ใบเสนอราคา: วิธีเขียน ตัวอย่างฟรี และส่งจากมือถือ

ใบเสนอราคา ราคาประเมิน การประมูล: ต่างกันอย่างไร?

คำเหล่านี้มักใช้ปนกัน แต่ความต่างสำคัญมากเมื่อถึงเวลาเรียกเก็บเงิน

ในสหราชอาณาจักร Citizens Advice นิยามใบเสนอราคา (บางครั้งเรียกว่า “fixed estimate”) ว่าเป็นคำสัญญาว่าจะทำงานในราคาที่ตกลง และราคาประเมินคือการคาดการณ์ที่ดีที่สุดของผู้รับงาน Consumer Rights Act 2015 รองรับเรื่องนี้ 2 ทาง มาตรา 50 ทำให้สิ่งที่คุณพูดหรือเขียนเกี่ยวกับบริการมีผลผูกพัน ถ้าลูกค้าใช้ข้อมูลนั้นตัดสินใจจ้างคุณ รายละเอียดและราคาในใบเสนอราคาจึงกลายเป็นส่วนหนึ่งของสัญญา มาตรา 51 บอกว่าถ้าไม่ได้กำหนดราคาไว้ ลูกค้าต้องจ่าย “ราคาที่สมเหตุสมผลสำหรับบริการ และไม่มากกว่านั้น” และอะไรสมเหตุสมผลเป็นเรื่องที่ต้องดูตามข้อเท็จจริง

ในสหรัฐฯ ไม่มีกฎกลางระดับประเทศ ขึ้นกับแต่ละรัฐและแต่ละอาชีพ แคลิฟอร์เนียเป็นตัวอย่างที่ดีว่ากฎเข้มได้แค่ไหน Business and Professions Code (มาตรา 9884.9) กำหนดให้อู่ซ่อมรถต้องให้ราคาประเมินค่าอะไหล่และค่าแรงเป็นลายลักษณ์อักษร ห้ามเริ่มงานก่อนลูกค้าอนุญาต และห้ามเก็บเกินราคาประเมินโดยไม่ได้รับความยินยอมจากลูกค้า ซึ่งต้องขอทันทีที่รู้ว่าราคาประเมินไม่พอและก่อนทำงานเพิ่ม ในไทย ถ้าไม่แน่ใจเรื่องสิทธิผู้บริโภคในงานของคุณ ให้ตรวจกับ สคบ. หรือปรึกษานักกฎหมาย

การประมูล (bid) มักหมายถึงใบเสนอราคาที่ยื่นแข่งกัน โดยเฉพาะงานสัญญาหรืองานจัดซื้อจัดจ้าง และใบเสนอราคาไม่ใช่ใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้มาหลังทำงานเสร็จเพื่อเรียกเก็บเงิน ดูคู่มือวิธีทำใบแจ้งหนี้ ของเรา

ใบเสนอราคาต้องมีอะไรบ้าง

• เลขที่และวันที่ใบเสนอราคา ต่างจากใบแจ้งหนี้ตรงที่ไม่มีกฎการรันเลขที่ แต่เลขที่ (Q-2026-031) ช่วยให้รู้ว่าลูกค้าตอบรับฉบับไหน
• ข้อมูลของคุณ: ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ โทรศัพท์ อีเมล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีถ้ามี
• ลูกค้า: ชื่อ ที่อยู่ และสำหรับงานนอกสถานที่ ให้ใส่ที่อยู่หน้างาน
• ขอบเขตงาน: คุณจะทำอะไร และไม่ทำอะไร “เตรียมผิวและทาสีผนังกับฝ้า ลูกค้าย้ายเฟอร์นิเจอร์เอง” ช่วยกันการเถียงได้มากในภายหลัง
• รายการแยกย่อย: แต่ละงานหรือสินค้า พร้อมจำนวน หน่วย (ชั่วโมง ตารางเมตร ชิ้น) และราคา
• ภาษี: VAT 7% ถ้าคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ถ้าไม่ได้จดทะเบียน อย่าเรียกเก็บ VAT
• ยอดรวม และระบุว่าเป็นราคาตายตัวหรือราคาประเมิน
• ระยะเวลายืนราคา: “ยืนราคา 30 วัน” ช่วยป้องกันคุณเมื่อราคาวัสดุขยับ
• ระยะเวลา: วันเริ่มงานหรือระยะเวลารอ และระยะเวลาทำงานที่คาดไว้
• เงื่อนไขการชำระเงิน: เงินมัดจำ งวดงาน วันครบกำหนดส่วนที่เหลือ และช่องทางชำระที่รับ
• การตอบรับ: ช่องให้ลูกค้าลงชื่อและวันที่ หรือช่องทางตอบรับออนไลน์ที่ชัดเจน

ในสหราชอาณาจักร ถ้าลูกค้าตกลงทำสัญญาที่บ้านของตัวเอง กฎหมายผู้บริโภคมักให้สิทธิยกเลิกภายใน 14 วัน และคุณต้องแจ้งลูกค้า ถ้าลูกค้าอยากให้เริ่มงานเร็วกว่านั้น ให้ขอคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร ในแคลิฟอร์เนีย เงินดาวน์ของผู้รับเหมาปรับปรุงบ้านต้องไม่เกิน 1,000 ดอลลาร์หรือ 10% ของมูลค่าสัญญา แล้วแต่อย่างไหนน้อยกว่า (Business and Professions Code มาตรา 7159.5)

ตัวอย่างใบเสนอราคาฟรีที่คัดลอกไปใช้ได้

ใบเสนอราคา เลขที่ [Q-2026-031]
วันที่: [วว ดดด ปปปป]          ยืนราคาถึง: [วว ดดด ปปปป]
ประเภท: [ราคาตายตัว / ราคาประเมิน – ราคาสุดท้ายอาจเปลี่ยนแปลง]

[ชื่อธุรกิจของคุณ]
[ที่อยู่] · [โทรศัพท์] · [อีเมล]
[เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้ามี]

จัดทำให้: [ชื่อลูกค้า] · [ที่อยู่ลูกค้า]
ที่อยู่หน้างาน: [ถ้าต่างจากด้านบน]

ขอบเขตงาน:
[สิ่งที่คุณจะทำ เขียนให้เข้าใจง่าย]
ไม่รวม: [สิ่งที่คุณจะไม่ทำ]

รายการ                          จำนวน   หน่วย     ราคาต่อหน่วย   จำนวนเงิน
[ค่าแรง]                         [8]    [ชั่วโมง]   [450.00]      [3,600.00]
[วัสดุ]                          [1]    [ชุด]     [1,200.00]    [1,200.00]
[ค่าเดินทาง / ขนทิ้ง]              [1]    [เหมา]    [300.00]      [300.00]

รวมเป็นเงิน: [5,100.00]
ภาษี [อัตรา]: [0.00]
ยอดรวม: [5,100.00]

ระยะเวลา: [วันเริ่มงานหรือระยะเวลารอ] · [ระยะเวลาทำงานที่คาดไว้]
การชำระเงิน: [มัดจำ X% เมื่อตอบรับ] · [ส่วนที่เหลือเมื่องานเสร็จ]
ชำระโดย: [โอนเงิน / พร้อมเพย์ / เงินสด]

การเปลี่ยนแปลง: งานเพิ่มเติมจะเสนอราคาแยกและตกลงกันก่อนเริ่มทำ

ผู้ตอบรับ: ____________________   วันที่: __________

แทนที่ทุกอย่างในวงเล็บ และลบส่วนที่ไม่เกี่ยวข้อง ตัวเลขตัวอย่างคำนวณถูกต้อง ใช้ทดสอบสเปรดชีตได้ เคล็ดลับการจัดหน้าและสูตร Excel ในคู่มือตัวอย่างใบแจ้งหนี้ ใช้กับใบเสนอราคาได้เหมือนกัน

เงินมัดจำ: เขียนให้ชัดว่าคืออะไร

เงินมัดจำป้องกันคุณจากลูกค้าที่ยกเลิกหลังคุณซื้อวัสดุหรือปฏิเสธงานอื่นไปแล้ว เขียนไว้ให้ชัด:

• จำนวนเงิน (เป็นตัวเลข ไม่ใช่แค่เปอร์เซ็นต์)
• เมื่อไหร่ต้องจ่าย (เมื่อตอบรับ ก่อนสั่งวัสดุ)
• ถ้าลูกค้ายกเลิกจะเป็นอย่างไร: คืนได้บางส่วนหรือไม่ และเมื่อไหร่

กฎระดับรัฐหรือระดับประเทศอาจจำกัดเงินมัดจำในบางอาชีพ อย่างที่แคลิฟอร์เนียทำกับงานปรับปรุงบ้าน ถ้าคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วรับเงินมัดจำ ให้ถามนักบัญชีว่าต้องออกเอกสารภาษีอย่างไร เพราะการรับเงินล่วงหน้าอาจมีผลต่อจุดความรับผิดทางภาษี (ในสหราชอาณาจักร เงินมัดจำมักสร้าง tax point สำหรับยอดนั้น)

จากใบเสนอราคาสู่ใบแจ้งหนี้

ระยะเวลาเหล่านี้เป็นหลักคร่าว ๆ ไม่ใช่ผลวิจัย สิ่งสำคัญคือตั้งเวลาติดตามไว้ตั้งแต่ตอนส่งใบเสนอราคา จะได้ไม่ต้องพึ่งความจำ

เมื่อใบเสนอราคาไม่ได้รับการตอบรับ ให้ถามคำถามเดียว: “เป็นเพราะราคา ระยะเวลา หรือเรื่องอื่น?” คำตอบมีค่ากว่าการเตือนอีกรอบ

ส่งใบเสนอราคาจากมือถือ เป็นลิงก์

งานมักหลุดไปให้เจ้าที่ตอบก่อน กับ Binome360 คุณพิมพ์ใบเสนอราคาเป็นประโยคเดียว ผู้ช่วยเตรียมให้ และไม่มีอะไรถูกบันทึกจนกว่าคุณจะยืนยัน

จากนั้น:

• ใส่ข้อมูลของคุณครั้งเดียว ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี อัตราภาษี และหมายเหตุทางกฎหมาย ตั้งไว้ในโมดูลแล้วจะขึ้นท้ายเอกสารทุกฉบับ ในหนึ่งใน 4 เทมเพลตตามสีของคุณ
• รันเลขที่อัตโนมัติ แยกลำดับใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้
• ส่งเป็นลิงก์ ไม่ใช่ไฟล์แนบ ปุ่ม WhatsApp เตรียมข้อความสุภาพพร้อมเลขที่ ยอดเงิน และลิงก์ให้ อีเมลก็ใช้ได้
• ลูกค้าตอบกลับออนไลน์ จากหน้าเว็บ ลูกค้าอ่านใบเสนอราคา ดาวน์โหลด PDF และกดตอบรับหรือปฏิเสธได้ คุณเห็นคำตอบในแอป
• ใบเสนอราคาที่ตอบรับ → ใบแจ้งหนี้ในแตะเดียว ข้อมูลลูกค้าและรายการตามมาครบ ทำเครื่องหมายว่าจ่ายแล้วเมื่อได้เงิน ใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดโดยยังไม่จ่ายจะถูกทำเครื่องหมายว่าล่าช้า และมีข้อความเตือนสุภาพเตรียมไว้ให้คุณส่ง

Binome360 ไม่เคยรับเงินแทนคุณ และไม่ใช่ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง ลูกค้าจ่ายเงินให้คุณตามช่องทางปกติ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียงาน (หรือเสียเงิน)

• ยอดก้อนเดียว “รีโนเวตห้องน้ำ 60,000 บาท” ชวนให้ต่อราคาและไม่บอกว่ารวมอะไรบ้าง
• ไม่มีวันหมดอายุ หกเดือนต่อมา ลูกค้ายังคาดหวังราคาเดิม
• ไม่เขียนสิ่งที่ไม่รวม ถ้าไม่เขียนว่าคุณไม่ย้ายเฟอร์นิเจอร์หรือซ่อมผนัง ลูกค้าอาจเข้าใจว่าคุณทำให้
• ทำงานเพิ่มแค่เพราะพยักหน้า เสนอราคางานเพิ่มเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มทำ
• ไม่ใส่เลขที่ฉบับ เวลามีข้อโต้แย้ง ไม่มีใครรู้ว่าฉบับไหนที่ตอบรับกัน

คำถามที่พบบ่อย

ใบเสนอราคามีผลผูกพันทางกฎหมายไหม?

เมื่อลูกค้าตอบรับแล้ว โดยทั่วไปถือว่าใช่: มันเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลง และคุณควรทำงานตามที่ระบุในราคาที่เสนอ ก่อนการตอบรับ มันคือคำเสนอ ในสหราชอาณาจักร สิ่งที่คุณเขียนในใบเสนอราคายังกลายเป็นเงื่อนไขในสัญญาได้ตามมาตรา 50 ของ Consumer Rights Act 2015 ถ้าลูกค้าใช้ข้อมูลนั้นตัดสินใจ ถ้ามีข้อพิพาทจริง ให้ปรึกษานักกฎหมาย

ใบเสนอราคาขึ้นราคาหลังตอบรับได้ไหม?

ได้เฉพาะเมื่อลูกค้าตกลงให้เปลี่ยน เช่น มีงานเพิ่ม หรือมีเหตุผลจริงที่เขียนไว้ในใบเสนอราคา เขียนการเปลี่ยนแปลงพร้อมราคาไว้ก่อนลงมือทำ ถ้าเป็นราคาประเมิน ราคาสุดท้ายต่างได้ แต่ควรสมเหตุสมผล และควรแจ้งลูกค้าทันทีที่รู้

ใบเสนอราคาควรยืนราคากี่วัน?

ไม่มีระยะเวลามาตรฐานตายตัว 30 วันเป็นที่นิยม ใช้ระยะสั้นกว่านั้นถ้าราคาวัสดุของคุณขยับเร็ว และเขียนวันที่ไว้ในใบเสนอราคาเสมอ

ควรคิดค่าทำใบเสนอราคาไหม?

ธุรกิจเล็กส่วนใหญ่ทำใบเสนอราคาฟรีเพื่อให้ได้งาน การคิดค่าบริการอาจสมเหตุสมผลสำหรับงานสำรวจนาน ๆ หรืองานออกแบบ ถ้าจะคิด ให้บอกลูกค้าก่อนเริ่ม และพิจารณาหักออกจากค่างานถ้าลูกค้าจ้างต่อ

ใบเสนอราคาต่างจากใบแจ้งหนี้เบื้องต้น (proforma invoice) อย่างไร?

ทั้งสองมาก่อนการขาย ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นจัดรูปแบบเหมือนใบแจ้งหนี้ และใช้เป็นหลักสำหรับศุลกากร การขอสินเชื่อจากธนาคาร หรือการชำระล่วงหน้า คู่มือใบแจ้งหนี้เบื้องต้น ของเราอธิบายว่าเมื่อไหร่ควรใช้

สรุป

ใบเสนอราคาที่ดีอธิบายงานและสิ่งที่ไม่รวม แยกรายการพร้อมจำนวนและราคา แสดงภาษีและยอดรวม และบอกระยะเวลายืนราคากับเงื่อนไขเงินมัดจำ เลือกใช้คำว่า “ใบเสนอราคา” หรือ “ราคาประเมิน” อย่างตั้งใจ เพราะคำนั้นเปลี่ยนสิ่งที่คุณเรียกเก็บได้ ขั้นแรก: คัดลอกตัวอย่างใบเสนอราคาด้านบน กรอกข้อมูลของคุณ แล้วส่งใบเสนอราคาใบต่อไปภายในวันเดียวกับที่ไปดูหน้างาน

แหล่งอ้างอิง

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (quote vs estimate): citizensadvice.org.uk
• Consumer Rights Act 2015 มาตรา 50 (ข้อมูลที่ผูกพันผู้ประกอบการ) และมาตรา 51 (ราคาที่สมเหตุสมผล): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51
• Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 (SI 2013/3134) การยกเลิกสัญญาที่ทำนอกสถานที่ประกอบการ: legislation.gov.uk
• California Business and Professions Code มาตรา 9884.9 (อู่ซ่อมรถ: ราคาประเมินเป็นลายลักษณ์อักษรและความยินยอม): leginfo.legislature.ca.gov
• California Business and Professions Code มาตรา 7159.5 (เพดานเงินดาวน์งานปรับปรุงบ้าน): leginfo.legislature.ca.gov
• HMRC, VAT Time of Supply manual, “Basic tax points” (เงินล่วงหน้าและเงินมัดจำ): gov.uk/hmrc-internal-manuals/vat-time-of-supply
• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers

มีให้อ่านเป็นภาษา English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.