàng bắt đầu từ một hóa đơn có ngày tháng và hạn thanh toán rõ ràng.

Với công việc đều đặn cho cùng một khách (dọn dẹp hằng tuần, bảo trì hằng tháng, số giờ trọn gói), một hóa đơn mỗi tháng liệt kê từng lần làm là cách phổ biến và hoàn toàn ổn, miễn là điều khoản của bạn ghi như vậy.

Ở giữa: đặt cọc, hóa đơn chiếu lệ và phát sinh

Tiền đặt cọc. Với việc lớn, hãy ghi điều khoản đặt cọc trên báo giá (“30% khi xác nhận”), rồi lập chứng từ khi nhận tiền. Hóa đơn cuối ghi toàn bộ giá, trừ khoản đặt cọc đã nhận và đề nghị thanh toán phần còn lại. Ở Anh, doanh nghiệp đăng ký VAT cần lưu ý quy định của HMRC: với khoản trả trước, thời điểm tính thuế là ngày xuất hóa đơn VAT cho khoản đó hoặc ngày nhận tiền, tùy cái nào đến trước.

Hóa đơn chiếu lệ (proforma). Hóa đơn chiếu lệ trông giống hóa đơn nhưng thực chất là một lời chào giá, thường dùng cho hải quan hoặc để khách duyệt nội bộ trước khi trả trước. Nó không thay thế báo giá đã chấp nhận hay hóa đơn cuối. Xem bài hóa đơn chiếu lệ.

Phần việc phát sinh. Nếu trong lúc làm có việc ngoài dự kiến, đừng tự cộng vào hóa đơn. Hãy báo giá riêng và xin khách chấp nhận trước. Hóa đơn chỉ nên có những gì khách đã đồng ý.

Ví dụ cụ thể: từ báo giá đến hóa đơn cuối

Anh Tùng là lập trình viên web ở Hà Nội, đang làm website cho một tiệm bánh trong khu phố. Để dễ theo dõi, ví dụ này bỏ qua thuế.

1. Báo giá, ngày 1/9: thiết kế và lập trình 15.000.000 đ, viết nội dung 6 giờ × 450.000 đ = 2.700.000 đ, tổng 17.700.000 đ. Hiệu lực 30 ngày, đặt cọc 40% khi xác nhận.
2. Chấp nhận, ngày 3/9: chủ tiệm chấp nhận báo giá trực tuyến.
3. Chứng từ đặt cọc, ngày 3/9: 40% của 17.700.000 đ = 7.080.000 đ.
4. Hóa đơn cuối, ngày 24/9, ngày website chạy chính thức: tổng 17.700.000 đ, trừ tiền cọc đã nhận 7.080.000 đ, còn phải trả 10.620.000 đ, thanh toán trong 14 ngày.

Kiểm tra: 7.080.000 đ + 10.620.000 đ = 17.700.000 đ. Khách trả đúng giá đã báo, và mỗi khoản thanh toán đều khớp với một chứng từ.

Những lỗi dẫn đến tranh chấp

• Gửi hóa đơn để “báo giá”. Một hóa đơn chiếm một số trong dãy số của bạn và, nếu là hóa đơn điện tử, là căn cứ kê khai thuế. Nếu khách từ chối, bạn sẽ phải xử lý hóa đơn đó theo quy định. Muốn đưa giá, hãy gửi báo giá.
• Coi báo giá đã chấp nhận là hóa đơn. Báo giá chứng minh mức giá đã thỏa thuận, không chứng minh việc đã làm xong hay tiền đã đến hạn. Bạn vẫn cần một hóa đơn.
• Tính cao hơn báo giá khi chưa được đồng ý. Trừ khi có lý do chính đáng, như phần việc thêm khách đã duyệt, bạn không nên tính cao hơn báo giá.
• Nhận tiền cọc mà không có giấy tờ. Mỗi khoản đặt cọc cần một chứng từ hoặc biên nhận, nếu không hóa đơn cuối sẽ gây rối cho cả hai bên.
• Chần chừ lập hóa đơn. Thời hạn thanh toán chỉ bắt đầu khi hóa đơn đến tay khách.

Từ báo giá sang hóa đơn không cần gõ lại

Phần chậm nhất thường là chép báo giá sang hóa đơn. Trong Binome360, bạn nhắn nội dung báo giá bằng một câu; khách đọc, tải PDF và chấp nhận trực tuyến qua một đường link; báo giá đã chấp nhận thành hóa đơn chỉ với một chạm, giữ nguyên các dòng và có số riêng.

Binome360 soạn báo giá và hóa đơn rõ ràng; ứng dụng không phải nền tảng hóa đơn điện tử được cấp phép và không xử lý thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Báo giá có giá trị ràng buộc không?

Khi khách đã chấp nhận, báo giá thường trở thành một phần của thỏa thuận: bạn cam kết về giá và phạm vi công việc, còn khách cam kết trả tiền. Trước khi được chấp nhận, đó là một lời đề nghị; hãy ghi rõ thời hạn hiệu lực để hai bên biết nó còn giá trị đến khi nào. Ở Anh, Citizens Advice cho biết người bán không được tính cao hơn báo giá nếu không có lý do chính đáng.

Có thể gửi hóa đơn mà không cần báo giá không?

Có. Trong phần lớn trường hợp, báo giá là không bắt buộc. Với một việc nhỏ có giá đã biết, hóa đơn sau khi làm là đủ. Tuy nhiên, không có báo giá, bạn không có gì bằng văn bản để dựa vào nếu sau này khách phản đối về giá.

Báo giá và dự toán khác nhau thế nào?

Báo giá là giá cố định cho một công việc đã xác định. Dự toán là ước tính tốt nhất của bạn, có thể tăng trong mức hợp lý. Nếu bạn không chắc chi phí cuối cùng, hãy gọi đó là dự toán và giải thích điều gì có thể làm nó thay đổi.

Báo giá và hóa đơn có nên dùng chung dãy số không?

Không. Hãy tách riêng. Hóa đơn cần một dãy số duy nhất, không đứt quãng; báo giá thì không, và nhiều báo giá không bao giờ thành hóa đơn. Dùng chung sẽ tạo ra những khoảng trống trong dãy số hóa đơn.

Xong việc bao lâu thì nên gửi hóa đơn?

Ngay trong ngày nếu được. Ở Anh, doanh nghiệp đăng ký VAT phải xuất hóa đơn VAT trong vòng 30 ngày kể từ ngày cung cấp; ở Việt Nam, thời điểm lập hóa đơn điện tử do Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định. Dù luật cho phép gì, chờ lâu chỉ làm chậm ngày bạn được trả tiền.

Tóm lại

Gửi báo giá trước khi làm để chốt giá, một chứng từ đặt cọc nếu bạn nhận tiền trước, và hóa đơn cuối ngay khi xong việc. Gọi dự toán là dự toán, xin xác nhận bằng văn bản, và đừng bao giờ tính vượt báo giá khi chưa được đồng ý. Việc đầu tiên: với việc tiếp theo, hãy gửi báo giá ngay trong ngày gặp khách, kèm thời hạn hiệu lực và điều khoản đặt cọc ghi rõ ràng.

Nguồn

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (báo giá, dự toán và mức giá hợp lý): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, điều 51 (mức giá hợp lý khi không thỏa thuận giá): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• California Business and Professions Code, điều 9884.9 (dự toán bằng văn bản cho sửa chữa ô tô): law.justia.com.
• HMRC, “VAT guide (VAT Notice 700)”, mục 14 (tiền đặt cọc và khoản trả trước): gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, mục 3.1 (xuất hóa đơn VAT trong vòng 30 ngày): gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery” (thời hạn thanh toán mặc định 30 ngày): gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.

Quy định của Việt Nam về hóa đơn: Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, العربية.