Contoh invois percuma: templat untuk Word, Excel atau PDF

Templat mana yang patut anda gunakan?

• Templat 1, invois perkhidmatan standard: anda pekerja bebas atau peniaga tunggal dan tidak berdaftar SST, jadi anda tidak mengenakan cukai. Jika jualan anda semakin besar, semak ambang pendaftaran SST dengan Kastam.
• Templat 2, invois dengan cukai jualan untuk barangan: anda berdaftar SST dan menjual barangan bercukai kepada perniagaan lain, yang perlu melihat cukai itu dinyatakan dengan jelas.
• Templat 3, invois untuk pelanggan luar negara: anda mengecaj pelanggan di luar Malaysia untuk perkhidmatan, dalam dolar AS atau mata wang lain, dengan butiran bank untuk pindahan antarabangsa.

Gantikan semua yang ada dalam kurungan siku. Angka-angkanya contoh dengan kiraan yang betul, jadi anda boleh mengekalkannya untuk menguji formula anda.

Templat 1: invois perkhidmatan standard

INVOIS No. [INV-2026-043]
Tarikh invois: [23 Sep 2026]
Tarikh pembekalan: [1–19 Sep 2026]
Tarikh akhir: [23 Okt 2026]

[Aisyah Rahman], berniaga sebagai [Aisyah Rahman Copywriting]
[Alamat yang boleh dihubungi untuk surat rasmi]
[e-mel] · [telefon]

Kepada: [Klinik Pergigian Seri Bangsar Sdn Bhd]
[Alamat pelanggan]
Nombor PO: [jika pelanggan memberikannya]

Keterangan                       Kuantiti  Harga seunit  Jumlah
[Teks laman web, setiap halaman]     5       RM450.00    RM2,250.00
[Meta description]                  20        RM15.00      RM300.00

Jumlah perlu dibayar                                     RM2,550.00

Bayaran melalui pindahan bank atau DuitNow dalam tempoh 30 hari dari tarikh invois.
Bank [nama bank] · Akaun [000000000000] · Atas nama [nama pemegang akaun]
Sila nyatakan nombor invois sebagai rujukan bayaran.

Jika anda berniaga di bawah nama perniagaan, tunjukkan kedua-dua nama anda sendiri dan nama perniagaan, serta alamat yang boleh dihubungi. Di UK, GOV.UK memang mewajibkan perkara ini bagi peniaga tunggal.

Templat 2: invois dengan cukai jualan SST untuk barangan

INVOIS CUKAI No. [TL-2026-0118]
Tarikh dikeluarkan: [23 Sep 2026]
Tarikh pembekalan: [22 Sep 2026]
Tarikh akhir: [23 Okt 2026]

[Tanah Liat Studio Sdn Bhd]
[Alamat berdaftar]
No. pendaftaran syarikat [000000000000] · No. pendaftaran SST [nombor anda]

Kepada: [Kedai Kopi Sudut Sdn Bhd]
[Alamat pelanggan]

Keterangan              Kuantiti  Harga seunit  Kadar   Jumlah bersih
[Mug seramik]              24        RM25.00      10%      RM600.00
[Pinggan hidangan]         12        RM38.00      10%      RM456.00
[Pasu hiasan]               1        RM55.00      10%       RM55.00

Jumlah tidak termasuk cukai                                RM1,111.00
Cukai jualan 10%                                             RM111.10
Jumlah perlu dibayar                                       RM1,222.10

Bayaran melalui pindahan bank dalam tempoh 30 hari.
Bank [nama bank] · Akaun [000000000000] · Atas nama [Tanah Liat Studio Sdn Bhd]
Bayaran lewat: caj lewat dikenakan seperti yang dipersetujui dalam sebut harga.

Kadar cukai jualan bergantung pada barangan: 10% atau 5%. Jika satu invois mengandungi barangan dengan kadar berbeza, tunjukkan kadar pada setiap baris dan jumlah cukai bagi setiap kadar. Untuk perkhidmatan bercukai, cukai perkhidmatan ialah 8% (6% bagi sesetengah perkhidmatan). Semak dengan Kastam kadar dan butiran yang terpakai kepada anda.

Templat 3: invois untuk pelanggan luar negara

INVOICE #[2026-031]
Invoice date: [September 23, 2026]
Service period: [September 1–19, 2026]
Terms: Net 30 · Due [October 23, 2026]

[Farid Hassan Design]
[Jalan, Poskod Bandar, Malaysia]
Business reg. no.: [000000000000] · [email]

Bill to: [Brightline Apps Inc.]
[Street, City, State ZIP, USA]
PO #: [if provided]

Description                     Qty   Rate        Amount
[UI design sprint, fixed fee]     1   $2,400.00   $2,400.00
[App icon set]                   12      $35.00     $420.00
[Revisions, hours]                3      $95.00     $285.00

Subtotal                                          $3,105.00
Tax [if applicable]                                   $0.00
Total due (USD)                                   $3,105.00

Pay by international transfer: [bank name] · SWIFT [XXXXMYKL] · account [000000000000]
Please include the invoice number with your payment.

Templat ini sengaja ditulis dalam bahasa Inggeris kerana pelanggan anda membacanya. Nyatakan mata wang dengan jelas (USD), dan persetujui siapa menanggung caj pindahan antarabangsa sebelum anda mengeluarkan invois, supaya jumlah yang sampai ke akaun anda tidak berkurang tanpa disedari.

Templat 2, diisi dan dianotasi

Cara membinanya semula dalam Word atau Google Docs

1. Tampal templat ke dalam dokumen kosong, kemudian gantikan baris item dengan jadual 4 lajur (5 untuk versi bercukai): Insert > Table dalam Word dan Google Docs. Salin keterangan, kuantiti dan harga ke dalamnya.
2. Letakkan butiran anda dalam pengepala dan terma pembayaran dalam pengaki: ia tidak berubah dari satu invois ke invois lain.
3. Simpan sebagai templat. Dalam Word: File > Save As > Word Template (.dotx), supaya setiap invois baharu bermula daripada fail yang bersih. Dalam Google Docs, simpan satu dokumen bernama “TEMPLAT” dan gunakan File > Make a copy untuk setiap invois.
4. Eksport ke PDF sebelum menghantar: File > Save As > PDF dalam Word, atau File > Download > PDF Document dalam Google Docs.

Kelemahan Word dan Google Docs ialah anda membuat kiraan dengan tangan. Semak semula setiap jumlah, atau gunakan hamparan.

Cara membinanya semula dalam Excel atau Google Sheets: formulanya

Sediakan lajur anda seperti ini, dengan baris item dalam baris 2 hingga 20:

Kemudian, di bawah jadual:

Dengan angka Templat 2, formula ini memberikan RM1,111.00 sebelum cukai, RM111.10 cukai dan RM1,222.10 keseluruhannya. Untuk cukai perkhidmatan 8%, gantikan 10% dengan 8% dalam formula cukai. Dalam sesetengah tetapan wilayah, Excel dan Google Sheets menggunakan koma bertitik dan bukan koma antara argumen.

Dua petua:

• Bundarkan cukai kepada sen terdekat dengan ROUND. Tanpanya, jumlah cukai seperti RM17.875 dipaparkan sebagai RM17.88 tetapi dikira sebagai RM17.875 dalam jumlah, dan invois kelihatan tersasar setengah sen.
• Kunci sel formula supaya anda tidak menaip di atasnya, kemudian eksport setiap invois ke PDF.

Butiran wajib dalam setiap invois: senarai semak

Di UK, GOV.UK menyatakan invois mesti mengandungi:

• nombor pengenalan yang unik;
• nama syarikat, alamat dan maklumat hubungan anda;
• nama syarikat dan alamat pelanggan;
• keterangan yang jelas tentang apa yang anda caj;
• tarikh barangan atau perkhidmatan dibekalkan (tarikh pembekalan) dan tarikh invois;
• jumlah yang dicaj, VAT jika berkenaan, dan jumlah keseluruhan yang perlu dibayar.

Senarai ini ialah titik permulaan yang baik di mana-mana negara. Peniaga tunggal di UK menambah nama sendiri dan nama perniagaan yang digunakan; syarikat berhad menunjukkan nama berdaftar penuhnya.

Jika anda berdaftar VAT di UK, VAT Notice 700/21 daripada HMRC menambah: nombor pendaftaran VAT, masa pembekalan, harga seunit, kadar VAT dan jumlah bersih bagi setiap baris, kadar diskaun tunai, dan jumlah VAT dalam paun sterling. Invois VAT biasanya dikeluarkan dalam tempoh 30 hari selepas pembekalan. Di Malaysia, jika anda berdaftar SST, nyatakan cukai jualan (10% atau 5%) atau cukai perkhidmatan (8%, atau 6% bagi sesetengah perkhidmatan) secara berasingan dan semak butiran invois yang diwajibkan oleh Kastam. Jika e-Invois terpakai kepada perniagaan anda, invois mesti dikeluarkan melalui MyInvois LHDN atau penyedia yang serasi; templat Word atau Excel tidak memadai.

Di AS, tiada format invois persekutuan yang tunggal. IRS menyenaraikan invois antara dokumen sokongan yang membuktikan pendapatan anda, dan menyatakan anda boleh memilih sebarang sistem rekod yang menunjukkan pendapatan dan perbelanjaan dengan jelas. Secara praktikal, di sana:

• cukai jualan ditunjukkan pada baris sendiri jika negeri (dan kadangkala bandar) mewajibkannya;
• pekerja bebas menggunakan EIN, bukan nombor Keselamatan Sosial;
• pelanggan perniagaan meminta Borang W-9, dan menghantar Borang 1099-NEC jika mereka membayar $2,000 atau lebih untuk perkhidmatan pada 2026 (naik daripada $600 sebelum ini);
• rekod disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun, dan lebih lama dalam kes tertentu yang disenaraikan oleh IRS.

Untuk penomoran, terma pembayaran dan peraturan bayaran lewat dengan lebih mendalam, baca panduan kami tentang cara buat invois.

Apa yang tidak boleh dilakukan oleh templat Word, Excel atau PDF: e-invois

E-invois bukan PDF yang dihantar melalui e-mel. Ia fail berstruktur yang boleh dibaca oleh perisian, biasanya dihantar melalui rangkaian atau platform yang diluluskan. Kerajaan-kerajaan sedang bergerak ke arah itu:

• Malaysia: e-Invois melalui sistem MyInvois LHDN sedang dilaksanakan secara berperingkat sebagai wajib. Invois biasa atau templat, termasuk contoh invois di halaman ini, bukan e-Invois. Semak fasa yang terpakai kepada perniagaan anda.
• UK dan Perancis: kerajaan UK mengesahkan pada November 2025 bahawa e-invois akan diwajibkan untuk semua invois VAT mulai 2029. Di Perancis, sejak 1 September 2026 setiap perniagaan mesti boleh menerima e-invois, dan syarikat besar serta sederhana mesti mengeluarkannya; perniagaan kecil dan mikro pula mulai 1 September 2027. Jika anda mengeluarkan invois kepada pelanggan perniagaan di Perancis, semak format yang mereka perlukan.

Binome360 menyediakan sebut harga dan invois daripada satu ayat, dengan penomoran automatik, nota undang-undang anda di pengaki dan pautan untuk dikongsi, dan pelanggan anda boleh memuat turun PDF. Tetapi ia bukan e-Invois dan bukan platform e-invois yang diperakui. Jika e-invois menjadi wajib untuk anda, gunakan sistem rasmi atau penyedia yang diluluskan. Lihat juga panduan kami tentang sebut harga dan invois dari telefon.

Soalan lazim

Adakah contoh invois percuma sah di sisi undang-undang?

Untuk invois kertas atau PDF biasa, tiada templat khusus yang diwajibkan. Yang penting ialah ia mengandungi butiran yang diperlukan, mengikut urutan nombor anda dan kiraannya betul. Semak mana-mana templat yang anda muat turun berdasarkan senarai semak di atas sebelum menggunakannya. Jika anda tertakluk kepada e-Invois, templat tidak menggantikan e-Invois.

Patutkah saya menghantar invois sebagai fail Word atau PDF?

PDF. Ia kelihatan sama pada setiap peranti dan pelanggan anda tidak boleh mengubahnya secara tidak sengaja. Simpan fail Word atau Excel untuk diri sendiri sebagai induk yang boleh diubah.

Bagaimana menomborkan invois daripada templat Word atau Excel?

Pilih satu format (contohnya INV-2026-043) dan simpan log ringkas setiap invois yang anda keluarkan, mengikut urutan, tanpa terlangkau atau pendua. Jika invois salah, jangan padamkannya: keluarkan nota kredit, kemudian invois baharu. Penomoran ialah titik paling lemah templat manual.

Apakah beza templat invois dan contoh invois?

Templat ialah rangka kosong untuk diisi; contoh ialah invois siap yang menunjukkan hasilnya. Halaman ini memberi anda kedua-duanya: tiga templat untuk disalin dan satu contoh beranotasi.

Bagaimana pula dengan invois proforma?

Invois proforma ialah dokumen awal, bukan tuntutan bayaran, dan ia bukan sebahagian daripada urutan invois anda. Panduan invois proforma kami menerangkan bila menggunakannya.

Kesimpulannya

Salin contoh invois yang sepadan dengan situasi anda, bina semula dalam Word untuk susun atur atau dalam Excel untuk jumlah automatik, dan semak setiap butiran wajib berdasarkan senarai semak. Sentiasa hantar PDF dan kekalkan satu urutan nombor yang tidak terputus. Langkah pertama anda: cipta fail “TEMPLAT” hari ini dengan butiran dan terma pembayaran anda, supaya anda tidak perlu menaipnya lagi.

Sumber

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping (VAT Notice 700/21)”, seksyen 2.4, 3.1, 4.1 dan 4.5, dikemas kini 18 Mac 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “VAT registration: when to register” (ambang £90,000): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HM Treasury dan HMRC, “Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response”, dikemas kini 26 November 2025: gov.uk.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
• IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), ambang $2,000 bagi bayaran selepas 31 Disember 2025: irs.gov/instructions/i1099mec.
• impots.gouv.fr (DGFiP), “Je passe à la facturation électronique” dan “Tout savoir sur la facturation électronique” (FAQ): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.