Come fare un preventivo: fac simile gratis e invio dal telefono

Preventivo a prezzo fisso, di massima, offerta: che differenza c’è?

Le parole si usano un po’ a caso, ma la differenza conta quando arriva il conto finale.

In Italia non esiste una legge specifica sul preventivo: valgono le regole generali dei contratti del codice civile. Il preventivo è una proposta; quando il cliente lo accetta, il contratto è concluso, e per i lavori di solito si tratta di un appalto o di un contratto d’opera. Se il prezzo non è stato fissato, per l’appalto il codice civile rinvia alle tariffe o agli usi e, in mancanza, alla decisione del giudice (art. 1657). Nel Regno Unito, per confronto, Citizens Advice distingue la quote, un prezzo fisso, dall’estimate, una stima; il Consumer Rights Act 2015 rende vincolante ciò che scrivi sul servizio se il cliente ci fa affidamento (sezione 50) e, se il prezzo non è stato fissato, impone un prezzo ragionevole (sezione 51).

Negli Stati Uniti non c’è una regola federale unica: dipende dallo stato e dal mestiere. La California mostra quanto possono essere severe le regole: il suo Business and Professions Code (sezione 9884.9) obbliga le officine a dare un preventivo scritto per ricambi e manodopera, vieta di iniziare i lavori senza l’autorizzazione del cliente e vieta di superare il preventivo senza il suo consenso, chiesto prima di fare il lavoro in più. In Italia, per alcuni mestieri e professioni esistono regole specifiche: se lavori in un settore regolamentato, verifica quelle della tua categoria.

Un’offerta in una gara, per un appalto pubblico o privato, è di solito un preventivo presentato in concorrenza con altri. E il preventivo non è una fattura: la fattura arriva dopo il lavoro, per chiedere il pagamento. Vedi la nostra guida su come si fa una fattura.

Cosa scrivere in un preventivo

• Numero e data del preventivo. A differenza delle fatture, per i preventivi non c’è un obbligo di numerazione, ma un numero (P-2026-031) ti dice quale versione il cliente ha accettato.
• I tuoi dati: nome o ragione sociale, indirizzo, telefono, email, partita IVA e codice fiscale.
• Il cliente: nome, indirizzo e, per i lavori a domicilio, l’indirizzo del cantiere.
• Descrizione dei lavori: cosa farai e cosa no. “Preparazione e tinteggiatura di pareti e soffitto; spostamento dei mobili a cura del cliente” evita molte discussioni.
• Righe dettagliate: ogni lavorazione o prodotto con quantità, unità di misura (ora, metro quadro, pezzo) e prezzo.
• IVA: all’aliquota giusta se sei in regime ordinario (22% quella ordinaria, 10% per la manutenzione ordinaria e straordinaria delle abitazioni); se sei forfettario, niente IVA ma la dicitura del regime.
• Totale, e se si tratta di un prezzo fisso o di una stima.
• Validità: “Il presente preventivo è valido 30 giorni.” Ti protegge quando i prezzi dei materiali si muovono.
• Tempi: data di inizio o preavviso, e durata prevista.
• Condizioni di pagamento: acconto, stati di avanzamento, scadenza del saldo, metodi di pagamento accettati.
• Accettazione: uno spazio per la firma del cliente con la data (“per accettazione”), o un modo chiaro per accettare online.

Se il cliente è un privato e accetta il contratto a casa sua, il Codice del consumo di norma gli dà 14 giorni per recedere, e tu devi informarlo; se vuole che tu inizi prima, fatti fare la richiesta per iscritto. Nel Regno Unito vale una regola simile. In California, per confronto, l’acconto di un’impresa di ristrutturazioni non può superare 1.000 dollari o il 10% del prezzo, se inferiore (Business and Professions Code, sezione 7159.5).

Fac simile di preventivo da copiare

PREVENTIVO N. [P-2026-031]
Data: [GG/MM/AAAA]          Valido fino al: [GG/MM/AAAA]
Tipo: [Preventivo a prezzo fisso / Preventivo di massima – il prezzo finale può variare]

[Nome o ragione sociale]
[Indirizzo] · [Telefono] · [Email]
[Partita IVA · Codice fiscale]

Preparato per: [Nome del cliente] · [Indirizzo del cliente]
Luogo dei lavori: [se diverso]

Descrizione dei lavori:
[Cosa farai, in parole semplici]
Non incluso: [Cosa non farai]

Descrizione                     Qtà    Unità      Prezzo unit.   Importo
[Manodopera]                    [8]    [ora]      [45,00]        [360,00]
[Materiali]                     [1]    [a corpo]  [120,00]       [120,00]
[Trasferta / smaltimento]       [1]    [forfait]  [30,00]        [30,00]

Imponibile: [510,00]
IVA [aliquota]: [0,00]
Totale: [510,00]

Tempi: [Data di inizio o preavviso] · [Durata prevista]
Pagamento: [Acconto del X% all’accettazione] · [Saldo a fine lavori]
Modalità: [Bonifico / carta / contanti]

Variazioni: eventuali lavori extra saranno preventivati a parte e concordati prima di iniziarli.

Per accettazione: ____________________   Data: __________

Sostituisci tutto ciò che è tra parentesi e cancella quello che non ti serve. Le cifre di esempio tornano, quindi puoi usarle per provare un foglio di calcolo. Per i consigli sull’impaginazione e le formule di Excel, la nostra guida al fac simile di fattura funziona benissimo anche per i preventivi.

Acconto o caparra: scrivi esattamente cos’è

Un acconto ti protegge dal cliente che disdice dopo che hai comprato i materiali o rifiutato altri lavori. Scrivi:

• l’importo (una cifra, non solo una percentuale);
• quando va pagato (all’accettazione, prima di ordinare i materiali);
• cosa succede se il cliente rinuncia: se una parte viene restituita, e quando.

In Italia conta anche la parola che usi. Un acconto è solo un anticipo sul prezzo; una caparra confirmatoria (art. 1385 del codice civile) ha un effetto in più: se il cliente si tira indietro senza motivo, puoi trattenerla, e se sei tu a non rispettare l’accordo, devi restituirla doppia. Quando incassi un anticipo con la partita IVA, di solito devi fatturarlo per quell’importo: chiedi al tuo commercialista come gestirlo, soprattutto se si tratta di una caparra. Alcune regole locali, come in California per le ristrutturazioni, mettono anche un tetto all’acconto.

Dal preventivo alla fattura

I tempi sono regole pratiche, non risultati di ricerche. Quello che conta è programmare il sollecito nel momento in cui invii il preventivo, così non dipende dalla tua memoria.

Quando un preventivo non viene accettato, fai una sola domanda: “È stato il prezzo, i tempi o qualcos’altro?” La risposta vale più di un altro sollecito.

Invia il preventivo dal telefono, con un link

I preventivi spesso li vince chi risponde per primo. Con Binome360 scrivi il preventivo in una frase, anche in italiano (a voce, per ora, solo in inglese o francese); il tuo assistente lo prepara, e non viene salvato nulla finché non confermi.

Cosa succede dopo:

• I tuoi dati una volta sola. Nome dell’attività, indirizzo, partita IVA, aliquota e note legali si impostano nel modulo e compaiono a piè di pagina di ogni documento, in uno dei quattro modelli con i tuoi colori.
• La numerazione è automatica, con sequenze separate per preventivi e fatture.
• Un link, non un allegato. Il pulsante WhatsApp prepara un messaggio cortese con numero, importo e link; funziona anche per email.
• Il cliente risponde online. Dalla pagina legge il preventivo, scarica il PDF e lo accetta o lo rifiuta. Tu vedi la risposta nell’app.
• Preventivo accettato → fattura con un tocco, con cliente e righe già compilati. Segnala come pagata quando arrivano i soldi; una fattura non pagata oltre la scadenza viene segnalata come in ritardo, e ti viene preparato un sollecito cortese da inviare.

Binome360 non incassa mai soldi per te e non è una piattaforma di fatturazione elettronica certificata: il cliente ti paga come al solito, e la fattura elettronica va trasmessa allo SdI con uno strumento abilitato.

Gli errori che fanno perdere lavori (o soldi)

• Una cifra unica. “Rifacimento bagno: 6.000 €” invita alla trattativa e nasconde cosa è incluso.
• Nessuna scadenza. Sei mesi dopo, il cliente si aspetta i prezzi della stagione scorsa.
• Nessuna esclusione. Se non è scritto che non sposti i mobili o non ripari l’intonaco, il cliente può dare per scontato che lo farai.
• Lavori extra sulla parola. Metti per iscritto il prezzo degli extra prima di iniziarli.
• Versioni senza numero. In caso di contestazione, nessuno sa quale sia stata accettata.

Domande frequenti

Il preventivo è vincolante?

Una volta accettato, sì: diventa il contratto, e sei tenuto a fare i lavori descritti al prezzo indicato. Prima dell’accettazione è una proposta. Nel Regno Unito, quello che scrivi in un preventivo può diventare anche una clausola del contratto in base alla sezione 50 del Consumer Rights Act 2015, se il cliente ci fa affidamento.

Il prezzo può aumentare dopo l’accettazione?

Solo se il cliente accetta una modifica, come un lavoro extra, o se c’è una ragione concreta prevista nel preventivo. Metti ogni modifica per iscritto, con il prezzo, prima di fare il lavoro. Nell’appalto, il codice civile (art. 1664) ammette una revisione solo se, per circostanze imprevedibili, il costo di materiali o manodopera cambia di oltre un decimo del prezzo concordato. Con un preventivo di massima il prezzo finale può essere diverso, ma deve restare ragionevole, e devi avvisare il cliente appena lo sai.

Quanto deve durare la validità di un preventivo?

Non c’è una durata fissata dalla legge. Trenta giorni è la scelta più comune; usa un periodo più breve se i prezzi dei tuoi materiali cambiano in fretta, e scrivi sempre la data sul preventivo.

Il preventivo si paga?

La maggior parte delle piccole attività fa preventivi gratis per ottenere il lavoro. Farlo pagare può avere senso per sopralluoghi lunghi o lavori di progettazione; in quel caso, comunica il costo al cliente prima di iniziare e valuta di scalarlo dal lavoro se va in porto.

Che differenza c’è tra un preventivo e una fattura proforma?

Entrambi arrivano prima della vendita. La fattura proforma ha l’aspetto di una fattura e si usa soprattutto per la dogana, per un finanziamento o per chiedere un pagamento anticipato; in Italia non ha valore fiscale. La nostra guida alla fattura proforma spiega quando usarla.

In sintesi

Un buon preventivo descrive il lavoro e cosa è escluso, dettaglia ogni riga con quantità e prezzo, mostra IVA e totale, e dice per quanto vale il prezzo e come funziona l’acconto. Scegli con cura tra “prezzo fisso” e “di massima”, perché la parola cambia quello che puoi chiedere. Primo passo: copia il fac simile qui sopra, inserisci i tuoi dati e manda il prossimo preventivo il giorno stesso del sopralluogo.

Fonti

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (quote e estimate): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, sezione 50 (informazioni vincolanti per il professionista) e sezione 51 (prezzo ragionevole): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 (SI 2013/3134), recesso dai contratti conclusi fuori dai locali commerciali: legislation.gov.uk.
• California Business and Professions Code, sezione 9884.9 (officine: preventivo scritto e consenso): leginfo.legislature.ca.gov.
• California Business and Professions Code, sezione 7159.5 (tetto all’acconto per le ristrutturazioni): leginfo.legislature.ca.gov.
• HMRC, VAT Time of Supply manual, “Basic tax points” (pagamenti anticipati e acconti): gov.uk/hmrc-internal-manuals/vat-time-of-supply.
• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.

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