Rechnungsvorlage kostenlos: 3 Muster für Word, Excel und PDF

Die kurze Antwort

Unten findest du drei kostenlose Rechnungsvorlagen zum Kopieren: eine Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer, eine Rechnung für einen Warenverkauf mit 19 % USt. und eine Freelancer-Rechnung mit 19 % USt.
Füg sie für das Layout in Word oder Google Docs ein, oder bau sie mit den Formeln weiter unten in Excel oder Google Sheets nach, damit sich die Summen selbst berechnen.
Verschick die Rechnung immer als PDF, nie als bearbeitbare Datei.
Eine Vorlage allein reicht nicht: Prüf die Pflichtangaben (Checkliste unten, nach § 14 UStG) und halte eine durchgehende Nummernfolge ein.
Ein PDF ist keine E-Rechnung. In Deutschland müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht, sie auszustellen, kommt zwischen Unternehmen schrittweise bis 2028.

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Welche Rechnungsvorlage passt zu dir?

Vorlage 1, Kleinunternehmer-Rechnung: Du arbeitest freiberuflich oder mit einem kleinen Gewerbe und nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, weist also keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gilt sie, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt.
Vorlage 2, Warenverkauf mit 19 % USt.: Du verkaufst als GmbH Waren an ein anderes Unternehmen, das eine korrekte Rechnung für den Vorsteuerabzug braucht.
Vorlage 3, Freelancer-Rechnung mit 19 % USt.: Du rechnest Dienstleistungen mit Umsatzsteuer ab, mit Leistungszeitraum, Zahlungsziel und USt-IdNr.

Ersetz alles in eckigen Klammern. Die Zahlen sind Beispiele mit korrekter Rechnung, du kannst sie also behalten, um deine Formeln zu testen.

Vorlage 1: Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer

RECHNUNG Nr. [RE-2026-043]
Rechnungsdatum: [23.09.2026]
Leistungszeitraum: [01.–19.09.2026]
Fällig am: [23.10.2026]

[Mia Schneider] · [Texte & Konzept Mia Schneider]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort]
[E-Mail] · [Telefon] · Steuernummer [000/000/00000]

An: [Zahnarztpraxis Dr. Weber]
[Anschrift der Kundschaft]
Bestellnummer: [falls deine Kundschaft dir eine gegeben hat]

Beschreibung                     Menge  Einzelpreis   Betrag
[Website-Texte, pro Seite]           5     180,00 €   900,00 €
[Meta-Beschreibungen]               20       6,00 €   120,00 €

Gesamtbetrag                                        1.020,00 €

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Zahlbar per Überweisung innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum.
IBAN [DE00 0000 0000 0000 0000 00] · BIC [XXXXXXXX]
Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

Trittst du unter einer Geschäftsbezeichnung auf, gehört dein vollständiger Vor- und Nachname trotzdem auf die Rechnung, zusammen mit deiner vollständigen Anschrift. Der Hinweis auf § 19 UStG erklärt deiner Kundschaft, warum keine Umsatzsteuer draufsteht.

Vorlage 2: Rechnung für einen Warenverkauf mit 19 % USt.

RECHNUNG Nr. [TK-2026-0118]
Rechnungsdatum: [23.09.2026]
Lieferdatum: [22.09.2026]
Fällig am: [23.10.2026]

[Ton & Kanne GmbH]
[Anschrift des Firmensitzes]
Amtsgericht [Ort] HRB [00000] · Geschäftsführung [Name] · USt-IdNr. [DE000000000]

An: [Eckcafé GmbH]
[Anschrift der Kundschaft]

Beschreibung            Menge  Einzelpreis   USt.    Nettobetrag
[Steinzeugbecher]          24       9,50 €   19 %       228,00 €
[Servierteller]            12      14,00 €   19 %       168,00 €
[Versand]                   1      15,00 €   19 %        15,00 €

Summe netto                                             411,00 €
USt. 19 %                                                78,09 €
Gesamtbetrag                                            489,09 €

Zahlbar per Überweisung innerhalb von 30 Tagen.
IBAN [DE00 0000 0000 0000 0000 00] · BIC [XXXXXXXX]
Bei Zahlungsverzug können Verzugszinsen und eine Pauschale von 40 € berechnet werden.

Verkaufst du auf einer Rechnung Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen (zum Beispiel Kaffeebohnen mit 7 % und Tassen mit 19 %), zeig den Satz in jeder Zeile und weise Nettobetrag und Steuer für jeden Satz getrennt aus.

Vorlage 3: Freelancer-Rechnung mit 19 % USt.

RECHNUNG Nr. [2026-031]
Rechnungsdatum: [23.09.2026]
Leistungszeitraum: [01.–19.09.2026]
Zahlungsziel: 30 Tage · fällig am [23.10.2026]

[Jonas Berger Design]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort]
USt-IdNr.: [DE000000000] · [E-Mail]

An: [Lichtblick Apps GmbH]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort]
Bestellnummer: [falls vorhanden]

Beschreibung                    Menge  Preis        Betrag
[UI-Design-Sprint, Pauschale]       1  2.400,00 €   2.400,00 €
[App-Icon-Set]                     12     35,00 €     420,00 €
[Korrekturen, Stunden]              3     95,00 €     285,00 €

Nettobetrag                                         3.105,00 €
USt. 19 %                                             589,95 €
Gesamtbetrag                                        3.694,95 €

Überweisung an: IBAN [DE00 0000 0000 0000 0000 00] · BIC [XXXXXXXX]
Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

Steuernummer oder USt-IdNr.? Beide sind auf der Rechnung erlaubt, aber mit der USt-IdNr. hältst du deine Steuernummer aus deinen Unterlagen heraus, was Missbrauch erschwert. Die USt-IdNr. beantragst du kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.

Vorlage 2, ausgefüllt und erklärt

Vorlage 2, ausgefüllt

Ton & Kanne GmbHTöpferweg 7, 01067 Dresden · Amtsgericht Dresden HRB 00000 · USt-IdNr. DE000000000

RechnungNr. TK-2026-0118Rechnungsdatum 23.09.2026 · Lieferdatum 22.09.2026 · fällig am 23.10.2026

Rechnung anEckcafé GmbHHauptstraße 21, 04109 Leipzig

Beschreibung	Menge	Einzelpreis	Gesamt
Steinzeugbecher	24	9,50 €	228,00 €
Servierteller	12	14,00 €	168,00 €
Versand	1	15,00 €	15,00 €

Summe netto411,00 €

USt. 19 %78,09 €

Gesamtbetrag489,09 €

Zahlbar per Überweisung innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum. Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

Eine fortlaufende Nummer, die die Rechnung eindeutig kennzeichnet.
Das Liefer- oder Leistungsdatum, dazu das Rechnungsdatum.
Name und Anschrift deines Unternehmens und deine USt-IdNr. oder Steuernummer.
Name und Anschrift deiner Kundschaft.
Für jede Position: Menge und Art der Ware, Einzelpreis, Steuersatz und Nettobetrag.
Nettobetrag, Steuerbetrag je Steuersatz und der Gesamtbetrag.

So baust du sie in Word oder Google Docs nach

Füg die Vorlage in ein leeres Dokument ein und ersetz die Positionen durch eine Tabelle mit 4 Spalten (5 für die Version mit Steuersatz pro Zeile): „Einfügen“ > „Tabelle“, in Word wie in Google Docs. Kopier Beschreibungen, Mengen und Preise hinein.
Setz deine Angaben in die Kopfzeile und deine Zahlungsbedingungen in die Fußzeile: Sie ändern sich von Rechnung zu Rechnung nicht.
Speicher sie als Vorlage. In Word: „Datei“ > „Speichern unter“ > „Word-Vorlage (.dotx)“, damit jede neue Rechnung mit einer sauberen Datei startet. In Google Docs legst du ein Dokument namens „VORLAGE“ an und nutzt für jede Rechnung „Datei“ > „Kopie erstellen“.
Exportier als PDF, bevor du verschickst: „Datei“ > „Speichern unter“ > „PDF“ in Word, oder „Datei“ > „Herunterladen“ > „PDF-Dokument“ in Google Docs.

Die Schwachstelle von Word und Google Docs: Du rechnest von Hand. Prüf jede Summe doppelt oder nimm eine Tabellenkalkulation.

So baust du sie in Excel oder Google Sheets nach: die Formeln

Leg deine Spalten so an, mit den Positionen in den Zeilen 2 bis 20:

Spalte	Inhalt	Formel
A	Beschreibung	Text
B	Menge	Zahl
C	Einzelpreis	Zahl
D	Steuersatz	19 % oder 7 % (Prozentformat)
E	Positionsbetrag	`=B2*C2`, nach unten ausgefüllt

A

InhaltBeschreibung

FormelText

B

InhaltMenge

FormelZahl

C

InhaltEinzelpreis

FormelZahl

D

InhaltSteuersatz

Formel19 % oder 7 % (Prozentformat)

E

InhaltPositionsbetrag

Formel=B2*C2, nach unten ausgefüllt

Dann unter der Tabelle:

Zeile	Formel
Summe netto	`=SUMME(E2:E20)`
USt. 19 %	`=RUNDEN(SUMMEWENN(D2:D20;19%;E2:E20)*19%;2)`
Gesamtbetrag	Summe netto + USt.

Summe netto

Formel=SUMME(E2:E20)

USt. 19 %

Formel=RUNDEN(SUMMEWENN(D2:D20;19%;E2:E20)*19%;2)

Gesamtbetrag

FormelSumme netto + USt.

Mit den Zahlen aus Vorlage 2 ergibt das 411,00 € netto, 78,09 € Umsatzsteuer und 489,09 € insgesamt. Hast du auch Positionen mit 7 %, leg darunter eine zweite Steuerzeile an und ersetz in der Formel beide Male 19% durch 7%. Mit englischer Spracheinstellung heißen die Funktionen SUM, ROUND und SUMIF und werden mit Kommas statt Semikolons getrennt.

Zwei Tipps:

Runde die Steuer mit RUNDEN auf den Cent. Ohne das wird ein Steuerbetrag wie 17,875 € als 17,88 € angezeigt, zählt in der Summe aber als 17,875 €, und die Rechnung liegt einen halben Cent daneben.
Sperr die Formelzellen, damit du sie nicht versehentlich überschreibst, und exportier jede Rechnung als PDF.

Was auf jede Rechnung muss: die Checkliste

In Deutschland verlangt § 14 Abs. 4 UStG auf jeder Rechnung:

vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und von deiner Kundschaft;
deine Steuernummer oder USt-IdNr.;
das Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer;
Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Leistung;
der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung;
das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, mit Steuersatz und Steuerbetrag (oder einem Hinweis auf die Steuerbefreiung).

Vorab vereinbarte Rabatte oder Skonti gehören ebenfalls drauf. GmbH und UG ergänzen die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und Geschäftsführung.

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und schreibst stattdessen den Hinweis auf § 19 UStG auf die Rechnung. Für Rechnungen bis 250 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben (§ 33 UStDV). Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG).

Kundschaft in Großbritannien oder den USA? Dort gelten eigene Regeln:

Großbritannien: GOV.UK verlangt ähnliche Angaben; wer für die VAT registriert ist, ergänzt nach dem HMRC-Merkblatt VAT Notice 700/21 unter anderem die VAT-Nummer und den VAT-Gesamtbetrag in Pfund;
Großbritannien: Die VAT-Registrierung wird Pflicht, sobald der steuerpflichtige Umsatz in zwölf Monaten 90.000 £ übersteigt, und VAT-Unterlagen werden mindestens sechs Jahre aufbewahrt;
USA: Es gibt kein bundesweites Rechnungsformat; die Sales Tax steht in einer eigenen Zeile, wo der Bundesstaat sie verlangt, und statt der Sozialversicherungsnummer steht die EIN auf der Rechnung;
USA: Geschäftskunden fragen oft nach dem Formular W-9 und schicken ab 2.000 $ Honorar im Jahr 2026 ein Formular 1099-NEC; die IRS rät, Unterlagen mindestens drei Jahre aufzubewahren.

Mehr zu Nummerierung, Zahlungsziel und Zahlungsverzug findest du in unserem Ratgeber, wie du eine Rechnung schreibst.

Was keine Word-, Excel- oder PDF-Vorlage kann: die E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist kein PDF, das per E-Mail verschickt wird. Sie ist eine strukturierte Datei, die Software auslesen kann, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die Staaten gehen in diese Richtung:

Deutschland: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie zwischen Unternehmen auch ausstellen, ab 2028 alle. Bis dahin sind Papierrechnungen und, mit Zustimmung der Kundschaft, PDF-Rechnungen weiter erlaubt.
Frankreich und Großbritannien: In Frankreich müssen seit dem 1. September 2026 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, große und mittlere Unternehmen stellen sie bereits aus, kleine folgen ab dem 1. September 2027. Großbritannien hat im November 2025 angekündigt, E-Rechnungen ab 2029 für alle VAT-Rechnungen vorzuschreiben.

Binome360 bereitet Angebote und Rechnungen aus einem Satz vor, mit automatischer Nummerierung, deinen rechtlichen Hinweisen in der Fußzeile und einem Link zum Teilen, und deine Kundschaft kann ein PDF herunterladen. Eine zertifizierte E-Rechnungs-Plattform ist es aber nicht. Wo die E-Rechnung für dich Pflicht wird, nutz einen geeigneten Anbieter. Sieh dir auch unseren Ratgeber zu Angeboten und Rechnungen vom Handy an.

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Dein Assistent bereitet das Dokument aus einem Satz vor; du prüfst es und verschickst es als Link.

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Häufige Fragen

Ist eine kostenlose Rechnungsvorlage rechtsgültig?

Ja. Für eine Papier- oder PDF-Rechnung ist keine bestimmte Vorlage vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben draufstehen, die Nummer in deine Folge passt und die Rechnung aufgeht. Prüf jede heruntergeladene Vorlage anhand der Checkliste oben, bevor du sie nutzt.

Rechnung als Word-Datei oder als PDF verschicken?

Als PDF. Es sieht auf jedem Gerät gleich aus, und deine Kundschaft kann es nicht versehentlich ändern. Die Word- oder Excel-Datei behältst du als bearbeitbares Original für dich.

Wie nummeriere ich Rechnungen aus einer Word- oder Excel-Vorlage?

Wähl ein Format (zum Beispiel RE-2026-043) und führ eine einfache Liste aller Rechnungen, die du ausstellst: der Reihe nach, ohne Lücken und Doppelungen. Ist eine Rechnung falsch, lösch sie nicht: Stell eine Stornorechnung aus und dann eine neue Rechnung. Die Nummerierung ist die größte Schwachstelle von Vorlagen, die du von Hand ausfüllst.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnungsvorlage und einem Rechnungsmuster?

Eine Vorlage ist ein leerer Rahmen zum Ausfüllen; ein Muster ist eine fertige Rechnung, die das Ergebnis zeigt. Auf dieser Seite bekommst du beides: drei Vorlagen zum Kopieren und ein erklärtes Muster.

Und was ist mit einer Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, keine Zahlungsaufforderung, und sie gehört nicht in deine Rechnungsnummernfolge. Unser Ratgeber zur Proforma-Rechnung erklärt, wann du eine brauchst.

Kurz gesagt

Kopier die Vorlage, die zu deiner Situation passt, bau sie in Word fürs Layout oder in Excel für automatische Summen nach und prüf jede Pflichtangabe anhand der Checkliste. Verschick immer ein PDF und halte eine durchgehende Nummernfolge ein. Dein erster Schritt: Leg heute eine Datei „VORLAGE“ mit deinen Angaben und Zahlungsbedingungen an, damit du sie nie wieder abtippen musst.

Quellen

GOV.UK, „Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include“: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
HMRC, „Record keeping (VAT Notice 700/21)“, Abschnitte 2.4, 3.1, 4.1 und 4.5, zuletzt aktualisiert am 18. März 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
GOV.UK, „VAT registration: when to register“ (Schwelle von 90.000 £): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
GOV.UK, „Late commercial payments: charging interest and debt recovery“: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
HM Treasury und HMRC, „Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response“, aktualisiert am 26. November 2025: gov.uk.
IRS, „What kind of records should I keep“: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
IRS, „How long should I keep records?“: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
IRS, „Employer ID numbers“: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), Schwelle von 2.000 $ für Zahlungen nach dem 31. Dezember 2025: irs.gov/instructions/i1099mec.
impots.gouv.fr (DGFiP), „Je passe à la facturation électronique“ und „Tout savoir sur la facturation électronique“ (FAQ): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.

Deutsche Rechtsgrundlagen: §§ 14, 14b und 19 UStG, § 33 UStDV, § 35a GmbHG (Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de).

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