핵심만 먼저
- 아래에 복사해 쓰는 무료 양식 세 가지가 있어요. 기본 서비스 청구서, 부가세 10%가 붙는 상품 거래명세서, 해외 고객용 영문 인보이스예요.
- 모양을 잡으려면 워드나 구글 문서에 붙여 넣고, 합계가 자동으로 계산되게 하려면 아래 수식으로 엑셀이나 구글 시트에 다시 만드세요.
- 보낼 때는 항상 수정할 수 있는 파일이 아니라 PDF로 보내세요.
- 양식만으로는 부족해요. 필수 항목(아래 체크리스트)을 확인하고, 끊기지 않는 번호 순서 하나를 지키세요.
- PDF는 전자 인보이스가 아니에요. 한국의 부가세 과세사업자는 홈택스 등으로 전자 세금계산서를 따로 발급하고, 영국은 2029년부터 모든 VAT 인보이스에 전자 인보이스를 의무화할 계획이며, 프랑스는 올해 9월부터 단계적으로 도입했어요.
어떤 양식을 써야 할까?
- 양식 1, 기본 서비스 청구서: 부가세를 따로 받지 않는 프리랜서나 1인 사업자일 때. 내가 부가세 과세사업자인지 헷갈린다면 세무서나 세무사에게 먼저 확인하세요.
- 양식 2, 부가세 10% 상품 거래명세서: 과세사업자로서 다른 사업자에게 물건을 납품할 때. 공급가액과 세액을 나눠 적어요. 전자 세금계산서는 홈택스 등으로 별도로 발급해요.
- 양식 3, 해외 고객용 영문 인보이스: 미국 등 해외 고객에게 달러로 서비스 대금을 청구할 때.
대괄호 안은 모두 바꿔 쓰세요. 숫자는 계산이 맞는 예시라서, 수식을 시험할 때 그대로 둬도 돼요.
양식 1: 기본 서비스 청구서 양식
청구서 번호 [INV-2026-043]
발행일: [2026.09.23]
공급 기간: [2026.09.01~09.19]
결제 기한: [2026.10.23]
[한지유], 상호 [한지유 카피라이팅]
[서류를 받을 수 있는 주소]
[이메일] · [전화번호]
받는 분: [한강치과]
[고객 주소]
발주 번호: [고객이 준 번호가 있다면]
내역 수량 단가 금액
[웹사이트 문구, 페이지당] 5 180,000원 900,000원
[메타 설명 문구] 20 6,000원 120,000원
청구 총액 1,020,000원
청구서 발행일로부터 30일 이내 계좌이체로 결제해 주세요.
[은행명] · 계좌 [000-000-000000] · 예금주 [한지유]
입금자명에 청구서 번호를 함께 적어 주세요.
상호를 쓰는 개인사업자라면 본인 이름과 상호를 함께 적고, 서류를 받을 수 있는 주소를 넣어 두면 고객사 경리팀이 처리하기 쉬워요.
양식 2: 부가세 10% 상품 거래명세서 양식
거래명세서 번호 [KC-2026-0118]
작성일: [2026.09.23]
공급일: [2026.09.22]
결제 기한: [2026.10.23]
공급자: [흙과불 도예]
[사업장 주소]
사업자등록번호 [000-00-00000] · 대표 [이름]
공급받는 자: [모퉁이 카페]
[고객 주소]
품목 수량 단가 세율 공급가액
[도자기 머그컵] 24 9,500원 10% 228,000원
[서빙 접시] 12 14,000원 10% 168,000원
[배송비] 1 15,000원 10% 15,000원
공급가액 합계 411,000원
세액(10%) 41,100원
합계 금액 452,100원
결제: 계좌이체, 30일 이내.
[은행명] · 계좌 [000-000-000000] · 예금주 [흙과불 도예]
이 거래명세서는 세금계산서가 아니에요. 전자 세금계산서는 홈택스로 별도 발급해요.
한 문서에 세율이 다른 품목(예: 과세와 면세)을 함께 적는다면, 줄마다 세율을 적고 세율별 세액 합계를 따로 표시하세요.
양식 3: 해외 고객용 영문 인보이스
INVOICE #[2026-031]
Invoice date: [September 23, 2026]
Service period: [September 1–19, 2026]
Terms: Net 30 · Due [October 23, 2026]
[Seo Design Studio]
[Address, Seoul, Republic of Korea]
Business Registration No.: [000-00-00000] · [email]
Bill to: [Brightline Apps Inc.]
[Street, City, State ZIP]
PO #: [if provided]
Description Qty Rate Amount
[UI design sprint, fixed fee] 1 $2,400.00 $2,400.00
[App icon set] 12 $35.00 $420.00
[Revisions, hours] 3 $95.00 $285.00
Subtotal $3,105.00
Tax [if applicable] $0.00
Total due $3,105.00
Pay by international wire: [Bank name] · SWIFT [code] · account [000-000-000000]
Please include the invoice number with your payment.
해외 고객에게는 영문 인보이스가 편해요. 통화(USD)를 분명히 적고, 해외 송금을 받을 은행의 SWIFT 코드와 영문 예금주명을 넣으세요. 해외 거래의 부가세와 소득세 처리, 고객이 요청하는 세금 서류는 세무사와 함께 확인하세요.
양식 2를 채우고 설명을 단 예시
| 품목 | 수량 | 단가 | 합계 |
|---|---|---|---|
| 도자기 머그컵 | 24 | 9,500원 | 228,000원 |
| 서빙 접시 | 12 | 14,000원 | 168,000원 |
| 배송비 | 1 | 15,000원 | 15,000원 |
거래명세서 작성일로부터 30일 이내 계좌이체. 입금자명에 번호를 적어 주세요. 세금계산서가 아니며, 전자 세금계산서는 홈택스로 별도 발급해요.
- 문서를 하나로 구별해 주는 연속 번호.
- 공급일, 그리고 다르다면 작성일.
- 공급자의 상호, 주소, 사업자등록번호.
- 공급받는 자의 상호와 주소.
- 줄마다 품목, 수량, 단가, 세율, 공급가액.
- 공급가액 합계, 세액 합계, 합계 금액.
워드나 구글 문서로 만드는 법
- 양식을 빈 문서에 붙여 넣고, 품목 부분을 4열(부가세 버전은 5열) 표로 바꾸세요. 워드와 구글 문서 모두 삽입 > 표예요. 한글(HWP)에서도 같은 방식으로 만들 수 있어요. 내역, 수량, 단가를 표에 옮기세요.
- 내 정보는 머리글에, 결제 조건은 바닥글에 넣으세요. 청구서마다 바뀌지 않으니까요.
- 서식 파일로 저장하세요. 워드에서는 파일 > 다른 이름으로 저장 > Word 서식 파일(.dotx)로 저장하면 새 청구서가 늘 깨끗한 파일에서 시작해요. 구글 문서에서는 '양식 원본'이라는 문서를 두고 청구서마다 파일 > 사본 만들기를 쓰세요.
- 보내기 전에 PDF로 내보내세요. 워드는 파일 > 다른 이름으로 저장 > PDF, 구글 문서는 파일 > 다운로드 > PDF 문서예요.
워드와 구글 문서의 약점은 계산을 손으로 해야 한다는 거예요. 합계를 모두 다시 확인하거나 스프레드시트를 쓰세요.
엑셀이나 구글 시트로 만드는 법: 수식
열을 이렇게 잡고, 품목은 2~20행에 넣으세요.
| 열 | 내용 | 수식 |
|---|---|---|
| A | 품목 | 텍스트 |
| B | 수량 | 숫자 |
| C | 단가 | 숫자 |
| D | 세율 | 10% 또는 0%(백분율 서식) |
| E | 줄 금액(공급가액) | =B2*C2, 아래로 채우기 |
A
내용품목
수식텍스트
B
내용수량
수식숫자
C
내용단가
수식숫자
D
내용세율
수식10% 또는 0%(백분율 서식)
E
내용줄 금액(공급가액)
수식=B2*C2, 아래로 채우기
그다음 표 아래에 넣으세요.
| 행 | 수식 |
|---|---|
| 공급가액 합계 | =SUM(E2:E20) |
| 세액(10%) | =ROUND(SUMIF(D2:D20,10%,E2:E20)*10%,0) |
| 합계 금액 | 공급가액 합계 + 세액 |
공급가액 합계
수식=SUM(E2:E20)
세액(10%)
수식=ROUND(SUMIF(D2:D20,10%,E2:E20)*10%,0)
합계 금액
수식공급가액 합계 + 세액
양식 2의 숫자를 넣으면 공급가액 411,000원, 세액 41,100원, 합계 452,100원이 나와요. 해외 고객 인보이스처럼 세금을 붙이지 않는다면 세액 줄은 0이 돼요. 일부 지역 설정에서는 엑셀과 구글 시트가 인수 사이에 쉼표 대신 세미콜론을 써요.
두 가지 팁이에요.
- 세액은 ROUND로 원 단위에 맞추세요. 그러지 않으면 1,787.5원 같은 세액이 화면에는 1,788원으로 보이지만 합계에서는 1,787.5원으로 계산돼서, 문서가 0.5원 어긋나 보여요.
- 수식 셀은 잠가 두세요. 실수로 덮어쓰지 않게요. 그리고 청구서마다 PDF로 내보내세요.
모든 청구서에 들어가야 할 항목: 체크리스트
영국에서는 GOV.UK가 청구서에 다음이 들어가야 한다고 안내해요. 어느 나라에서든 좋은 기준이에요.
- 고유한 식별 번호;
- 내 상호, 주소, 연락처;
- 고객의 상호와 주소;
- 무엇을 청구하는지 명확한 설명;
- 물품이나 서비스를 제공한 날(공급일)과 청구서 발행일;
- 청구 금액, 해당한다면 부가세, 그리고 총 청구액.
개인사업자는 본인 이름과 사용하는 상호를, 법인은 등기된 정식 상호를 적어요.
영국의 VAT 등록 사업자라면 HMRC의 VAT Notice 700/21이 다음을 추가로 요구해요. VAT 등록번호, 공급 시기, 단가, 줄마다 VAT 세율과 공급가액, 현금 할인율, 파운드로 표시한 VAT 합계예요. VAT 인보이스는 보통 공급 후 30일 이내에 발행하고, VAT 포함 250파운드 이하 공급은 간이 인보이스가 허용돼요. VAT 기록은 최소 6년 보관해요.
한국에서는 부가세 과세사업자가 사업자 고객에게 공급하면 홈택스 등을 통해 전자 세금계산서를 발급해요. 청구서와 거래명세서는 그와 별개로 주고받는 문서라서, 세금계산서를 대신하지 않아요.
미국에서는 연방 차원의 단일 청구서 양식이 없어요. IRS는 청구서를 소득을 뒷받침하는 증빙 자료로 꼽고, 소득과 비용이 명확히 드러난다면 어떤 기록 방식이든 쓸 수 있다고 해요. 실제로는:
- 주(때로는 시)가 요구하는 곳에서는 판매세를 따로 한 줄에 표시해요;
- 사회보장번호 대신 EIN을 써요;
- 사업자 고객은 Form W-9를 요청하고, 2026년에 서비스 대금으로 2,000달러 이상을 지급하면 Form 1099-NEC를 보내요(이전 기준은 600달러);
- 기록은 최소 3년, IRS가 정한 일부 경우에는 더 오래 보관해요.
번호 매기기, 결제 조건, 대금 지연 규칙은 청구서 작성법에서 더 자세히 다뤄요.
워드, 엑셀, PDF 양식으로는 안 되는 것: 전자 인보이스
전자 인보이스는 이메일로 보낸 PDF가 아니에요. 소프트웨어가 읽을 수 있는 구조화된 파일로, 보통 승인된 네트워크나 플랫폼을 통해 보내요. 한국에서는 부가세 과세사업자가 홈택스 등으로 전자 세금계산서를 발급하니 이미 익숙한 개념이고, 다른 나라들도 같은 방향으로 가고 있어요.
- 영국: 정부는 2025년 11월, 2029년부터 모든 VAT 인보이스에 전자 인보이스를 의무화하겠다고 확정했고, 로드맵은 2026년 예산안에서 나올 예정이에요. 그때까지는 PDF 청구서도 괜찮아요.
- 프랑스: 2026년 9월 1일부터 모든 사업자는 전자 인보이스를 받을 수 있어야 하고, 대기업과 중견기업은 발행도 해야 해요. 중소기업과 소상공인은 2027년 9월 1일부터 발행해야 해요. 프랑스 사업자 고객에게 청구한다면 어떤 형식이 필요한지 확인하세요.
Binome360은 한 문장으로 견적서와 청구서를 준비해요. 자동 번호, 하단의 안내 문구, 공유 링크가 있고, 고객은 PDF를 내려받을 수 있어요. 하지만 인증된 전자 인보이스 플랫폼이 아니고, 세금계산서를 발급하지도 않아요. 전자 발행이 의무인 경우에는 승인된 서비스를 쓰세요. 휴대폰으로 만드는 견적서와 청구서 가이드도 참고하세요.
한 문장만 입력하면 비서가 문서를 준비해요. 직접 확인한 뒤 링크로 보내요.
- 빠짐도 중복도 없는 자동 번호
- 하단에 내 정보와 필요한 안내 문구
- 내 색상으로 바꾸는 템플릿 네 가지, PDF로 다운로드
- 결제된 청구서와 기한 지난 청구서를 한눈에
자주 묻는 질문
무료 청구서 양식도 효력이 있나요?
네. 종이나 PDF 청구서에 정해진 양식은 없어요. 중요한 건 필요한 항목이 다 있고, 번호 순서를 지키고, 계산이 맞는 거예요. 내려받은 양식은 쓰기 전에 위 체크리스트와 비교해 보세요. 다만 부가세 과세사업자의 세금계산서는 별도로 전자 발급해야 해요.
청구서는 워드 파일로 보내나요, PDF로 보내나요?
PDF예요. 어떤 기기에서나 똑같이 보이고, 고객이 실수로 바꿀 수 없어요. 워드나 엑셀 파일은 수정용 원본으로 내가 보관하세요.
워드나 엑셀 양식으로 번호는 어떻게 매기나요?
형식(예: INV-2026-043)을 정하고, 발행한 청구서를 순서대로 적는 간단한 목록을 두세요. 빠짐도 중복도 없이요. 청구서가 틀렸다면 지우지 말고 취소 청구서를 발행한 뒤 새 청구서를 보내세요. 번호는 수작업 양식의 가장 약한 부분이에요.
청구서 양식과 청구서 예시는 어떻게 다른가요?
양식은 채워 넣는 빈 틀이고, 예시는 결과를 보여 주는 완성된 문서예요. 이 페이지에는 둘 다 있어요. 복사해 쓰는 양식 세 가지와 설명을 단 예시 하나요.
프로포마 인보이스는요?
프로포마 인보이스(견적 송장)는 사전 문서예요. 대금 청구가 아니고, 청구서 번호 순서에도 들어가지 않아요. 언제 쓰는지는 프로포마 인보이스 가이드에서 설명해요.
정리하면
내 상황에 맞는 양식을 복사해서, 모양은 워드로, 자동 합계는 엑셀로 만들고, 필수 항목을 체크리스트와 하나씩 비교하세요. 항상 PDF로 보내고, 끊기지 않는 번호 순서 하나를 지키세요. 첫걸음: 오늘 내 정보와 결제 조건을 넣은 '양식 원본' 파일을 만들어 두세요. 다시는 같은 내용을 입력할 필요가 없어요.
출처
- GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: Invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
- HMRC, “Record keeping (VAT Notice 700/21)”, sections 2.4, 3.1, 4.1 and 4.5, last updated 18 March 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
- GOV.UK, “VAT registration: when to register” (£90,000 threshold): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
- GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
- HM Treasury and HMRC, “Promoting electronic invoicing across UK businesses and the public sector: consultation response”, updated 26 November 2025: gov.uk.
- IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
- IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records.
- IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
- IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), $2,000 threshold for payments made after 31 December 2025: irs.gov/instructions/i1099mec.
- impots.gouv.fr (DGFiP), “Je passe à la facturation électronique” and “Tout savoir sur la facturation électronique” (FAQ): impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique.
다른 언어로도 제공 English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 繁體中文, العربية.