Jawaban singkat
- Di bawah ada tiga contoh invoice gratis untuk disalin: invoice jasa standar, invoice PPN untuk penjualan barang, dan invoice berbahasa Inggris untuk klien luar negeri.
- Tempel ke Word atau Google Docs untuk tata letaknya, atau buat ulang di Excel atau Google Sheets dengan rumus di bagian bawah supaya totalnya terhitung sendiri.
- Selalu kirim invoice sebagai PDF, jangan sebagai file yang bisa diedit.
- Template saja tidak cukup: cek isi wajibnya (checklist di bawah) dan jaga satu urutan nomor tanpa putus.
- PDF bukan faktur pajak. Kalau kamu PKP, faktur pajak tetap dibuat lewat e-Faktur di sistem DJP. Di luar negeri, Inggris berencana mewajibkan e-invoicing untuk semua VAT invoice mulai 2029, dan Prancis mulai menerapkannya bertahap September ini.
Template invoice mana yang sebaiknya dipakai?
- Template 1, invoice jasa standar: kamu freelancer atau pemilik usaha perorangan dan bukan Pengusaha Kena Pajak (PKP), jadi tidak memungut PPN. Kalau omzetmu melewati batas pengusaha kecil yang ditetapkan pemerintah, kamu wajib dikukuhkan sebagai PKP; cek batas terbarunya di situs DJP.
- Template 2, invoice PPN untuk penjualan barang: kamu PKP dan menjual ke usaha lain, yang butuh faktur pajak darimu untuk mengkreditkan PPN-nya.
- Template 3, invoice berbahasa Inggris untuk klien luar negeri: kamu menagih klien di luar negeri untuk jasa, dalam dolar AS atau mata uang lain, dengan detail bank untuk transfer internasional.
Ganti semua yang ada di dalam kurung siku. Angka-angkanya contoh dengan hitungan yang benar, jadi bisa kamu pakai untuk menguji rumusmu.
Template 1: invoice jasa standar
INVOICE No. [INV-2026-043]
Tanggal invoice: [23 Sep 2026]
Tanggal penyerahan jasa: [1–19 Sep 2026]
Jatuh tempo: [23 Okt 2026]
[Rani Kusuma], nama usaha [Rani Kusuma Copywriting]
[Alamat yang bisa dihubungi]
[email] · [telepon/WhatsApp]
Kepada: [Klinik Gigi Senyum Sehat]
[Alamat klien]
Nomor PO: [kalau klien memberikannya]
Deskripsi Jml Harga satuan Jumlah
[Artikel website, per halaman] 5 Rp750.000 Rp3.750.000
[Meta description] 20 Rp25.000 Rp500.000
Total tagihan Rp4.250.000
Pembayaran lewat transfer bank paling lambat 30 hari sejak tanggal invoice.
Bank [nama bank] · No. rekening [0000000000] · a.n. [Rani Kusuma]
Cantumkan nomor invoice sebagai berita transfer.
Kalau kamu memakai nama usaha, cantumkan juga nama lengkapmu sendiri, supaya klien tahu persis kepada siapa mereka membayar dan nama di rekening cocok dengan nama di invoice.
Template 2: invoice PPN untuk penjualan barang
INVOICE No. [TLK-2026-0118]
Tanggal terbit: [23 Sep 2026]
Tanggal penyerahan barang: [22 Sep 2026]
Jatuh tempo: [23 Okt 2026]
[CV Tanah Liat Kasongan]
[Alamat kantor terdaftar]
NPWP [0000 0000 0000 0000] · PKP
Kepada: [Kafe Pojok]
[Alamat klien] · NPWP [0000 0000 0000 0000]
Deskripsi Jml Harga satuan Tarif PPN Jumlah sebelum PPN
[Mug gerabah] 24 Rp47.500 11% Rp1.140.000
[Piring saji] 12 Rp70.000 11% Rp840.000
[Ongkos kirim] 1 Rp75.000 11% Rp75.000
Total sebelum PPN Rp2.055.000
PPN 11% Rp226.050
Total tagihan Rp2.281.050
Pembayaran lewat transfer bank paling lambat 30 hari.
Bank [nama bank] · No. rekening [0000000000] · a.n. [CV Tanah Liat Kasongan]
Faktur pajak diterbitkan terpisah melalui e-Faktur.
Kalau dalam satu invoice ada barang dengan perlakuan PPN yang berbeda (misalnya barang yang dibebaskan dari PPN), tulis tarif di setiap baris dan total PPN untuk setiap tarif. Untuk barang yang bukan barang mewah, faktur pajak sejak 2025 menghitung PPN sebagai 12% × dasar pengenaan pajak nilai lain (11/12 dari harga jual), yang hasilnya sama dengan 11% dari harga jual.
Template 3: invoice berbahasa Inggris untuk klien luar negeri
INVOICE #[2026-031]
Invoice date: [September 23, 2026]
Service period: [September 1–19, 2026]
Terms: Net 30 · Due [October 23, 2026]
[Ayu Pratiwi Design]
[Street, Denpasar, Bali 80000, Indonesia]
Tax ID (NPWP): [0000 0000 0000 0000] · [email]
Bill to: [Brightline Apps Inc.]
[Street, City, State ZIP, USA]
PO #: [if provided]
Description Qty Rate Amount
[UI design sprint, fixed fee] 1 $2,400.00 $2,400.00
[App icon set] 12 $35.00 $420.00
[Revisions, hours] 3 $95.00 $285.00
Subtotal $3,105.00
Tax [if applicable] $0.00
Total due $3,105.00
Pay by bank transfer (SWIFT): [Bank name] · SWIFT [XXXXIDJA] · Account [0000000000] · [Account holder]
Please include the invoice number with your payment.
Template ini sengaja ditulis dalam bahasa Inggris karena ditujukan untuk klien luar negeri. Tulis dengan jelas siapa yang menanggung biaya transfer internasional, karena bank perantara bisa memotong sebagian pembayaran sebelum uangnya sampai ke rekeningmu.
Contoh invoice: template 2 sudah diisi dan diberi keterangan
| Deskripsi | Qty | Harga satuan | Total |
|---|---|---|---|
| Mug gerabah | 24 | Rp47.500 | Rp1.140.000 |
| Piring saji | 12 | Rp70.000 | Rp840.000 |
| Ongkos kirim | 1 | Rp75.000 | Rp75.000 |
Pembayaran lewat transfer bank paling lambat 30 hari sejak tanggal invoice. Cantumkan nomor invoice sebagai berita transfer. Faktur pajak diterbitkan terpisah melalui e-Faktur.
- Nomor urut yang menjadi identitas unik invoice.
- Tanggal penyerahan barang, plus tanggal terbit kalau berbeda.
- Nama, alamat, dan NPWP penjual.
- Nama dan alamat pembeli.
- Untuk setiap baris: deskripsi, jumlah, harga satuan, tarif PPN, dan jumlah sebelum PPN.
- Total sebelum PPN, total PPN dalam rupiah, dan total tagihan.
Cara membuatnya ulang di Word atau Google Docs
- Tempel templatnya ke dokumen kosong, lalu ganti baris-baris item dengan tabel 4 kolom (5 untuk versi PPN): Insert > Table di Word, Sisipkan > Tabel di Google Docs berbahasa Indonesia. Salin deskripsi, jumlah, dan harga ke dalamnya.
- Taruh datamu di header dan ketentuan pembayaran di footer: keduanya tidak berubah dari satu invoice ke invoice berikutnya.
- Simpan sebagai template. Di Word: File > Save As > Word Template (.dotx), supaya setiap invoice baru dimulai dari file bersih. Di Google Docs, simpan dokumen bernama “TEMPLATE” dan pakai File > Buat salinan untuk setiap invoice.
- Ekspor ke PDF sebelum dikirim: File > Save As > PDF di Word, atau File > Download > Dokumen PDF di Google Docs.
Titik lemah Word dan Google Docs: kamu menghitung sendiri. Cek ulang setiap total, atau pakai spreadsheet.
Cara membuatnya ulang di Excel atau Google Sheets: rumusnya
Susun kolomnya seperti ini, dengan item di baris 2 sampai 20:
| Kolom | Isi | Rumus |
|---|---|---|
| A | Deskripsi | teks |
| B | Jumlah | angka |
| C | Harga satuan | angka |
| D | Tarif PPN | 11% atau 0% (format persen) |
| E | Jumlah per baris | =B2*C2, salin ke bawah |
A
IsiDeskripsi
Rumusteks
B
IsiJumlah
Rumusangka
C
IsiHarga satuan
Rumusangka
D
IsiTarif PPN
Rumus11% atau 0% (format persen)
E
IsiJumlah per baris
Rumus=B2*C2, salin ke bawah
Lalu, di bawah tabel:
| Baris | Rumus |
|---|---|
| Subtotal | =SUM(E2:E20) |
| PPN 11% | =ROUND(SUMIF(D2:D20;11%;E2:E20)*11%;0) |
| Total tagihan | Subtotal + PPN |
Subtotal
Rumus=SUM(E2:E20)
PPN 11%
Rumus=ROUND(SUMIF(D2:D20;11%;E2:E20)*11%;0)
Total tagihan
RumusSubtotal + PPN
Dengan angka template 2, rumus ini menghasilkan Rp2.055.000 sebelum PPN, PPN Rp226.050, dan total Rp2.281.050. Untuk tarif lain, ganti 11% di rumus pajaknya. Dengan pengaturan wilayah Indonesia, Excel dan Google Sheets memakai titik koma sebagai pemisah argumen, seperti di atas; dengan pengaturan AS atau Inggris, gunakan koma.
Dua tips:
- Bulatkan pajak ke rupiah dengan ROUND. Tanpa itu, PPN seperti Rp17.875,55 tampil sebagai Rp17.876 tapi dihitung Rp17.875,55 di total, dan invoice-nya terlihat selisih kurang dari satu rupiah.
- Kunci sel yang berisi rumus supaya tidak tertimpa saat mengetik, lalu ekspor setiap invoice ke PDF.
Isi wajib setiap invoice: checklist
Di Indonesia, invoice komersial biasa tidak punya satu format baku yang berlaku umum. Invoice yang lengkap memuat:
- nomor identifikasi yang unik;
- nama usaha, alamat, dan kontakmu;
- nama dan alamat klien;
- deskripsi yang jelas tentang apa yang ditagih;
- tanggal penyerahan barang atau jasa dan tanggal invoice;
- nominal yang ditagih, PPN kalau berlaku, dan total yang harus dibayar.
Perorangan mencantumkan namanya sendiri dan nama usaha yang dipakai; PT dan CV mencantumkan nama lengkap sesuai akta.
Kalau kamu PKP, faktur pajak, yang merupakan dokumen terpisah dari invoice, menurut UU PPN paling sedikit memuat: nama, alamat, dan NPWP penjual; identitas pembeli; jenis barang atau jasa, harga jual, dan potongan harga; PPN (dan PPnBM kalau ada) yang dipungut; kode, nomor seri, dan tanggal faktur; serta nama dan tanda tangan pihak yang berwenang. Buku, catatan, dan dokumen dasar pembukuan wajib disimpan 10 tahun menurut UU KUP.
Untuk klien di luar negeri, kebiasaannya mengikuti negara klien. Di Inggris, isi wajib invoice ditetapkan GOV.UK dan HMRC; di AS, tidak ada format invoice federal tunggal. Dalam praktik:
- tulis invoice dalam bahasa Inggris dan dalam mata uang yang disepakati;
- cantumkan detail bank untuk transfer internasional: nama bank, kode SWIFT, nomor rekening, dan nama pemilik rekening;
- tulis siapa yang menanggung biaya transfer, karena bank perantara bisa memotong sebagian pembayaran;
- simpan bukti dana masuk dan kurs pada hari itu untuk pembukuan dan pajakmu.
Untuk penomoran, termin pembayaran, dan aturan keterlambatan yang lebih rinci, baca panduan kami tentang cara membuat invoice.
Yang tidak bisa dilakukan template Word, Excel, atau PDF: faktur elektronik
Faktur elektronik bukan PDF yang dikirim lewat email. Faktur elektronik adalah file terstruktur yang bisa dibaca perangkat lunak, biasanya dikirim lewat jaringan atau platform resmi. Banyak pemerintah bergerak ke arah sana:
- Indonesia: PKP wajib membuat faktur pajak elektronik (e-Faktur) lewat sistem DJP. Invoice PDF biasa tetap boleh dikirim ke klien, tapi tidak menggantikan faktur pajak.
- Inggris dan Prancis: pemerintah Inggris memastikan pada November 2025 bahwa e-invoicing akan diwajibkan untuk semua VAT invoice mulai 2029. Di Prancis, sejak 1 September 2026 semua usaha harus bisa menerima e-invoice, dan usaha besar serta menengah wajib menerbitkannya; usaha kecil dan mikro mulai 1 September 2027. Kalau kamu menagih klien bisnis di Prancis, cek format yang mereka butuhkan.
Binome360 menyiapkan penawaran harga dan invoice dari satu kalimat, dengan penomoran otomatis, keterangan hukummu di bagian bawah, dan tautan untuk dibagikan; klienmu bisa mengunduh PDF-nya. Tapi Binome360 bukan platform faktur elektronik bersertifikat dan tidak menerbitkan faktur pajak. Kalau e-Faktur atau faktur elektronik wajib untukmu, gunakan sistem resmi. Lihat juga panduan kami tentang penawaran harga dan invoice dari ponsel.
Asistenmu menyiapkan dokumennya dari satu kalimat; kamu mengeceknya, lalu mengirimnya sebagai tautan.
- Penomoran otomatis, tanpa nomor yang terlewat atau dobel
- Data usaha dan keterangan hukummu di bagian bawah
- Empat template dengan warnamu, bisa diunduh sebagai PDF
- Invoice yang sudah dibayar dan yang telat terlihat sekilas
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah template invoice gratis sah?
Sah. Tidak ada template khusus yang diwajibkan untuk invoice kertas atau PDF. Yang penting, isinya lengkap, nomornya mengikuti urutanmu, dan hitungannya benar. Cocokkan template apa pun yang kamu unduh dengan checklist di atas sebelum memakainya.
Sebaiknya invoice dikirim sebagai file Word atau PDF?
PDF. Tampilannya sama di semua perangkat dan klienmu tidak bisa mengubahnya secara tidak sengaja. Simpan file Word atau Excel untuk dirimu sendiri sebagai master yang bisa diedit.
Bagaimana cara memberi nomor invoice dari template Word atau Excel?
Pilih satu format (misalnya INV-2026-043) dan simpan daftar sederhana berisi setiap invoice yang kamu terbitkan, berurutan, tanpa nomor yang terlewat atau dobel. Kalau ada invoice yang salah, jangan dihapus: terbitkan nota kredit, lalu invoice baru. Penomoran adalah titik terlemah template manual.
Apa bedanya template invoice dan contoh invoice?
Template adalah kerangka kosong yang tinggal diisi; contoh invoice adalah invoice jadi yang menunjukkan hasil akhirnya. Halaman ini memberimu keduanya: tiga template untuk disalin dan satu contoh yang diberi keterangan.
Bagaimana dengan proforma invoice?
Proforma invoice adalah dokumen pendahuluan, bukan permintaan pembayaran, dan tidak masuk ke urutan nomor invoice-mu. Panduan proforma invoice kami menjelaskan kapan memakainya.
Ringkasnya
Salin template yang sesuai dengan situasimu, buat ulang di Word untuk tata letaknya atau di Excel untuk total otomatis, lalu cek setiap isi wajibnya dengan checklist. Selalu kirim PDF dan jaga satu urutan nomor tanpa putus. Langkah pertamamu: buat file “TEMPLATE” hari ini berisi datamu dan ketentuan pembayaranmu, supaya kamu tidak perlu mengetiknya lagi.
Sumber
- GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
- HMRC, “Record keeping (VAT Notice 700/21)”, bagian 2.4, 3.1, 4.1, dan 4.5, terakhir diperbarui 18 Maret 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
- GOV.UK, “VAT registration: when to register” (batas £90.000): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
- GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
- HM Treasury dan HMRC, “Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response”, diperbarui 26 November 2025: gov.uk.
- IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
- IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
- IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
- IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), batas $2.000 untuk pembayaran setelah 31 Desember 2025: irs.gov/instructions/i1099mec.
- impots.gouv.fr (DGFiP), “Je passe à la facturation électronique” dan “Tout savoir sur la facturation électronique” (FAQ): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.
Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.