Formato de factura gratis: plantilla para Word, Excel o PDF

¿Qué formato de factura te conviene?

• Plantilla 1, factura de servicios estándar: trabajas por tu cuenta y no cobras IVA ni impuesto sobre las ventas, por ejemplo porque tu actividad está exenta; también te sirve como cuenta de cobro. En México, si tu cliente necesita factura fiscal, tendrás que emitir un CFDI.
• Plantilla 2, factura con IVA en España (productos): estás dado de alta en España y le vendes a otra empresa, que necesita una factura completa para deducirse el IVA.
• Plantilla 3, factura de freelancer para Estados Unidos: les cobras servicios a clientes en Estados Unidos, con tu EIN, un plazo neto y una línea de impuesto sobre las ventas si tu estado grava lo que vendes.

Cambia todo lo que está entre corchetes. Las cifras son ejemplos con las cuentas bien hechas, así que puedes dejarlas para probar tus fórmulas.

Plantilla 1: factura de servicios estándar

FACTURA No. [F-2026-043]
Fecha de emisión: [23/09/2026]
Fecha del servicio: [del 1 al 19/09/2026]
Fecha límite de pago: [23/10/2026]

[Valeria Ríos], nombre comercial [Valeria Ríos Redacción]
[Domicilio para recibir notificaciones]
[correo] · [teléfono]

Cliente: [Clínica Dental Norte]
[Domicilio del cliente]
Orden de compra: [si tu cliente te dio una]

Descripción                           Cant.   Precio unit.      Importe
[Textos para sitio web, por página]       5      $3,000.00   $15,000.00
[Meta descripciones]                     20        $100.00    $2,000.00

Total a pagar                                                $17,000.00

Pago por transferencia dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la factura.
Banco [nombre] · CLABE [000000000000000000]
Usa el número de factura como referencia de pago.

Si trabajas con un nombre comercial, pon también tu nombre completo o tu razón social, para que quede claro quién cobra, y un domicilio donde puedan localizarte. En México, además, el nombre de tu cliente en el CFDI debe coincidir con el de su Constancia de Situación Fiscal.

Plantilla 2: factura con IVA para una venta de productos en España

FACTURA Serie [A] No. [2026-0118]
Fecha de expedición: [23/09/2026]
Fecha de la operación: [22/09/2026]
Vencimiento: [23/10/2026]

[Barro y Taza, S.L.]
[Domicilio social]
NIF [B00000000]

Cliente: [Café La Esquina, S.L.] · NIF [B00000000]
[Domicilio del cliente]

Descripción           Cant.   Precio unit.   Tipo IVA   Base imponible
[Taza de gres]           24         9,50 €        21%         228,00 €
[Plato para servir]      12        14,00 €        21%         168,00 €
[Envío]                   1        15,00 €        21%          15,00 €

Base imponible                                                411,00 €
IVA 21%                                                        86,31 €
Total a pagar                                                 497,31 €

Pago por transferencia en un plazo de 30 días.
IBAN [ES00 0000 0000 0000 0000 0000]
Pago atrasado: se aplicarán los intereses de demora de la Ley 3/2004.

Si en una misma factura vendes productos con distintos tipos de IVA (por ejemplo, 21% y 10%), indica el tipo en cada línea y la cuota de IVA de cada tipo. Las cifras de esta plantilla usan el formato español, con coma decimal.

Plantilla 3: factura de freelancer para clientes de Estados Unidos

FACTURA #[2026-031]
Fecha: [23 de septiembre de 2026]
Periodo del servicio: [del 1 al 19 de septiembre de 2026]
Condiciones: Net 30 · Vence el [23 de octubre de 2026]

[Diego Álvarez Design]
[Calle, ciudad, estado, código postal]
EIN: [00-0000000] · [correo]

Cliente: [Brightline Apps Inc.]
[Calle, ciudad, estado, código postal]
Orden de compra #: [si te la dieron]

Descripción                            Cant.        Tarifa       Importe
[Sprint de diseño de interfaz, fijo]       1   US$2,400.00   US$2,400.00
[Set de íconos de la app]                 12      US$35.00     US$420.00
[Revisiones, horas]                        3      US$95.00     US$285.00

Subtotal                                                     US$3,105.00
Sales tax [tasa, si tu estado grava este servicio]               US$0.00
Total a pagar                                                US$3,105.00

Pago por ACH: routing [000000000] · cuenta [000000000]
Incluye el número de factura con tu pago.

La línea del EIN evita que tu número de Seguro Social aparezca en tus documentos. El IRS da el EIN gratis, y un trabajador por cuenta propia que no lo necesita para sus impuestos federales puede pedirlo de todos modos para trámites bancarios o impuestos estatales.

La plantilla 2, llena y explicada

Cómo armarla en Word o Google Docs

1. Pega la plantilla en un documento en blanco y luego cambia las líneas de conceptos por una tabla de 4 columnas (5 en la versión con IVA): Insertar > Tabla, tanto en Word como en Google Docs. Copia en ella tus descripciones, cantidades y precios.
2. Pon tus datos en el encabezado y tus condiciones de pago en el pie de página: no cambian de una factura a otra.
3. Guárdala como plantilla. En Word: Archivo > Guardar como > Plantilla de Word (.dotx), para que cada factura nueva empiece desde un archivo limpio. En Google Docs, ten un documento llamado “PLANTILLA” y usa Archivo > Hacer una copia para cada factura.
4. Exporta a PDF antes de enviarla: Archivo > Guardar como > PDF en Word, o Archivo > Descargar > Documento PDF en Google Docs.

El punto débil de Word y Google Docs es que las cuentas las haces a mano. Revisa dos veces cada total, o usa una hoja de cálculo.

Cómo armarla en Excel o Google Sheets: las fórmulas

Acomoda tus columnas así, con los conceptos en las filas 2 a 20:

Luego, debajo de la tabla:

Para las cifras de la plantilla 2, cambia 16% por 21%: obtienes 411,00 € de base, 86,31 € de IVA y 497,31 € en total. Para un sales tax de Estados Unidos del 8.25%, por ejemplo, pon 8.25% en lugar de 16% en la fórmula del impuesto. Con configuración de México, los argumentos se separan con comas; en España y en los países que escriben los decimales con coma, Excel y Google Sheets usan punto y coma.

Dos consejos:

• Redondea el impuesto al centavo con REDONDEAR. Sin eso, un IVA de $17.875 se ve como $17.88 pero cuenta como $17.875 en el total, y la factura parece descuadrada por medio centavo.
• Bloquea las celdas con fórmulas para no escribir encima de ellas, y exporta cada factura a PDF.

Lo que debe llevar toda factura: la lista

En España, el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) pide, entre otros datos:

• el número y, si usas series, la serie;
• la fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación;
• el nombre y apellidos o la razón social de quien emite y de quien recibe;
• el NIF de quien emite y, en la mayoría de los casos, el de su cliente;
• el domicilio de las dos partes;
• la descripción de lo que cobras con su precio unitario sin IVA, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota, por separado.

Los autónomos ponen su nombre y apellidos; las sociedades, su razón social completa.

En México, una plantilla no basta: la factura con validez fiscal es un CFDI, que emites en el portal del SAT o con un PAC. Además de los datos anteriores (con el RFC en lugar del NIF), el CFDI lleva el régimen fiscal y el código postal de ambas partes, el uso del CFDI, la forma y el método de pago, y el folio fiscal que se asigna al timbrarlo. El Código Fiscal de la Federación pide conservar tu contabilidad y tus comprobantes al menos cinco años.

En Estados Unidos no hay un formato federal único de factura. El IRS incluye las facturas entre los documentos que respaldan tus ingresos y dice que puedes elegir cualquier sistema de registro que muestre con claridad tus ingresos y gastos. En la práctica:

• pon el sales tax en su propia línea cuando tu estado (y a veces tu ciudad) lo exija;
• usa tu EIN en lugar de tu número de Seguro Social;
• cuenta con que tus clientes empresariales te pidan un formulario W-9 y te envíen un 1099-NEC si te pagan 2,000 dólares o más por servicios en 2026 (antes eran 600);
• guarda tus registros al menos tres años, y más en algunos casos que el IRS enumera.

Para ver la numeración, las condiciones de pago y los pagos atrasados con más detalle, lee nuestra guía sobre cómo hacer una factura.

Lo que ninguna plantilla de Word, Excel o PDF puede hacer: la factura electrónica

Una factura electrónica no es un PDF enviado por correo. Es un archivo estructurado que un programa puede leer y que suele pasar por una red o plataforma autorizada. Los gobiernos van en esa dirección:

• México: desde 2014, toda factura con validez fiscal es un CFDI, un archivo XML timbrado en el portal del SAT o por un proveedor autorizado (PAC). Un PDF hecho con una plantilla no lo es, aunque se parezca a la representación impresa de un CFDI.
• Europa: en Francia, desde el 1 de septiembre de 2026 todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas y las grandes y medianas deben emitirlas (las pequeñas y las microempresas, desde el 1 de septiembre de 2027); el Reino Unido confirmó en noviembre de 2025 que la hará obligatoria para todas las facturas con IVA desde 2029, y España prepara la suya entre empresas con la Ley Crea y Crece. Si les facturas a empresas de esos países, pregunta qué formato necesitan.

Binome360 prepara cotizaciones y facturas a partir de una frase, con numeración automática, tus notas legales en el pie de página y un enlace para compartir, y tu cliente puede descargar un PDF. Pero no es una plataforma certificada de facturación electrónica, y en México sus documentos no son CFDI. Donde la factura electrónica sea obligatoria para ti, usa un proveedor autorizado. Lee también nuestra guía de cotizaciones y facturas desde tu celular.

Preguntas frecuentes

¿Una plantilla de factura gratis es válida?

Depende del país. En España o en Estados Unidos no se exige un formato concreto para una factura en papel o en PDF: lo que importa es que lleve los datos obligatorios, siga tu numeración y cuadre. En México no: la factura con validez fiscal tiene que ser un CFDI, y una plantilla solo te sirve como cuenta de cobro o para tener los datos en orden. Antes de usar cualquier plantilla que descargues, compárala con la lista de arriba.

¿Envío la factura en Word o en PDF?

En PDF. Se ve igual en cualquier dispositivo y tu cliente no puede cambiarla por accidente. Guarda para ti el archivo de Word o de Excel como original editable.

¿Cómo numero las facturas si uso una plantilla de Word o Excel?

Elige un formato (por ejemplo, F-2026-043) y lleva un registro sencillo de cada factura que emites, en orden, sin saltos ni duplicados. Si una factura está mal, no la borres: emite una nota de crédito (en España, una factura rectificativa) y luego una factura nueva. La numeración es el punto más débil de las plantillas manuales.

¿Qué diferencia hay entre un formato de factura y un ejemplo de factura?

Un formato es un marco en blanco para llenar; un ejemplo es una factura terminada que muestra el resultado. Esta página te da los dos: tres plantillas para copiar y un ejemplo explicado.

¿Y la factura proforma?

Una factura proforma es un documento previo, no un cobro, y no forma parte de tu secuencia de facturas. Nuestra guía de la factura proforma explica cuándo usarla.

En resumen

Copia la plantilla que corresponde a tu situación, ármala en Word para el diseño o en Excel para que los totales se calculen solos, y revisa cada dato obligatorio con la lista. Envía siempre un PDF y mantén una sola secuencia de numeración sin saltos. En México, si tu cliente necesita factura fiscal, emite el CFDI. Tu primer paso: crea hoy un archivo “PLANTILLA” con tus datos y tus condiciones de pago, para no tener que escribirlos nunca más.

Fuentes

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping (VAT Notice 700/21)”, secciones 2.4, 3.1, 4.1 y 4.5, actualizado el 18 de marzo de 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “VAT registration: when to register” (umbral de 90,000 libras): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• HM Treasury y HMRC, “Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response”, actualizado el 26 de noviembre de 2025: gov.uk.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
• IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
• IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), umbral de 2,000 dólares para los pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025: irs.gov/instructions/i1099mec.
• impots.gouv.fr (DGFiP), “Je passe à la facturation électronique” y “Tout savoir sur la facturation électronique” (preguntas frecuentes): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.

También disponible en English, Français, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.