الجواب المختصر
- فيما يلي ثلاثة نماذج فواتير مجانية للنسخ: فاتورة خدمات عادية، ونموذج فاتورة ضريبية لبيع منتجات، وفاتورة مستقل لعميل في الخارج.
- تُلصق النماذج في Word أو Google Docs للتنسيق، أو يُعاد بناؤها في Excel أو Google Sheets بالصيغ الواردة أدناه لتُحسب المجاميع تلقائيًا.
- تُرسل الفاتورة دائمًا بصيغة PDF، لا كملف قابل للتعديل.
- النموذج وحده لا يكفي: المطلوب التحقق من البيانات الإلزامية (قائمة التحقق أدناه) والحفاظ على تسلسل ترقيم واحد غير منقطع.
- ملف PDF ليس فاتورة إلكترونية. في السعودية، تُصدر المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة فواتيرها عبر نظام «فاتورة»؛ وتخطط المملكة المتحدة لفرض الفوترة الإلكترونية في 2029، وبدأتها فرنسا في سبتمبر من هذا العام.
أي نموذج يناسبك؟
- النموذج 1، فاتورة خدمات عادية: للمستقلين وأصحاب الأعمال الفردية الذين لا يحصّلون ضريبة القيمة المضافة. وحد التسجيل الإلزامي في الضريبة يختلف من بلد لآخر: في السعودية تحدده هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وفي المملكة المتحدة مثلًا يصبح التسجيل إلزاميًا عند تجاوز المبيعات الخاضعة 90,000 جنيه إسترليني خلال 12 شهرًا متتالية.
- النموذج 2، نموذج فاتورة ضريبية لبيع منتجات: للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة التي تبيع لمنشأة أخرى تحتاج إلى فاتورة ضريبية صحيحة لاسترداد الضريبة. تنبيه: في السعودية تُصدر هذه الفاتورة إلكترونيًا عبر حل متوافق مع نظام «فاتورة»، والنموذج هنا يوضح محتواها فقط.
- النموذج 3، فاتورة لعميل في الخارج: لمن يقدّم خدمات لعملاء خارج بلده ويحصّل بالدولار، مع شروط دفع واضحة وبيانات تحويل دولية.
يُستبدل كل ما بين الأقواس المربعة. والأرقام أمثلة بحسابات صحيحة، يمكن الإبقاء عليها لاختبار الصيغ.
النموذج 1: فاتورة خدمات عادية
فاتورة رقم [INV-2026-043]
تاريخ الفاتورة: [23 سبتمبر 2026]
تاريخ التوريد: [1–19 سبتمبر 2026]
تاريخ الاستحقاق: [23 أكتوبر 2026]
[لينا الحربي]، والاسم التجاري إن وُجد: [لينا للمحتوى]
[العنوان]
[البريد الإلكتروني] · [الهاتف]
إلى: [عيادات الشمال لطب الأسنان]
[عنوان العميل]
رقم أمر الشراء: [إن زوّدك به العميل]
الوصف الكمية سعر الوحدة المبلغ
[محتوى الموقع، للصفحة] 5 720.00 ريال 3,600.00 ريال
[أوصاف الصفحات لمحركات البحث] 20 24.00 ريال 480.00 ريال
المبلغ المستحق 4,080.00 ريال
الدفع بتحويل بنكي خلال 30 يومًا من تاريخ الفاتورة.
IBAN [SA00 0000 0000 0000 0000 0000] · البنك [اسم البنك]
يُرجى ذكر رقم الفاتورة مرجعًا للدفع.
عند العمل باسم تجاري، يُستحسن إظهار الاسم الشخصي والاسم التجاري معًا، مع عنوان واضح يمكن التواصل معك عليه. وفي المملكة المتحدة، تشترط GOV.UK ذلك صراحةً، مع عنوان تُسلَّم إليه المستندات القانونية.
النموذج 2: نموذج فاتورة ضريبية لبيع منتجات
فاتورة ضريبية رقم [DF-2026-0118]
تاريخ الإصدار: [23 سبتمبر 2026]
تاريخ التوريد: [22 سبتمبر 2026]
تاريخ الاستحقاق: [23 أكتوبر 2026]
[مؤسسة دلّة وفنجان التجارية]
[العنوان المسجل]
سجل تجاري [0000000000] · الرقم الضريبي [300000000000003]
إلى: [مقهى الزاوية]
[عنوان العميل]
الوصف الكمية سعر الوحدة نسبة الضريبة المبلغ قبل الضريبة
[فنجان قهوة خزفي] 24 38.00 15% 912.00
[صحن تقديم] 12 56.00 15% 672.00
[توصيل] 1 60.00 15% 60.00
المجموع قبل الضريبة 1,644.00 ريال
ضريبة القيمة المضافة 15% 246.60 ريال
المبلغ المستحق 1,890.60 ريال
الدفع بتحويل بنكي خلال 30 يومًا.
IBAN [SA00 0000 0000 0000 0000 0000] · البنك [اسم البنك]
شروط التأخر في الدفع: [الشروط المتفق عليها، إن وُجدت]
إذا تضمنت الفاتورة بنودًا بنسب ضريبة مختلفة (مثلًا 15% و0%)، تُذكر النسبة في كل سطر، ومجموع الضريبة لكل نسبة.
النموذج 3: فاتورة مستقل لعميل في الخارج
INVOICE / فاتورة رقم [2026-031]
تاريخ الفاتورة: [23 سبتمبر 2026]
فترة الخدمة: [1–19 سبتمبر 2026]
الشروط: الدفع خلال 30 يومًا · الاستحقاق [23 أكتوبر 2026]
[استوديو عمر للتصميم]
[الشارع، المدينة، الرمز البريدي، البلد]
الرقم الضريبي: [إن وُجد] · [البريد الإلكتروني]
إلى: [Brightline Apps Inc.]
[العنوان، المدينة، البلد]
رقم أمر الشراء: [إن وُجد]
الوصف الكمية السعر المبلغ
[مرحلة تصميم واجهات، مبلغ ثابت] 1 $2,400.00 $2,400.00
[مجموعة أيقونات للتطبيق] 12 $35.00 $420.00
[تعديلات، بالساعة] 3 $95.00 $285.00
المجموع الفرعي $3,105.00
الضريبة [النسبة، إن انطبقت على هذه الخدمة] $0.00
المبلغ المستحق $3,105.00
تحويل دولي: IBAN [SA00 0000 0000 0000 0000 0000] · SWIFT [XXXXXXXX]
يُرجى ذكر رقم الفاتورة مع الدفعة.
في الفواتير الدولية، تحديد العملة صراحة وإضافة رمز SWIFT يوفّران كثيرًا من الرسائل المتبادلة. أما رسوم التحويل الدولي، فالأفضل الاتفاق مسبقًا على من يتحملها، حتى لا يصل المبلغ ناقصًا.
النموذج 2 معبأً مع الشرح
| الوصف | الكمية | سعر الوحدة | المجموع |
|---|---|---|---|
| فنجان قهوة خزفي | 24 | 38.00 ريال | 912.00 ريال |
| صحن تقديم | 12 | 56.00 ريال | 672.00 ريال |
| توصيل | 1 | 60.00 ريال | 60.00 ريال |
الدفع بتحويل بنكي خلال 30 يومًا من تاريخ الفاتورة. يُرجى ذكر رقم الفاتورة مرجعًا للتحويل. للتوضيح فقط: في السعودية تُصدر الفاتورة الضريبية عبر حل متوافق مع نظام «فاتورة».
- رقم تسلسلي يميّز الفاتورة دون غيرها.
- تاريخ التوريد، وتاريخ الإصدار إن اختلف عنه.
- اسم المورد وعنوانه ورقم تسجيله في ضريبة القيمة المضافة.
- اسم العميل وعنوانه.
- لكل سطر: الوصف، والكمية، وسعر الوحدة، ونسبة الضريبة، والمبلغ قبل الضريبة.
- المجموع قبل الضريبة، وإجمالي الضريبة، والمبلغ المستحق.
إعادة بنائه في Word أو Google Docs
- لصق النموذج في مستند فارغ، ثم استبدال بنود الفاتورة بـجدول من 4 أعمدة (5 للنسخة الضريبية): «إدراج» ثم «جدول» في Word وGoogle Docs كليهما. وتُنقل إليه الأوصاف والكميات والأسعار.
- وضع بياناتك في الرأس وشروط الدفع في التذييل: فهي لا تتغير من فاتورة لأخرى.
- الحفظ كقالب. في Word: «ملف» ثم «حفظ باسم» ثم «قالب Word (.dotx)»، لتبدأ كل فاتورة جديدة من ملف نظيف. وفي Google Docs، يُحتفظ بمستند باسم «قالب» ويُستخدم «ملف» ثم «إنشاء نسخة» لكل فاتورة.
- التصدير إلى PDF قبل الإرسال: «ملف» ثم «حفظ باسم» ثم PDF في Word، أو «ملف» ثم «تنزيل» ثم «مستند PDF» في Google Docs.
نقطة الضعف في Word وGoogle Docs أن الحساب يدوي. المطلوب مراجعة كل مجموع مرتين، أو استخدام جدول بيانات.
إعادة بنائه في Excel أو Google Sheets: الصيغ
تُرتب الأعمدة هكذا، والبنود في الصفوف من 2 إلى 20:
| العمود | المحتوى | الصيغة |
|---|---|---|
| A | الوصف | نص |
| B | الكمية | رقم |
| C | سعر الوحدة | رقم |
| D | نسبة الضريبة | 15% أو 0% (بتنسيق النسبة المئوية) |
| E | مبلغ السطر | =B2*C2، يُعبأ نزولًا |
A
المحتوىالوصف
الصيغةنص
B
المحتوىالكمية
الصيغةرقم
C
المحتوىسعر الوحدة
الصيغةرقم
D
المحتوىنسبة الضريبة
الصيغة15% أو 0% (بتنسيق النسبة المئوية)
E
المحتوىمبلغ السطر
الصيغة=B2*C2، يُعبأ نزولًا
ثم أسفل الجدول:
| الصف | الصيغة |
|---|---|
| المجموع قبل الضريبة | =SUM(E2:E20) |
| ضريبة القيمة المضافة 15% | =ROUND(SUMIF(D2:D20,15%,E2:E20)*15%,2) |
| المبلغ المستحق | المجموع قبل الضريبة + الضريبة |
المجموع قبل الضريبة
الصيغة=SUM(E2:E20)
ضريبة القيمة المضافة 15%
الصيغة=ROUND(SUMIF(D2:D20,15%,E2:E20)*15%,2)
المبلغ المستحق
الصيغةالمجموع قبل الضريبة + الضريبة
بأرقام النموذج 2، تعطي هذه الصيغ 1,644.00 ريال قبل الضريبة، و246.60 ريال ضريبة، و1,890.60 ريال إجمالًا. وفي الإمارات مثلًا، حيث النسبة 5%، تُستبدل 15% بـ5% في صيغة الضريبة. وفي بعض الإعدادات الإقليمية، يستخدم Excel وGoogle Sheets الفاصلة المنقوطة بدل الفاصلة بين الوسائط.
نصيحتان:
- تقريب الضريبة إلى الهللة أو السنت بدالة ROUND. فبدونها، تظهر ضريبة مثل 17.875 ريال على أنها 17.88، لكنها تُحسب 17.875 في المجموع، فتبدو الفاتورة مختلة بنصف هللة.
- قفل خلايا الصيغ لتجنب الكتابة فوقها، ثم تصدير كل فاتورة إلى PDF.
ما يجب أن تتضمنه كل فاتورة: قائمة التحقق
في معظم البلدان تتشابه البيانات الأساسية. ففي المملكة المتحدة مثلًا، تنص إرشادات GOV.UK على أن الفاتورة يجب أن تتضمن:
- رقم تعريف فريدًا؛
- اسم منشأتك وعنوانها وبيانات التواصل؛
- اسم منشأة العميل وعنوانها؛
- وصفًا واضحًا لما يُطالَب به؛
- تاريخ تقديم السلع أو الخدمة (تاريخ التوريد) وتاريخ الفاتورة؛
- المبالغ المطالَب بها، والضريبة إن انطبقت، والمبلغ الإجمالي المستحق.
المؤسسات الفردية تضيف اسم صاحبها وأي اسم تجاري مستخدم، والشركات تُظهر اسمها المسجل كاملًا.
في السعودية، للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة، تُصدر الفاتورة الضريبية إلكترونيًا عبر حل متوافق مع نظام «فاتورة» الذي تشرف عليه هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتحمل الرقم الضريبي للمورد، ونسبة الضريبة (15%) ومبلغها، والمجموع شاملًا الضريبة؛ وللمبيعات إلى الأفراد تُستخدم «الفاتورة الضريبية المبسطة». والقائمة الرسمية الكاملة في إرشادات الهيئة. وفي المملكة المتحدة، يضيف إشعار HMRC رقم 700/21: رقم التسجيل في الضريبة، ووقت التوريد، وسعر الوحدة، ونسبة الضريبة والمبلغ الصافي لكل سطر، ونسبة أي خصم نقدي، وإجمالي الضريبة بالجنيه الإسترليني. وتُصدر الفاتورة هناك عادةً خلال 30 يومًا من التوريد، وتُقبل فاتورة مبسطة للتوريدات التي لا تتجاوز 250 جنيهًا شاملة الضريبة، وتُحفظ سجلات الضريبة ست سنوات على الأقل.
في الولايات المتحدة، لا يوجد نموذج اتحادي موحد للفاتورة. وتعدّ مصلحة الضرائب (IRS) الفواتير من المستندات الداعمة للدخل، وتسمح باختيار أي نظام لحفظ السجلات يُظهر الدخل والمصاريف بوضوح. وعمليًا:
- تُبرز ضريبة المبيعات في سطر مستقل حيث تشترطها الولاية (وأحيانًا المدينة)؛
- يُستخدم رقم EIN بدل رقم الضمان الاجتماعي؛
- يطلب العملاء من الشركات عادةً نموذج W-9، ويرسلون نموذج 1099-NEC إذا دفعوا 2,000 دولار أو أكثر مقابل خدمات في 2026 (بعد أن كان الحد 600 دولار)؛
- تُحفظ السجلات ثلاث سنوات على الأقل، ومدة أطول في حالات تحددها IRS.
وللتعمق في الترقيم وشروط الدفع وقواعد التأخر: دليلنا عن طريقة عمل فاتورة.
ما لا يستطيعه أي نموذج Word أو Excel أو PDF: الفوترة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية ليست ملف PDF يُرسل بالبريد. إنها ملف منظم تقرؤه البرامج، ويُرسل عادةً عبر شبكة أو منصة معتمدة. والحكومات تتجه إلى ذلك:
- السعودية: منذ ديسمبر 2021، تُلزم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة بإصدار الفواتير إلكترونيًا عبر نظام «فاتورة»، ثم بدأت مرحلة الربط مع منصة الهيئة على موجات منذ 2023. لذلك لا يغني نموذج Word أو Excel أو PDF عن حل متوافق.
- المملكة المتحدة وفرنسا: أكدت الحكومة البريطانية في نوفمبر 2025 أنها ستفرض الفوترة الإلكترونية على كل فواتير ضريبة القيمة المضافة ابتداءً من 2029، مع خارطة طريق مرتقبة في ميزانية 2026. وفي فرنسا، منذ 1 سبتمبر 2026 يجب أن تستطيع كل الشركات استلام الفواتير الإلكترونية، وعلى الكبيرة والمتوسطة إصدارها، على أن تلتحق الصغيرة والصغرى في 1 سبتمبر 2027.
يُعدّ Binome360 عروض الأسعار والفواتير من جملة واحدة، بترقيم تلقائي وملاحظاتك النظامية في التذييل ورابط للمشاركة، ويمكن لعميلك تنزيل نسخة PDF. لكنه ليس حلًا معتمدًا للفوترة الإلكترونية، ولا يُصدر فواتير وفق نظام «فاتورة». وحيث تصبح الفوترة الإلكترونية إلزامية عليك، فالمطلوب استخدام حل معتمد. وللمزيد: دليلنا عن عروض الأسعار والفواتير من الهاتف.
المساعد يجهّز المستند من جملة واحدة، والمراجعة ثم الإرسال كرابط بيدك.
- ترقيم تلقائي، دون فجوات أو تكرار
- بياناتك وملاحظاتك النظامية في تذييل المستند
- أربعة قوالب بألوانك، قابلة للتنزيل بصيغة PDF
- الفواتير المدفوعة والمتأخرة في لمحة واحدة
أسئلة شائعة
هل نموذج الفاتورة المجاني صالح نظاميًا؟
في كثير من الدول، نعم: لا يُشترط قالب بعينه للفاتورة الورقية أو بصيغة PDF، والمهم أن تتضمن البيانات المطلوبة، وتتبع تسلسل الترقيم، وتكون حساباتها صحيحة. أما في السعودية، فالمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة لا تستطيع الاعتماد على نموذج Word أو PDF لفواتيرها الضريبية، لأنها يجب أن تصدر عبر حل متوافق مع نظام «فاتورة». وأي نموذج يُنزَّل من الإنترنت يُراجع أولًا على قائمة التحقق أعلاه.
هل تُرسل الفاتورة بصيغة Word أم PDF؟
بصيغة PDF. فهي تظهر بالشكل نفسه على كل جهاز، ولا يستطيع العميل تغييرها عن طريق الخطأ. أما ملف Word أو Excel فيبقى عندك نسخة رئيسية قابلة للتعديل.
كيف تُرقَّم الفواتير في نموذج Word أو Excel؟
باختيار صيغة (مثلًا INV-2026-043) والاحتفاظ بسجل بسيط لكل فاتورة تصدر، بالترتيب، دون فجوات أو تكرار. وإذا كانت فاتورة خاطئة، فلا تُحذف: يُصدر إشعار دائن، ثم فاتورة جديدة. والترقيم هو أضعف نقطة في النماذج اليدوية.
ما الفرق بين نموذج الفاتورة ومثال الفاتورة؟
النموذج إطار فارغ للتعبئة، والمثال فاتورة مكتملة تُظهر النتيجة. وهذه الصفحة تقدم الاثنين: ثلاثة نماذج للنسخ ومثالًا مشروحًا.
وماذا عن الفاتورة المبدئية؟
الفاتورة المبدئية (proforma) مستند تمهيدي، لا مطالبة بالدفع، ولا تدخل في تسلسل الفواتير. ويشرح دليلنا عن الفاتورة المبدئية متى تُستخدم.
باختصار
الخطوات: نسخ النموذج المناسب لوضعك، وإعادة بنائه في Word للتنسيق أو في Excel للمجاميع التلقائية، ومراجعة كل بيان إلزامي على قائمة التحقق. والإرسال بصيغة PDF دائمًا، مع تسلسل ترقيم واحد غير منقطع، ومع حل معتمد حيث تُفرض الفوترة الإلكترونية. الخطوة الأولى: إنشاء ملف «قالب» اليوم فيه بياناتك وشروط الدفع، حتى لا تُكتب مرة أخرى.
المصادر
- GOV.UK، «Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include»: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
- HMRC، «Record keeping (VAT Notice 700/21)»، الأقسام 2.4 و3.1 و4.1 و4.5، آخر تحديث 18 مارس 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
- GOV.UK، «VAT registration: when to register» (حد 90,000 جنيه إسترليني): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
- GOV.UK، «Late commercial payments: charging interest and debt recovery»: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
- HM Treasury وHMRC، «Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response»، تحديث 26 نوفمبر 2025: gov.uk.
- IRS، «What kind of records should I keep»: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
- IRS، «How long should I keep records?»: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
- IRS، «Employer ID numbers»: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
- IRS، تعليمات النموذجين 1099-MISC و1099-NEC (إصدار ديسمبر 2026)، حد 2,000 دولار للمدفوعات بعد 31 ديسمبر 2025: irs.gov/instructions/i1099mec.
- impots.gouv.fr (DGFiP)، «Je passe à la facturation électronique» و«Tout savoir sur la facturation électronique» (الأسئلة الشائعة): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.
متوفر أيضًا باللغة English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文.