Diferencia entre cotización y factura: cuál enviar y cuándo

Cotización y factura: dos documentos, dos momentos

Las cotizaciones y las facturas se parecen mucho: mismos conceptos, mismos precios, a veces el mismo formato. Pero llegan en momentos distintos y hacen trabajos distintos.

Una cotización existe para evitar sorpresas. Una factura existe para que te paguen. La mayoría de los pleitos por el precio vienen de revolver las dos.

Cotización, presupuesto aproximado, propuesta: las palabras importan

En la conversación diaria se usan como sinónimos. En una disputa con un cliente, no significan lo mismo.

• Cotización: un precio firme para un trabajo definido. Citizens Advice, en el Reino Unido, la describe como una promesa de hacer el trabajo al precio acordado. El proveedor no puede cobrar más salvo que haya una buena razón, por ejemplo que el cliente aceptó trabajo extra o que el precio tenía un error evidente.
• Presupuesto aproximado (estimación): tu mejor cálculo del costo. Puedes cobrar más, pero solo dentro de lo razonable.
• Ningún precio acordado: según la ley británica de derechos del consumidor de 2015 (Consumer Rights Act), el consumidor solo tiene que pagar un precio razonable.

En Estados Unidos no hay una regla nacional única, pero algunos estados regulan los presupuestos en ciertos oficios. California es un buen ejemplo: según su Código de Negocios y Profesiones, un taller mecánico debe dar un presupuesto escrito de refacciones y mano de obra, no puede empezar el trabajo ni cobrar nada antes de que el cliente lo autorice, y no puede cobrar más de lo presupuestado sin el consentimiento del cliente, obtenido antes de hacer el trabajo extra. En México, si trabajas con consumidores o en un oficio regulado, revisa también lo que pide la Profeco para tu giro.

La conclusión práctica: llama al documento por lo que es. Si estás seguro del precio, manda una cotización. Si de verdad no lo puedes saber hasta empezar, manda un presupuesto aproximado y di qué lo podría cambiar.

Cuándo enviar una cotización

Envía una cotización siempre que el precio no sea obvio para el cliente antes de empezar: trabajos a la medida, obras y reparaciones, proyectos de varios días, cualquier cosa cuyo precio dependa de lo que encuentres en el lugar.

No necesitas una para cada venta. Si tu precio es público (un corte de cabello, una clase de una hora con tarifa publicada), el cliente ya lo conoce, y basta con una factura o un recibo después del trabajo.

Tres hábitos que ayudan:

• Ponle vigencia. “Vigente por 30 días” te protege si suben los precios de los materiales.
• Consigue la aceptación por escrito. Una firma, un clic en “aceptar” en línea o una respuesta por escrito. Sin eso, tienes una oferta, no un acuerdo.
• Numera tus cotizaciones. Es la única forma de saber qué versión aceptó el cliente. Usa una serie distinta a la de tus facturas (COT-2026-021 para cotizaciones, INV-2026-058 para facturas).

Nuestra guía para hacer una cotización tiene un formato completo y explica qué debe incluir.

Cuándo enviar la factura

En cuanto terminas el trabajo o entregas la mercancía. Hay tres razones para no esperar:

• Los plazos de pago corren desde la factura. En el Reino Unido, si dos empresas no acordaron plazo, el pago vence 30 días después de que el cliente recibe la factura o los bienes o servicios, lo que ocurra al final. En cualquier país, cada día que tardas en facturar es un día más antes de que te paguen.
• Los plazos fiscales. En el Reino Unido, un negocio registrado en el IVA debe emitir la factura dentro de los 30 días siguientes a la entrega. En México, muchas empresas no te pagan hasta tener el CFDI, así que facturar tarde retrasa el cobro.
• No puedes cobrar lo que no has facturado. Nuestra guía para cobrar una factura vencida parte de una factura con fecha y un vencimiento claro.

Para trabajos regulares con el mismo cliente (limpieza semanal, mantenimiento mensual, horas de una iguala), una factura al mes que enumere cada visita es común y está perfectamente bien, siempre que tus condiciones lo digan.

En medio: anticipos, facturas proforma y trabajo extra

Anticipos. Para los trabajos más grandes, pide un anticipo en la cotización (“30% al aceptar”) y luego factúralo cuando lo recibas. La factura final muestra el precio total, descuenta el anticipo ya facturado y pide el saldo. En México, el SAT tiene un procedimiento específico para facturar anticipos (un CFDI por el anticipo y luego su aplicación en la factura final); pídele a tu proveedor de facturación o a tu contador que te diga cómo hacerlo. En el Reino Unido, los negocios registrados en el IVA deben tomar en cuenta la regla de HMRC: para un pago anticipado, el momento de causación es la fecha en que emites la factura o la fecha en que recibes el pago, lo que ocurra primero.

Facturas proforma. Una proforma parece una factura, pero en realidad es una oferta, que se usa a menudo para la aduana o para que el cliente la apruebe internamente antes de pagar por adelantado. No sustituye a la cotización aceptada ni a la factura final. Lee nuestra guía de la factura proforma.

Trabajo extra. Si en el trabajo aparece algo que no estaba previsto, no lo agregues sin más a la factura. Cotízalo aparte y consigue que lo acepten primero. Una factura solo debe incluir lo que el cliente aceptó.

Ejemplo resuelto: de la cotización a la factura final

Carolina es desarrolladora web en Guadalajara y está haciendo el sitio de una panadería de su colonia. Para simplificar el ejemplo, los montos no incluyen IVA.

1. Cotización, 1 de septiembre: diseño y desarrollo $30,000, redacción de textos 6 horas a $900 = $5,400, total $35,400. Vigencia de 30 días, anticipo del 40% al aceptar.
2. Aceptación, 3 de septiembre: la dueña acepta la cotización en línea.
3. Factura de anticipo, 3 de septiembre: 40% de $35,400 = $14,160.
4. Factura final, 24 de septiembre, el día que el sitio sale en línea: total $35,400, menos el anticipo facturado de $14,160, saldo por pagar $21,240, a 14 días.

Comprobación: $14,160 + $21,240 = $35,400. La clienta paga exactamente el precio cotizado, y cada pago corresponde a una factura.

Los errores que terminan en pleitos

• Enviar una factura para “dar un precio”. Una factura consume un folio de tu serie y genera impuestos. Si el cliente dice que no, tendrás que cancelarla o emitir una nota de crédito. Para proponer un precio, manda una cotización.
• Tratar la cotización aceptada como si fuera la factura. La cotización prueba el precio acordado, no que el trabajo se hizo ni que el pago ya es exigible. Sigues necesitando una factura.
• Cobrar más de lo cotizado sin acuerdo. Salvo que haya una buena razón, como un trabajo extra que el cliente aprobó, no puedes cobrar más de lo cotizado.
• Recibir un anticipo sin papeles. Factura o da recibo por cada anticipo, o la factura final se vuelve confusa para los dos.
• Tardar en facturar. Los plazos de pago solo empiezan cuando llega la factura.

De la cotización a la factura sin volver a capturar

Lo más lento suele ser copiar la cotización en la factura. En Binome360, escribes la cotización en una frase; el cliente la lee, descarga un PDF y la acepta en línea desde un enlace; la cotización aceptada se convierte en factura con un toque, con los mismos conceptos y su propia numeración.

Binome360 prepara cotizaciones y facturas claras; no es una plataforma de facturación electrónica certificada, no emite CFDI y no procesa pagos.

Preguntas frecuentes

¿Una cotización obliga legalmente?

Una vez que el cliente la acepta, la cotización en general forma parte de su acuerdo: tú te comprometiste con el precio y el alcance, y el cliente, a pagarlo. Antes de la aceptación, es una oferta que puedes retirar o corregir. En el Reino Unido, Citizens Advice dice que un proveedor no puede cobrar más de lo cotizado sin una buena razón.

¿Puedo enviar una factura sin cotización?

Sí. Las cotizaciones son opcionales en la mayoría de los casos. Para un trabajo pequeño con un precio conocido, basta con una factura después del trabajo. Pero sin cotización no tienes nada por escrito que mostrar si más adelante el cliente discute el precio.

¿Cuál es la diferencia entre una cotización y un presupuesto aproximado?

Una cotización es un precio fijo para un trabajo definido. Un presupuesto aproximado es tu mejor cálculo, que puede subir dentro de lo razonable. Si no estás seguro del costo final, llámalo presupuesto aproximado y explica qué lo podría cambiar.

¿Las cotizaciones y las facturas deben usar la misma numeración?

No. Mantenlas separadas. Las facturas necesitan una serie única y sin huecos; las cotizaciones no, y muchas nunca se convierten en factura. Revolverlas deja huecos en la numeración de tus facturas.

¿Cuánto tiempo después de terminar debo enviar la factura?

El mismo día, si puedes. En el Reino Unido, un negocio registrado en el IVA tiene 30 días para emitir la factura, pero esperar tanto solo retrasa tu pago. En México, pregúntale a tu contador por los plazos del SAT para emitir el CFDI.

En resumen

Manda una cotización antes del trabajo para fijar el precio, una factura de anticipo si recibes dinero por adelantado y una factura final en cuanto termines. Llama presupuesto aproximado a lo que es un cálculo, consigue la aceptación por escrito y nunca cobres más de lo cotizado sin acuerdo. Primera acción: en tu próximo trabajo, manda la cotización el mismo día que veas al cliente, con vigencia y con las condiciones del anticipo bien claras.

Fuentes

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (cotizaciones, estimaciones y precio razonable): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, sección 51 (precio razonable cuando no se acordó ninguno): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• California Business and Professions Code, sección 9884.9 (presupuestos escritos para reparaciones automotrices): law.justia.com.
• HMRC, “VAT guide (VAT Notice 700)”, sección 14 (depósitos y pagos anticipados): gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, sección 3.1 (emisión de facturas con IVA dentro de 30 días): gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery” (plazo de pago de 30 días por defecto): gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.

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