La respuesta corta
- Una cotización (en España, presupuesto) es un precio cerrado para un trabajo definido. Una estimación es tu mejor cálculo aproximado. En el Reino Unido, Citizens Advice lo dice sin rodeos: con una cotización, el proveedor no puede cobrar más de lo cotizado sin un buen motivo.
- Un buen formato de cotización lleva: número y fecha, tus datos y los del cliente, un alcance del trabajo claro, líneas detalladas con cantidades y precios, impuestos, el total, cuánto tiempo es válido el precio, las condiciones de pago y el anticipo, si lo hay, y un espacio para aceptarla.
- Cuando el cliente la acepta, la cotización forma parte del contrato. El trabajo extra necesita un precio nuevo y aceptado, no una sorpresa en la factura.
- Algunos estados de Estados Unidos regulan las estimaciones en ciertos oficios. En California, por ejemplo, los talleres mecánicos deben dar una estimación por escrito y obtener el consentimiento del cliente antes de pasarse de ella.
- Envía la cotización el mismo día, como un enlace que tu cliente pueda abrir en su celular, y programa un seguimiento. Cuando la acepten, será la base de tu factura.
Cotización, estimación, licitación: ¿cuál es la diferencia?
Las palabras se usan a la ligera, pero la diferencia importa cuando llega la cuenta final.
| Cotización | Estimación | |
|---|---|---|
| Qué es | Un compromiso de hacer un trabajo definido a un precio acordado | Tu mejor cálculo del costo probable |
| ¿Puede cambiar el precio? | Solo por trabajo extra acordado o por un buen motivo | Sí, pero el precio final debe ser razonable |
| Ideal para | Trabajos que puedes definir con precisión | Trabajos con incógnitas (instalación eléctrica vieja, daños ocultos) |
| Consejo | Detalla lo que no incluye | Da un rango y di qué podría subirlo |
Qué es
CotizaciónUn compromiso de hacer un trabajo definido a un precio acordado
EstimaciónTu mejor cálculo del costo probable
¿Puede cambiar el precio?
CotizaciónSolo por trabajo extra acordado o por un buen motivo
EstimaciónSí, pero el precio final debe ser razonable
Ideal para
CotizaciónTrabajos que puedes definir con precisión
EstimaciónTrabajos con incógnitas (instalación eléctrica vieja, daños ocultos)
Consejo
CotizaciónDetalla lo que no incluye
EstimaciónDa un rango y di qué podría subirlo
En el Reino Unido, Citizens Advice define la cotización (a veces llamada “estimación fija”) como un compromiso de hacer el trabajo a un precio acordado, y la estimación como el mejor cálculo del proveedor. La Consumer Rights Act 2015 lo respalda de dos maneras. La sección 50 vuelve obligatorio todo lo que dices o escribes sobre el servicio si el cliente se basa en ello para contratarte, así que la descripción y el precio de tu cotización pasan a formar parte del contrato. La sección 51 dice que, si no se fijó un precio, el cliente debe pagar “un precio razonable por el servicio, y nada más”, y que lo razonable se decide según los hechos.
En Estados Unidos no hay una regla federal única; depende del estado y del oficio. California es un buen ejemplo de lo estricto que puede ser. Su Código de Negocios y Profesiones (sección 9884.9) obliga a los talleres mecánicos a dar al cliente un precio estimado por escrito de piezas y mano de obra, les prohíbe empezar cualquier trabajo antes de que el cliente lo autorice y les prohíbe cobrar más de lo estimado sin el consentimiento del cliente, obtenido en cuanto queda claro que la estimación no alcanza y antes de hacer el trabajo extra. Consulta las reglas de tu oficio con la autoridad de protección al consumidor que te corresponda: en México, la Profeco; en España, los servicios de consumo de tu comunidad autónoma.
Una licitación suele ser una cotización presentada en competencia, normalmente para un contrato o un concurso. Y una cotización no es una factura: la factura llega después del trabajo, para pedir el pago. Consulta nuestra guía sobre cómo hacer una factura.
Cómo hacer una cotización: qué debe incluir
- Número y fecha de la cotización. A diferencia de las facturas, no hay una regla legal de numeración para las cotizaciones, pero un número (C-2026-031) te dice qué versión aceptó el cliente.
- Tus datos: nombre del negocio, dirección, teléfono, correo y tu RFC (o NIF, o EIN) si lo tienes.
- El cliente: nombre, dirección y, si el trabajo es en su casa o negocio, el lugar del trabajo.
- Alcance del trabajo: lo que vas a hacer y lo que no. “Preparar y pintar muros y techo; el cliente mueve los muebles” evita muchas discusiones después.
- Líneas detalladas: cada tarea o producto con cantidad, unidad (hora, metro cuadrado, pieza) y precio.
- Impuestos: el IVA a la tasa correcta si lo cobras (16% en México, 21% en España); en Estados Unidos, el sales tax si tu estado grava el servicio.
- Total, y si es un precio cerrado o una estimación.
- Vigencia: “Esta cotización es válida por 30 días.” Te protege cuando cambian los precios de los materiales.
- Tiempos: fecha de inicio o plazo para empezar, y duración estimada.
- Condiciones de pago: anticipo, pagos por etapas, fecha del pago final y formas de pago aceptadas.
- Aceptación: una línea para la firma y la fecha del cliente, o una forma clara de aceptarla en línea.
En el Reino Unido y en la Unión Europea, España incluida, si el cliente firma el contrato en su propia casa, la ley de consumo suele darle 14 días para cancelarlo, y debes informárselo; si quiere que empieces antes, pídele esa solicitud por escrito. En California, el anticipo de un contratista de remodelación no puede pasar de 1,000 dólares o del 10% del precio del contrato, lo que sea menor (Código de Negocios y Profesiones, sección 7159.5).
| Descripción | Cant. | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Preparar y pintar muros y techo de la sala (mano de obra) | 1 | $5,300.00 | $5,300.00 |
| Pintura y materiales | 4 | $450.00 | $1,800.00 |
| Lijar y pintar con esmalte el zoclo | 12 m | $75.00 | $900.00 |
Precio cerrado por el trabajo descrito. No incluye mover muebles ni reparar aplanados más allá de resanes menores. Inicio dentro de las 2 semanas siguientes a la aceptación, unos 3 días de trabajo. Anticipo del 20% ($1,856.00) al aceptar y el resto al terminar, por transferencia. Aceptada por (nombre, fecha):
- Un número de cotización, para saber qué versión se aceptó.
- La fecha de emisión y cuánto tiempo se sostiene el precio.
- Tus datos (y tu RFC, si lo tienes) y los del cliente, con el lugar del trabajo.
- Cada línea con cantidad, unidad y precio.
- Subtotal, impuestos y total.
- Lo que no incluye, los tiempos, el anticipo y el resto, y un espacio para aceptarla.
Formato de cotización gratis para copiar
COTIZACIÓN No. [C-2026-031]
Fecha: [DD/MM/AAAA] Válida hasta: [DD/MM/AAAA]
Tipo: [Precio cerrado / Estimación: el precio final puede variar]
[Nombre de tu negocio]
[Dirección] · [Teléfono] · [Correo]
[RFC / NIF / EIN, si aplica]
Preparada para: [Nombre del cliente] · [Dirección del cliente]
Lugar del trabajo: [si es distinto]
Alcance del trabajo:
[Lo que vas a hacer, en palabras sencillas]
No incluye: [Lo que no vas a hacer]
Descripción Cant. Unidad Precio unit. Importe
[Mano de obra] [8] [hora] [360.00] [2,880.00]
[Materiales] [1] [lote] [960.00] [960.00]
[Traslado / retiro de escombro] [1] [fijo] [240.00] [240.00]
Subtotal: [4,080.00]
Impuesto [tasa]: [0.00]
Total: [4,080.00]
Tiempos: [Fecha de inicio o plazo] · [Duración estimada]
Pago: [Anticipo del X% al aceptar] · [Resto al terminar]
Forma de pago: [Transferencia / tarjeta / efectivo]
Cambios: cualquier trabajo extra se cotiza aparte y se acuerda antes de empezar.
Aceptada por: ____________________ Fecha: __________
Cambia todo lo que está entre corchetes y borra lo que no aplique. Las cifras de ejemplo cuadran, así que puedes usarlas para probar una hoja de cálculo. Para consejos de diseño y fórmulas de Excel, nuestra guía del formato de factura funciona igual de bien para las cotizaciones.
Anticipos: di exactamente de qué se trata
Un anticipo te protege de un cliente que cancela después de que compraste los materiales o rechazaste otros trabajos. Deja por escrito:
- el monto (una cifra, no solo un porcentaje);
- cuándo se paga (al aceptar, antes de comprar los materiales);
- qué pasa si el cliente cancela: si se devuelve alguna parte, y cuándo.
Las reglas locales pueden limitar los anticipos en algunos oficios, como lo hace California con las remodelaciones. En México, un anticipo es un ingreso que ya cobraste y se ampara con su propio CFDI; pregúntale a tu contador cómo emitirlo. En el Reino Unido, si estás registrado para el IVA, el anticipo normalmente genera el devengo del impuesto por ese monto.
De la cotización a la factura
- 1Visita o llamadaMide, haz preguntas, anota lo que no incluye.
- 2Envíala el mismo díaManda la cotización como enlace, con una línea que recuerde lo que necesita el cliente.
- 3Da seguimientoUn mensaje corto a los 3 a 5 días, y otro antes de que venza la cotización.
- 4AceptadaConfirma la fecha de inicio y el anticipo.
- 5FacturaConvierte la cotización aceptada en una factura con las mismas líneas, más los extras acordados.
Estos tiempos son reglas prácticas, no resultados de una investigación. Lo que importa es que el seguimiento quede programado en el momento en que envías la cotización, para que no dependa de tu memoria.
Cuando una cotización no se acepta, haz una sola pregunta: “¿Fue el precio, los tiempos o algo más?” La respuesta vale más que otro recordatorio.
Envíala desde tu celular, como enlace
Muchas cotizaciones se las lleva quien responde primero. Con Binome360 escribes la cotización en una frase (el dictado por voz funciona en inglés y francés); tu asistente la prepara y no se guarda nada hasta que confirmes.
Cotización para Tomás Ortega: pintar muros y techo de la sala $5,300, 4 galones de pintura y materiales a $450, zoclo 12 metros a $75, IVA 16%
Lista: cotización C-2026-031 para Tomás Ortega, $9,280 con IVA, válida por 30 días. ¿La guardo? Luego puedes enviarla por enlace, por WhatsApp o por correo.
Revisa las cantidades y los precios antes de guardarla.
Prueba Binome360 gratisLo que pasa después:
- Tus datos, una sola vez. Nombre del negocio, dirección, número fiscal, tasa de impuesto y notas legales se configuran en el módulo y aparecen en el pie de cada documento, en una de cuatro plantillas con tus colores.
- La numeración es automática, con secuencias separadas para cotizaciones y facturas.
- Un enlace, no un archivo adjunto. El botón de WhatsApp prepara un mensaje amable con el número, el monto y el enlace; también funciona por correo.
- El cliente responde en línea. Desde la página, lee la cotización, descarga un PDF y la acepta o la rechaza. Tú ves la respuesta en la app.
- Cotización aceptada → factura con un toque, con el cliente y las líneas ya cargados. Márcala como pagada cuando llegue el dinero; una factura sin pagar después de su vencimiento queda marcada como atrasada, y se prepara un recordatorio cortés para que tú lo envíes.
Binome360 nunca cobra dinero por ti, no es una plataforma certificada de facturación electrónica y sus facturas no son CFDI. Tu cliente te paga como siempre.
Errores que te hacen perder trabajos (o dinero)
- Un solo monto global. “Remodelación de baño: $60,000” invita al regateo y esconde lo que incluye.
- Sin fecha de vencimiento. Seis meses después, el cliente espera los precios de la temporada pasada.
- Sin exclusiones. Si no está escrito que no mueves muebles ni reparas aplanados, el cliente puede suponer que sí.
- Trabajo extra con un simple “sí”. Cotiza los extras por escrito antes de empezarlos.
- Versiones sin número. En un desacuerdo, nadie sabe cuál se aceptó.
Preguntas frecuentes
¿Una cotización obliga legalmente?
Una vez que el cliente la acepta, sí: pasa a formar parte del contrato, y se espera que hagas el trabajo descrito por el precio cotizado. Antes de la aceptación, es una oferta. En el Reino Unido, lo que escribes en una cotización también puede volverse una condición del contrato según la sección 50 de la Consumer Rights Act 2015, si el cliente se basa en ello.
¿Una cotización puede subir después de aceptada?
Solo si el cliente acepta un cambio, como un trabajo extra, o si hay un motivo real previsto en la cotización. Pon cualquier cambio por escrito, con su precio, antes de hacer el trabajo. Con una estimación, el precio final puede variar, pero debe seguir siendo razonable y debes avisarle al cliente en cuanto lo sepas.
¿Cuánto tiempo debe ser válida una cotización?
No hay un estándar legal. Treinta días es lo habitual; usa un plazo más corto si los precios de tus materiales cambian rápido, y escribe siempre la fecha en la cotización.
¿Debo cobrar por hacer cotizaciones?
La mayoría de los negocios pequeños cotizan gratis para ganar trabajos. Cobrar puede tener sentido cuando hay que hacer un levantamiento largo o un diseño; si lo haces, dile al cliente cuánto cuesta antes de empezar y considera descontarlo del trabajo si te contrata.
¿Qué diferencia hay entre una cotización y una factura proforma?
Las dos van antes de la venta. Una factura proforma tiene el formato de una factura y se usa sobre todo para la aduana, un financiamiento bancario o un pago por adelantado. Nuestra guía de la factura proforma explica cuándo usarla.
En resumen
Una buena cotización describe el trabajo y lo que no incluye, detalla cada línea con cantidad y precio, muestra los impuestos y el total, y dice cuánto tiempo se sostiene el precio y cómo funciona el anticipo. Escribe “cotización” o “estimación” a propósito, porque la palabra cambia lo que puedes cobrar. Tu primer paso: copia el formato de arriba, llena tus datos y envía tu próxima cotización el mismo día de la visita.
Fuentes
- Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (cotización frente a estimación): citizensadvice.org.uk.
- Consumer Rights Act 2015, sección 50 (información que obliga al proveedor) y sección 51 (precio razonable): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
- Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 (SI 2013/3134), cancelación de contratos celebrados fuera del establecimiento: legislation.gov.uk.
- California Business and Professions Code, sección 9884.9 (talleres mecánicos: estimación por escrito y consentimiento): leginfo.legislature.ca.gov.
- California Business and Professions Code, sección 7159.5 (tope al anticipo en remodelaciones): leginfo.legislature.ca.gov.
- HMRC, VAT Time of Supply manual, “Basic tax points” (pagos anticipados y depósitos): gov.uk/hmrc-internal-manuals/vat-time-of-supply.
- GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.
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