Perbedaan penawaran harga dan invoice, dan kapan mengirimnya

Perbedaan penawaran harga dan invoice: dua dokumen, dua momen

Penawaran harga dan invoice sering terlihat mirip: baris yang sama, harga yang sama, template yang sama. Tetapi keduanya datang di waktu berbeda dan punya tugas berbeda.

Penawaran harga ada untuk mencegah kejutan. Invoice ada supaya kamu dibayar. Sebagian besar sengketa soal harga berawal dari mencampuradukkan keduanya.

Penawaran harga, estimasi, tender: istilahnya penting

Dalam obrolan sehari-hari, istilah-istilah ini sering dipakai bergantian. Tetapi saat ada sengketa dengan pelanggan, artinya tidak sama.

• Penawaran harga (quotation): harga pasti untuk pekerjaan yang jelas lingkupnya. Citizens Advice di Inggris menggambarkannya sebagai janji untuk mengerjakan pekerjaan dengan harga yang disepakati. Penjual tidak boleh menagih lebih kecuali ada alasan kuat, misalnya klien menyetujui pekerjaan tambahan, atau harganya jelas-jelas salah ketik.
• Estimasi: perkiraan terbaikmu atas biayanya. Kamu boleh menagih lebih, tetapi hanya dalam batas wajar.
• Tidak ada harga yang disepakati sama sekali: menurut Consumer Rights Act 2015 di Inggris, konsumen hanya wajib membayar harga yang wajar.

Di AS tidak ada satu aturan nasional, tetapi beberapa negara bagian mengatur estimasi di bidang tertentu. California contoh yang baik: menurut Business and Professions Code-nya, bengkel mobil wajib memberi estimasi tertulis untuk suku cadang dan jasa, tidak boleh mulai bekerja atau menagih apa pun sebelum pelanggan menyetujui, dan tidak boleh menagih lebih dari estimasi tanpa persetujuan pelanggan yang diminta sebelum pekerjaan tambahan dilakukan. Di mana pun kamu bekerja, prinsip yang sama berlaku: harga yang sudah disetujui tertulis adalah pegangan kedua pihak.

Pelajaran praktisnya: sebut dokumen sesuai isinya. Kalau kamu yakin dengan harganya, kirim penawaran harga. Kalau kamu memang tidak bisa tahu sebelum mulai, kirim estimasi dan jelaskan apa yang bisa mengubahnya.

Kapan mengirim penawaran harga

Kirim penawaran harga setiap kali harga belum jelas bagi klien sebelum kamu mulai: pekerjaan custom, renovasi dan perbaikan, proyek berhari-hari, apa pun yang harganya bergantung pada kondisi di lapangan.

Kamu tidak perlu membuatnya untuk setiap penjualan. Kalau harganya sudah dipajang (potong rambut, les satu jam dengan tarif tetap), klien sudah tahu, dan invoice atau kwitansi setelah pekerjaan sudah cukup.

Tiga kebiasaan yang membantu:

• Beri masa berlaku. “Berlaku 30 hari” melindungimu kalau harga bahan naik.
• Minta persetujuan tertulis. Tanda tangan, klik “setuju” secara online, atau balasan tertulis di WhatsApp atau email. Tanpa itu, kamu baru punya tawaran, bukan kesepakatan.
• Beri nomor pada penawaranmu. Hanya dengan cara itu kamu tahu versi mana yang disetujui klien. Pakai seri yang terpisah dari invoice (PH-2026-021 untuk penawaran harga, INV-2026-058 untuk invoice).

Panduan kami tentang membuat penawaran harga punya template lengkap dan membahas apa saja yang perlu dicantumkan.

Kapan mengirim invoice

Begitu pekerjaan selesai atau barang diterima. Ada tiga alasan untuk tidak menunda:

• Termin pembayaran dihitung dari invoice. Termin 14 atau 30 hari baru berjalan setelah klien menerima invoice. Di Inggris, kalau tidak ada termin yang disepakati antarbisnis, pembayaran jatuh tempo 30 hari setelah pelanggan menerima invoice atau barang atau jasanya, mana yang lebih akhir. Setiap hari kamu menunda invoice adalah satu hari tambahan sebelum kamu dibayar.
• Aturan pajak. Kalau kamu PKP, faktur pajak punya aturan waktu pembuatannya sendiri; cek dengan konsultan pajak atau kantor pajakmu. Di Inggris, usaha yang terdaftar VAT wajib menerbitkan invoice VAT dalam 30 hari sejak tanggal penyerahan.
• Kamu tidak bisa menagih yang belum kamu tagihkan. Panduan kami tentang cara menagih invoice yang belum dibayar berangkat dari invoice bertanggal dengan tanggal jatuh tempo yang jelas.

Untuk pekerjaan rutin dengan klien yang sama (bersih-bersih mingguan, perawatan bulanan, jam retainer), satu invoice per bulan yang merinci setiap kunjungan adalah hal umum dan sah-sah saja, asalkan ketentuanmu menyebutkannya.

Di antara keduanya: DP, proforma, dan pekerjaan tambahan

DP (uang muka). Untuk pekerjaan besar, cantumkan DP di penawaran harga (“DP 30% saat disetujui”), lalu buat invoice atau kwitansi saat kamu menerimanya. Invoice akhir menampilkan harga penuh, dikurangi DP yang sudah ditagihkan, dan meminta pelunasannya. Kalau kamu PKP, faktur pajak umumnya juga harus dibuat saat uang muka diterima, bukan menunggu pekerjaan selesai; pastikan dengan konsultan pajakmu. Di Inggris, untuk usaha yang terdaftar VAT, HMRC menetapkan bahwa untuk pembayaran di muka, saat terutang pajaknya adalah tanggal invoice VAT diterbitkan atau tanggal pembayaran diterima, mana yang lebih dulu.

Invoice proforma. Proforma terlihat seperti invoice tetapi sebenarnya adalah tawaran, sering dipakai untuk bea cukai atau untuk persetujuan internal klien sebelum membayar di muka. Proforma tidak menggantikan penawaran harga yang disetujui maupun invoice akhir. Lihat panduan invoice proforma kami.

Pekerjaan tambahan. Kalau di tengah jalan muncul pekerjaan yang tidak direncanakan, jangan langsung menambahkannya ke invoice. Buat penawaran harga terpisah dan minta persetujuan dulu. Invoice seharusnya hanya berisi apa yang sudah disetujui klien.

Contoh: dari penawaran harga ke invoice akhir

Dimas adalah web developer di Semarang, bukan PKP, yang membuat website untuk sebuah toko roti lokal.

1. Penawaran harga, 1 September: desain dan pembuatan website Rp7.500.000, penulisan konten 6 jam × Rp225.000 = Rp1.350.000, total Rp8.850.000. Berlaku 30 hari, DP 40% saat disetujui.
2. Persetujuan, 3 September: pemilik toko menyetujui penawaran secara online.
3. Invoice DP, 3 September: 40% dari Rp8.850.000 = Rp3.540.000.
4. Invoice akhir, 24 September, hari website tayang: total Rp8.850.000, dikurangi DP yang sudah ditagihkan Rp3.540.000, sisa yang harus dibayar Rp5.310.000, jatuh tempo 14 hari.

Cek: Rp3.540.000 + Rp5.310.000 = Rp8.850.000. Klien membayar persis harga yang ditawarkan, dan setiap pembayaran cocok dengan satu invoice.

Kesalahan yang memicu sengketa

• Mengirim invoice untuk “memberi harga”. Invoice memakai satu nomor di urutanmu dan, kalau kamu PKP, bisa memicu kewajiban PPN. Kalau klien menolak, kamu perlu nota kredit. Untuk menawarkan harga, kirim penawaran harga.
• Menganggap penawaran yang disetujui sebagai invoice. Penawaran membuktikan harga yang disepakati, bukan bahwa pekerjaannya sudah selesai atau pembayarannya sudah jatuh tempo. Kamu tetap butuh invoice.
• Menagih lebih dari penawaran tanpa persetujuan. Kecuali ada alasan kuat, seperti pekerjaan tambahan yang disetujui klien, kamu tidak boleh menagih lebih dari penawaran harga.
• Menerima DP tanpa dokumen. Buat invoice atau kwitansi untuk setiap DP, kalau tidak invoice akhir akan membingungkan kedua pihak.
• Menunda invoice. Termin pembayaran baru mulai berjalan setelah invoice sampai.

Dari penawaran harga ke invoice tanpa mengetik ulang

Bagian paling lambat sering kali menyalin penawaran harga ke invoice. Di Binome360, kamu mengetik penawaran harga dalam satu kalimat (pesan suara: bahasa Inggris atau Prancis); klien membacanya, mengunduh PDF, dan menyetujuinya secara online lewat tautan; penawaran yang disetujui menjadi invoice dengan sekali ketuk, dengan baris yang sama dan nomornya sendiri.

Binome360 menyiapkan penawaran harga dan invoice yang jelas; aplikasi ini bukan platform e-invoicing bersertifikat, tidak membuat faktur pajak, dan tidak memproses pembayaran.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah penawaran harga mengikat secara hukum?

Setelah klien menyetujuinya, penawaran harga umumnya menjadi bagian dari kesepakatan kalian: kamu terikat pada harga dan lingkup pekerjaannya, dan klien terikat untuk membayarnya. Sebelum disetujui, penawaran adalah tawaran yang bisa kamu tarik atau revisi. Di Inggris, Citizens Advice menyatakan penjual tidak boleh menagih lebih dari penawaran harga tanpa alasan yang kuat.

Bolehkah mengirim invoice tanpa penawaran harga?

Boleh. Penawaran harga bersifat opsional di sebagian besar situasi. Untuk pekerjaan kecil dengan harga yang sudah diketahui, invoice setelah pekerjaan sudah cukup. Namun tanpa penawaran, kamu tidak punya pegangan tertulis kalau klien belakangan mempersoalkan harganya.

Apa bedanya penawaran harga dengan estimasi?

Penawaran harga adalah harga pasti untuk pekerjaan yang jelas lingkupnya. Estimasi adalah perkiraan terbaikmu, yang bisa naik dalam batas wajar. Kalau kamu belum yakin dengan biaya akhirnya, sebut sebagai estimasi dan jelaskan apa yang bisa mengubahnya.

Perlukah penawaran harga dan invoice memakai urutan nomor yang sama?

Tidak. Pisahkan keduanya. Invoice butuh urutan yang unik dan tidak terputus; penawaran harga tidak, dan banyak yang tidak pernah menjadi invoice. Mencampurnya meninggalkan celah di penomoran invoicemu.

Berapa lama setelah selesai invoice sebaiknya dikirim?

Di hari yang sama kalau bisa. Di Inggris, usaha yang terdaftar VAT wajib menerbitkan invoice VAT dalam 30 hari sejak penyerahan, tetapi menunggu selama itu hanya menunda pembayaranmu.

Ringkasnya

Kirim penawaran harga sebelum pekerjaan untuk mengunci harga, invoice DP kalau kamu menerima uang di muka, dan invoice akhir begitu pekerjaan selesai. Sebut estimasi sebagai estimasi, minta persetujuan tertulis, dan jangan pernah menagih melebihi penawaran tanpa kesepakatan. Langkah pertama: untuk pekerjaan berikutnya, kirim penawaran harga di hari yang sama saat kamu bertemu klien, lengkap dengan masa berlaku dan ketentuan DP.

Sumber

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (penawaran harga, estimasi, dan harga yang wajar): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, section 51 (harga wajar jika tidak ada yang disepakati): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• California Business and Professions Code, section 9884.9 (estimasi tertulis untuk perbaikan kendaraan): law.justia.com.
• HMRC, “VAT guide (VAT Notice 700)”, section 14 (deposit dan pembayaran di muka): gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, section 3.1 (penerbitan invoice VAT dalam 30 hari): gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery” (termin bawaan 30 hari): gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Tiếng Việt, العربية.