Fatura örneği ve ücretsiz fatura şablonu (Word, Excel, PDF)

Hangi fatura şablonunu kullanmalısın?

• Şablon 1, standart hizmet faturası: şahıs şirketi olarak ya da küçük bir işletmeyle Türkiye'deki bir müşteriye hizmet satıyorsun ve KDV'yi faturada ayrıca gösteriyorsun. Serbest meslek erbabıysan bu işler için fatura yerine serbest meslek makbuzu düzenlersin.
• Şablon 2, mal satışı faturası: başka bir işletmeye mal satıyorsun; müşterin, KDV'yi indirebilmek için eksiksiz bir faturaya ihtiyaç duyar.
• Şablon 3, yurt dışı müşteriye hizmet faturası: yurt dışındaki bir şirkete döviz cinsinden hizmet faturası kesiyorsun ve müşterin belgeyi İngilizce de okuyabilmek istiyor.

Köşeli parantez içindeki her şeyi değiştir. Rakamlar, hesabı doğru yapılmış örneklerdir; formüllerini test etmek için onları olduğu gibi kullanabilirsin.

Şablon 1: standart hizmet faturası

FATURA No. [FT-2026-043]
Düzenleme tarihi: [23.09.2026]
Hizmet dönemi: [1–19.09.2026]
Vade tarihi: [23.10.2026]

[Deniz Aksoy] · [Deniz Aksoy Metin Yazarlığı]
[İş adresi] · [Vergi dairesi] · [VKN / TCKN]
[e-posta] · [telefon]

Sayın: [Kuzey Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği Ltd. Şti.]
[Müşteri adresi] · [Vergi dairesi] · [VKN]

Açıklama                         Miktar  Birim fiyat    Tutar
[Web sitesi metni, sayfa başına]      5   3.600,00 ₺   18.000,00 ₺
[Meta açıklamaları]                  20     120,00 ₺    2.400,00 ₺

Ara toplam 20.400,00 ₺ · KDV (%20) 4.080,00 ₺
Ödenecek tutar                                        24.480,00 ₺

Fatura tarihinden itibaren 30 gün içinde banka havalesiyle ödenir.
IBAN [TR00 0000 0000 0000 0000 0000 00] · [Banka adı]
Lütfen ödeme açıklamasına fatura numarasını yazınız.

Şahıs şirketinin ticaret unvanında adın ve soyadın bulunur; ek bir işletme adı kullanıyorsan onu da yaz. İş adresin, vergi dairen ve vergi kimlik numaran her faturada yer almalı.

Şablon 2: birden fazla kalemli mal satışı faturası

FATURA No. [KA-2026-0118]
Düzenleme tarihi: [23.09.2026]
Teslim tarihi: [22.09.2026] · İrsaliye no: [0001234]
Vade tarihi: [23.10.2026]

[Kil Atölyesi Seramik Ltd. Şti.]
[Merkez adresi]
Ticaret sicil no: [000000] · MERSİS no: [0000000000000000] · [Vergi dairesi] · VKN [0000000000]

Sayın: [Köşe Kafe Gıda Ltd. Şti.]
[Müşteri adresi] · [Vergi dairesi] · [VKN]

Açıklama              Miktar  Birim fiyat  KDV oranı  KDV hariç tutar
[Taş kupa]                24     190,00 ₺      %20        4.560,00 ₺
[Servis tabağı]           12     280,00 ₺      %20        3.360,00 ₺
[Nakliye]                  1     300,00 ₺      %20          300,00 ₺

KDV hariç toplam                                          8.220,00 ₺
KDV (%20)                                                 1.644,00 ₺
Ödenecek tutar                                            9.864,00 ₺

30 gün içinde banka havalesiyle ödenir.
IBAN [TR00 0000 0000 0000 0000 0000 00] · [Banka adı]
Vadesinde ödenmeyen tutarlara temerrüt faizi uygulanabilir.

Aynı faturada farklı KDV oranlarıyla (ör. %20 ve %10) satış yapıyorsan her satırda oranı, her oran için de KDV toplamını ayrı göster.

Şablon 3: yurt dışındaki müşteriye hizmet faturası

FATURA / INVOICE No. [FT-2026-031]
Düzenleme tarihi / Date: [23.09.2026]
Hizmet dönemi / Service period: [1–19.09.2026]
Vade / Terms: Net 30 · [23.10.2026]

[Ece Kaya Tasarım]
[İş adresi, İstanbul, Türkiye]
[Vergi dairesi] · VKN [0000000000] · [e-posta]

Sayın / Bill to: [Brightline Apps Inc.]
[Street, City, State ZIP, USA]
[Müşterinin vergi numarası / Tax ID, ör. EIN ya da VAT no]

Açıklama / Description                    Miktar  Birim fiyat  Tutar
[Arayüz tasarım sprinti, sabit ücret]          1   $2,400.00   $2,400.00
[Uygulama ikon seti]                          12      $35.00     $420.00
[Revizyonlar, saat]                            3      $95.00     $285.00

Ara toplam / Subtotal                                          $3,105.00
KDV / VAT [istisna uygulanıyorsa 0; mali müşavirine sor]          $0.00
Ödenecek tutar / Total due                                     $3,105.00

Ödeme: SWIFT havalesi · IBAN [TR00 0000 0000 0000 0000 0000 00] · SWIFT [BIC kodu]
Lütfen ödeme açıklamasına fatura numarasını yazınız / Please quote the invoice number.

Müşterinin vergi numarası satırı özellikle AB'deki işletmelere kesilen faturalarda önemlidir; ABD'li şirketler ise yabancı hizmet sağlayıcılardan çoğu zaman bir W-8BEN formu (şirketler için W-8BEN-E) ister. Hizmet ihracatında KDV istisnasının koşullarını ve döviz cinsinden faturada Türk lirası karşılığının nasıl gösterileceğini mali müşavirinle kontrol et; resmî faturayı da e-Arşiv ya da e-Fatura üzerinden düzenle.

Şablon 2'nin doldurulmuş ve açıklamalı hali

Word'de ya da Google Dokümanlar'da nasıl yeniden kurulur?

1. Şablonu boş bir belgeye yapıştır, sonra kalem satırlarını 4 sütunlu (KDV oranlı sürüm için 5 sütunlu) bir tabloyla değiştir: hem Word'de hem Google Dokümanlar'da Ekle > Tablo. Açıklamaları, miktarları ve fiyatları tabloya kopyala.
2. Bilgilerini üstbilgiye, ödeme koşullarını da altbilgiye koy: bunlar bir faturadan diğerine değişmez.
3. Şablon olarak kaydet. Word'de: Dosya > Farklı Kaydet > Word Şablonu (.dotx); böylece her yeni belge temiz bir dosyayla başlar. Google Dokümanlar'da “ŞABLON” adında bir belge tut ve her fatura için Dosya > Kopya oluştur'u kullan.
4. Göndermeden önce PDF'e aktar: Word'de Dosya > Farklı Kaydet > PDF, Google Dokümanlar'da Dosya > İndir > PDF Dokümanı.

Word'ün ve Google Dokümanlar'ın zayıf noktası, hesabı elle yapman. Her toplamı iki kez kontrol et ya da bir tablo programı kullan.

Excel'de ya da Google E-Tablolar'da yeniden kurmak: formüller

Sütunlarını şöyle kur; kalem satırları 2 ile 20 arasında olsun:

Sonra tablonun altına:

Şablon 2'nin rakamlarıyla bu formüller KDV hariç 8.220,00 ₺, 1.644,00 ₺ KDV ve toplam 9.864,00 ₺ verir. %10 oranlı kalemlerin varsa aynı formülü 0,1 ile ikinci bir satıra yaz. İngilizce Excel'de ya da İngilizce işlev adlarıyla aynı formül =ROUND(SUMIF(D2:D20,0.2,E2:E20)*0.2,2) olur: Türkiye ayarlarında bağımsız değişkenler virgülle değil, noktalı virgülle ayrılır.

İki ipucu:

• KDV'yi YUVARLA ile kuruşa yuvarla. Aksi halde 17,875 ₺ gibi bir vergi tutarı ekranda 17,88 ₺ görünür ama toplama 17,875 ₺ olarak girer ve fatura yarım kuruş şaşmış gibi görünür.
• Formül hücrelerini kilitle; böylece yanlışlıkla üzerlerine yazmazsın. Sonra her belgeyi PDF'e aktar.

Faturada bulunması gerekenler: kontrol listesi

Türkiye'de Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesine göre bir faturada en az şunlar bulunur:

• faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası;
• faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası;
• müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası;
• malın ya da işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı;
• mal satışlarında malın teslim tarihi ve irsaliye numarası;
• KDV mükellefiysen ayrıca gösterilen KDV oranı ve tutarı ile ödenecek toplam.

Şahıs şirketleri ticaret unvanlarını, şirketler ise tescilli tam unvanlarını yazar.

e-Fatura ya da e-Arşiv kapsamındaysan bu bilgileri GİB sisteminin alanlarına girersin; numara, 3 karakterlik seri, 4 haneli yıl ve 9 haneli sıra numarasından oluşan 16 karakterlik biçimi izler ve belge elektronik olarak saklanır. Fatura, malın teslim edildiği ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Belgelerini en az 5 yıl sakla.

Yurt dışındaki müşteriler için tek bir uluslararası fatura biçimi yok. Müşterinin ülkesindeki kurallar da devreye girebilir. Pratikte:

• para birimini açıkça yaz ve Türk lirası karşılığı için hangi kurun kullanılacağını mali müşavirine sor;
• müşterinin vergi numarasını (AB'de KDV numarası, ABD'de EIN gibi) faturaya ekle;
• ABD'li şirketlerin senden bir W-8BEN ya da W-8BEN-E formu istemesini bekle;
• kayıtlarını Türk mevzuatına göre sakla ve hizmet ihracatı istisnasından yararlanıyorsan dayanak belgeleri de dosyala.

Numaralandırma, ödeme koşulları ve geç ödeme kuralları için fatura nasıl kesilir rehberimizi oku.

Hiçbir Word, Excel ya da PDF şablonunun yapamadığı: e-fatura

e-Fatura, e-postayla gönderilen bir PDF değildir. Yazılımların okuyabildiği, genellikle onaylı bir ağ ya da platform üzerinden iletilen yapılandırılmış bir dosyadır. Devletler bu yöne ilerliyor:

• Türkiye: e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulaması yıllardır yürürlükte; belirli kapsamdaki mükellefler faturalarını yalnızca GİB sistemi üzerinden, e-Arşiv Portal'ı ya da bir özel entegratör aracılığıyla düzenleyebilir. Kapsamda değilsen bile kâğıt fatura, anlaşmalı bir matbaada basılmış koçan gerektirir; kendi hazırladığın bir PDF resmî fatura sayılmaz.
• Birleşik Krallık ve Fransa: Birleşik Krallık hükümeti Kasım 2025'te tüm KDV faturaları için 2029'dan itibaren zorunlu e-fatura getireceğini doğruladı. Fransa'da 1 Eylül 2026'dan beri her işletme e-fatura alabilmek, büyük ve orta ölçekli şirketler de düzenlemek zorunda; küçük ve mikro işletmeler için düzenleme zorunluluğu 1 Eylül 2027'de başlıyor. Bu ülkelerdeki müşterilere fatura kesiyorsan hangi biçime ihtiyaç duyacaklarını sor.

Binome360 teklifleri ve faturaları tek bir cümleden hazırlar; otomatik numaralandırma, altbilgide yasal notların ve paylaşılacak bir bağlantı sunar, müşterin de PDF'i indirebilir. Ama onaylı bir e-fatura platformu değildir ve resmî faturanın yerini tutmaz. Resmî faturanı e-Arşiv Portal'ı, yetkili bir özel entegratör ya da anlaşmalı matbaa koçanıyla düzenle. Ayrıca telefonundan teklif ve fatura rehberimize göz at.

Sık sorulan sorular

Ücretsiz bir fatura şablonu yasal olarak geçerli mi?

Türkiye'de tek başına değil. Word, Excel ya da PDF şablonu, faturanın içeriğini hazırlamana, proforma ya da teklif göndermene ve kendi kayıtlarını tutmana yarar; resmî fatura ise e-Fatura/e-Arşiv olarak ya da anlaşmalı matbaada basılmış koçanla düzenlenir. Faturayı hangi yoldan kesersen kes, önemli olan zorunlu bilgilerin eksiksiz olması, numaranın sıraya uyması ve hesabın tutmasıdır. İndirdiğin her şablonu kullanmadan önce yukarıdaki listeyle karşılaştır.

Faturayı Word dosyası olarak mı, PDF olarak mı göndermeliyim?

PDF olarak. Her cihazda aynı görünür ve müşterin onu yanlışlıkla değiştiremez. Word ya da Excel dosyasını kendine, düzenlenebilir ana kopya olarak sakla. e-Arşiv faturaları zaten elektronik olarak iletilir.

Word ya da Excel şablonundan faturaları nasıl numaralandırırım?

Resmî faturanın numarasını e-Fatura/e-Arşiv sistemi ya da matbaa koçanı belirler. Kendi taslak ve proformaların için bir biçim seç (ör. PRF-2026-043) ve düzenlediğin her belgeyi sırayla, boşluksuz ve tekrarsız basit bir listeye yaz; böylece resmî numaralarla karışmazlar. Bir belge hatalıysa onu silme; resmî faturada düzeltmenin hangi yolla yapılacağını mali müşavirine sor. Numaralandırma, elle tutulan şablonların en zayıf noktasıdır.

Fatura şablonu ile fatura örneği arasındaki fark nedir?

Şablon, doldurulacak boş bir çerçevedir; örnek ise sonucu gösteren tamamlanmış bir faturadır. Bu sayfa ikisini birden veriyor: kopyalayabileceğin üç fatura şablonu ve açıklamalı bir fatura örneği.

Proforma fatura ne olacak?

Proforma fatura bir ön belgedir, ödeme talebi değildir ve fatura numara sırana dahil olmaz. Ne zaman kullanılacağını proforma fatura rehberimiz anlatıyor.

Kısacası

Durumuna uyan şablonu kopyala, düzen için Word'de ya da otomatik toplamlar için Excel'de yeniden kur ve her zorunlu bilgiyi kontrol listesiyle karşılaştır. Taslakları PDF olarak gönder, tek ve kesintisiz bir numara sırası tut, resmî faturayı da e-Fatura/e-Arşiv ya da anlaşmalı matbaa koçanıyla düzenle. İlk adımın: bugün bilgilerini ve ödeme koşullarını içeren bir “ŞABLON” dosyası oluştur; böylece onları bir daha yazmak zorunda kalmazsın.

Kaynaklar

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping (VAT Notice 700/21)”, bölüm 2.4, 3.1, 4.1 ve 4.5, son güncelleme 18 Mart 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “VAT registration: when to register” (90.000 sterlin eşiği): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HM Treasury ve HMRC, “Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response”, güncelleme 26 Kasım 2025: gov.uk.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
• IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), 31 Aralık 2025'ten sonra yapılan ödemeler için 2.000 dolar eşiği: irs.gov/instructions/i1099mec.
• impots.gouv.fr (DGFiP), “Je passe à la facturation électronique” ve “Tout savoir sur la facturation électronique” (SSS): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.

Bu yazı şu dilde de mevcut: English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.