Trả lời nhanh
- Bên dưới là ba mẫu hóa đơn bán hàng miễn phí để chép: một hóa đơn dịch vụ đơn giản, một hóa đơn bán hàng cho cửa hàng có dòng thuế GTGT, và một hóa đơn song ngữ cho freelancer làm việc với khách hàng nước ngoài.
- Dán vào Word hoặc Google Docs để trình bày, hoặc dựng lại trong Excel hoặc Google Sheets với các công thức ở phía dưới để tổng tiền tự tính.
- Luôn gửi hóa đơn dưới dạng PDF, không bao giờ gửi file chỉnh sửa được.
- Chỉ có mẫu thì chưa đủ: hãy kiểm tra các thông tin bắt buộc (danh sách bên dưới) và giữ một dãy số liên tục.
- PDF không phải hóa đơn điện tử. Ở Việt Nam, hóa đơn điện tử đã là bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: các mẫu trên trang này không thay thế được hóa đơn đó.
Nên dùng mẫu hóa đơn nào?
- Mẫu 1, hóa đơn dịch vụ đơn giản: bạn làm tự do hoặc kinh doanh nhỏ và không ghi thuế GTGT trên hóa đơn. Ở Việt Nam, tờ này đóng vai trò đề nghị thanh toán; hãy hỏi cơ quan thuế về nghĩa vụ thuế của bạn. (Ở Anh, chẳng hạn, bạn phải đăng ký VAT khi doanh thu chịu thuế vượt 90.000 bảng trong 12 tháng liên tục.)
- Mẫu 2, hóa đơn bán hàng cho cửa hàng: bạn bán hàng hóa cho khách lẻ hoặc khách sỉ và muốn đưa một tờ hóa đơn rõ ràng, có thuế suất và tiền thuế GTGT. Nếu khách cần hóa đơn để khấu trừ thuế, bạn vẫn phải xuất hóa đơn điện tử.
- Mẫu 3, hóa đơn song ngữ cho khách nước ngoài: bạn làm freelancer và gửi hóa đơn bằng đô la Mỹ, với điều khoản Net 30 và thông tin nhận chuyển khoản quốc tế.
Thay mọi thứ trong ngoặc vuông. Các con số là ví dụ đã tính đúng, bạn có thể giữ lại để thử công thức của mình.
Mẫu 1: hóa đơn dịch vụ đơn giản
HÓA ĐƠN Số [HĐ-2026-043]
Ngày lập: [23/09/2026]
Thời gian cung cấp: [01–19/09/2026]
Hạn thanh toán: [23/10/2026]
[Nguyễn Mai Anh], hoạt động dưới tên [Viết nội dung Mai Anh]
[Địa chỉ liên hệ]
[email] · [điện thoại]
Khách hàng: [Công ty TNHH Nha khoa Bờ Sông]
[Địa chỉ khách hàng] · [Mã số thuế khách hàng]
Số đơn đặt hàng: [nếu khách hàng có cung cấp]
Nội dung SL Đơn giá Thành tiền
[Viết nội dung website, mỗi trang] 5 900.000 đ 4.500.000 đ
[Mô tả meta] 20 30.000 đ 600.000 đ
Tổng thanh toán 5.100.000 đ
Thanh toán bằng chuyển khoản trong vòng 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn.
Ngân hàng [tên ngân hàng] · Số tài khoản [0000000000] · Chủ tài khoản [NGUYEN MAI ANH]
Vui lòng ghi số hóa đơn trong nội dung chuyển khoản.
Nếu bạn làm việc dưới một tên thương hiệu, hãy ghi cả họ tên thật lẫn tên thương hiệu, để khách hàng biết chính xác ai là người nhận tiền. Ở Anh, GOV.UK yêu cầu đúng điều này, kèm một địa chỉ nhận được giấy tờ pháp lý.
Mẫu 2: hóa đơn bán hàng cho cửa hàng, có thuế GTGT
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Số [GMA-2026-0118]
Ngày lập: [23/09/2026]
Ngày giao hàng: [22/09/2026]
Hạn thanh toán: [23/10/2026]
[Xưởng gốm Mộc An]
[Địa chỉ cửa hàng]
[Điện thoại] · Mã số thuế [0000000000]
Khách hàng: [Quán cà phê Góc Phố]
[Địa chỉ khách hàng]
Tên hàng SL Đơn giá Thuế suất Thành tiền
[Cốc gốm men lam] 24 95.000 đ 10% 2.280.000 đ
[Đĩa gốm] 12 140.000 đ 10% 1.680.000 đ
[Phí giao hàng] 1 150.000 đ 10% 150.000 đ
Cộng tiền hàng (chưa thuế) 4.110.000 đ
Thuế GTGT 10% 411.000 đ
Tổng thanh toán 4.521.000 đ
Thanh toán bằng chuyển khoản trong vòng 30 ngày.
Ngân hàng [tên ngân hàng] · Số tài khoản [0000000000]
Chậm thanh toán: có thể tính lãi chậm trả theo thỏa thuận giữa hai bên.
Nếu một hóa đơn có hàng thuộc nhiều mức thuế suất (ví dụ 10% và 8% đang được giảm tạm thời), hãy ghi thuế suất trên từng dòng và tổng tiền thuế cho từng mức. Lưu ý thêm: ở Việt Nam, “hóa đơn bán hàng” còn là tên một loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu tự soạn ở đây không phải loại hóa đơn đó; nếu bạn thuộc diện phải xuất hóa đơn, hãy hỏi kế toán loại nào áp dụng cho bạn.
Mẫu 3: hóa đơn song ngữ cho khách hàng nước ngoài
INVOICE / HÓA ĐƠN #[2026-031]
Invoice date / Ngày lập: [September 23, 2026]
Service period / Thời gian thực hiện: [September 1–19, 2026]
Terms / Điều khoản: Net 30 · Due / Hạn thanh toán [October 23, 2026]
[Duy Tran Design]
[Địa chỉ, Thành phố, Vietnam]
[email] · [số điện thoại]
Bill to / Khách hàng: [Brightline Apps Inc.]
[Street, City, State ZIP, Country]
PO #: [if provided / nếu có]
Description / Nội dung Qty Rate (USD) Amount (USD)
[UI design, fixed fee / Thiết kế UI] 1 2,400.00 2,400.00
[App icon set / Bộ biểu tượng ứng dụng] 12 35.00 420.00
[Revisions, hours / Chỉnh sửa, theo giờ] 3 95.00 285.00
Subtotal / Cộng 3,105.00
Tax / Thuế 0.00
Total due / Tổng thanh toán USD 3,105.00
Bank transfer / Chuyển khoản: [Bank name] · SWIFT [XXXXVNVX] · Account [0000000000]
Please include the invoice number with your payment. / Vui lòng ghi số hóa đơn khi thanh toán.
Chỉ ghi những thông tin thật sự cần thiết: tên, địa chỉ, email và thông tin nhận tiền. Khách hàng nước ngoài không cần số căn cước hay giấy tờ tùy thân của bạn trên hóa đơn. Với chuyển khoản quốc tế, hãy ghi đúng mã SWIFT của ngân hàng và tên chủ tài khoản viết không dấu, đúng như trong hồ sơ ngân hàng, để tiền không bị trả lại.
Mẫu 2, đã điền sẵn và có chú thích
| Mô tả | SL | Đơn giá | Tổng cộng |
|---|---|---|---|
| Cốc gốm men lam | 24 | 95.000 đ | 2.280.000 đ |
| Đĩa gốm | 12 | 140.000 đ | 1.680.000 đ |
| Phí giao hàng | 1 | 150.000 đ | 150.000 đ |
Thanh toán bằng chuyển khoản trong vòng 30 ngày kể từ ngày lập. Vui lòng ghi số hóa đơn trong nội dung chuyển khoản.
- Một số thứ tự xác định duy nhất hóa đơn.
- Ngày giao hàng, và ngày lập nếu khác ngày giao.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của bạn.
- Tên và địa chỉ của khách hàng.
- Với từng dòng: tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất và thành tiền.
- Cộng tiền hàng chưa thuế, tổng tiền thuế GTGT và tổng thanh toán.
Cách dựng lại trong Word hoặc Google Docs
- Dán mẫu vào một tài liệu trống, rồi thay phần các dòng hàng bằng một bảng 4 cột (5 cột cho bản có thuế suất): Insert > Table trong Word, Chèn > Bảng trong Google Docs. Chép tên hàng, số lượng và đơn giá vào đó.
- Đặt thông tin của bạn ở đầu trang và điều khoản thanh toán ở chân trang: chúng không đổi từ hóa đơn này sang hóa đơn khác.
- Lưu thành mẫu. Trong Word: File > Save As > Word Template (.dotx), để mỗi hóa đơn mới bắt đầu từ một file sạch. Trong Google Docs, giữ một tài liệu tên “MẪU” và dùng Tệp > Tạo bản sao cho mỗi hóa đơn.
- Xuất ra PDF trước khi gửi: File > Save As > PDF trong Word, hoặc Tệp > Tải xuống > Tài liệu PDF trong Google Docs.
Điểm yếu của Word và Google Docs là bạn phải tự tính tay. Hãy kiểm tra lại từng con số tổng, hoặc dùng bảng tính.
Cách dựng lại trong Excel hoặc Google Sheets: các công thức
Bố trí các cột như sau, với các dòng hàng từ dòng 2 đến dòng 20:
| Cột | Nội dung | Công thức |
|---|---|---|
| A | Tên hàng, dịch vụ | chữ |
| B | Số lượng | số |
| C | Đơn giá | số |
| D | Thuế suất GTGT | 10% hoặc 8% (định dạng phần trăm) |
| E | Thành tiền | =B2*C2, kéo xuống |
A
Nội dungTên hàng, dịch vụ
Công thứcchữ
B
Nội dungSố lượng
Công thứcsố
C
Nội dungĐơn giá
Công thứcsố
D
Nội dungThuế suất GTGT
Công thức10% hoặc 8% (định dạng phần trăm)
E
Nội dungThành tiền
Công thức=B2*C2, kéo xuống
Sau đó, bên dưới bảng:
| Dòng | Công thức |
|---|---|
| Cộng tiền hàng | =SUM(E2:E20) |
| Thuế GTGT 10% | =ROUND(SUMIF(D2:D20,10%,E2:E20)*10%,0) |
| Tổng thanh toán | Cộng tiền hàng + thuế GTGT |
Cộng tiền hàng
Công thức=SUM(E2:E20)
Thuế GTGT 10%
Công thức=ROUND(SUMIF(D2:D20,10%,E2:E20)*10%,0)
Tổng thanh toán
Công thứcCộng tiền hàng + thuế GTGT
Với số liệu của Mẫu 2, các công thức trả về 4.110.000 đ trước thuế, 411.000 đ thuế GTGT và 4.521.000 đ tổng cộng. Nếu hàng của bạn đang được áp thuế suất giảm 8%, thay 10% bằng 8% trong công thức thuế. Với thiết lập vùng Việt Nam, Excel và Google Sheets thường dùng dấu chấm phẩy thay cho dấu phẩy giữa các đối số.
Hai mẹo nhỏ:
- Làm tròn tiền thuế đến đồng bằng ROUND. Nếu không, một khoản thuế như 12.345,6 đ hiện ra là 12.346 đ nhưng vẫn được tính là 12.345,6 đ trong tổng, và hóa đơn trông như bị lệch một đồng.
- Khóa các ô công thức để không gõ đè lên chúng, rồi xuất từng hóa đơn ra PDF.
Hóa đơn phải có những gì: danh sách kiểm tra
Ở Việt Nam, hóa đơn hợp lệ là hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các nội dung chính gồm:
- tên hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn;
- tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;
- tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng và đơn giá;
- thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán;
- thời điểm lập hóa đơn và chữ ký số của người bán.
Một mẫu tự soạn có thể ghi đủ những thông tin này mà vẫn không phải hóa đơn điện tử: chỉ một giải pháp hóa đơn điện tử mới lập được hóa đơn hợp lệ. Hãy đối chiếu với toàn văn nghị định hoặc hỏi kế toán của bạn.
Ở Anh, GOV.UK yêu cầu những nội dung tương tự: số hóa đơn duy nhất, thông tin hai bên, mô tả rõ ràng, ngày cung cấp, ngày lập, số tiền và VAT. Nếu đăng ký VAT, VAT Notice 700/21 của HMRC yêu cầu thêm số đăng ký VAT, thời điểm cung cấp, đơn giá, thuế suất và tiền chưa thuế cho từng dòng, và tổng tiền VAT bằng bảng Anh. Hóa đơn rút gọn được dùng cho giao dịch từ 250 bảng trở xuống (đã gồm VAT), và sổ sách VAT phải lưu ít nhất sáu năm.
Ở Mỹ, không có mẫu hóa đơn chung toàn liên bang. IRS xếp hóa đơn vào nhóm chứng từ chứng minh thu nhập và cho phép chọn bất kỳ cách lưu sổ sách nào thể hiện rõ thu nhập và chi phí. Trên thực tế:
- ghi thuế bán hàng (sales tax) trên một dòng riêng nếu bang (và đôi khi thành phố) của bạn yêu cầu;
- dùng mã EIN thay vì số An sinh Xã hội;
- khách hàng doanh nghiệp có thể yêu cầu mẫu W-9, và gửi bạn mẫu 1099-NEC nếu trả bạn từ 2.000 USD trở lên cho dịch vụ trong năm 2026 (trước đây là 600 USD);
- lưu hồ sơ ít nhất ba năm, và lâu hơn trong một số trường hợp IRS liệt kê.
Để tìm hiểu kỹ hơn về đánh số, thời hạn thanh toán và chậm thanh toán, hãy đọc bài cách viết hóa đơn.
Điều mà mẫu Word, Excel hay PDF không làm được: hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử không phải một file PDF gửi qua email. Đó là một file có cấu trúc mà phần mềm đọc được, thường được lập và truyền qua một hệ thống hoặc nền tảng được cấp phép. Nhiều chính phủ đang đi theo hướng đó:
- Việt Nam: hóa đơn điện tử đã là bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu bạn thuộc diện phải xuất hóa đơn, hóa đơn Word hay PDF không thay thế được; các mẫu trên trang này chỉ dùng làm đề nghị thanh toán, phiếu bán hàng hoặc hóa đơn gửi khách nước ngoài.
- Anh và Pháp: tháng 11/2025, chính phủ Anh xác nhận sẽ bắt buộc hóa đơn điện tử cho mọi hóa đơn VAT từ năm 2029. Ở Pháp, từ ngày 1/9/2026, mọi doanh nghiệp phải nhận được hóa đơn điện tử và doanh nghiệp lớn, vừa phải phát hành; doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ phải phát hành từ ngày 1/9/2027.
Binome360 soạn báo giá và hóa đơn từ một câu nhắn, tự động đánh số, có ghi chú pháp lý ở chân trang và một đường liên kết để chia sẻ, và khách hàng có thể tải về bản PDF. Nhưng đây không phải nền tảng hóa đơn điện tử được cấp phép. Khi hóa đơn điện tử là bắt buộc với bạn, hãy dùng một nhà cung cấp được cấp phép. Xem thêm bài báo giá và hóa đơn ngay trên điện thoại.
Trợ lý chuẩn bị chứng từ từ một câu nhắn; bạn kiểm tra, rồi gửi đi bằng một đường liên kết.
- Tự động đánh số, không bỏ trống, không trùng lặp
- Thông tin của bạn và các ghi chú pháp lý ở chân trang
- Bốn mẫu theo màu sắc của bạn, tải về dạng PDF
- Nhìn qua là biết hóa đơn nào đã trả, hóa đơn nào quá hạn
Câu hỏi thường gặp
Mẫu hóa đơn miễn phí có giá trị pháp lý không?
Ở Việt Nam, nếu bạn cần một hóa đơn theo đúng nghĩa pháp lý thì không: hóa đơn hợp lệ phải là hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu miễn phí vẫn hữu ích làm đề nghị thanh toán, phiếu bán hàng cho khách lẻ hoặc hóa đơn gửi khách nước ngoài. Ở những nước như Anh, không có mẫu bắt buộc cho hóa đơn giấy hay PDF: điều quan trọng là có đủ thông tin bắt buộc, đúng dãy số và cộng đúng.
Nên gửi hóa đơn bằng file Word hay PDF?
PDF. File hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị và khách hàng không thể vô tình sửa nó. Hãy giữ file Word hoặc Excel cho riêng mình làm bản gốc để chỉnh sửa.
Đánh số hóa đơn từ mẫu Word hoặc Excel thế nào?
Chọn một định dạng (ví dụ HĐ-2026-043) và ghi một sổ đơn giản cho mọi hóa đơn bạn lập, theo thứ tự, không bỏ trống, không trùng lặp. Nếu một hóa đơn bị sai, đừng xóa nó: hãy lập một chứng từ ghi giảm, rồi lập hóa đơn mới. Đánh số là điểm yếu nhất của các mẫu làm tay.
Mẫu hóa đơn và ví dụ hóa đơn khác nhau thế nào?
Mẫu là một khung trống để điền; ví dụ là một hóa đơn đã điền xong cho thấy kết quả. Trang này có cả hai: ba mẫu để chép và một ví dụ có chú thích.
Còn hóa đơn chiếu lệ (proforma) thì sao?
Hóa đơn chiếu lệ là một chứng từ sơ bộ, không phải yêu cầu thanh toán, và không nằm trong dãy số hóa đơn của bạn. Bài hướng dẫn về hóa đơn chiếu lệ giải thích khi nào nên dùng.
Tóm lại
Hãy chép mẫu phù hợp với hoàn cảnh của bạn, dựng lại trong Word để trình bày hoặc trong Excel để tổng tiền tự tính, và đối chiếu từng thông tin bắt buộc với danh sách kiểm tra. Luôn gửi PDF và giữ một dãy số liên tục. Ở Việt Nam, nếu bạn thuộc diện phải xuất hóa đơn, hãy dùng hóa đơn điện tử. Bước đầu tiên: tạo ngay hôm nay một file “MẪU” có sẵn thông tin và điều khoản thanh toán của bạn, để không bao giờ phải gõ lại.
Nguồn
- GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
- HMRC, “Record keeping (VAT Notice 700/21)”, mục 2.4, 3.1, 4.1 và 4.5, cập nhật ngày 18/3/2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
- GOV.UK, “VAT registration: when to register” (ngưỡng 90.000 bảng): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
- GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
- HM Treasury và HMRC, “Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response”, cập nhật ngày 26/11/2025: gov.uk.
- IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
- IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
- IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
- IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), ngưỡng 2.000 USD cho các khoản chi trả sau ngày 31/12/2025: irs.gov/instructions/i1099mec.
- impots.gouv.fr (DGFiP), “Je passe à la facturation électronique” và “Tout savoir sur la facturation électronique” (FAQ): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.
Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.