La risposta in breve
- Qui sotto trovi un fac simile di fattura in tre versioni gratuite da copiare: la fattura di un forfettario (senza IVA), la fattura con IVA al 22% per la vendita di beni e la fattura di un professionista con ritenuta d’acconto.
- Incollale in Word o Documenti Google per l’impaginazione, oppure ricostruiscile in Excel o Fogli Google con le formule più in basso, così i totali si calcolano da soli.
- Manda sempre la fattura in PDF, mai come file modificabile.
- Un modello da solo non basta: controlla i dati obbligatori (la checklist più in basso segue l’art. 21 del DPR 633/1972) e mantieni un’unica numerazione senza salti.
- Un PDF non è una fattura elettronica. In Italia, con la partita IVA, la fattura con valore fiscale passa quasi sempre dallo SdI: questi modelli valgono come copia di cortesia, come proforma o per i casi esclusi dall’obbligo.
Quale fac simile di fattura scegliere?
- Modello 1, fattura del forfettario: sei un freelance o un artigiano in regime forfettario e non applichi l’IVA. Il regime vale fino a 85.000 € di ricavi o compensi annui (la soglia in vigore dal 2023): se la superi, esci dal regime, dall’anno successivo o subito se vai oltre i 100.000 €.
- Modello 2, fattura con IVA per la vendita di beni: sei in regime ordinario e vendi a un’altra impresa, che ha bisogno di una fattura corretta per detrarre l’IVA.
- Modello 3, fattura del professionista con ritenuta d’acconto: sei un lavoratore autonomo in regime ordinario e fatturi a un’impresa o a un altro professionista, che trattiene il 20% e lo versa al fisco al posto tuo.
Sostituisci tutto ciò che è tra parentesi quadre. Le cifre sono esempi con i calcoli giusti, quindi puoi tenerle per provare le tue formule.
Modello 1: fattura del forfettario, senza IVA
FATTURA N. [43/2026]
Data: [23/09/2026]
Periodo della prestazione: [1–19/09/2026]
Scadenza: [23/10/2026]
[Giulia Ferri], copywriter in regime forfettario
[Indirizzo] · P.IVA [00000000000]
[email] · [telefono]
Cliente: [Studio Dentistico Riva S.r.l.]
[Indirizzo del cliente] · P.IVA [00000000000]
Codice destinatario o PEC: [se il cliente te lo ha dato]
Descrizione Qtà Prezzo unit. Importo
[Testi per il sito, a pagina] 5 180,00 € 900,00 €
[Meta description] 20 6,00 € 120,00 €
Totale da pagare 1.020,00 €
Operazione senza IVA e senza ritenuta, art. 1, c. 54-89, L. 190/2014.
Imposta di bollo di 2 € assolta in modo virtuale.
Bonifico entro la scadenza · IBAN [IT00 X000 0000 0000 0000 0000 000]
Nel regime forfettario non addebiti l’IVA, ma la dicitura che richiama il regime è obbligatoria, e sopra i 77,47 € serve la marca da bollo da 2 €: molti la addebitano al cliente come voce a parte. Nella fattura elettronica il bollo si indica nell’apposito campo e si versa periodicamente all’Agenzia delle Entrate.
Modello 2: fattura con IVA per la vendita di beni
FATTURA N. [118/2026]
Data: [23/09/2026]
Data dell’operazione (consegna): [22/09/2026]
Scadenza: [23/10/2026]
[Argilla & Fuoco S.r.l.]
[Sede legale]
P.IVA [00000000000] · REA [RA-000000]
Cliente: [Bar dell’Angolo S.r.l.]
[Indirizzo del cliente] · P.IVA [00000000000]
Descrizione Qtà Prezzo unit. IVA Imponibile
[Tazza in gres] 24 9,50 € 22% 228,00 €
[Piatto da portata] 12 14,00 € 22% 168,00 €
[Trasporto] 1 15,00 € 22% 15,00 €
Imponibile 411,00 €
IVA 22% 90,42 €
Totale documento 501,42 €
Pagamento con bonifico entro 30 giorni.
IBAN [IT00 X000 0000 0000 0000 0000 000]
In caso di ritardo si applicano gli interessi di mora (D.Lgs. 231/2002).
Se nella stessa fattura hai beni con aliquote diverse (per esempio 22% e 10%), indica l’aliquota su ogni riga e l’IVA totale per ciascuna aliquota. E occhio ai tempi: la fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall’operazione.
Modello 3: fattura del professionista con ritenuta d’acconto
FATTURA N. [31/2026]
Data: [23/09/2026]
Periodo della prestazione: [1–19/09/2026]
Pagamento: 30 giorni data fattura · Scadenza [23/10/2026]
[Diego Russo Design]
[Via, CAP, Città, Provincia]
P.IVA [00000000000] · C.F. [XXXXXX00X00X000X] · [email]
Cliente: [Brightline Apps S.r.l.]
[Via, CAP, Città, Provincia] · P.IVA [00000000000]
Rif. ordine: [se fornito]
Descrizione Qtà Prezzo Importo
[Sprint di UI design, a corpo] 1 2.400,00 € 2.400,00 €
[Set di icone per l’app] 12 35,00 € 420,00 €
[Revisioni, ore] 3 95,00 € 285,00 €
Imponibile 3.105,00 €
IVA 22% 683,10 €
Totale fattura 3.788,10 €
Ritenuta d’acconto 20%: −621,00 € · Netto a pagare: 3.167,10 €
Bonifico su IBAN [IT00 X000 0000 0000 0000 0000 000]
La ritenuta d’acconto la trattiene il cliente quando è un sostituto d’imposta, cioè un’impresa o un professionista, e la versa al fisco per te: la ritrovi come credito nella dichiarazione dei redditi. Se il cliente è un privato, niente ritenuta, e il netto a pagare coincide con il totale della fattura.
Il modello 2 compilato e commentato
| Descrizione | Q.tà | Prezzo unitario | Totale |
|---|---|---|---|
| Tazza in gres | 24 | 9,50 € | 228,00 € |
| Piatto da portata | 12 | 14,00 € | 168,00 € |
| Trasporto | 1 | 15,00 € | 15,00 € |
Pagamento con bonifico entro 30 giorni dalla data della fattura, indicando il numero della fattura nella causale.
- Un numero progressivo che identifica la fattura in modo univoco.
- La data di emissione e, se è diversa, la data dell’operazione (per i beni, la consegna).
- Nome o ragione sociale, sede e partita IVA di chi vende.
- Nome o ragione sociale, sede e partita IVA del cliente.
- Per ogni riga: descrizione, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA e imponibile.
- Imponibile, IVA in euro per ogni aliquota e totale del documento.
Come ricrearlo in Word o Documenti Google
- Incolla il modello in un documento vuoto, poi sostituisci le righe delle voci con una tabella di 4 colonne (5 per la versione con IVA): Inserisci > Tabella, sia in Word sia in Documenti Google. Copia dentro descrizioni, quantità e prezzi.
- Metti i tuoi dati nell’intestazione e le condizioni di pagamento a piè di pagina: non cambiano da una fattura all’altra.
- Salvalo come modello. In Word: File > Salva con nome > Modello di Word (.dotx), così ogni nuova fattura parte da un file pulito. In Documenti Google, tieni un documento chiamato “MODELLO” e usa File > Crea una copia per ogni fattura.
- Esporta in PDF prima di inviarla: File > Salva con nome > PDF in Word, oppure File > Scarica > Documento PDF in Documenti Google.
Il punto debole di Word e Documenti Google è che i calcoli li fai a mano. Ricontrolla ogni totale, oppure usa un foglio di calcolo. E ricorda che, se sei obbligato alla fattura elettronica, questo PDF resta una copia di cortesia.
Come ricrearlo in Excel o Fogli Google: le formule
Imposta le colonne così, con le voci nelle righe da 2 a 20:
| Colonna | Contenuto | Formula |
|---|---|---|
| A | Descrizione | testo |
| B | Quantità | numero |
| C | Prezzo unitario | numero |
| D | Aliquota IVA | 22% o 10% (formato percentuale) |
| E | Importo di riga | =B2*C2, copiata verso il basso |
A
ContenutoDescrizione
Formulatesto
B
ContenutoQuantità
Formulanumero
C
ContenutoPrezzo unitario
Formulanumero
D
ContenutoAliquota IVA
Formula22% o 10% (formato percentuale)
E
ContenutoImporto di riga
Formula=B2*C2, copiata verso il basso
Poi, sotto la tabella:
| Riga | Formula |
|---|---|
| Imponibile | =SOMMA(E2:E20) |
| IVA al 22% | =ARROTONDA(SOMMA.SE(D2:D20;22%;E2:E20)*22%;2) |
| Totale documento | Imponibile + IVA |
Imponibile
Formula=SOMMA(E2:E20)
IVA al 22%
Formula=ARROTONDA(SOMMA.SE(D2:D20;22%;E2:E20)*22%;2)
Totale documento
FormulaImponibile + IVA
Con i numeri del modello 2 ottieni 411,00 € di imponibile, 90,42 € di IVA e 501,42 € di totale. Per l’aliquota ridotta del 10%, aggiungi una riga con la stessa formula e 10% al posto di 22%. Con le impostazioni in inglese, Excel e Fogli Google usano invece la virgola tra gli argomenti e i nomi SUM, SUMIF e ROUND.
Due consigli:
- Arrotonda l’IVA al centesimo con ARROTONDA. Senza, un’imposta come 17,875 € appare come 17,88 € ma nel totale conta 17,875 €, e la fattura sembra sbagliata di mezzo centesimo.
- Proteggi le celle con le formule per non sovrascriverle, poi esporta ogni fattura in PDF.
Cosa deve contenere ogni fattura: la checklist
In Italia, l’art. 21 del DPR 633/1972 chiede che la fattura contenga:
- la data di emissione e un numero progressivo che la identifichi in modo univoco;
- nome o ragione sociale, residenza o sede e partita IVA di chi la emette;
- nome o ragione sociale, residenza o sede del cliente, con la sua partita IVA o, se è un privato, il codice fiscale;
- natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi;
- i corrispettivi e gli altri dati necessari per calcolare la base imponibile;
- aliquota, imponibile e importo dell’IVA, arrotondati al centesimo di euro.
Le società aggiungono i dati richiesti dal codice civile, come la sede e il numero di iscrizione al registro delle imprese.
Con la fattura elettronica, servono anche il codice destinatario o l’indirizzo PEC del cliente per il recapito tramite SdI, e la data dell’operazione se è diversa da quella della fattura. La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall’operazione; per le vendite accompagnate da documento di trasporto puoi emettere una fattura differita entro il 15 del mese successivo. Conserva le fatture per dieci anni. Nel Regno Unito le regole equivalenti sono nella VAT Notice 700/21 dell’HMRC, che per esempio chiede di indicare l’IVA totale in sterline e di conservare i registri per almeno sei anni.
Se hai clienti negli Stati Uniti, sappi che lì non esiste un formato federale unico di fattura. L’IRS considera le fatture documenti a supporto delle entrate e lascia libero il sistema di registrazione, purché mostri con chiarezza entrate e spese. In pratica:
- chi vende negli Stati Uniti mostra la sales tax su una riga a parte dove lo stato (e a volte la città) la richiede;
- i freelance americani indicano l’EIN invece del numero di previdenza sociale;
- i clienti americani chiedono il modulo W-9 ai fornitori statunitensi e inviano loro il 1099-NEC sopra i 2.000 $ pagati nel 2026 (prima la soglia era 600 $); a un fornitore estero come te chiedono di solito il W-8BEN;
- in Italia, i servizi tra imprese resi a un cliente fuori dall’UE sono di norma operazioni non soggette a IVA (art. 7-ter del DPR 633/1972), ma i dati vanno comunque trasmessi allo SdI.
Per numerazione, termini di pagamento e regole sui ritardi, leggi la nostra guida su come si fa una fattura.
Quello che nessun modello Word, Excel o PDF può fare: la fattura elettronica
Una fattura elettronica non è un PDF mandato per email. È un file strutturato che un software può leggere, di solito trasmesso tramite una rete o una piattaforma approvata. È la direzione presa da molti paesi:
- Italia: la fattura elettronica via SdI è obbligatoria per quasi tutte le partite IVA, forfettari compresi dal 2024. Il PDF o il file Word valgono solo come copia di cortesia, come proforma o nei casi esclusi dall’obbligo.
- Francia e Regno Unito: in Francia, dal 1° settembre 2026 tutte le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche e le grandi e medie imprese devono emetterle; piccole imprese e microimprese dovranno emetterle dal 1° settembre 2027. Il governo britannico ha confermato a novembre 2025 che la renderà obbligatoria per tutte le fatture IVA dal 2029.
Binome360 prepara preventivi e fatture da una frase, con numerazione automatica, le tue note legali a piè di pagina e un link da condividere, e il cliente può scaricare un PDF. Ma non è una piattaforma di fatturazione elettronica certificata e non trasmette nulla allo SdI: per l’invio ufficiale usa un fornitore abilitato. Vedi anche la nostra guida a preventivi e fatture dal telefono.
Il tuo assistente prepara il documento da una frase; tu lo controlli, poi lo invii con un link.
- Numerazione automatica, senza salti né doppioni
- I tuoi dati e le note legali a piè di pagina
- Quattro modelli con i tuoi colori, scaricabili in PDF
- Fatture pagate e scadute a colpo d’occhio
Domande frequenti
Un fac simile di fattura gratuito è valido?
Come impaginazione sì: la legge non impone un modello grafico. Conta che il documento contenga i dati obbligatori, segua la tua numerazione e abbia i conti giusti. Ma in Italia, se hai la partita IVA, la fattura con valore fiscale è quasi sempre il file elettronico trasmesso allo SdI: il fac simile in PDF o Word ti serve come copia di cortesia, come proforma o nei casi esclusi dall’obbligo. Qualunque modello tu scarichi, confrontalo con la checklist qui sopra.
Meglio mandare la fattura in Word o in PDF?
In PDF. Si vede uguale su ogni dispositivo e il cliente non può modificarlo per sbaglio. Tieni il file Word o Excel per te, come originale modificabile.
Come numero le fatture con un modello Word o Excel?
Scegli un formato (per esempio 43/2026) e tieni un semplice registro di tutte le fatture che emetti, in ordine, senza salti né doppioni. Se una fattura è sbagliata, non cancellarla: emetti una nota di credito, poi una nuova fattura. La numerazione è il punto debole dei modelli compilati a mano.
Che differenza c’è tra un modello e un esempio di fattura?
Un modello è uno schema vuoto da compilare; un esempio è una fattura finita che mostra il risultato. In questa pagina trovi entrambi: tre modelli da copiare e un esempio commentato.
E la fattura proforma?
La fattura proforma è un documento preliminare, non una richiesta di pagamento definitiva, e non entra nella numerazione delle fatture; in Italia non ha valore fiscale. La nostra guida alla fattura proforma spiega quando usarla.
In sintesi
Copia il modello adatto alla tua situazione, ricostruiscilo in Word per l’impaginazione o in Excel per i totali automatici, e confronta ogni dato obbligatorio con la checklist. Manda sempre un PDF, mantieni un’unica numerazione senza salti e, se sei obbligato, trasmetti la fattura elettronica tramite SdI. Primo passo: crea oggi un file “MODELLO” con i tuoi dati e le condizioni di pagamento, così non dovrai più riscriverli.
Fonti
- GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
- HMRC, “Record keeping (VAT Notice 700/21)”, sezioni 2.4, 3.1, 4.1 e 4.5, aggiornata il 18 marzo 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
- GOV.UK, “VAT registration: when to register” (soglia di 90.000 sterline): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
- GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
- HM Treasury e HMRC, “Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response”, aggiornato il 26 novembre 2025: gov.uk.
- IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
- IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
- IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
- IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), soglia di 2.000 $ per i pagamenti effettuati dopo il 31 dicembre 2025: irs.gov/instructions/i1099mec.
- impots.gouv.fr (DGFiP), “Je passe à la facturation électronique” e “Tout savoir sur la facturation électronique” (FAQ): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.
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