Mẫu báo giá miễn phí: cách làm báo giá và gửi từ điện thoại

Báo giá, ước tính, chào thầu: khác nhau thế nào?

Các từ này hay bị dùng lẫn lộn, nhưng sự khác biệt sẽ lộ ra khi hóa đơn cuối cùng được gửi đến.

Ở Anh, Citizens Advice định nghĩa báo giá (đôi khi gọi là “ước tính cố định”) là cam kết làm việc với mức giá đã thỏa thuận, còn ước tính là con số dự đoán tốt nhất của người bán. Luật Quyền lợi Người tiêu dùng năm 2015 (Consumer Rights Act 2015) củng cố điều này theo hai cách. Mục 50 khiến mọi điều bạn nói hoặc viết về dịch vụ trở nên ràng buộc nếu khách dựa vào đó để quyết định thuê bạn, nên phần mô tả và giá trong báo giá trở thành một phần hợp đồng. Mục 51 quy định khi không có giá cố định, khách chỉ phải trả “một mức giá hợp lý cho dịch vụ, và không hơn”, và thế nào là hợp lý là câu hỏi về thực tế.

Ở Mỹ, không có quy định chung toàn liên bang; tùy theo bang và ngành nghề. California là ví dụ cho thấy quy định có thể chặt đến mức nào. Bộ luật Kinh doanh và Nghề nghiệp của bang (mục 9884.9) buộc các tiệm sửa ô tô phải đưa khách một bản ước tính giá phụ tùng và công thợ bằng văn bản, cấm làm bất cứ việc gì trước khi khách cho phép, và cấm tính cao hơn ước tính mà không có sự đồng ý của khách, được xin ngay khi thấy ước tính không đủ và trước khi làm phần việc thêm.

Ở Việt Nam, báo giá không có mẫu bắt buộc. Với những việc lớn, hãy đưa báo giá đã được chấp nhận vào hợp đồng, hoặc ít nhất để khách xác nhận bằng văn bản (email, tin nhắn) trước khi bắt đầu.

Chào thầu thường là một báo giá được gửi trong cạnh tranh, điển hình cho một hợp đồng hoặc một gói thầu. Và báo giá không phải hóa đơn: hóa đơn đến sau khi làm xong, để yêu cầu thanh toán. Xem bài cách viết hóa đơn.

Cách làm báo giá: cần ghi những gì

• Số và ngày báo giá. Khác với hóa đơn, báo giá không có quy định về đánh số, nhưng một con số (BG-2026-031) cho bạn biết khách đã chấp nhận phiên bản nào.
• Thông tin của bạn: tên cơ sở kinh doanh, địa chỉ, điện thoại, email, và mã số thuế nếu có.
• Khách hàng: họ tên, địa chỉ, và với việc làm tại chỗ, địa chỉ công trình.
• Phạm vi công việc: bạn sẽ làm gì, và không làm gì. “Cạo tường cũ, bả matit, sơn lót và sơn phủ tường, trần; khách tự di chuyển đồ đạc” giúp tránh khối tranh cãi về sau.
• Các dòng chi tiết: từng hạng mục hoặc sản phẩm, kèm số lượng, đơn vị (giờ, m², cái) và đơn giá.
• Thuế: ghi rõ giá đã gồm hay chưa gồm thuế GTGT, và thuế suất áp dụng.
• Tổng tiền, và đây là giá trọn gói hay chỉ là ước tính.
• Hiệu lực: “Báo giá có hiệu lực trong 30 ngày.” Điều này bảo vệ bạn khi giá vật tư biến động.
• Thời gian: ngày bắt đầu hoặc thời gian chờ, và thời gian thực hiện dự kiến.
• Điều khoản thanh toán: đặt cọc, thanh toán theo đợt, hạn trả phần còn lại, các hình thức thanh toán chấp nhận.
• Xác nhận: một dòng để khách ký và ghi ngày, hoặc một cách rõ ràng để chấp nhận trực tuyến.

Ở một số nước, luật còn đi xa hơn. Ở Anh, nếu khách đồng ý giao kết hợp đồng ngay tại nhà mình, luật bảo vệ người tiêu dùng thường cho họ 14 ngày để hủy, và bạn phải thông báo cho họ biết quyền này; nếu họ muốn bạn bắt đầu sớm hơn, hãy lấy yêu cầu đó bằng văn bản. Ở California, tiền đặt cọc của nhà thầu sửa chữa nhà không được vượt quá 1.000 USD hoặc 10% giá trị hợp đồng, tùy mức nào thấp hơn (Bộ luật Kinh doanh và Nghề nghiệp, mục 7159.5).

Mẫu báo giá miễn phí để chép

BÁO GIÁ Số [BG-2026-031]
Ngày: [dd/mm/yyyy]          Có hiệu lực đến: [dd/mm/yyyy]
Loại: [Báo giá trọn gói / Ước tính – giá cuối cùng có thể thay đổi]

[Tên cơ sở kinh doanh của bạn]
[Địa chỉ] · [Điện thoại] · [Email]
[Mã số thuế, nếu có]

Gửi: [Tên khách hàng] · [Địa chỉ khách hàng]
Địa chỉ công trình: [nếu khác]

Phạm vi công việc:
[Những việc bạn sẽ làm, viết bằng lời đơn giản]
Không bao gồm: [Những việc bạn không làm]

Nội dung                        SL     Đơn vị   Đơn giá       Thành tiền
[Nhân công]                     [8]    [giờ]    [225.000]     [1.800.000]
[Vật tư]                        [1]    [lô]     [600.000]     [600.000]
[Vận chuyển / dọn dẹp]          [1]    [gói]    [150.000]     [150.000]

Cộng: [2.550.000]
Thuế GTGT [thuế suất]: [0]
Tổng cộng: [2.550.000]

Thời gian: [Ngày bắt đầu hoặc thời gian chờ] · [Thời gian thực hiện dự kiến]
Thanh toán: [Đặt cọc X% khi chấp nhận] · [Phần còn lại khi hoàn thành]
Hình thức: [Chuyển khoản / tiền mặt / ví điện tử]

Phát sinh: mọi hạng mục làm thêm sẽ được báo giá riêng và thống nhất trước khi làm.

Khách hàng xác nhận: ____________________   Ngày: __________

Thay mọi thứ trong ngoặc vuông và xóa những gì không áp dụng. Các con số mẫu đã cộng đúng, nên bạn có thể dùng chúng để thử một bảng tính. Để có mẹo trình bày và công thức Excel, bài mẫu hóa đơn dùng được y như vậy cho báo giá.

Tiền đặt cọc: ghi rõ đó là gì

Tiền đặt cọc bảo vệ bạn trước một khách hàng hủy việc sau khi bạn đã mua vật tư hoặc đã từ chối việc khác. Hãy ghi rõ:

• số tiền (một con số cụ thể, không chỉ là phần trăm);
• khi nào phải đặt cọc (khi chấp nhận, trước khi mua vật tư);
• chuyện gì xảy ra nếu khách hủy: phần nào được hoàn lại, và khi nào.

Ở một số nơi, luật giới hạn tiền đặt cọc trong một số ngành, như California làm với việc sửa chữa nhà. Ở Anh, nếu bạn đăng ký VAT, khoản đặt cọc thường tạo ra một thời điểm tính thuế cho số tiền đó. Ở Việt Nam, hãy hỏi kế toán xem có cần xuất hóa đơn cho khoản đặt cọc hay không.

Từ báo giá đến hóa đơn

Các mốc thời gian này là kinh nghiệm thực tế, không phải kết quả nghiên cứu. Điều quan trọng là lời nhắc được hẹn ngay lúc bạn gửi báo giá, để không phụ thuộc vào trí nhớ của bạn.

Khi một báo giá không được chấp nhận, hãy hỏi một câu: “Anh/chị thấy vướng ở giá, ở thời gian, hay ở điểm nào khác?” Câu trả lời đáng giá hơn một lời nhắc nữa.

Gửi từ điện thoại, bằng một đường liên kết

Nhiều báo giá mất vào tay người trả lời nhanh hơn. Với Binome360, bạn nhắn báo giá bằng một câu (bằng tiếng Việt; tin nhắn thoại hiện chỉ nhận tiếng Anh và tiếng Pháp); trợ lý chuẩn bị báo giá, và chưa có gì được lưu cho đến khi bạn xác nhận.

Những gì diễn ra tiếp theo:

• Thông tin của bạn chỉ nhập một lần. Tên cơ sở, địa chỉ, mã số thuế, thuế suất và các ghi chú pháp lý được cài trong mô-đun và hiện ở chân trang mọi chứng từ, theo một trong bốn mẫu mang màu sắc của bạn.
• Tự động đánh số, với dãy số riêng cho báo giá và cho hóa đơn.
• Một đường liên kết, không phải file đính kèm. Nút WhatsApp soạn sẵn một tin nhắn lịch sự kèm số, số tiền và đường liên kết; bạn cũng có thể gửi qua email, hoặc chép đường liên kết để dán vào Zalo.
• Khách hàng trả lời trực tuyến. Từ trang báo giá, họ đọc, tải bản PDF, rồi chấp nhận hoặc từ chối. Bạn thấy câu trả lời ngay trong ứng dụng.
• Báo giá được chấp nhận → hóa đơn chỉ với một lần chạm, giữ nguyên khách hàng và các dòng. Đánh dấu đã thanh toán khi nhận tiền; hóa đơn chưa trả quá hạn được đánh dấu trễ, và một lời nhắc lịch sự được soạn sẵn để bạn gửi.

Binome360 không bao giờ thu tiền thay bạn, và không phải nền tảng hóa đơn điện tử được cấp phép: ở Việt Nam, hóa đơn tạo từ báo giá không thay thế hóa đơn điện tử khi bạn thuộc diện phải xuất. Khách hàng trả tiền cho bạn theo cách thông thường.

Những lỗi làm mất việc (hoặc mất tiền)

• Một con số gộp. “Sửa phòng tắm: 60 triệu” dễ bị mặc cả và che mất những gì đã bao gồm.
• Không có hạn hiệu lực. Sáu tháng sau, khách vẫn đòi giá của mùa trước.
• Không ghi phần không bao gồm. Nếu không viết rằng bạn không chuyển đồ hay sửa tường, khách có thể nghĩ là bạn làm.
• Làm thêm chỉ vì một cái gật đầu. Báo giá phần làm thêm bằng văn bản trước khi bắt tay vào làm.
• Các phiên bản không đánh số. Khi có tranh chấp, không ai biết phiên bản nào đã được chấp nhận.

Câu hỏi thường gặp

Báo giá có giá trị ràng buộc không?

Khi khách hàng đã chấp nhận thì có: báo giá trở thành một phần thỏa thuận, và bạn phải làm đúng công việc đã mô tả với mức giá đã báo. Trước khi được chấp nhận, đó là một lời đề nghị. Với việc lớn, tốt nhất là đưa báo giá vào hợp đồng. Ở Anh, những gì bạn viết trong báo giá cũng có thể trở thành điều khoản hợp đồng theo mục 50 của Consumer Rights Act 2015 nếu khách dựa vào đó để quyết định.

Giá có thể tăng sau khi báo giá đã được chấp nhận không?

Chỉ khi khách đồng ý thay đổi, chẳng hạn làm thêm việc, hoặc khi có lý do chính đáng đã ghi trong báo giá. Hãy ghi mọi thay đổi bằng văn bản, kèm giá, trước khi làm. Với ước tính, giá cuối cùng có thể khác, nhưng phải hợp lý và bạn nên báo cho khách ngay khi biết.

Báo giá nên có hiệu lực bao lâu?

Không có chuẩn nào bắt buộc. Ba mươi ngày là phổ biến; hãy dùng thời hạn ngắn hơn nếu giá vật tư của bạn biến động nhanh, và luôn ghi ngày trên báo giá.

Có nên thu phí làm báo giá không?

Phần lớn cơ sở kinh doanh nhỏ báo giá miễn phí để nhận được việc. Thu phí có thể hợp lý với việc khảo sát lâu hoặc công việc thiết kế; nếu thu, hãy báo khách mức phí trước khi bắt đầu, và cân nhắc trừ vào giá trị công việc nếu họ đồng ý làm.

Báo giá và hóa đơn chiếu lệ khác nhau thế nào?

Cả hai đều đến trước khi bán hàng. Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) được trình bày giống hóa đơn và chủ yếu dùng cho hải quan, vay vốn ngân hàng hoặc thanh toán trước. Bài hướng dẫn về hóa đơn chiếu lệ giải thích khi nào nên dùng.

Tóm lại

Một báo giá tốt mô tả công việc và những gì không bao gồm, liệt kê từng dòng kèm số lượng và đơn giá, thể hiện thuế và tổng tiền, và nói rõ giá giữ trong bao lâu, tiền đặt cọc tính thế nào. Hãy chủ ý ghi rõ “báo giá trọn gói” hay “ước tính”, vì chữ đó quyết định bạn được tính tiền ra sao. Bước đầu tiên: chép mẫu ở trên, điền thông tin của bạn, và gửi báo giá tiếp theo ngay trong ngày đi khảo sát.

Nguồn

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (báo giá và ước tính): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, mục 50 (thông tin ràng buộc người bán) và mục 51 (giá hợp lý): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 (SI 2013/3134), hủy hợp đồng giao kết ngoài cơ sở kinh doanh: legislation.gov.uk.
• California Business and Professions Code, mục 9884.9 (sửa ô tô: ước tính bằng văn bản và sự đồng ý của khách): leginfo.legislature.ca.gov.
• California Business and Professions Code, mục 7159.5 (giới hạn tiền đặt cọc sửa chữa nhà): leginfo.legislature.ca.gov.
• HMRC, VAT Time of Supply manual, “Basic tax points” (thanh toán trước và tiền đặt cọc): gov.uk/hmrc-internal-manuals/vat-time-of-supply.
• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.