Resposta rápida
- Abaixo estão três modelos grátis para copiar: uma fatura de serviços para clientes no Brasil, uma fatura com IVA para vendas em Portugal e um modelo de invoice em inglês para clientes no exterior.
- Cole no Word ou no Google Docs para cuidar do visual, ou monte no Excel ou nas Planilhas Google com as fórmulas mais abaixo, para que os totais se calculem sozinhos.
- Envie a fatura sempre em PDF, nunca num arquivo editável.
- Um modelo sozinho não basta: confira os dados obrigatórios (lista mais abaixo) e mantenha uma única sequência de numeração, sem falhas.
- Um modelo não é nota fiscal. No Brasil, a NF-e e a NFS-e são emitidas em sistemas oficiais; na Europa, o Reino Unido planeja exigir fatura eletrônica em todas as faturas com VAT a partir de 2029, e a França começou a implantar isso neste mês de setembro.
Qual modelo de invoice ou de fatura usar?
- Modelo 1, fatura de serviços (Brasil): você é freelancer, autônomo ou MEI e cobra um cliente no Brasil sem destacar impostos na fatura. Se o cliente exigir nota fiscal, ela é emitida à parte, no sistema oficial: a fatura não a substitui.
- Modelo 2, fatura com IVA para venda de produtos (Portugal): você vende para outra empresa em Portugal e cobra IVA, e ela precisa de uma fatura correta para deduzir o imposto.
- Modelo 3, invoice em inglês para cliente no exterior: você presta serviço para uma empresa de fora, nos EUA, por exemplo, e recebe em dólar.
Troque tudo o que está entre colchetes. Os números são exemplos com as contas certas, então você pode mantê-los para testar as suas fórmulas.
Modelo 1: fatura de serviços (cliente no Brasil)
FATURA Nº [FAT-2026-043]
Data de emissão: [23/09/2026]
Período do serviço: [1º a 19/09/2026]
Vencimento: [23/10/2026]
[Marina Costa] · [Marina Costa Redação] · [CPF ou CNPJ]
[Endereço completo]
[e-mail] · [telefone]
Cliente: [Clínica Odontológica Margem Norte Ltda.]
[CNPJ e endereço do cliente]
Pedido de compra: [se o cliente informou um]
Descrição Qtd. Preço unit. Valor
[Textos do site, por página] 5 R$ 360,00 R$ 1.800,00
[Meta descriptions] 20 R$ 12,00 R$ 240,00
Total a pagar R$ 2.040,00
Pagamento via Pix ou transferência em até 30 dias da data de emissão.
Chave Pix [CPF, CNPJ ou e-mail] · Banco [000] · Agência [0000] · Conta [00000-0]
Informe o número da fatura na identificação do pagamento.
Se você trabalha com um nome fantasia, mostre também o seu nome ou a razão social e o CPF ou CNPJ, para que o cliente saiba exatamente quem está cobrando. E, se ele exigir nota fiscal, emita a NFS-e no sistema oficial e cite o número dela na fatura.
Modelo 2: fatura com IVA para venda de produtos (Portugal)
FATURA Nº [BC-2026/0118]
Data de emissão: [23/09/2026]
Data da entrega dos bens: [22/09/2026]
Vencimento: [23/10/2026]
[Barro & Chama, Lda.]
[Morada da sede]
NIF [000 000 000] · [e-mail] · [telefone]
Cliente: [Café da Esquina, Lda.]
[NIF e morada do cliente]
Descrição Qtd. Preço unit. Taxa IVA Valor s/ IVA
[Caneca de grés] 24 9,50 € 23% 228,00 €
[Travessa de servir] 12 14,00 € 23% 168,00 €
[Portes de envio] 1 15,00 € 23% 15,00 €
Total sem IVA 411,00 €
IVA a 23% 94,53 €
Total a pagar 505,53 €
Pagamento por transferência bancária em 30 dias.
IBAN [PT50 0000 0000 0000 0000 0000 0]
Em caso de atraso, podem ser cobrados juros de mora.
Se você vende itens com taxas de IVA diferentes na mesma fatura (em Portugal, por exemplo, 23% e 6%), mostre a taxa em cada linha e o total de IVA de cada taxa. E atenção: em Portugal, a fatura com IVA segue regras próprias da Autoridade Tributária, incluindo, na maioria dos casos, a emissão num programa de faturação certificado ou no Portal das Finanças. Use este modelo para conferir os campos.
Modelo 3: invoice em inglês para cliente no exterior
INVOICE #[2026-031]
Invoice date: [September 23, 2026]
Service period: [September 1–19, 2026]
Terms: Net 30 · Due [October 23, 2026]
[Diego Alves Design]
[Rua, número, cidade, estado, CEP], Brazil
CPF/CNPJ: [000.000.000-00] · [e-mail]
Bill to: [Brightline Apps Inc.]
[Street, City, State ZIP], USA
PO #: [se o cliente informou um]
Description Qty Rate Amount
[UI design sprint, fixed fee] 1 $2,400.00 $2,400.00
[App icon set] 12 $35.00 $420.00
[Revisions, hours] 3 $95.00 $285.00
Subtotal $3,105.00
Discount [se combinado] $0.00
Total due (USD) $3,105.00
Payment by international transfer: SWIFT/BIC [00000000] · IBAN or account [000000000]
Please include the invoice number with your payment.
Deixe claro que a moeda é o dólar americano (USD) e confira quanto o banco ou a plataforma cobra para receber: o câmbio e as tarifas mudam o valor que chega em reais. Os clientes dos EUA costumam pedir o formulário W-8BEN (pessoa física) ou W-8BEN-E (empresa), e não o W-9, que é para contribuintes americanos.
Modelo 2 preenchido e comentado
| Descrição | Qtd. | Preço unitário | Total |
|---|---|---|---|
| Caneca de grés | 24 | 9,50 € | 228,00 € |
| Travessa de servir | 12 | 14,00 € | 168,00 € |
| Portes de envio | 1 | 15,00 € | 15,00 € |
Pagamento por transferência bancária em 30 dias a contar da data da fatura. Indique o número da fatura como referência.
- Um número sequencial que identifica a fatura de forma única.
- A data da entrega dos bens e a data de emissão, se for diferente.
- O seu nome ou firma, a morada e o NIF.
- O nome, a morada e o NIF do cliente.
- Em cada linha: descrição, quantidade, preço unitário, taxa de IVA e valor sem IVA.
- O total sem IVA, o total do IVA e o total a pagar.
Como montar no Word ou no Google Docs
- Cole o modelo num documento em branco e troque as linhas de itens por uma tabela de 4 colunas (5 na versão com IVA): Inserir > Tabela, tanto no Word quanto no Google Docs. Copie para ela as descrições, as quantidades e os preços.
- Coloque os seus dados no cabeçalho e as condições de pagamento no rodapé: eles não mudam de uma fatura para a outra.
- Salve como modelo. No Word: Arquivo > Salvar como > Modelo do Word (.dotx), para que cada fatura nova comece de um arquivo limpo. No Google Docs, mantenha um documento chamado “MODELO” e use Arquivo > Fazer uma cópia para cada fatura.
- Exporte em PDF antes de enviar: Arquivo > Salvar como > PDF no Word, ou Arquivo > Fazer download > Documento PDF no Google Docs.
O ponto fraco do Word e do Google Docs é que você faz as contas à mão. Confira cada total duas vezes, ou use uma planilha.
Como montar no Excel ou nas Planilhas Google: as fórmulas
Organize as colunas assim, com os itens nas linhas 2 a 20:
| Coluna | Conteúdo | Fórmula |
|---|---|---|
| A | Descrição | texto |
| B | Quantidade | número |
| C | Preço unitário | número |
| D | Taxa de IVA ou de imposto destacado | 23% ou 0% (formato de porcentagem) |
| E | Valor da linha | =B2*C2, copiada para baixo |
A
ConteúdoDescrição
Fórmulatexto
B
ConteúdoQuantidade
Fórmulanúmero
C
ConteúdoPreço unitário
Fórmulanúmero
D
ConteúdoTaxa de IVA ou de imposto destacado
Fórmula23% ou 0% (formato de porcentagem)
E
ConteúdoValor da linha
Fórmula=B2*C2, copiada para baixo
Depois, abaixo da tabela:
| Linha | Fórmula |
|---|---|
| Subtotal | =SOMA(E2:E20) |
| IVA a 23% | =ARRED(SOMASE(D2:D20;23%;E2:E20)*23%;2) |
| Total a pagar | Subtotal + IVA |
Subtotal
Fórmula=SOMA(E2:E20)
IVA a 23%
Fórmula=ARRED(SOMASE(D2:D20;23%;E2:E20)*23%;2)
Total a pagar
FórmulaSubtotal + IVA
Com os números do Modelo 2, elas devolvem 411,00 € sem IVA, 94,53 € de IVA e 505,53 € no total. Para outra taxa, troque 23% pela taxa certa na fórmula do imposto. Com o programa em inglês, as funções se chamam SUM, SUMIF e ROUND, com vírgula entre os argumentos; no Excel de Portugal, alguns nomes mudam (SOMA.SE em vez de SOMASE, por exemplo).
Duas dicas:
- Arredonde o imposto ao centavo com ARRED. Sem isso, um imposto de 17,875 € aparece como 17,88 €, mas conta como 17,875 € no total, e a fatura parece errada por meio centavo.
- Bloqueie as células com fórmula para não digitar por cima delas e exporte cada fatura em PDF.
O que toda fatura precisa ter: a lista de conferência
No Brasil, não existe um formato oficial de fatura, mas uma fatura clara traz sempre:
- um número único de identificação;
- o seu nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço e contatos;
- o nome ou a razão social, o documento e o endereço do cliente;
- uma descrição clara do que está sendo cobrado;
- a data do serviço ou da entrega e a data de emissão;
- os valores cobrados, os descontos ou impostos destacados, se houver, e o total a pagar.
A nota fiscal é outra história: os campos obrigatórios dela são definidos pelo emissor oficial (da prefeitura, da Secretaria da Fazenda ou o emissor nacional da NFS-e), e nenhum modelo de Word ou Excel a substitui.
Na Europa, as regras são mais detalhadas. No Reino Unido, o GOV.UK pede os mesmos itens da lista acima, e quem é registrado no VAT acrescenta o número de registro, a data do fato gerador, a taxa e o valor do imposto por linha e o total do VAT em libras, guardando os registros por pelo menos seis anos. Em Portugal, a fatura com IVA também traz o NIF e o IVA discriminado por taxa; confira as regras da AT antes de emitir.
Na invoice para clientes no exterior, não há um formato oficial. Na prática:
- escreva em inglês (ou no idioma do cliente) e deixe a moeda explícita (USD, EUR);
- informe os dados para a transferência internacional (SWIFT/BIC, IBAN ou a conta da plataforma que você usa);
- espere que clientes dos EUA peçam o formulário W-8BEN (pessoa física) ou W-8BEN-E (empresa), e não o W-9;
- guarde as invoices junto com os comprovantes de câmbio e confirme com o seu contador como declarar essa receita no Brasil.
Para numeração, prazos de pagamento e atrasos em mais detalhe, leia o nosso guia sobre como fazer uma fatura.
O que nenhum modelo de Word, Excel ou PDF faz: a nota fiscal e a fatura eletrônica
Uma nota fiscal eletrônica não é um PDF enviado por e-mail. É um arquivo estruturado (XML), que um sistema oficial autoriza e que outros programas conseguem ler; o PDF que acompanha a NF-e, o DANFE, é só uma representação dela. Os governos caminham nessa direção:
- Brasil: a nota fiscal já é eletrônica há anos, com a NF-e para mercadorias e a NFS-e para serviços, emitidas em sistemas oficiais. Uma fatura em PDF pode acompanhar a nota, mas nunca a substitui.
- Europa: o Reino Unido confirmou em novembro de 2025 que vai exigir fatura eletrônica em todas as faturas com VAT a partir de 2029. Na França, desde 1º de setembro de 2026, todas as empresas precisam conseguir receber faturas eletrônicas, e as grandes e médias precisam emiti-las; as pequenas e as microempresas, a partir de 1º de setembro de 2027.
O Binome360 prepara orçamentos e faturas a partir de uma frase, com numeração automática, as suas observações legais no rodapé e um link para compartilhar, e o seu cliente pode baixar um PDF. Mas ele não emite nota fiscal e não é uma plataforma homologada de faturamento eletrônico. Onde isso for obrigatório para você, use o sistema oficial ou um fornecedor homologado. Veja também o nosso guia sobre orçamentos e faturas pelo celular.
O seu assistente prepara o documento a partir de uma frase; você confere e depois envia como link.
- Numeração automática, sem pulos nem repetições
- Os seus dados e as observações legais no rodapé
- Quatro modelos com as suas cores, para baixar em PDF
- Faturas pagas e atrasadas de relance
Perguntas frequentes
Um modelo de fatura grátis tem validade?
Como documento de cobrança, sim: nenhum modelo específico é exigido para uma fatura em papel ou PDF. O que importa é que ela tenha as informações necessárias, siga a sua numeração e feche as contas. Mas, no Brasil, nenhum modelo vale como nota fiscal, e em Portugal a fatura precisa sair do sistema exigido pela AT. Confira qualquer modelo que você baixar com a lista acima antes de usar.
Envio a fatura em Word ou em PDF?
Em PDF. Ele fica igual em qualquer aparelho, e o cliente não consegue alterá-lo sem querer. Guarde o arquivo de Word ou de Excel para você, como a matriz editável.
Como numerar faturas feitas num modelo de Word ou Excel?
Escolha um formato (por exemplo, FAT-2026-043) e mantenha um registro simples de cada fatura emitida, em ordem, sem pulos nem repetições. Se uma fatura sair errada, não a apague: emita um documento que a cancele (uma nota de crédito) e depois uma fatura nova. A numeração é o ponto mais fraco dos modelos manuais.
Qual é a diferença entre um modelo de fatura e um exemplo de fatura?
Um modelo é uma estrutura em branco para preencher; um exemplo é uma fatura pronta, que mostra o resultado. Esta página traz os dois: três modelos para copiar e um exemplo comentado.
E a fatura pró-forma?
A fatura pró-forma é um documento preliminar, não um pedido de pagamento, e não entra na sua sequência de faturas. Nosso guia da fatura pró-forma explica quando usar.
Em resumo
Copie o modelo que corresponde à sua situação, monte no Word para cuidar do visual ou no Excel para ter os totais automáticos e confira cada dado obrigatório com a lista. Envie sempre em PDF e mantenha uma única sequência de numeração, sem falhas. Primeiro passo: crie hoje um arquivo “MODELO” com os seus dados e as suas condições de pagamento, para nunca mais precisar digitá-los.
Fontes
- GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
- HMRC, “Record keeping (VAT Notice 700/21)”, seções 2.4, 3.1, 4.1 e 4.5, atualizado em 18 de março de 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
- GOV.UK, “VAT registration: when to register” (limite de £ 90.000): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
- GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
- HM Treasury e HMRC, “Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response”, atualizado em 26 de novembro de 2025: gov.uk.
- IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
- IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
- IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
- IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), limite de US$ 2.000 para pagamentos feitos após 31 de dezembro de 2025: irs.gov/instructions/i1099mec.
- impots.gouv.fr (DGFiP), “Je passe à la facturation électronique” e “Tout savoir sur la facturation électronique” (FAQ): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.
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